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Como criar uma estrutura analítica de projeto? Confira 6 dicas

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A estrutura analítica de projeto (EAP) é um dos pilares do desenvolvimento de um trabalho. Consiste no escopo de um projeto, que divide uma grande entrega (o projeto) em entregas menores, de forma hierárquica, facilitando a gestão e ajudando a cumprir os objetivos do Projeto. A EAP melhora a comunicação entre as equipes, ajuda na identificação dos riscos e ainda contribui para o entendimento das etapas e do andamento do projeto.

Para elaborar uma EAP eficiente e completa, é preciso que a equipe de gerenciamento fique atenta ao que deve ser entregue no Projeto, ou seja, deve focar na definição do Escopo. Quer saber como fazer isso? Confira as dicas e coloque-as em prática para que tudo saia conforme o planejado!

1. Reúna profissionais especialistas no produto final

O primeiro passo para criar uma EAP é trazer para essa construção especialistas no produto que você precisa entregar.

São esses profissionais que incluem na estrutura o que será entregue ao cliente, quais etapas são indispensáveis e garantem que a definição vai refletir exatamente o que precisa ser entregue para cumprir os objetivos do Projeto.

Os especialistas também contribuem para uma EAP enxuta e eficiente, o que facilita a visualização da estrutura por parte da equipe e contribui para uma rotina de trabalho eficiente.

2. Planeje as etapas do projeto

O primeiro nível da EAP normalmente reflete uma distribuição de fases ou etapas do Projeto ao longo do tempo. É uma forma de organizar melhor as entregas, mas lembre-se, nosso objetivo na EAP não é montar um cronograma, mas sim definir as entregas ou o escopo do Projeto.

Este primeiro nível também é chamado de Ciclo de Vida do Projeto e pode ser padrão para a organização, sendo que uma mesma organização pode trabalhar com vários padrões de Ciclo de Vida. Quando você cria um padrão de Ciclo de Vida de Projetos, fica fácil acompanhar de forma gerencial como está o andamento de um Portfólio de Projetos.

3. Decomponha as entregas

Depois de separar as etapas que serão necessárias para que o projeto finalize conforme o planejado, você deve decompô-las.

A Decomposição é uma técnica onde você vai dividindo as entregas grandes em entregas menores que são mais fáceis de serem planejadas e gerenciadas.

Imagine que você vai entregar uma Casa. É muito difícil você estimar prazos, custos e realizar o planejamento considerando um bloco único. Mas se você dividir a casa em, por exemplo, Fundação, Vigas e Colunas, Levantamento de Paredes, Reboco, Pintura, Pisos, etc, etc, fica mais fácil você planejar e controlar estas entregas menores.

Cuidado: não decomponha em um nível que sua EAP se torne um check-list ou uma lista de atividades pois somente após a EAP estar pronta é que entramos nos detalhes de atividades e na elaboração do Cronograma.

4. Busque EAPs de produtos semelhantes

Se você tiver Projetos semelhantes em sua empresa, é muito importante utilizá-los como referência para o seu novo Projeto.

Se a elaboração de uma EAP é algo novo na sua empresa, uma dica é você buscar modelos de estruturas de produtos iguais ou semelhantes. Observar a divisão das etapas de um projeto parecido pode ajudar o gestor a escolher uma direção eficiente para a entrega do produto final.

Para utilizar EAPs de outras empresas como referência, é necessário observar bem as etapas, evitando incluir no seu projeto entregas que não cabem ou não são possíveis de serem desempenhadas. Essas falhas comprometem os gastos da empresa e ainda tomam o tempo dos colaboradores, já que uma nova EAP deverá ser feita.

Buscar uma estrutura semelhante à que você e sua empresa precisam pode ser bastante válido, desde que seja usada como aprendizado e como diretriz para o seu trabalho.

5. Envolva os Stakeholders

É preciso que o gestor garanta que a EAP reflete o que o Projeto deve entregar.

Tudo que está na EAP deve ser entregue e o Projeto não pode entregar nada além do que está na EAP.

Para garantir esta regra, é importante consultar o mair número de Stakeholders possível. Eles irão garantir que a EAP esteja completa.

6. Utilize um software de gerenciamento de projetos

Os recursos tecnológicos estão aí para facilitar a vida de todos. Por que não usá-los na gestão de seus projetos? Um software de gerenciamento de projetos pode economizar tempo e dinheiro e ainda organizar o dia a dia de uma empresa.

Uma das vantagens de adotar um software é que todas as etapas do projeto ficam gravadas na memória do recurso, sendo possível a visualização de tudo o que é preciso ser feito para chegar ao resultado final.

Outro benefício é que esses programas especializados facilitam a comunicação entre as equipes, mesmo que algum colaborador não esteja na empresa, uma vez que tudo pode ser feito online. Ou seja, se um profissional vai viajar a trabalho, ele pode facilmente falar com os colegas e observar suas próximas atribuições, sem que sua ausência comprometa os prazos.

Com o software de gestão de projetos ideal, também é possível identificar possíveis falhas nas execuções, como tempo para a conclusão de tarefa excedido em demasia, pendências e outros problemas comuns em todo trabalho.

Esse recurso também pode implicar em economia, já que não será necessário refazer uma EAP para produto semelhante no futuro. Isso faz com que você e seus colaboradores concentrem suas energias em tarefas realmente produtivas.

A dica, aqui, é o gestor de projetos observar bem os recursos da ferramenta e ter a certeza de que ele atenderá ao que a empresa precisa, sem precisar lidar com fracassos, arrependimentos e atrasos.

Agora que você já sabe mais sobre como elaborar uma estrutura analítica de projeto e quais são os itens indispensáveis para esse recurso, entre em contato conosco e confira as soluções que podemos oferecer para os problemas de sua empresa!

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