Arquitetura Guimattos

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Arquitetura Gui Mattos e Artia: praticidade ao dia a dia da empresa

Todos dentro da atividade estão sabendo e acompanhando o que está acontecendo. Agora conseguimos mensurar com facilidade o esforço em cada etapa das tarefas

Paula Bartorelli – Arquiteta

Sobre a Empresa

A Arquitetura Gui Mattos é um escritório voltado a desenvolver soluções especiais. Focado no respeito as necessidade dos clientes e na concepção de espaços, que buscam funcionalidade, conforto e estética apropriada para cada projeto. Com mais de 25 anos de mercado, a empresa que surgiu em Santos, mudou-se para São Paulo nos anos 90.

O Desafio de Negócio

Não são poucos os casos onde empresas não conseguem implantar um sistema de gestão por problemas de adaptação dos usuários na hora de trabalhar com o mesmo. Os sistemas e softwares de gestão para muitos funcionários se tornaram sinônimos de complicação e até de atraso de tarefas. Esta relação, entre colaboradores e sistemas, veio sendo abalada à medida que as empresas aumentaram sua necessidade de organização e informação, mas não se atentou ao seu funcionamento prático. Algumas reclamações são bastante comuns para os usuários que atuam diariamente com softwares e ferramentas de gestão: interfaces pouco didáticas, navegação complicada, falta de informações e até treinamentos acabaram gerando transtornos irreparáveis e que em muitos casos geraram um rompimento entre empresa e sistema. Como resultado, ou o sistema implantado tornou-se ocioso, ou a empresa simplesmente desiste de evoluir por não ter como operar a ferramenta.

Como organizar e gerir uma empresa onde quase 30 pessoas precisam se organizar em equipes e gerenciar mais de 60 projetos simultaneamente, com controle de tarefas e prazos? Isto se torna ainda mais complexo quando os projetos possuem diversas etapas e algumas tarefas e as informações são executadas fora da empresa por clientes ou fornecedores. Geralmente a solução mais simples é implantar um sistema de gestão, mas resolver o problema de forma satisfatória nem sempre foi tão fácil.

Este fato ocorreu na conceituada Gui Mattos Arquitetura. O destaque dos seus projetos fez com que a demanda aumentasse, assim como a quantidade de funcionários. Para gerir tudo isso, a empresa implantou um sistema de gestão, que ao invés de simplificar, complicou ainda mais o processo.

Este fato ocorreu na conceituada Gui Mattos Arquitetura. O destaque dos seus projetos fez com que a demanda aumentasse, assim como a quantidade de funcionários. Para gerir tudo isso, a empresa implantou um sistema de gestão, que ao invés de simplificar, complicou ainda mais o processo.

A equipe estava insatisfeita, conforme afirma a arquiteta Paula Bartorelli, “o sistema deixava a desejar, era muito complicado e as pessoas acabavam não usando. A operação era muito complicada para os usuários, ficou difícil para controlar todos os projetos. O que era para ser simples se tornou tão complexo que no final quase foi abandonado”.

Solução

Chegava a hora de uma solução definitiva. Desta vez a empresa não desistiu e passou a buscar uma alternativa, que acabou encontrando no Artia. A facilidade de implantação e utilização surpreendeu, em pouco tempo o software já havia sido apresentado e implantado. “Uma equipe começou a utilizar e já achou muito melhor em relação ao que usavam antes. Essa própria equipe treinou as outras e para que a empresa toda implantasse rapidamente”, afirma Paula Bartorelli.

Atualmente a Gui Mattos Arquitetura implanta seus projetos, personalizando a forma de lançar suas tarefas. Suas atividades estão todas organizadas e controladas, podendo assim verificar o esforço em tempo e recursos alocados para cada atividade. “Todos dentro da atividade estão sabendo e acompanhando o que está acontecendo. Agora conseguimos mensurar com facilidade o esforço em cada etapa das tarefas”, confirma a arquiteta.

Outro grande diferencial percebido pela empresa é a padronização das informações que conseguiram gerar. Agora eles conseguem comparar as atividades e esforços requeridos entre as atividades, podendo assim mensurar o recurso investido em relação ao orçamento para cada projeto. Isto ocorre porque o Artia é bastante dinâmico e abrangente para este tipo de atividades.

O próximo passo é inserir clientes ou fornecedores nas atividades. Algumas informações estão fora da empresa e há casos onde os clientes cobram etapas dos projetos prontas, mas ainda nem enviaram informações para a conclusão da mesma. Essa é outra vantagem do Artia, as empresas podem compartilhar atividades com outras empresas ou pessoas, possibilitando integração, acompanhamento e controle das atividades por todos os participantes.

Este exemplo deixa bem claro que o Artia vem rompendo barreiras em todos os aspectos que geravam resistência à implantação de ferramentas para gestão de projetos. Simples para os usuários, fácil para implantação, totalmente online (não requer grande estrutura de TI) e não deixa as atividades caírem no esquecimento. A ferramenta ideal para o dia a dia de qualquer empresa, conforme finaliza Paula: “O negócio é bom, funciona e realmente ajuda a entender os nossos projetos.”