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Gestão de Projetos em Empresas de Serviços

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Um dos grandes desafios da gestão de projetos em empresas de serviço está na diversidade do tipo de clientes que essas organizações atendem. Em função disso, elas precisam oferecer soluções que possam ser customizadas, de acordo com as necessidades do contratante. Isso implica em um controle de qualidade exemplar, para que haja uniformidade, apesar dos diversos escopos dos projetos.

Outro desafio é dispor de investimento para ter uma capacidade produtiva que supra várias frentes de trabalho simultaneamente, e ferramentas versáteis que permitam atingir as metas. Investir em um software de gestão de projetos, por exemplo, pode ser um diferencial para que a empresa possua maior controle na execução das tarefas e dos recursos utilizados nas atividades.

Também pode ocorrer uma oscilação da procura pelos serviços, o que implica em gerenciar adequadamente os recursos humanos para o cumprimento dos prazos de entrega. Como o componente humano é essencial nas prestações de serviços, é de suma importância contar com profissionais qualificados, com vasto conhecimento de mercado.

 

O papel do gestor de projetos dentro das empresas

É crucial o papel do gestor de projetos para atingir os objetivos definidos. Sua função é acompanhar todas as etapas do projeto, desde o planejamento, até a execução, monitoramento e controle. No caso de uma empresa de serviços, o gestor faz a ponte entre o cliente (para captar suas necessidades) e a equipe de trabalho (para realizar as tarefas e suprir as expectativas do contratante).

Sua atuação envolve a definição dos objetivos do projeto, além de estabelecer o cronograma de atividades, prazos de entrega, gerenciamento de custos, entre outras atividades. Por ser o responsável pela execução do projeto, o gestor deve dispor de ferramentas que o auxiliem nessas atividades. Por isso, contar com a ajuda de softwares que permitam a otimização do seu tempo (como a distribuição automática de tarefas e a elaboração de relatórios de acompanhamento dos trabalhos) é fundamental para viabilizar a conquista dos objetivos propostos.

 

Impactos da gestão de projetos em empresas de serviço

A gestão de projetos é fundamental para que as empresas de serviços ampliem sua capacidade produtiva e tenham mais controle e foco nos trabalhos desenvolvidos para cada cliente. Os dados de execução do projeto podem ser documentados a fim de que empresa saiba exatamente qual foi o seu gasto na prestação de determinado conjunto de serviços.

Como ferramenta organizacional, a gestão de projetos também contribui para atividades previstas no planejamento estratégico da empresa, tais como aumento de produtividade, qualidade e lucratividade do negócio. Outra vantagem é que a gestão de projetos também pode ter uma função interna na organização, seja na criação de um novo serviço, na busca por melhorias, ou na reformulação de processos.

 

Impacto nas estruturas organizacionais

Empresas de serviço que fazem gestão de projetos costumam ter estruturas organizacionais diferentes dos negócios que não utilizam a ferramenta. Nessas empresas, é comum coexistirem as figuras do gestor ou gerente de projetos (profissional responsável unicamente pela realização de projetos específicos) e do gestor de área ou de competências (responsável por gerenciar equipes que poderão atuar em diferentes projetos ao mesmo tempo).

Com as funcionalidades oferecidas por softwares de gerenciamento, os colaboradores podem informar no próprio sistema como está o andamento das atividades, o que facilita a comunicação entre as partes envolvidas em um projeto.

Pequenas alterações podem ocorrer mesmo que as empresas de serviços utilizem a gestão de projetos, já que as demandas de clientes podem gerar reformulações no fluxo de trabalho. Por isso, nem sempre é possível manter um fluxo padronizado, com exceção de questões reguladas por lei. Definir os processos internos é fundamental, afinal, o cliente não poderá esperar que a organização monte toda uma estrutura antes de começar, de fato, a trabalhar no projeto.

 

Certificações como suporte para evolução das organizações

Além de conferir autoridade e qualidade à empresa de serviços, as certificações são diferenciais competitivos essenciais. Elas atestam que a organização atende aos rígidos padrões de normatização, bem como as boas práticas de sua atuação. Além das certificações da empresa, também existem aquelas para os profissionais, que refletem igualmente a qualidade dos serviços prestados pela organização.

De modo geral, as certificações agregam valor à execução do projeto, o que pode se traduzir em lucratividade para a empresa, já que ela poderá cobrar por um serviço diferenciado.

 

Aplicando a gestão de projetos dentro das empresas de serviços

Algumas das vantagens de aplicar a gestão de projetos em empresas de serviço é o aumento da capacidade produtiva, redução da ineficiência e melhorias em termos de qualidade nos trabalhos desenvolvidos.

Para cada tipo de projeto, existe um roteiro. O PMI (Project Management Institute), por exemplo, ressalta que o conhecimento em gestão de projetos é formado por 10 áreas:

1. Integração;
2. Escopo;
3. Custos;
4. Qualidade;
5. Aquisições;
6. Recursos humanos;
7. Comunicações;
8. Risco;
9. Tempo;
10. Partes interessadas (stakeholders).

Gerenciar essas 10 áreas contribui significativamente para a satisfação do cliente. Cada projeto tem o acompanhamento de um gerente específico, com quem o cliente pode se comunicar. Assim, ele percebe a preocupação da prestadora do serviço em oferecer um atendimento personalizado.

 

Resultados

A gestão de projetos em empresas de serviço pode contribuir ativamente para o desenvolvimento dessas organizações. Mas, para alcançar níveis relevantes de excelência, é preciso preparar-se para utilizar a gestão de projetos, desde a estrutura física e tecnológica, até o treinamento de profissionais para esse método de trabalho.

Por isso, se faz necessário o uso de um software de gerenciamento de projetos. Com essa ferramenta, é possível assegurar a integração de diversas etapas de um projeto, melhorar a comunicação entre as partes interessadas e facilitar o fluxo de tarefas. Lembre-se: tudo isso resulta em um atendimento mais rápido e eficiente ao cliente, correspondendo às suas expectativas e garantindo sua satisfação.

Outra forma de modernizar a empresa e ter uma visão ampla de todos os processos e departamentos, é contar com o auxílio de um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning). Este sistema permite que uma empresa gerencie sua operação automatizando seus processos produtivos, financeiros e gerenciais.

 

Sobre o Autor

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Thiago Reis é Diretor de Marketing e Vendas do ERPFlex. É graduado em Gestão Empresarial e possui certificação em Gerenciamento de Projetos. Em sua carreira, Thiago desenvolveu vasta experiência em gestão de projetos, gestão comercial e inbound marketing, sempre com estratégias voltadas para a inovação e o crescimento dos negócios.

 

 

 

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