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Como identificar e minimizar os riscos do projeto?

minimizar os riscos do projeto

Lidar com algo inesperado pode ser muito confuso. Com empreendimentos cada vez mais complexos, trabalhar para minimizar os riscos do projeto pode ser crucial para o seu sucesso. Não ter tempo para mitigar riscos significa possuir recursos para atacá-los quando se tornarem problemas.

Mas, como identificar e gerenciar algo que pode acontecer ou não? Qual estratégia adotar? É preciso ter em mente que o risco sempre existe. E uma boa análise para sua mitigação deve ser baseada em informações relevantes de modo a eliminar ao máximo as incertezas existentes.

Quer saber mais sobre como identificar e minimizar os riscos do seu projeto? Continue a leitura e confira!

Risco e seu gerenciamento

Espera-se que durante o ciclo de vida do empreendimento o gerente de projeto seja capaz de minimizar as consequências dos eventos adversos (ameaças) e maximizar os resultados dos eventos favoráveis (oportunidades).

Tanto ameaças quanto oportunidades são eventos que podem ou não acontecer, ou seja, são riscos. O seu gerenciamento é um processo sistemático e ocorrerá durante todo o ciclo de vida do projeto. É preciso focar na sua probabilidade de ocorrência e no impacto que pode vir a causar no empreendimento, a fim de evitar surpresas desagradáveis.

Agir antes da crise se instalar pode ser determinante para o sucesso do projeto, por isso adote uma postura proativa e se antecipe fazendo um bom planejamento caso ela ocorra. Atuar sobre a crise e ainda ter de cumprir com as tarefas cotidianas do projeto pode ser exaustivo e frustrante.

Para a elaboração de um modelo de planejamento de riscos do projeto algumas premissas básicas devem ser consideradas.

1. Riscos e oportunidades são interdependentes

É necessário identificar quem perde e quem ganha sobre a decisão acerca do risco. O que será oportunidade para um steakholder, provavelmente é uma ameaça para a outra parte interessada. Identificar os steakholders do projeto já é um passo para começar a identificar os riscos.

2. Risco é temporal

Evoluem ao longo do tempo. Alguns riscos podem desaparecer e outros novos podem surgir, demandando respostas distintas para cada situação que pode vir a ocorrer. Portanto, quanto mais cedo forem identificados, o seu gerenciamento terá mais opções de mitigação e, como consequência, maior eficácia.

3. Risco é percepção

Não é preciso está correndo o risco para senti-lo presente. É necessário que a equipe conheça as ferramentas, política de decisão da organização e seu comportamento perante o risco. Lembre-se que a tomada de decisão em face do risco não pode ser comandada por emoções.

Minimizar os riscos do projeto é gerenciar os fatos que levarão a ameaça a acontecer, buscando resolvê-los antes que a crise se instale. Da mesma forma, maximizar as oportunidades é trabalhar para que se conheça o caminho que leva até ela.

Identificação dos riscos

A prática mais comum na identificação dos riscos é classificá-los de acordo com as suas causas. Utilizar a Estrutura Analítica do Projeto — EAP — ajudará o gerente de projetos a visualizar os riscos envolvidos durante o desenvolvimento para gerar as entregas de cada pacote de trabalho. Normalmente, os riscos são classificados em:

  • risco de negócio (Business Risk) — onde se há chance de ganhar ou perder;
  • risco puro (Insurable Risk ou Pure Risk) — quando há somente chance de perda.

O gerente de projetos será cobrado e avaliado para atingir os objetivos que o empreendimento se propõe: entregar o escopo encomendado, no prazo estipulado, com o custo orçado e com a qualidade que o cliente solicitou. Portanto, a base para a identificação dos riscos é esta, ou seja, não entregar o escopo no prazo, no custo e com a qualidade prevista.

Utilizar de conhecimento de projetos anteriores é outra maneira de identificação dos riscos. A base de levantamento de riscos é a informação. As lições aprendidas têm como principal objetivo evitar que erros, problemas e riscos encontrados se repitam em novos projetos.

No processo de identificação dos eventos de risco de um projeto, a equipe deverá manter o foco para responder os seguintes tópicos:

  • descrição sucinta e clara do evento;
  • identificação em qual item da EAP ele foi encontrado;
  • como o risco será mensurado, lembrando que somente o que pode ser medido poderá ser gerenciado;
  • consequências do acontecimento dos eventos de risco, acompanhadas do seu impacto financeiro;
  • descrição de todas as causas que podem deflagrar os eventos de riscos.

Nem todo risco levantado será alvo de atenção constante, é preciso levantar quais riscos têm maior probabilidade de ocorrer e possuem um alto impacto negativo no projeto. Uma boa identificação de riscos ajudará o projeto a fluir de forma mais harmônica, evitando crise e perda de foco na equipe.

Lembre-se sempre que, mais que identificar e gerenciar os riscos, é preciso trabalhar sobre a causa que leva a ele, reduzindo sua probabilidade de ocorrência.

Análise e decisão

Para a tomada de decisão em um ambiente de certeza, toda a informação necessária deverá estar disponível para análise qualitativa e quantitativa.

Durante o ciclo de vida do projeto o que acontece é uma série de eventos interligados, dependentes entre si. Medir com a melhor exatidão possível qual caminho seguir é a maneira mais acertada para minimizar os riscos em projetos.

A decisão de qual caminho percorrer deverá ser tomada pelo gerente de projetos em conjunto com a diretoria ou com o escritório de projetos — PMO. Com a base na quantificação dos eventos (ameaças ou oportunidades) é traçado um plano de ação para mitigá-los ou maximizá-los. Seguir a estratégia previamente definida para a gestão de risco levará mais segurança à equipe e evitará que as decisões sejam tomadas pela emoção.

Observa-se que algumas organizações possuem mais predisposição a assumir grandes riscos. Isso se correlaciona à sua estabilidade financeira e também ao seu know how em projetos complexos.

Para um bom levantamento quantitativo e qualitativo dos eventos de risco é necessário informação. Quanto mais informação for obtida para o desenvolvimento do projeto, maior será a análise de risco e menor será seu grau de incerteza no que pode ocorrer.

Ao buscar minimizar os riscos do projeto, desenvolvendo um modelo de decisão perante ao evento incerto, eleva a confiança tanto do cliente quanto do patrocinador, engajando-os de forma positiva.

Agora que você entende melhor como identificar e minimizar os riscos do projeto, já pode entrar em contato conosco e ver quais são nossas soluções para sua empresa.

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