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Gerenciamento de Riscos em Projetos: aprenda como identificar e planejar

Gestor de TI eficiente

 

O gerenciamento de riscos é uma das áreas de conhecimento mais complexas e menos populares entre os gestores, pois está diretamente ligada ao sucesso do empreendimento mas demanda a análise de diferentes contextos e informações que muitas vezes não são claras nem precisas.

Refere-se, basicamente, a um conjunto de iniciativas que buscam otimizar as chances de êxito e, de igual forma, minimizar ao máximo a ocorrência de fatores que poderiam resultar no fracasso do projeto.

Para tanto, um gerenciamento de riscos assertivo deve com determinadas iniciativas que possibilitem interagir com as incertezas da melhor forma e subsidiar uma melhor tomada de decisão por parte do gestor. Acompanhe os tópicos seguintes e saiba como ser bem-sucedido no gerenciamento de riscos!

Adote uma metodologia

Uma metodologia é uma sistemática que serve para melhor orientar os esforços empregados no projeto. Além disso, serve para exercer um maior controle sobre as iniciativas, fazendo com que as equipes sejam mais eficientes.

Quando se obedece a um modelo estabelecido previamente, as ações se tornam padronizadas, garantindo uma maior organização e, consequentemente, criando uma cultura de gerenciamento.

Uma metodologia é ainda mais útil no gerenciamento de riscos, pois sendo uma das disciplinas mais complexas, ao contar com uma estrutura pré formatada, fica muito mais simples explorar as oportunidades e evitar as ameaças.

A metodologia de gerenciamento de riscos deve abordar os processos e documentos a serem utilizados, propondo um passo a passo que deve ser seguido por todos na organização, podendo, inclusive, contemplar as orientações abaixo.

Promova a identificação dos riscos

A identificação dos riscos é o primeiro passo a ser tomado. Corresponde ao processo de detectar e listar os riscos que tem potencial de afetar o projeto, seja um acontecimento que possa acarretar danos e prejuízos ou mesmo uma possível oportunidade de negócios. A identificação dos riscos é um processo iterativo, isto é, deve ser feita repetidamente até o fim do projeto. Afinal, alguns riscos podem surgir de ações tomadas no decorrer do processo, necessitando assim de contínuo monitoramento.

Realize a análise qualitativa

Concentrar esforços na priorização dos riscos é muito importante. Não é à toa que a análise qualitativa dos riscos deve ser realizada com o objetivo de categorizar as incertezas em relação à sua probabilidade de acontecer e de impactar a empresa.

É o momento em que se faz uma análise subjetiva para determinar os principais atributos dos riscos, de forma a:

  • determinar os graus de probabilidade e impacto;
  • atribuir prioridades;
  • separar os riscos que exigem resposta urgente;
  • separar os riscos que merecem uma análise quantitativa.

Realize a análise quantitativa

Tão relevante quanto analisar qualitativamente os riscos, é fazer uma análise quantitativa da situação. Em síntese, é a iniciativa de aferir cada um dos riscos identificados que tenham impactos financeiros no projeto.

Para tanto, a análise quantitativa leva em consideração a observação realizada na etapa anterior, ou seja: a depender do quão importante é o risco, este é quantificado para ser acompanhado mais de perto.

Quanto maior a dimensão do potencial de ameaça ou oportunidade, mais importante se torna a sua discriminação monetária. No entanto, projetos pequenos e menos complexos podem ignorar a análise quantitativa dos riscos.

Consolide o plano de gerenciamento de riscos

De nada vale identificar os riscos e promover a sua análise se um plano de gestão não for desenvolvido. Trata-se de um planejamento bem estruturado indicando o modo de ação no surgimento de cada um dos riscos mapeados. Respostas adequadas irão proteger o empreendimento contra possíveis implicações, sendo que existem, pelo menos, três opções:

  • aceitar: a ação de aceitar o risco significa reconhecer que ele existe e se resignar quanto a sua solução. Apesar de parecer ousado, essa resposta é indicada apenas aos riscos que apresentam impactos mínimos para o negócio.
  • evitar: quando se escolhe evitar o risco, o gestor organiza todos os elementos do projeto para garantir que o risco não venha se manifestar.
  • minimizar: esta é a opção mais comum das três. Aqui se reconhece a existência do risco, mas em vez de aceitar que ocorra, ou fazer de tudo para que ele seja evitado, a resposta contempla uma iniciativa que ameniza o seu impacto.

Delegue determinados riscos

O gestor precisa ter a consciência de que determinadas demandas não podem ser delegadas. Todavia, assumir a realização das mais variadas tarefas gera sobrecarga no trabalho, sendo uma postura totalmente insustentável.

O mesmo vale para o gerenciamento de riscos. Em vez de o gestor mover esforços para manter todos eles sob o seu controle, o ideal é atribuir a membros distintos da equipe a realização do monitoramento. Inclusive, é justamente para isso que serve a figura do dono do risco.

O dono do risco é o indivíduo que recebe a incumbência de manter o risco sob controle, tendo a autonomia necessária para gerenciá-lo, a fim de evitar que sua ocorrência afete negativamente o projeto, bem como tomando ações para que as oportunidades sejam exploradas da melhor forma possível. Ele também é responsável por manter toda a equipe atualizada sobre as possíveis ações tomadas para a minimização dos riscos e monitorá-los constantemente. O que nos leva ao próximo tópico.

Atualize o plano de gerenciamento de riscos

Por mais que exista um esforço inicial para desenvolver o plano de gerenciamento de riscos, a sua atualização deve ser constante. Afinal, os riscos não só podem, como vão mudar ao longo do tempo.

É um erro achar que o planejamento dos riscos começa e termina na fase inicial do projeto. O risco que antes apresentava uma grande probabilidade de acontecer, pode se apresentar agora como uma chance remota e, é claro, o contrário também é verdadeiro.

Use a tecnologia a seu favor

Finalmente, é impossível negligenciar o uso de um software como forma de auxiliar os trabalhos de gerenciamento de riscos. Afinal, riscos correspondem a aspectos críticos de um projeto e não devem ser gerenciados de qualquer maneira.

Atualmente, existem diferentes ferramentas disponíveis no mercado. A empresa deve levar em consideração os recursos que cada uma oferece, suas restrições, bem como as peculiaridades do negócio, a fim de optar pela melhor solução.
Como a sua empresa lida com o gerenciamento de riscos? Existe um plano de riscos para o projeto? Deixe um comentário e contribua com essa discussão!

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