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Guia prático: aprenda como fazer EAP na gestão de projetos

Definir prioridades na gestao de projetos em ti

A EAP consiste em uma decomposição do escopo total do trabalho a ser realizado pela equipe, a fim de alcançar os objetivos do projeto e entregar os resultados requeridos. Basicamente, é uma ferramenta que organiza aquilo para o que se dispõe o projeto, representando visualmente a declaração do escopo aprovada.

Para facilitar o gerenciamento, o trabalho planejado é contemplado dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, e recebe o nome de pacotes de trabalho. Esses são usados para agrupar as atividades e agendá-las, tendo o seu custo e tempo melhor estimados, monitorados e controlados.
Acompanhe, nos tópicos seguintes, o nosso guia e saiba como fazer uma EAP para uma gestão de projetos de sucesso!

O processo de criação da EAP

A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma representação dos elementos de trabalho mais importantes, servindo também para diluir as tarefas e melhor apresentá-las. A natureza gráfica da EAP auxilia o gerente de projeto a melhor planejar o projeto com base em uma visão geral, assegurando melhores decisões.

Ao desenvolver uma EAP, o gerente do projeto estabelece as fases principais e, em seguida, mapeia as tarefas necessárias para atingir esses resultados. A EAP se apresenta como um diagrama em formato de árvore, tendo o “tronco” na parte superior e os “ramos” abaixo. Ou seja, o requisito primário é exibido na parte que fica acima, sendo que o desmembramento é mostrado abaixo.

Quando finalizada, uma EAP bem elaborada é muito similar a um organograma em que todos os elementos são representados, servindo para uma visão macro do projeto.
Uma EAP bem organizada e dotada do nível de detalhe adequado, auxilia os gestores na alocação assertiva dos recursos, no maior controle do orçamento e em uma melhor gestão de tempo. Enfim, é uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos.

A EAP e a subdivisão do trabalho

A EAP deve conter tudo aquilo que está discriminado na declaração do escopo do projeto e serve como um guia para a elaboração do cronograma e estimativa de custos.
É muito comum os gerentes de projeto desenvolverem uma EAP como precursora de um cronograma detalhado. Além da EAP, deve também ser elaborado o seu respectivo dicionário (Dicionário da EAP), que enumera e descreve os elementos.

Dentre os vários objetivos, o desenvolvimento de uma EAP e do Dicionário da EAP servem:

  • Para os gestores planejarem de forma holística o projeto, do início ao fim;
  • Para identificar as informações sobre aquilo que precisa ser feito, e;
  • Para dividir a entregas em tamanhos que podem ser melhor gerenciáveis.

A numeração da EAP

Em uma EAP, cada item tem um número exclusivo atribuído de modo que o trabalho possa ser identificado e acompanhado ao longo do projeto.
Abaixo a convenção geral de como as tarefas são decompostas:

  • Nível 1: Este é o nível mais alto da EAP, designado pelo 1.0. E, geralmente, corresponde ao nome do projeto. Todos os outros são subordinados a este nível.
  • Nível 2: Este é o nível de resumo e inicia pela numeração 1.X (por exemplo, 1.1, 1.2).
  • Nível 3: Começa pelo 1.X.X (por exemplo, 1.1.1, 1.1.2). Este terceiro nível diz respeito aos subcomponentes.

Este esforço de desmembramento continua até que os níveis subordinados apresentem todo o trabalho necessário para o que o projeto se desenvolva por completo.

As formas de construção da EAP

Ainda que existam diferentes formas de decomposição de trabalho do projeto e da elaboração de uma EAP, a melhor maneira é a utilização de algum tipo de exibição visual das entregas, fases ou atividades.
Para tanto, o ideal é promover uma reunião entre todos os membros da equipe para discutir todo o esforço necessário para concluir as entregas do projeto com sucesso. O envolvimento de todos aumenta a probabilidade de que a EAP elaborada se apresente abrangente e o mais completa possível.
É comum que se comece pela identificação dos resultados macros do projeto e, em seguida, se decomponha um a um em uma lista detalhada.

Os níveis da EAP

Basicamente, existem dois métodos para se determinar quantos níveis uma EAP deve ter:
O guia PMBOK®, tradicionalmente, estabelece um modelo de até seis níveis. Esses níveis predeterminados apresentam a vantagem de serem muito claros, por exemplo:
Nível 1: Programa;
Nível 2: Projeto;
Nível 3: Tarefa;
Nível 4: Subtarefa;
Nível 5: Produto de trabalho e;
Nível 6: Nível de esforço.

No entanto, a desvantagem deste modelo é requerer um nível de detalhe superior ao que pode ser necessário. Quer dizer, seguir modelos com níveis predeterminados pode fazer com que a gestão perca a flexibilidade e autonomia na definição de sua própria EAP.

Já a abordagem mais contemporânea propõe deixar que as características do projeto ditem os níveis utilizados. Entretanto, é importante atentar para o fato que o número de níveis precisa ser suficiente para viabilizar uma estimativa confiável de tempo e de custo por parte do gerente de projetos.

Os critérios de sucesso de uma EAP

Para que se desenvolva uma boa EAP e Dicionário da EAP, é essencial investir no envolvimento dos membros da equipe do projeto, movendo esforços em promover o engajamento e a participação ativa de todos os envolvidos. Com isso, torna-se possível identificar quais as necessidades do projeto de forma geral, bem como discutir as melhores estratégias para que as entregas sejam viabilizadas.

O gerente de projeto deve assegurar que todo o trabalho que deve ser realizado para o projeto esteja contemplado no Dicionário da EAP e, é claro, que as informações sejam de comum entendimento por todos os membros da equipe.

Antes que a EAP seja oficializada e compartilhada, o gerente de projeto deve receber um feedback dos membros da equipe para garantir que a EAP e o Dicionário da EAP sejam válidos e suficientemente abrangentes. Somente depois disso se deve elaborar o cronograma detalhado.

Finalmente, é importante deixar claro que todos os projetos devem contar com uma EAP, mas isso não significa decompor demasiadamente as entregas.
E agora? Já se sente preparado para desenvolver a EAP do seu projeto? Não se preocupe! Se ficou alguma dúvida, deixe um comentário!

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