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Gerenciamento de projetos: como escolher a ferramenta na medida certa

gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é um dos maiores desafios dos gestores de uma empresa. Conseguir controlar tarefas, prazos e outras especificidades de um job pode ser crucial no crescimento do negócio. Hoje em dia, existem muitas opções de ferramentas de gestão de projetos que podem facilitar o dia a dia das equipes de uma companhia, entretanto, a maioria não dá conta de evoluir à medida que o negócio se desenvolve.

Os gaps de gerenciamento de projetos devem ser eliminados

Se por um lado alguns recursos de gerenciamento de projetos são muito rasos, outros, como os EPMs (Enterprise Project Management), acabam sendo extremamente complexos para pessoas que não receberam capacitação específica para utilizá-los. Quando isso acontece, surgem os gaps, que são divergências de informações entre a empresa e o cliente. Veja abaixo quais são eles.

  1. Divergência entre a expectativa do cliente e o que a empresa achou que ele queria;
  2. Divergência entre o que a empresa entendeu e as especificações que ela elabora para atender às necessidades do cliente;
  3. Divergência entre as especificações elaboradas e o serviço prestado;
  4. Divergência entre o trabalho final e a comunicação ao cliente;
  5. Divergência entre serviço esperado e serviço fornecido.

Para sanar esses problemas, é preciso que o gestor avalie as reais necessidades da empresa para adotar um software personalizado e que vai contribuir realmente com o andamento dos trabalhos.

A ferramenta ideal deve fornecer dados assertivos

Quer saber como encontrar a ferramenta ideal para sua equipe? Confira agora as características capazes de beneficiar qualquer empresa e vá em busca das suas soluções!

Comunicação online

Uma ferramenta de gestão de projetos online torna a comunicação entre os profissionais de uma equipe muito mais ágil. É possível atualizar um briefing de onde quer que você esteja e fazer com que as atualizações cheguem a quem precisa saber delas.

Para o gestor, isso é muito benéfico. É possível gerenciar as tarefas das equipes, controlar os prazos e verificar possíveis pendências de qualquer lugar.

Uma viagem de negócios, por exemplo, não vai mais prejudicar o andamento de um trabalho na sede da empresa. Outra vantagem é a de que a probabilidade de você perder dados e informações em um sistema online diminui consideravelmente.

Por isso, antes de adotar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, esteja certo de que ela é capaz de funcionar 100% online.

Gestão de tempo

Para que uma ferramenta de gerenciamento de projetos seja realmente completa, é preciso que ela tenha um dashboardcapaz de fornecer uma visão ampla do tempo das tarefas. Alguns softwares captam dados concretos do tempo gasto para a finalização de uma etapa e ajudam o gestor a identificar gargalos e atrasos na entrega de um trabalho.

Quando um gestor tem os indicadores certos, ele consegue administrar o tempo da equipe e solucionar problemas de fluxo de trabalho. O resultado disso é agilidade, pontualidade e bom aproveitamento do tempo.

Personalização da área de trabalho

Se você quer uma ferramenta que realmente funcione para o que a sua equipe precisa, é preciso que a área de trabalho do seu recurso possibilite a personalização.

Quando um software oferece recursos que possibilitam ao gestor usar os dados que são relevantes para seu projeto, as informações ficam mais claras e os indicadores se tornam mais fáceis de analisar.

Um recurso de gerenciamento de projetos deve facilitar a vida do gestor e permitir que ele adicione ou remova funcionalidades de acordo com o que o projeto exige.

Indicador de demanda x capacidade da equipe

Já imaginou que sonho para um gestor ter nas mãos o índice de demanda e capacidade real de sua equipe de profissionais?

Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos são capazes de identificar os trabalhos que precisam ser realizados e de que forma as funções devem ser divididas de acordo com o efetivo da empresa.

Essa funcionalidade é a ideal para empresas que precisam trabalhar com muitos projetos ao mesmo tempo, já que auxiliam a organização e ajudam o gestor a cumprir e prometer prazos possíveis.

Timesheet

A funcionalidade do timesheet em um software de gerenciamento de projetos permite que os gestores enxerguem as horas trabalhadas em um projeto e como esse tempo foi dividido.

O apontamento de horas ajuda o gestor na avaliação do tempo e na solução de problemas, como excesso de procrastinação e tempo demasiadamente perdido em intervalos e atividades que não contribuem com a produtividade.

Além disso, um timesheet ideal deve emitir alertas de atrasos e prazos iminentes.

Cronograma online

Um gerenciador de projetos deve fornecer ao gestor uma visualização geral do desenvolvimento do cronograma.

Opte por recursos com interface visual, que possibilitem uma análise rápida de quanto foi e quanto ainda precisa ser finalizado para que o serviço chegue ao cliente. É importante, também, que haja recursos que ajudem na identificação dos responsáveis por uma tarefa e que estime o tempo para cada etapa.

Ferramenta com app

Se você optar por uma ferramenta que disponibilize um app para tablets e smartphones, o controle das atividades da sua equipe se torna muito mais fácil. Ainda que os recursos sejam online, poder gerenciar os projetos pelo celular pode economizar muito tempo e ainda ajuda na comunicação com os funcionários.

Portfolio de projetos

Na hora de conquistar um novo cliente, nada mais indicado do que selecionar cases semelhantes em que sua empresa trabalhou, não é mesmo?

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos completa ajuda o gestor a selecionar trabalhos finalizados, criando uma carteira de clientes personalizada e pensada na captação de novos parceiros.

Embora um gerenciamento de projetos eficiente demande muito tempo do gestor, é possível utilizar ferramentas e recursos da tecnologia que facilitam o dia a dia desse profissional. A organização do tempo e uma visão ampla do andamento de um projeto ajudam na entrega de prazos e no uso inteligente do tempo.

O resultado disso é equipe integrada, cliente satisfeito, economia de recursos e rendimento nas alturas. Você quer um software de gerenciamento de projetos capaz de suprir todas as necessidades de sua empresa? Entre em contato com a gentee conheça os nossos serviços!

 

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