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EAP e cronograma de projetos: entenda a diferença e aumente sua produtividade

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No decorrer da execução de um projeto, é bastante comum ocorrerem atrasos na entrega de tarefas.

Contudo, é muito importante que o gestor e os seus colaboradores possuam controle do tempo gasto em cada etapa, a fim de que isso não ocorra frequentemente. Para isso, a EAP e o cronograma de projetos são fundamentais para realizar a gestão de tempo.

Desse modo, criar um cronograma de projetos e utilizar determinadas técnicas complementares para sistematização das atividades, como o EAP, irão fazer toda a diferença e facilitar as suas tarefas.

No presente post, preparamos uma abordagem para que você saiba o que eles são, as suas principais características, vantagens e como integrá-los. Vamos lá?

O que são EAP e cronograma de projetos?

A EAP (estrutura analítica do projeto) é um diagrama com classes hierárquicas, formado pelos pacotes de trabalho que fazem parte de um projeto. Em planos com ações sequenciadas (em cascata), ficam bastante detalhados os processos e o gerenciamento do escopo.

Desse modo, a EAP é uma ferramenta para a gestão do projeto e do relacionamento com os clientes, principalmente para aqueles que não compreendem bem a conexão das ações. Por isso, ela é utilizada como intenso instrumento de comunicação.

De forma geral, as atividades na EAP são colocadas sequencialmente, apesar de não ser obrigatório. Seus componentes são organizados para que o segundo nível acompanhe o ciclo de vida do projeto, e cada subnível adicione detalhamento ao projeto.

O total máximo de subníveis não passa de cinco, para conservar o projeto facilmente gerenciável, mas o número de subdivisões de cada ramo é diversificado.

Como cada projeto possui perfil único, a EAP de cada um é específica, embora possa se fundamentar nas EAPs de projetos anteriores.

EAPs criadas por diferentes gestores e equipes de trabalho também variam, visto que cada grupo tem diferentes interpretações do projeto, apoiadas em suas formações e experiências, bem como na cultura interna de cada empresa.

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Em relação ao cronograma de projetos, ele visa documentar as atividades do projeto, suas respectivas datas de início e de término, além de recursos utilizados e das restrições do cronograma.

Ele é elaborado para que o gestor consiga ter a percepção visual de todas as etapas de um projeto. Com essa visibilidade, é possível avaliar e tomar decisões antecipadas visando reduzir divergências que possam ocorrer, como também melhorar atividades para que os prazos estabelecidos sejam alcançados.

Além disso, pode-se usá-lo com o objetivo de medir o desempenho das equipes multidisciplinares envolvidas no projeto, e ainda desenvolver meios eficazes para melhorar a sua evolução.

Uma excelente prática para montá-lo é descrever as fases, as entregas, os pacotes de trabalho, as atividades e os marcos.

Quais as suas principais características?

As principais características de um cronograma de projetos são:

  • auxiliar no controle para que o planejamento seja executado;
  • evidenciar atrasos ou adiamentos de tarefas;
  • estabelecer um transcurso de prazo a fim de concluir as tarefas;
  • auxiliar no estabelecimento de metas e objetivos;
  • facilitar a verificação de prazo para o fim do projeto.

Dessa forma, o cronograma é um instrumento que objetiva auxiliar o gerenciamento e o controle de projetos, para que ele seja seguido corretamente.

A partir dessa ferramenta, são estabelecidas metas de atividades para as pessoas e equipes ligadas ao projeto. De modo prático, ele se torna uma lista de objetivos a serem alcançados nos prazos estabelecidos.

Cronograma-de-Projetos

Em relação à estrutura analítica de projetos, ela se decompõe em uma árvore que abrange do nível mais geral ao mais específico de toda a atividade realizada, que vai desde as fases do projeto até alcançar o grau de pacotes de trabalho.

A EAP deve considerar quatro características fundamentais:

  • gerenciável: acarreta a divisão do projeto em partes pequenas, que tornem mais simples o tratamento e o gerenciamento, diminuindo os riscos e os prováveis impactos. Além disso, controla a sua autoridade e a responsabilidade específica. Assim, quanto maior o número de partes, maior será o controle no tocante às entregas do projeto;
  • independente: permite que cada componente dentro da EAP possa ser observado e analisado de modo independente, porém, como um agrupamento de conexões e dependências lógicas de elementos voltados para entregas;
  • integrável: possibilita que todos os elementos possam ser vistos e integrados em uma visão total a qualquer hora, já que possuem conexões e dependências lógicas de partes orientadas para entregas;
  • mensurável: o aperfeiçoamento de cada parte e, no geral, na EAP, pode ser medido por partes.

Quais são os seus benefícios?

Quando se usa a EAP, vários benefícios podem ser extraídos, como melhorar a organização e o entendimento do projeto. Além disso, essa estrutura auxilia na identificação de possíveis riscos em um plano.

Dessa forma, caso uma estrutura de segmentação de tarefas possua um ramo que não tenha a definição correta, poderá representar algum problema para a definição do objetivo, e o monitoramento de tais riscos necessitará ser realizada no decorrer da execução do projeto.

Com a estrutura de divisão organizacional aliada à EAP, o gestor de projetos é capaz de distinguir qualquer ineficácia no campo da comunicação e, com isso, poderá elaborar um plano eficiente para que a comunicação seja produtiva.

Com o cronograma de projetos, é possível identificar quais tarefas possuem interdependência entre si, e que necessitarão uma atenção extra da equipe.

Essa ferramenta é fundamental, pois auxilia o gestor na gestão do tempo gasto de execução e finalização de um projeto. Ela facilita ainda acompanhar a evolução de cada atividade para garantir a sua conclusão conforme o prazo.

Criar um cronograma eficaz beneficia a execução e a entrega de demandas de cada colaborador, permitindo que atrasos e possíveis desordens sejam evitados.

Como integrar a EAP e o Cronograma de Projetos?

Uma estrutura analítica de projetos é um importante mecanismo que converte um projeto em pequenas tarefas facilmente gerenciáveis. Ela simplifica a compreensão das demandas pelos colaboradores e facilita o acompanhamento das tarefas pelo gestor.

O mais adequado é começar a desenvolver o seu projeto a partir da criação da estrutura analítica e depois estabelecer o cronograma. Seguindo essa ordem, será muito mais fácil organizar e lançar os dados de forma ordenada no cronograma do projeto.

Desse modo, os dois métodos são bem diferentes, mas complementares. Quando bem integrados, auxiliam para uma melhor organização do projeto e na identificação de potenciais riscos que possam vir a ocorrer durante a execução.

E aí, gostou do nosso artigo sobre EAP e cronograma de projetos? Então, que tal aprender mais sobre como gerenciar custos de projetos?

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