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Saiba como identificar stakeholders no projeto

identificar stakeholders no projeto

No papel de líder da sua equipe, você será responsável pelo desenvolvimento de diversos projetos da empresa. Logo, conhecer todas as partes interessadas por eles é fundamental para saber administrá-las e garantir o sucesso de cada projeto.

Esse procedimento consiste em identificar stakeholders ­ — todas as pessoas impactadas e que impactam o seu projeto. Os stakeholders devem ser acompanhados de perto para que tudo saia conforme o planejado.

A palavra stakeholder vem do inglês: ‘’stake’’ significa ‘’interesse, participação, risco’’ e ‘’holder’’ significa ‘’aquele que possui’’. Dessa forma, o termo é usado para se referir a parte interessada ou interventora. Alguns exemplos de interessados são: colaboradores, clientes, fornecedores e acionistas.

Ao reconhecer todos os envolvidos em um planejamento, é possível compreender para quem você precisa dar satisfações sobre o andamento das tarefas, além de desenvolver estratégias para engajar os indivíduos interessados e somar forças, a fim de que esses potencializem o desenvolvimento do projeto.

Quando o líder de uma proposta deixa de identificar ou contribuir com algum interessado, ele está se expondo a um grave risco. Essa parte interessada pode influenciar opiniões ou forçar mudanças em seus planos em um período inapropriado, prejudicando o seu progresso.

Por isso, é importante que o gerente do projeto dite as regras básicas desde o início, afinal, a gestão incorreta das partes interessadas pode ocasionar transtornos e deixar a sua equipe desmotivada.

Confira abaixo como descobrir quem são os interessados do seu plano!

Faça uma lista para identificar stakeholders

Para começar a entender quem são os seus stakeholders, a primeira ação a se fazer é um brainstorming, para listar todas as pessoas que possam estar interessadas no seu projeto. No início, você não deve se preocupar com o tamanho do interesse ou do impacto que elas causam, esse processo será feito mais adiante.

Com os interessados bem definidos, você consegue tomar decisões mais precisas dentro do seu planejamento. Para identificá-los, faça as seguintes perguntas:

  • O resultado obtido no projeto irá afetá-lo de alguma maneira?
  • Eles agregam no projeto de alguma forma?
  • O trabalho exercido por eles impacta o projeto?
  • As decisões tomadas por eles podem alterar o escopo do projeto?
  • Eles impactam o orçamento do projeto?
  • Eles afetam o resultado alcançado pelo projeto?
  • Eles influenciam o atingimento de metas significativas dentro do projeto?

Caso você responda ‘’sim’’ para qualquer uma das perguntas, isso significa que determinada pessoa faz parte dos seus stakeholders.

Basicamente, eles sempre vão ser aqueles que têm algum tipo de interesse pelo trabalho que você está desenvolvendo: desde o cliente para quem você está trabalhando até o executivo responsável por controlar as suas finanças em cada procedimento realizado.

Entenda o que os interessados querem do seu projeto

Após listar, é preciso ir atrás dos interessados e verificar o que cada um deles deseja do seu projeto. É necessário avaliar tanto os aspectos positivos quantos os negativos. Caso alguns stakeholders tenham interesses prejudiciais ao andamento do plano, certifique-se da identidade de cada um.

É importante explorar todas as possibilidades de reconhecer os interessados cruciais para que você seja bem-sucedido na iniciativa.

Mas como descobrir as expectativas de cada interessado? A melhor forma de obter essa resposta é por meio da comunicação direta. Mantenha-se em contato com cada parte interessada e questione que tipo de resultado, o porquê, quando e como ela espera receber do seu projeto. É imprescindível que todas as informações sejam anotadas e computadas.

Estabeleça os níveis de influência de cada stakeholder

Agora que você já sabe quem são e o que querem do seu plano, é o momento de estabelecer o nível de influência de cada stakeholder. Essa etapa é essencial para entender a capacidade que o interessado tem de alavancar positivamente o projeto – ou de prejudicar o projeto a ponto de paralisá-lo.

Com base nas informações obtidas na etapa anterior, na posição que o interessado ocupa dentro da empresa ou fora dela e que tipo de contribuição dá para o projeto, você deve usar um diagrama para organizar e entender o nível de influência que ele exerce sobre a sua proposta. Por exemplo, o grau de importância de um investidor financeiro é maior que o de um fornecedor, cujo produto é abundante no mercado.

Classifique por ordem de importância

A última etapa para identificar stakeholders baseia-se na classificação de cada um deles pela ordem de importância. Utilizando uma planilha, o gestor do projeto deve elencar os interessados, classificando-os do mais importante e influente ao menos influente em relação à sua iniciativa.

Com a classificação em mãos, você estará pronto para elaborar um plano de ação individual para todos os seus interessados. O planejamento deve incluir as estratégias de forma detalhada, como as maneiras de interagir com cada grupo de stakeholders, o tipo de comunicação a ser empregado, a melhor forma de obter o seu apoio, os riscos que eles podem gerar ao projeto e os melhores subterfúgios para contorná-los.

Para melhor organizar esse processo, é possível criar perfis para agrupar os interessados, tais como:

  • ‘’Desinformado’’ (que não possui conhecimento e não impacta no projeto);
  • ‘’Resistente’’ (que não está aberto para aceitar as novas mudanças);
  • ‘’Neutro’’ (que não está disposto a apoiar, mas também não resiste);
  • ‘’Apoiador’’ (que aceita e estimula as mudanças);
  • ‘’Líder’’ (que é ativo e engajado em garantir que o plano obtenha êxito).

Também é indicado se preparar para situações inesperadas. Supondo que haja algum tipo de conflito com um stakeholder influente, procure desenvolver de antemão possíveis estratégicas que possam ser usadas para solucionar eventuais problemas.

Isso pode ser feito a partir de uma análise do perfil do interessado. Dessa forma, o gestor estará preparado para evitar embates desnecessários que possam dificultar o andamento do projeto.

Independentemente de quem sejam, é fundamental identificar stakeholders de qualquer tipo de proposta. Com isso, você pode permanecer em contato com eles e tomar decisões mais embasadas e seguras para o seu plano, de modo a manter as partes funcionando bem durante todo o processo.

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