Gráfico de Gantt

Ferramentas de gestão de projetos: aprenda como usar o Gráfico de Gantt

Gráfico de GanttDiante de todos os recentes avanços tecnológicos dos últimos tempos, importantes recursos de automação têm surgido para que os gestores de diversas áreas lidem melhor com as tarefas do dia a dia. Em vista das possibilidades existentes, todo o mercado empresarial — seja na área de engenharia, industrial ou do comércio — passou a contar com diferentes ferramentas para otimizar a gestão.

São vários os modelos, as técnicas e as ferramentas que emergiram ou se reciclaram para auxiliar e potencializar o crescimento das organizações.

De fato, algumas dessas estratégias não são tão conhecidas, muito menos colocadas em prática, até que se enfrente um problema urgente, capaz de comprometer o sucesso do negócio. Mas não é necessário que seja assim!

Para qualquer gestor, desde os tempos mais remotos — como veremos —, maximizar a produtividade de suas atividades, otimizando a rentabilidade de sua empresa, é um desafio constante.

E, para que você consiga conduzir esse processo da melhor forma, neste post trataremos do Gráfico de Gantt — uma ferramenta que leva o nome de seu criador, Henry Gantt, e é muito útil para a gestão de cadeias de atividades que têm prazos determinados de conclusão.

Continue lendo e veja como as ferramentas de gestão de projetos são essenciais para o sucesso de seu negócio!

 

Quem foi Henry Gantt?

O engenheiro e consultor de empresas Henry Gantt foi um pioneiro na humanização da Administração. Ao trabalhar para otimizar processos, o profissional — que nasceu em Maryland, nos Estados Unidos, em 1861 — buscava alcançar o mesmo objetivo que hoje é objeto de atenção dos administradores modernos: maximizar a produtividade, melhorando a eficiência da produção.

Henry Gantt colaborou por muitos anos com Frederick Taylor, que é considerado hoje o pai da administração científica. Sua visão diferenciada, de que o ser humano deve ser o foco dentro da indústria, fez dele o precursor de métodos administrativos mais humanizados e menos autoritários adotados durante os anos que se seguiram.

Foi Gantt que instituiu o sistema de remuneração conhecido como Task and Bonus, que pode ser traduzido como Tarefa e Bônus, apresentando-o, bem no início do século XX, à American Society of Mechanical Engineers (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos).

O método consistia em pagar um valor a mais para o funcionário, por sua produção acima da meta estipulada, como um incentivo à alta eficiência. Assim, pode-se dizer que esse foi um princípio das gratificações por produtividade que vemos hoje em dia.

Henry Gantt, com uma mente à frente de seu tempo, se tornou referência na administração pelo Diagrama elaborado por ele e que leva seu nome — o Gráfico de Gantt.

Com a ferramenta, sua proposição era tornar racionalizadas e manter sob seu controle quaisquer operações de produção em curso que estivesse administrando, em qualquer âmbito.

Se, hoje, o Diagrama de Gantt é uma ferramenta simples adotada largamente pelos administradores, em sua época ele mudou radicalmente — e para melhor — a administração da produção.

 

O que é o Gráfico de Gantt

Também conhecido como Diagrama de Gantt, o Gráfico de Gantt é uma ferramenta que possibilita a visualização do progresso dos projetos em curso.

Em síntese, ele consiste em um recurso visual de monitoramento das atividades, que fornece o status de todas as tarefas pertencentes ao escopo do empreendimento.

Um dos grandes atributos desse tipo de gráfico é sua forma de apresentação dos dados, que possibilita uma compreensão bastante intuitiva por todos aqueles que o observam, sejam ou não gestores.

 

Como surgiu o Gráfico de Gantt?

A primeira versão do diagrama surgiu, na verdade, em 1890, desenvolvida pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, sob o nome de harmonogram. A intenção de Karol era acompanhar visualmente o fluxo de um projeto. Entretanto, foi Gantt quem a adaptou para uma versão mais clara e mais simples de compreender, e a apresentou em 1903.

De acordo com a história, os Estados Unidos demoraram a entrar em combate, durante a Primeira Guerra Mundial, em virtude do despreparo das tropas americanas. A razão disso era que as forças armadas estavam fora de embates há mais de meio século.

O General William Crozier, chefe de artilharia do Exército Americano, contratou consultores para introduzir técnicas científicas inovadoras de administração, em meio às quais estava o Gráfico de Gantt.

Ele foi utilizado, entre outras coisas, para planejar as atividades de produção de armamentos, munições e também de veículos de guerra, em escala industrial.

 

Como funciona o Gráfico de Gantt?

No gráfico de Gantt, os intervalos de tempo correspondem ao início e ao fim de cada etapa do projeto em andamento. Essas fases surgem no gráfico representadas por barras em um eixo horizontal.

Assim, cada barra é equivalente a uma determinada demanda e pode conter, além da tarefa em si, o tempo disponível para realizá-la e os recursos humanos designados para sua execução.

A atualização diária do gráfico, conforme decorrem os dias de realização da atividade, mostra a evolução das demandas. Assim, ele comunica, de maneira visual, aquelas que estão próximas do vencimento de seus prazos.

Ele funciona, então, como uma linha do tempo, que enumera as atividades envolvidas, estabelecendo limites de início e fim para cada uma delas.

 

Em quais situações o Gráfico de Gantt é aplicado?

Na maioria das vezes, o Gráfico de Gantt é utilizado em atividades que envolvem duas ou mais pessoas, que é quando se torna mais difícil administrar o andamento das tarefas.

Contudo, não existe uma limitação formal que inviabilize a aplicação da ferramenta. Se um único colaborador quiser monitorar as atividades que estão sob sua responsabilidade usando o Diagrama de Gantt, ele pode fazê-lo sem nenhum tipo de impedimento.

No âmbito da TI, são exemplos de utilização:

  • no desenvolvimento de ferramentas;
  • no preparo de estruturas de rede;
  • em planos de melhoria de parque tecnológico;
  • em planos de atualização de softwares etc.

O que o gestor deve ter em mente é que, quanto maior for o empreendimento — ou seja, nas situações em que muitas atividades fizerem parte do escopo do projeto — será necessário se valer de recursos mais sofisticados de gerenciamento.

Em equipes maiores, com um fluxo de atividades mais diverso e, especialmente, com relação de dependência entre as atividades, não se pode deixar o gerenciamento a cargo de listas e ferramentas simplórias: é preciso buscar soluções mais eficientes.

Nesse sentido, o Gráfico de Gantt é uma das ferramentas de gestão de projetos mais indicadas para essa finalidade.

 

Quais os benefícios do Gráfico de Gantt?

São diversas as possibilidades de aplicação do Gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos. Sua principal característica é a possibilidade de tornar de fácil compreensão visual o cronograma completo de um trabalho.

Atualmente, graças aos avanços em software, muitos aplicativos contam com o Gráfico de Gantt agregado em suas funcionalidades — e ainda mais otimizado, na verdade, com recursos que seu inventor jamais poderia imaginar!

Hoje, já é possível analisar o desempenho individual e coletivo dos colaboradores engajados na realização das tarefas, por exemplo. Além de estabelecer um acompanhamento temporal de atividades, ele também ajuda a organizar projetos e planos de ação, favorecendo a gestão da qualidade.

Entre os principais benefícios trazidos pela ferramenta, podemos citar:

Segmentação de tarefas

Em vez de trabalhar com um número total de tarefas em um pacote único, por assim dizer, o Diagrama de Gantt permite o fracionamento das atividades, desmembrando o projeto em partes menores, mais facilmente administráveis.

Dessa forma, é possível trabalhar com um nível maior de detalhes — controlando quem vai fazer cada tarefa, quando, como e onde —, sem perder o fio da meada em relação ao todo.

Distribuição de responsabilidades

Uma pequena alteração, com a inserção de uma coluna, e o Diagrama de Gantt também deixa visualmente evidentes os responsáveis por cada atividade. Assim, um gestor de projetos pode mostrar, de forma clara, o andamento de cada tarefa, nomeando o seu responsável e facilitando a disseminação do status do projeto, para simplificar seu gerenciamento.

Interdependência de atividades

É quase uma característica intrínseca dos projetos em geral ter que passar o bastão a uma outra equipe, quando a anterior conclui suas atividades. Isso é o que chamamos de interdependência de atividades: quando uma parte do todo depende da execução prévia de outra.

No Diagrama de Gantt, essa interdependência é identificada, tornando mais fácil conscientizar os times de suas responsabilidades sobre o cumprimento de prazos, não só em relação às suas próprias tarefas, mas também sobre as de outras equipes, para que o cronograma, como um todo, possa ser atendido. Assim, você garante a entrega ao cliente externo ou interno dentro do tempo predefinido.

Definição de prazos

Esse é um outro ponto que exige atenção em projetos: o cumprimento de prazos. Todas as atividades corporativas têm, evidentemente, um tempo definido de execução.

Como distribui-las de forma justa dentro da linha do tempo, dando a cada tarefa e seus responsáveis um prazo de execução ideal de realização que, somado ao todo, vai atender à data de entrega estipulada?

O que pode parecer complicado se torna mais fácil e claro com o Diagrama de Gantt, pois ele permite experimentar diferentes combinações entre as atividades, eliminando riscos de atrasos por erro no dimensionamento dos prazos.

Ele também ajuda a ter uma visão mais clara dos pontos críticos, que demandam mais esforço e tempo de execução. Assim, um gestor pode dar atenção especial a essas etapas, evitando possíveis gargalos e a perda de prazo de seu cronograma.

Acompanhamento conjunto

De nada adianta utilizar ferramentas eficientes de controle sem compartilhá-las com as equipes envolvidas. Um gestor, por mais eficiente que seja, não conduz nenhum projeto sozinho. A sensação de pertencimento e o consequente engajamento das equipes se dão, entre outros fatores, pela sua compreensão das responsabilidades.

Na medida em que participam do acompanhamento, elas se tornam cientes de sua parte no todo, entendendo seu valor e se propondo a dar o melhor de si para o time.

Esse é também um benefício das facilidades visuais oferecidas pelo Gráfico de Gantt. Ele pode ser:

  • distribuído no corpo de um e-mail;
  • visualizado no dashboard de um software;
  • impresso para ser afixado em um mural, por exemplo.

Assim, todos os interessados podem acompanhar a evolução do projeto como um todo.

 

Quais as cinco partes principais do Gráfico de Gantt?

1. Tempo

O tempo é fator crucial das atividades de gerenciamento e um dos pontos mais complexos para se gerir. No Gráfico de Gantt, o eixo horizontal principal representa o tempo do projeto. Ele pode ser dividido em horas, dias, meses, ou até mesmo anos, de acordo com as suas necessidades.

2. Responsáveis

Em um plano de ação nos moldes 5W2H, por exemplo, um dos fatores envolvidos é a definição de um responsável (Who ou quem, entre os W’s). Ou seja, cada etapa de sua consecução nomeia um responsável que, mesmo tendo pessoas sob sua supervisão, é quem responde pela execução da tarefa.

Assim, a parte do Gráfico de Gantt que trata dos responsáveis define quem são as pessoas e equipes que se comprometem a responder pelas diferentes etapas do projeto.

3. Barras

As barras são distribuídas horizontalmente e representam as tarefas. O tamanho varia de acordo com o tempo que vão levar até que sejam finalizadas. Elas são o elemento visual mais importante do Diagrama, pois vão ser a principal fonte de acompanhamento do desenrolar do projeto.

4. Setas

As setas demarcam as relações de interdependência. Elas definem quais tarefas dependem da finalização de outras e quais estão diretamente relacionadas entre si.

5. Objetivos e metas

Por último e não menos importantes, os objetivos e as metas são marcas no gráfico que funcionam como uma espécie de demarcação vertical ou linha de chegada, avisando sobre o final de etapas importantes ou até mesmo o fim do projeto.

É aí que você pode ver o deadline (prazo) para manter-se dentro do seu plano de ação. 

Além disso, há também o que chamamos de Caminho Crítico. Ele é a série de tarefas (ou mesmo uma única tarefa) que regula a data previamente calculada para início ou término do projeto.

Se uma única tarefa estiver atrasada no caminho crítico, a data de término do projeto inteiro também estará atrasada. Exibir informações do projeto dessa maneira é algo conhecido como método do caminho crítico do gerenciamento de projetos.

Sua função primordial é dar prioridade a atividades que alicerçam a entrega e que pedem maior atenção do gestor e dos responsáveis.

 

Como aplicar, na prática, o Gráfico de Gantt?

Para ilustrar de modo mais prático, imaginemos o projeto de um software, por exemplo. Nesse caso, os requisitos do sistema devem ser levantados antes de quaisquer ações serem colocadas em prática.

Ainda que algumas atividades possam ser realizadas em paralelo, para a entrega dos requisitos, existem aquelas que devem ser feitas primeiro. Somente depois que elas são finalizadas é que as outras podem começar.

Ou seja: a primeira deve ser completada em tempo hábil, para que não venha a prejudicar o andamento das próximas. E as atividades em paralelo também precisam acontecer de forma concomitante às demais, para que o prazo não sofra prejuízos.

Por isso, o Gráfico de Gantt é considerado uma das melhores ferramentas de gestão de projetos. Ele fornece um acompanhamento visualmente otimizado das tarefas, evitando a necessidade de geração, análise e cruzamento de diferentes e complexos relatórios para se aferir o status das atividades do projeto.

 

Como usá-lo no gerenciamento de custo?

Uma das formas em que o gráfico de Gantt pode auxiliar na gestão de projetos também se dá quando ele é utilizado na avaliação dos custos — variável fundamental no sucesso de uma empresa.

Isso, de forma exata, significa controlar o uso total de recursos ao longo do tempo, fornecendo informações precisas sobre quanto está sendo consumido do orçamento para produzir os produtos ou entregar os serviços.

Nesse caso, as barras horizontais servem para compor um cronograma de desembolso financeiro. Com elas, você consegue acompanhar os gastos, tendo a percepção clara de que eles estão conforme, aquém ou além do esperado.

Como dizem, o que não se mede não se gerencia. E poder contar com ferramentas de gestão de projetos que viabilizem um melhor acompanhamento dos resultados é essencial para potencializar os lucros e reduzir as despesas da organização.

Não adianta fechar um negócio e definir um projeto de execução sem ter claros todos os pontos críticos que o envolvem, como:

  • tempo gasto;
  • recursos despendidos;
  • colaboradores envolvidos;
  • insumos necessários;
  • retorno esperado etc.

Assim, a possibilidade de mensurar todas essas variáveis torna o gráfico de Gantt um dos mais indicados para ajudar no sucesso dos projetos.

 

Como fazer um Gráfico de Gantt?

A suíte de aplicativos do Office, amplamente adotada no meio corporativo, oferece a possibilidade de montar um Gráfico de Gantt utilizando softwares como o Excel ou o Outlook.

Tomando como base o Excel, que é um dos mais populares softwares de planilhas eletrônicas, você pode montar um Gráfico de Gantt básico, a partir de uma tabela simples, de três colunas, contendo:

  1. tarefas envolvidas no projeto;
  2. dias decorridos desde o início do prazo de cada tarefa;
  3. dias que restam para conclusão da tarefa.

Visualmente, os dados ficariam assim:

Tarefa Dias do Início do Projeto Dias que restam para conclusão
Tarefa 1 3
Tarefa 2 3 9
Tarefa 3 9 10
Tarefa 4 16 4
Tarefa 5 20 6

Com essas informações organizadas, selecione o intervalo de dados e, no menu superior, vá em Inserir Inserir Gráfico de Coluna ou de Barras > Barra 2D > Barras Empilhadas.

Você verá que cada tarefa tem duas barras sequenciais, de cores distintas (elas são definidas de forma padrão pelo software, mas podem ser customizadas, conforme a identidade visual de sua empresa).

Ao dar um clique simples com o mouse em qualquer barra da primeira cor, você seleciona todas elas simultaneamente. Vá então no menu superior em Formatar > Preenchimento da Forma > Sem Preenchimento. Assim, as primeiras barras não ficam mais visíveis.

Isso é feito porque o que importa, na verdade, é o intervalo entre a primeira e a segunda informação, ou seja: é a segunda barra que ajuda a visualizar o andamento das tarefas.

Um outro ponto é que, por padrão, o Excel ordena as tarefas (que ficam no eixo vertical à esquerda) da última para a primeira. Para solucionar isso, clique com o botão direito do mouse no gráfico, sobre o eixo que contém o nome das tarefas, selecionando Formatar Eixo e, em seguida, marcando a caixa de seleção Categorias em ordem inversa.

Dessa forma, você tem um Gráfico de Gantt simples e de fácil compreensão, como ele deve ser.

Entretanto, essa não é a única forma de desenvolver um Gráfico de Gantt. Softwares de planilhas eletrônicas, em geral, devem oferecer essa funcionalidade. Mas há sistemas específicos para o gerenciamento de projetos que permitem montar diagramas mais complexos, incluindo responsáveis e estabelecendo as relações de interdependência entre as tarefas.

Existem excelentes ferramentas no mercado para o gerenciamento eficaz de atividades, que podem entregar ferramentas e relatórios muito completos, incluindo o Diagrama de Gantt.

 

Qual a melhor forma de desenvolver um Gráfico de Gantt?

Ainda que existam soluções alternativas para o desenvolvimento do Gráfico de Gantt, não faz sentido descartar softwares completos e inteligentes que estão ao alcance de qualquer empresa, seja de pequeno ou grande porte.

Portanto, seja por meio do MS Excel ou de qualquer outra ferramenta, utilize o Gantt que quiser, mas não deixe de fazê-lo.

O ideal é usar um aplicativo bem visual que, além de auxiliar na elaboração do trabalho em si, pode comunicar — de maneira simples e intuitiva — a situação e os avanços do projeto. Afinal, uma boa ferramenta deve se prestar justamente a isso: poupar esforços e otimizar os resultados.

Mesmo que você consiga gerenciar suas demandas da forma tradicional, não pense duas vezes antes de buscar alternativas de inovação para a sua empresa.

A Administração oferece uma gama de ferramentas de controle e eficiência como o Gráfico de Gantt, o ciclo PDCA ou o Diagrama de Ishikawa, por exemplo. Abrir mão delas é deixar de encontrar pontos de melhoria que certamente vão contribuir para a sustentabilidade de sua empresa.

A tecnologia, que facilita a aplicação dessas ferramentas, é aliada do sucesso, na medida em que atua fortemente para o aumento de produtividade e a lucratividade de um negócio. Não utilizá-la a seu favor é, basicamente, perder dinheiro.

E aí, gostou do post? Se ainda tem dúvidas sobre como utilizar o Gráfico de Gantt em seus projetos, não se preocupe: deixe um comentário no post e teremos prazer em ajudá-lo na sua gestão.

Postado em Gerenciamento de Projetos, Produtividade.

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