Um dos maiores desafios da gestão de projetos, de acordo com pesquisa do PMI, é o gerenciamento apenas de quesitos básicos, como tempo, escopo e orçamento.
Para o sucesso do projeto, existem muitos fatores que indiretamente auxiliam o cumprimento de prazos e custos, devendo estes fazer parte da gestão.
Um destes elementos é a alocação de recursos, que apesar de ter um objetivo específico, contribui para o planejamento total. Confira mais!
O que é alocação de recursos?
A alocação de recursos é a distribuição dos recursos organizacionais de acordo com as atividades.
Quando fazemos o planejamento do projeto, a cada nova etapa descrita mais detalhes são incorporados ao plano. Assim, ela é o detalhamento responsável por alinhar recursos, cronograma e orçamento.
Toda atividade tem um prazo e envolve a utilização de algum recurso. Todo recurso tem um custo. Então, apesar da alocação ter como objetivo a distribuição dos recursos, ela contribui para otimizar as ações, controlar melhor o que será executado e garantir a entrega final.
Tipos de recursos do projeto
Ao falarmos do tema, é muito comum associarmos o termo apenas a objetos materiais, mas não é só isso. Para que o projeto ocorra, é necessário ter uma parte operacional que vá desenvolvê-lo. Por isso, os recursos são físicos e humanos.
Recursos físicos
Os recursos físicos são todas as coisas materiais: equipamentos, matéria prima, suprimentos e até locais de trabalho. Geralmente, eles têm especificações objetivas e, para gerenciá-los, analisamos custo, disponibilidade e funcionalidade.
Recursos Humanos
Este segundo tipo de recurso é referente às pessoas do projeto. Aqui, as características consideradas são mais extensas, pois englobam habilidades e competências individuais.
Antes de mobilizar os recursos, é preciso considerar também questões como jornada de trabalho, férias, banco de horas e os papéis dos profissionais.
Cada pessoa possui um nível de conhecimento e especialização diferente, o que impactará no tempo de ação, custo por hora e resultado obtido. Assim, é extremamente importante que estes pontos sejam avaliados para melhor alocar os recursos.
Por que fazer a gestão da alocação dos recursos?
Garantir que os recursos certos sejam utilizados reduz as chances de retrabalho e otimiza os processos. Por isso, a alocação de recursos:
Reduz custos
Quando os recursos estão bem alocados, a gestão tem conhecimento de tudo o que precisará utilizar ao longo do projeto.
Saber se os recursos disponíveis serão suficientes é fundamental, porque se houver a necessidade de adquirir novos recursos ou realocá-los, isto pode ser feito com planejamento e pesquisa de preços, o que ajuda a reduz custos e tempo de trabalho.
Otimiza recursos
A boa gestão da alocação permite distribuir os recursos de modo otimizado, pois o gestor irá analisar todas as atividades e identificar quais são mais compatíveis a cada recurso e qual a urgência dessa utilização. Assim, os melhores recursos podem ser destinados para os momentos mais adequados.
Garante as entregas do projeto
Um mesmo recurso pode ser utilizado em projetos e etapas diferentes. A gestão da alocação planeja todo o portfólio de projetos antes de iniciar estas etapas. Assim, ela garante que os recursos estarão disponíveis no momento necessário.
Por exemplo: se o projeto X precisa de um designer específico para avançar, é preciso que este esteja livre no momento da atividade. Com a gestão da alocação dos recursos, as demandas são previamente agendadas e o gerente sabe exatamente quando o recurso será utilizado.
Evita a escassez de recursos
Ao executar vários projetos simultaneamente, nem sempre os recursos estarão disponíveis no momento necessário. Mas, ter conhecimento dessa indisponibilidade é importante porque direciona a aquisição de novos recursos ou o replanejamento das atividades.
5 dicas de como fazer uma alocação de recursos eficiente
1. Invista no gerenciamento dos recursos
A alocação de recursos faz parte do gerenciamento de recursos. Agendá-los de acordo com o cronograma e acompanhar a disponibilidade permite um controle maior das ações e evita problemas como atraso nas entregas, desperdício de tempo e desequilíbrio nas despesas.
2. Defina escopo, cronograma e orçamento
A alocação de recursos é um processo que alinha as etapas do planejamento. Por isso, antes de iniciá-la, é preciso garantir que escopo, cronograma e orçamento estejam desenvolvidos e haja os dados necessários para fazê-la.
3. Mapeie os recursos da organização
Para destinar corretamente os recursos do projeto, devemos ter conhecimento de todos os recursos físicos e humanos disponíveis na organização. Portanto, ter uma lista com a descrição de todos os recursos e mantê-la atualizada é fundamental.
Uma dica é descrever os recursos por categoria, pois isso facilita a análise de funcionalidade e distribuição durante a alocação.
4. Monitore constantemente
Os projetos raramente são executados conforme o planejado, pois imprevistos e riscos podem afetar o andamento das atividades. Por isso, a prática de monitorar as informações e atualizá-las constantemente permite uma visão mais real da utilização dos recursos e confere mais segurança ao projeto.
5. Invista em um software de gestão de projetos
A alocação de recursos pode ser realizada em qualquer lugar, numa planilha, em um quadro na parede ou numa caderneta. Porém, utilizar estes métodos pode dificultar o controle e a análise dos dados quando há muitas informações.
Assim, a melhor maneira de controlar os recursos é por meio dos softwares de gestão de projetos. Nestes, todas as informações ficam em um mesmo ambiente, o que simplifica a visualização dos recursos de acordo com as atividades em que serão alocados.
Dessa forma, é possível controlar as tarefas, visualizar o cronograma, gerenciar os custos, conferir os prazos e emitir relatórios.
Além disso, os softwares trazem diversas outras funcionalidades que auxiliam no gerenciamento dos projetos como um todo.
De acordo com o PMBOK, há dez áreas fundamentais de gerenciamento do projeto, sendo extremamente importante que estas estejam alinhadas e funcionem em conjunto.
Assim, além de contar com a tecnologia para organizar estas informações, é interessante ter uma metodologia de gestão de projetos, para que todos os processos sigam uma mesma lógica de controle e execução.
Se você quiser descobrir a metodologia mais indicada para o seu contexto, faça o teste e descubra qual a melhor metodologia de gestão de projeto para sua equipe!
