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Alocação de equipes em projetos: tire aqui todas as suas dúvidas

Alocação de equipes em projetos

O que você faz quando a quantidade de clientes aumenta, e os recursos se tornam escassos para executar todos os projetos? Uma maneira muito simples de resolver esse problema é com a alocação de equipes em projetos, que permite administrar vários trabalhos ao mesmo tempo.

O custo mais significativo de uma empresa de serviços ou de algumas áreas de grandes empresas é o custo de mão de obra. A necessidade de ter diversos colaboradores, que possam agir em diferentes momentos, causa um trabalho enorme de recrutamento. Para não comprometer os recursos disponíveis, é preciso saber como alocá-los.

Alocar a sua equipe de uma maneira organizada e eficiente possibilita a redução de custos, potencializa as habilidades de cada um, aumenta a produtividade da empresa e garante que as entregas sejam realizadas dentro do prazo estabelecido — quesito essencial para deixar o cliente satisfeito.

3 vantagens de fazer alocação de equipes em projetos

1. Redução de custos

Quando a equipe está alocada, é possível visualizar melhor a necessidade de fazer novas contratações. Sendo assim, em vez de ficar fazendo novos processos seletivos um atrás do outro, é mais prático planejar e executar a contratação de pessoal para completar apenas uma ausência específica.

2. Melhor aproveitamento dos talentos

Em muitos casos, a equipe não é bem aproveitada porque alguns colaboradores passam muito tempo desenvolvendo as mesmas tarefas. O resultado é frustrante, pois eles não têm oportunidade de demonstrar que são capazes de contribuir de outras formas. Com o mapeamento, os profissionais podem participam de múltiplos projetos.

3. Otimização do tempo de adaptação da equipe

De acordo com as especificidades de cada projeto, o tempo de aprendizagem do responsável pela tarefa pode ser longo. O fato de alocar as pessoas que já fazem parte do time da empresa reduz esse tempo, pois os profissionais já estão familiarizados com o tipo de negócio.

Agora que você entendeu a importância de alocar bem a sua equipe, nós listamos as principais dicas para você acompanhar o andamento dos projetos da sua empresa sem estresse! Acompanhe!

Faça um planejamento do gerenciamento dos recursos

O sucesso do gerenciamento do projeto depende, inicialmente, de um bom planejamento da alocação dos recursos. Agendar os recursos no cronograma das etapas e acompanhar a disponibilidade de cada um permite um controle maior da operação, além de possibilitar a identificação de possíveis problemas em tempo hábil.

Atraso nas entregas, desperdício de tempo e desequilíbrio nas despesas são exemplos desses problemas, que podem ser evitados por meio de um planejamento que foca em gerenciar a escassez dos recursos e organizar o trabalho de forma colaborativa.

Otimize a alocação de equipes em projetos

É importante manter um cadastro que contenha informações sobre os colaboradores, materiais e equipamentos disponíveis para os projetos, pois cada um possui perfil e programação diferentes. Outra dica é descrever em qual categoria se encaixam, quais as características e disponibilidades de acordo com o calendário dos recursos correspondentes.

Poder checar a disponibilidade de pessoal dentro de um sistema organizado, para saber quais são os dias livres do colaborador, ajuda a otimizar o tempo, aumentar a produtividade e garantir a satisfação do cliente. Hoje, existem softwares que permitem organizar todas essas atividades e ainda emitem gráficos e relatórios para uma análise mais detalhada.

Invista em um software especializado em gerenciamento de projetos

Acumular informações desordenadas ou anotá-las em cadernetas não são práticas recomendadas para um trabalho que exige responsabilidades, como delegar tarefas a diferentes profissionais e cumprir prazos. Um software para gerenciamento de projetos é uma ferramenta indispensável para conseguir bons resultados.

Dessa forma, é possível controlar as atividades, gerenciar os recursos financeiros, conferir os prazos das tarefas, acessar as informações e toda a documentação de cada projeto, emitir relatórios, entre outros benefícios. Sem a praticidade que a tecnologia oferece, seria humanamente impossível dar conta de tudo sozinho.

Defina o tempo necessário de cada recurso

Registre o tempo necessário para a conclusão de cada atividade, ao mesmo tempo em que define a pessoa responsável pelo projeto. É importante organizar essas informações para fazer ajustes em tempo hábil.

Por exemplo, se determinado colaborador tem 20 horas semanais disponíveis, e o projeto necessita de 30 horas para ser concluído no prazo de sete dias, você poderá decidir o que fazer para não comprometer a qualidade do serviço: aumentar o prazo de entrega ou substituir o recurso.

Mantenha as informações sobre os recursos sempre atualizadas

gerente de projetos precisa ter fácil acesso a todas as informações sobre os recursos disponíveis e o registro atualizado das disponibilidades de cada um, para fazer uma alocação acertada. Mantenha esses dados sempre organizados e atualizados, para não causar futuros problemas que comprometem a reputação da empresa.

Fazendo isso, é possível garantir que as alocações sejam realizadas corretamente, e todos os colaboradores, assim como os materiais e equipamentos necessários, poderão ter suas capacidades potencializadas, trabalhando de forma eficiente nas tarefas delegadas.

Faça constantes monitoramentos

A prática de monitorar constantemente as informações sobre a alocação de equipes em projetos permite uma visão geral sobre as principais atividades e quais recursos estão sendo utilizados. Isso significa que será muito mais prático analisar as tarefas que estão listadas no calendário e saber quais merecem prioridade ou urgência, para que os projetos sejam entregues no tempo combinado.

Lembre-se que garantir uma maior visibilidade do status geral de todas as atividades da empresa pode contribuir para você fidelizar e conquistar novos clientes, pois toda organização que trabalha com prazos precisa cumpri-los rigorosamente. Caso contrário, o cliente se sente frustrado com a qualidade do serviço, e isso causa um impacto negativo para a imagem da empresa.

Quando você tem condições de analisar as variáveis, é possível garantir que todas as atividades serão executadas e que o volume de recursos humanos disponível suprirá a demanda de projetos. Sem um mapeamento bem feito, o seu trabalho se torna muito mais cansativo, a produtividade da empresa cai, e os desperdícios aumentam.

Como você deve ter percebido, a alocação de equipes em projetos gera valor para a sua agência, para os colaboradores e para seus clientes. Acompanhar o mapa de alocação possibilita uma visão geral de quem está disponível, quando e por quanto tempo.

E então? O que você pretende fazer para otimizar o desempenho da sua equipe? Deixe um comentário!

 

Postado em Gerenciamento de Projetos.

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