ZTD é um método baseado do GTD, como já vimos aqui no blog, mas de uma forma mais simples de processá-lo.
O ZTD na verdade é definido em 10 hábitos, mas o próprio autor também propõe uma forma de entendê-lo em apenas 4 hábitos que veremos abaixo:
1. Capturar
Como no GTD, sempre tenha com você algo para anotar uma nova tarefa, seja um caderno, no computador ou até mesmo um software de organização de tarefas no seu dispositivo móvel como Artia, assim você consegue focalizar sua mente na reunião presente e não nas pendências que você resolveu anotá-las somente na cabeça.
2. Processar
Lembre-se, processar não é executar. Faça com que sua caixa de entrada esteja sempre vazia, processe todas as tarefas, evite deixar as pendências se acumularem na sua caixa de entrada.
Após processá-las faça como no GTD, tome uma decisão sobre cada item:
- fazer imediatamente (se demorar menos de 2 minutos);
- descartar;
- delegar;
- arquivar ou;
- inserir na sua lista de pendências ou agenda de compromissos.
3. Planejar
Defina as tarefas mais importantes para cada semana e para cada dia. Realize as atividades mais importantes logo no começo do seu dia, isso vai fazer com que sua mente fique mais leve para as outras tarefas.
Uma dica é sempre ter 3 tarefas importantes durante o seu dia, e ter o compromisso de cumpri-las, isso te ajudará a administrar melhor o seu tempo.
4. Executar (foco)
É onde saímos do planejamento e vamos direto ao que interessa. Selecione uma das suas tarefas que foram programadas para o seu dia, de preferência as mais importantes e foque totalmente nela. Você pode usar algumas técnicas como o Pomodoro Technique ou simplesmente se concentrar na tarefa até terminá-la.
Evite se distrair com e-mails, telefonemas, SMS. Caso seja interrompido, anote a pendência que causou e volte a executar a tarefa. Uma dica para executar o ZTD com eficácia é utilizar uma ferramenta para gerenciamento de tarefas web, ela te ajudará na organização e na programação das suas tarefas.
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