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Como fazer um planejamento em projetos eficiente?

planejamento em projetos

Utilizar um modelo de planejamento em projetos é uma forma de acelerar essa fase que norteará toda a gestão, monitoria e avaliação dos resultados obtidos. O modelo facilita a obtenção de informações essenciais, evita falhas e esquecimento na elaboração dos diversos documentos e estabelece uma linguagem comum entre equipe, solicitantes e gestor.

No entanto, se por um lado a padronização ajuda a economizar tempo na implantação de um novo projeto e evita falhas na fase de planejamento, por outro, ela pode engessar uma das etapas mais importantes do gerenciamento.

Você sabe como evitar isso? Conhece os passos para alcançar o sucesso na empreitada de criar um modelo de planejamento em projetos? Neste post, detalharemos tudo o que não pode faltar para otimizar seus resultados e diminuir os possíveis problemas da padronização. Confira!

1. Adote uma metodologia padrão

Não importa se a escolha será por uma metodologia ágil, como o Scrum ou o XP (Extreme Programming), pela adoção das melhores práticas indicadas pelo PMBOK ou, ainda, se combinará diferentes estratégias para criar um padrão próprio para a sua empresa.

O importante, neste ponto, é determinar quais práticas são mais adequadas e alinhadas com a cultura de sua empresa e as necessidades de seus projetos.

A implantação de práticas ou de uma metodologia padrão ajuda a criar uma linguagem comum e um conhecimento básico tanto entre sua equipe, quanto para os seus clientes internos ou externos.

2. Estabeleça um líder para a criação e mudanças no modelo de planejamento em projetos

Você pode liderar o projeto de definição do modelo de planejamento ou pode delegar essa tarefa para um consultor sênior. Quando há a delegação, o líder ou gerente de projetos passa a ocupar a função de parte interessada e não deve agir como gestor.

A vantagem de delegar é permitir que a equipe se sinta mais confortável para dar sugestões, propor mudanças ou indicar falhas. Afinal, há uma separação entre a figura do gestor da equipe e o gestor do projeto específico.

Outra vantagem é desenvolver um consultor sênior que pode ser orientado por seu líder em um teste real sobre sua capacidade de coordenar um trabalho.

Não ter um líder claro para esse processo de padronização é correr o risco de não ter uma gestão objetiva e relegar o projeto para segundo plano, ou seja, é indicar que não há gerenciamento e que o esforço não é prioritário para sua área.

3. Defina as partes fixas

Existem alguns elementos que são comuns a todos os projetos e, dependendo da metodologia implantada, essas informações são ainda mais padronizadas e relevantes.

Nesse passo, você pode observar os padrões utilizados na documentação de projetos finalizados, analisar as informações mais relevantes nos planejamentos atuais ou avaliar as indicações feitas pelas melhores práticas ou metodologia adotada.

Os pontos mais comuns costumam ser:

  • Nome do projeto;
  • Cliente;
  • Objetivo;
  • Descrição;
  • Premissas;
  • Restrições;
  • Equipe de execução;
  • Escopo;
  • Cronograma;
  • Orçamento;

Uma dica: ao definir essas partes, pense em elementos que são fundamentais e que não podem faltar em nenhum planejamento.

4. Crie templates para a documentação e comunicação

Templates são documentos pré-formatados com textos ou itens já estruturados e outros que precisam ser preenchidos com as informações específicas de determinado projeto. São modelos que podem agilizar, dessa forma, a documentação e comunicação de cada etapa.

Por exemplo: a área responsável pode definir um modelo padrão de termo de abertura e de encerramento a ser usado em todos projetos.

5. Mapeie as capacidades do seu time

Como você define quem será alocado em cada projeto? Como avalia se a demanda é compatível com a capacidade de seu time?

Quase sempre, os projetos começam contando com os mesmos profissionais, como os membros da equipe de TI, por exemplo. No entanto, ao logo da execução das atividades, o gestor e a equipe percebem que precisarão envolver profissionais com outras expertises, de outras áreas ou, ainda, terceirizar serviços. Isso pode gerar atrasos ou aumentar os custos do projeto.

O mapeamento das capacidades tende a diminuir essas deficiências na execução do planejamento. Afinal, se tornará bem mais fácil confrontar as habilidades dos profissionais e as necessidades dos clientes, prevendo quando e como outras pessoas precisarão ser envolvidas.

6. Utilize uma ferramenta de gestão de projetos

Um bom software de projetos garante que os 5 passos anteriores sejam úteis e aplicados no dia a dia da sua equipe. Sua função é substituir as dúvidas sobre o que deve ser feito pela questão técnica de como o profissional deve fazer, seja no preenchimento dos modelos de planejamento ou nas rotinas diárias.

Ele também facilita a obediência aos padrões estabelecidos e a análise sobre todos os aspectos do projeto, já que, no momento de sua implantação, o administrador da ferramenta pode definir campos obrigatórios, indicadores a serem avaliados e procedimentos a serem observados diariamente pela equipe, como o apontamento de horas.

Uma outra possibilidade é utilizar o software para definir os pontos comuns do planejamento em projetos. Nesse caso, o sistema serviria como uma fonte de comparação e benchmark para seu modelo.

7. Faça testes

O último passo é aplicar o modelo de planejamento de projetos em escopos mais reduzidos ou para atingir objetivos simples. Isso ajuda a verificar se não existem lacunas no esquema proposto.

O modelo pode ser utilizado gradativamente em projetos mais complexos e, por meio das lições aprendidas ou de técnicas voltadas para a análise de qualidade, ser aperfeiçoado para se tornar um padrão aplicável a todos os cenários da sua empresa.

Investir em um modelo de planejamento em projetos é a maneira mais segura de garantir eficiência para sua gestão, padronizar a comunicação e facilitar a execução das atividades no menor prazo possível. Siga os passos aqui descritos e aumente as chances de sua equipe atingir as metas!

Você acredita que um modelo de planejamento em projetos pode ajudar sua área a ganhar eficiência? Já utiliza algum acelerador para facilitar esse momento do ciclo de vida dos projetos? Deixe um comentário neste texto e compartilhe a sua opinião ou experiência sobre o assunto!

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