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Gestão de projetos internos: o que fazer para alcançar ótimos resultados?

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Fazer a gestão de projetos internos é como arrumar a casa da gente, mas com profissionalismo. É administrar os esforços provisórios que precisam ser desempenhados para a conquista de um resultado, para a criação de um produto ou mesmo de um serviço, porém realizado da porta da instituição para dentro.

O desafio é levar a todos os stakeholders, principalmente aos colaboradores, a ideia de que um projeto no interior da empresa requer a mesma seriedade daquele desenvolvido para o cliente externo. Preparamos neste post dicas incríveis para que as iniciativas, no âmbito da própria companhia, tenham sucesso. Acompanhe!

Tenha metas específicas

É muito comum que haja empreendimentos internos sem objetivos especificamente estabelecidos, o que é um erro. Por exemplo: a organização tem como um de seus planos ampliar as vendas até o final do ano.

Tente encontrar uma meta determinada para isso, por exemplo, ampliar o volume de negócios em tantos por cento em um prazo dado. Isso vai ajudar a definir as tarefas necessárias, os custos e, principalmente, será fundamental para o controle dos resultados.

Justamente por ter como cliente a própria instituição, o gestor de projetos internos corre o risco de se deparar com certa resistência dos funcionários. Por isso, é recomendável conhecer a cultura organizacional da empresa e traçar estratégias para gerenciá-la ou até transformá-la.

A cultura organizacional é como um agregado de condutas e hábitos comuns na rotina da organização. A equipe pode ser criativa e proativa, mas também acomodada e desestimulada. Dessa forma, ao fazer essa análise, fica mais fácil encontrar os caminhos que o levarão até o efeito desejado.

Capriche no planejamento

A ideia aqui é seguir o mesmo raciocínio. Não é porque a proposta é “de casa”, que se faz de qualquer jeito. Muito pelo contrário. Uma iniciativa no interior da firma tem a capacidade de trazer grandes reflexos.

Então faça uma programação minuciosa, como se fosse para atender o cliente mais exigente da sua cartela. Inicie identificando os stakeholders. Em seguida, tem de ser elaborada a Estrutura Analítica de Projetos (EAP). Com ela, será possível dividir todas as atividades em elementos menores, mais fáceis de passarem por verificações.

A EAP oferece ainda uma avaliação da relação entre uma missão e outra. Por exemplo, quando a tarefa atrasar, quais outras poderão sofrer alguma consequência? A EAP é capaz de trazer essa e outras respostas.

Antes de construir o cronograma, é bom verificar se existem parceiros estratégicos que precisam ser consultados. Assim, evita-se perda de tempo e de dinheiro com mudanças posteriores. Lembre-se ainda que a preparação carece de todos os documentos em dia, licenças, autorizações, previsão de multa em caso de atrasos, entre outros.

Contrate a pessoa certa para gerenciar

O sucesso de um empreendimento depende de respostas adequadas para três perguntas: “o que fazer?”, “como fazer?” e “como gerenciar e monitorar tudo o que foi delineado?”. A última questão é a mais importante. É como uma orquestra. O maestro é obrigado a garantir que tudo esteja adequado, que cada componente faça o que é certo, para que a música chegue harmônica e suave aos ouvidos.

Não é muito diferente quando o assunto é sobre os objetivos de uma companhia. Um gerente de projetos deve ser a solução. Muitas atividades acontecerão ao mesmo tempo e será imperioso administrar todas elas.

A gestão de projetos internos exige experiência, cautela e habilidade em lidar com pessoas. Afinal de contas, o gerente estabelece o calendário, distribui as funções, fiscaliza o cumprimento delas, faz a mediação de interesses e divergências, encontra soluções para situações imprevistas, entre outras responsabilidades.

Esse profissional também consegue apoiar na seleção de eventuais contratações. Há funções, por exemplo, que exigem a participação de colaboradores de alta performance.

Calcule os riscos

É fundamental fazer uma avaliação de risco, ainda que a empreitada aconteça no interior da instituição. Isso inclui prever os custos e também serviços e funções que deixarão de ser efetuados durante a execução, entre outros itens.

Se um grupo de vendas vai passar por um curso de aperfeiçoamento, por exemplo, isso será convertido em menos negócios durante aquele período. Mesmo que as vantagens do investimento superem o prejuízo, a empresa tem de saber se haverá perdas e quantificá-las. Isso evita decisões atordoadas e sem estratégia.

Não adianta apenas estimar as distorções. De maneira constante, a nova jornada vai requerer monitoramento. Isso para que seja identificado algum risco que se tornou um fato.

Imagine que os operários trabalhem com terraplanagem. Foi escolhida a semana mais seca do mês para a atividade, mas choveu mesmo assim.

A chuva vai ocasionar novo prazo, nova locação de equipamentos e mais custos com pessoal. Reuniões semanais de follow-up auxiliam nesse acompanhamento. Assim, você fica sabendo o que está saindo da curva e consegue tomar as providências de forma mais rápida.

Garanta sincronia entre os departamentos

Por mais que haja uma ala encabeçando a empreitada, toda a companhia deve estar em sintonia em torno dela. Se o propósito é aumentar a saída de uma mercadoria, por exemplo, e a produção não seguir o ritmo dos vendedores, o intento fracassará.

Pense que você quer se comunicar rápido com os departamentos envolvidos. Suponha que seja inevitável falar imediatamente com o setor de vendas e com o de produção, cujos supervisores estão em viagem.

Você tem um quadro de pessoal articulado e, por causa disso, fica sabendo que lá no setor de informática, até então de fora do novo programa, há um rapaz que sabe mexer em aplicativos que fazem o gerenciamento remoto de equipes.

Imagine ainda que esse mesmo empregado tenha também conhecimentos sobre softwares que medem a relação entre a demanda e a capacidade de entrega do time. Por que não aproveitá-lo para a iniciativa em andamento? Preparação e racionalidade são indispensáveis, mas a criatividade e o jogo de cintura são sempre bem-vindos.

A gestão de projetos internos, portanto, carece de ser levada a sério por toda o estafe. Assim como em trabalhos externos, o planejamento, a colaboração de todos e uma visão estratégica são fundamentais.

É necessário ainda perder tempo fazendo cálculos de possíveis desvios, como acontece com os pedidos de clientes de fora. Se você aplicar dentro de casa a mesma competência que usa no mercado, conseguirá ser bem-sucedido.

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