Construção ou Arquitetura

A quantidade e a complexidades dos Projetos são os principais desafios dos profissionais envolvidos com a gestão de construções e construtoras de todo o Brasil.

O Artia é um fortíssimo aliado quando o assunto é Gerenciamento de Obras e  Múltiplos Projetos com os problemas comuns enfrentados como a falta de pessoas, necessidade de cumprimento de prazos, processos complexos e obrigações legais e contratuais que exigem alto nível de gestão e ao mesmo tempo, um elevado detalhamento das informações.

Abaixo uma interface que demonstra isto claramente: cada linha representa o resumo de um Projeto. São informações em tempo real que possibilitam a tomada de decisões de forma rápida e assertiva.

Portfólio de Projetos Construtora

O Artia conta ainda com ferramentas que apoiam o dia a dia das pessoas, permitindo que as informações acima sejam detalhadas para entender o que está atrasando ou dificultando o andamento de cada projeto. São funcionalidades como Gantt, relatórios, consultas, indicadores de desempenho e muito mais.

novo gantt

resumo

 

Veja abaixo uma sugestão de como criar no Artia uma estrutura de gestão para sua  empresa de Construção ou Arquitetura:

gantt_artia

Uma boa obra ou reforma é iniciada com um bom e funcional Projeto de Construção e Arquitetura.

O Projeto de um edifício, por exemplo, envolve muito mais coisas do que aparenta. Um edifício deve ser seguro, econômico e principalmente, deve servir as necessidades dos que o usam. Atualmente existem diversas ferramentas de desenho que auxiliam o desenvolvimento desses tipos de Projetos, porém isso não facilita ou simplifica a real estrutura de planejamento, elaboração e execução de um Projeto.

A Gestão de Projetos é usada mundialmente em diversas áreas e departamentos de Organizações. Muitas empresas vêm adotando a estrutura de Projetos no seu dia-a-dia, utilizando-a, por exemplo, desde a concepção de uma nova Obra até a implantação dos procedimentos de atendimento a clientes.

Essa estrutura pode ser aplicada a qualquer tipo de empresa que possua trabalhos a serem realizados com prazo estabelecido e com objetivos específicos a serem alcançados.

Para realizar qualquer Projeto você precisará planejar, organizar, executar e medir os resultados, além de todo o controle necessário para garantir cada entrega no prazo acordado com o cliente.

Sabendo da importância de se gerenciar um Projeto é que surge a necessidade de uma ferramenta que auxilie o gerenciamento utilizando as boas práticas de planejamento, execução e controle.

 

Criando sua Estrutura Organizacional no Artia

 

Uma empresa de Construção e Arquitetura recebe frequentemente vários tipos de Projetos e gerenciá-los não é uma tarefa fácil, mas essa gestão não é só possível, como vamos mostrar como fazê-la.

Caso você ainda não seja um usuário do produto basta acessar: artia.com ou acessar diretamente esse link, se inscrever e começar a utilizar. Acesse nossa página de vídeos de apoio ao usuário para conhecer melhor a ferramenta antes de iniciar os passos descritos na sequência.

Veja abaixo como está estruturada a “Arquitetura P&F”:

Criando sua Estrutura Organizacional no Artia

 

A Organização Arquitetura P&F possuí quatro Comunidades, cada uma dessas Comunidades representa um setor dentro da empresa:

1.ADM: Nessa Comunidade será realizado todo o acompanhamento das rotinas administrativas da empresa como emissão de boletos, elaboração de relatório de controle de horas entre outras atividades.

Terão acesso a essa Comunidade apenas pessoas ligadas ao setor administrativo da empresa.

2.COMERCIAL: A equipe COMERCIAL é o ponto focal da empresa com o mercado e clientes. Nessa Comunidade será gerenciada a agenda de prospecção e também as reuniões com clientes, serão registradas todas as atividades desse grupo como, por exemplo, a elaboração e aprovação de propostas.

Somente a equipe comercial visualizará as informações registradas nessa Comunidade.

3. MARKETING: Nessa Comunidade será desenvolvido o Plano de Marketing da Arquitetura P&F e discutido estratégias para criação de nova marca, novas oportunidades e parcerias.

4.OBRAS: A Comunidade OBRAS contém todas as demandas solicitadas e aprovadas pelo setor Comercial da empresa. Cada OBRA é um Projeto dentro dessa Comunidade e dentro de cada Projeto é realizada a gestão das atividades de cada fase do Projeto”.

Somente a equipe de Arquitetos terá acesso às informações registradas nessa Comunidade.

Após criar sua Organização, as Comunidades e associar os usuários nas Comunidades o próximo passo é a estruturação dos Projetos dentro de cada Comunidade.

 

Criando Projetos no Artia

 

Escolha a Comunidade ou a Pasta onde você deseja criar seu Novo Projeto, clique sobre o botão de “Mais opções”(1) em seguida opção “Novo Projeto”(2).

 

Projeto

 

Um Projeto no Artia possui alguns campos a serem preenchidos que poderão ajudar a equipe no planejamento do Projeto e que poderão ser consultados com facilidade quando necessário pelos demais integrantes da equipe.

  • Descrição: Nesse campo você vai descrever os objetivos a serem atingidos no Projeto.
  • Justificativa: Trata-se de destacar a relevância e o motivo para que o Projeto seja realizado.
  • Premissas: São hipóteses de situações que podem ocorrer, mas que são consideradas verdadeiras para o planejamento do cronograma do Projeto, mas cuidado toda premissa gera um Risco.
  • Restrições: São os fatores que afetam diretamente o desempenho do Projeto. São limitações impostas internamente ou externamente ao trabalho executado pela equipe do Projeto.
  • Participantes (Stakeholders): São as partes interessadas que podem ser influenciadas pelo Projeto, ou seja todas as pessoas envolvidas no Projeto, tanto dentro da empresa como fora.

Projetoo

Os participantes do Projeto podem realizar comentários diretamente no Projeto e quando o Projeto for concluído o mesmo poderá ser encerrado.

Você também pode utilizar o campo “Categorias” para realizar uma classificação dos seus “Projetos” auxiliando assim na organização dos mesmos.

 

Definindo a Estrutura do Projeto

 

Inicialmente devemos decompor o trabalho do Projeto em partes manejáveis de forma organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição do progresso, mas não detalhada demais ao ponto de se tornarem Atividades.

Você pode também elaborar a estrutura do seu Projeto baseada em fases as quais serão utilizadas para agrupar as Atividades do seu Projeto bem como os participantes dele. Um Projeto é colaborativo e cada fase ou Atividade poderá conter participantes diferentes.

Veja abaixo o diagrama do Projeto de uma Obra:

 

diagramaa

 

1)      Levantamento: Essa é a fase inicial do Projeto, ela é iniciada com uma visita ao local da obra para analisar o terreno e seus arredores. Nessa fase também será gerada uma planta que servirá de base para o futuro estudo.

2)      Estudo Preliminar: O Estudo Preliminar envolve a análise de várias condicionantes do Projeto. Através das informações obtidas no Levantamento, serão gerados vários croquis e esboços para serem apresentados ao cliente.

3)      Ante Projeto: Nesta fase, as dimensões e características da obra serão definidas. Serão geradas informações de cada ambiente juntamente com a planta baixa. Para concluir essa etapa será necessário a aprovação do cliente.

4)      Projeto Legal: O Projeto Legal tem como objetivo a aprovação da obra pela prefeitura municipal, para isso a configuração do Projeto deverá estar seguindo as normas indicadas pelos órgãos competentes.

5)      Projeto Executivo: Nessa etapa serão analisados todos os Projetos complementares e os mesmos serão integrados ao Projeto principal.

Será realizada também a compatibilização, onde serão verificadas todas as possíveis interferências entre arquitetura e instalação evitando a sobreposição de elementos.

O Projeto Executivo possibilita condições para a execução da obra.

6)      Detalhamento: Nessa fase serão elaborados os cadernos com indicações para realização dos serviços de acabamentos. Todos os detalhes deverão estar referenciados nas plantas do Projeto Executivo.

Agora veja como vamos montar a estrutura no Artia:

Estrutura

 

A cada novo cliente adquirido pela Arquitetura P&F um novo Projeto é criado dentro da Comunidade OBRAS.

O item (1) é um Projeto pertencente ao cliente Auri e dentro desse Projeto foram criados Pastas relacionadas às fases desse Projeto.

Os itens (2) e (3) também são Projetos e estão relacionados a outros clientes. Para expandir esses Projetos e visualizar o conteúdo basta clicar sobre o botão “+” (4).

Na maioria dos casos a estrutura de cada novo Projeto é semelhante. Para agilizar o processo de estruturação desses Projetos, Modelos poderão ser definidos.

Para criar e utilizar um Modelo é bem simples, basta clicar sobre o botão de opções do Projeto (A) e em seguida clicar sobre opção Criar Modelo (B). O Modelo será criado e para utilizá-lo será necessário criar um novo Projeto ou uma nova Pasta e selecionar a opção Utilizar Modelo (C).

Modelo

Após salvar, o processo de cópia do Modelo será iniciado e quando o mesmo for concluído uma notificação (1) será exibida e a estrutura copiada será apresentada (2):

estrut_Modelo

 

Definindo as Atividades do Projeto

 

Será necessário identificar as ações a serem realizadas para produzir as entregas e atender o escopo do Projeto e organizá-las por etapas.

Você poderá criar Atividades no Artia através de três opções:

 

  • Nova Atividade: Clique sobre o botão de opções do Projeto ou Pasta desejado na Treeview em seguida opção Nova Atividade (1).
  • Novo: Selecione um Projeto ou uma Pasta na Treeview em seguida clique sobre Atividades>Atividades na barra superior do Artia. O botão Novo (2) será exibido para criar uma Nova Atividade.
  • Novos: Selecione um Projeto ou uma Pasta na Treeview em seguida clique sobre Atividades>Atividades na barra superior do Artia. O botão Novos (3) será exibido.

 

Essa opção exibe janela para criar várias Atividades em uma única operação, bastando informar:

Título da Atividade; Data de Início Estimado; Data de Término Estimado; Esforço Estimado; E-mail do responsável pela Atividade.

A Atividade possui alguns campos para preenchimento:

Arquitetura4

 

  • Título:  Título da Atividade a ser realizada.
  • Descrição: Detalhamento da Atividade.
  • Categorias: Campo utilizado para classificação das Atividades auxiliando na organização das mesmas.
  • Data de Início e Término Estimado: Estimativa de data de Início e Término da Atividade deverá ser definida com base no cronograma do Projeto e é essencial para gerenciar e acompanhar o andamento das Atividades;
  • Esforço Estimado: Estimativa da quantidade de horas que a Atividade levará para ser finalizada, importante para avaliação do andamento real da Atividade.
  • Responsável: Pessoa responsável pelo andamento e conclusão da Atividade.
  • Participantes: Pessoas que participam de alguma forma na Atividade, mas que não respondem diretamente por ela.
  • Data de Início e Término Real: O campo Data de Início Real é preenchido automaticamente com a data do primeiro apontamento de horas realizado na Atividade e a Data de Término Real é preenchida quando a Atividade for encerrada assumindo o valor da data do último apontamento de horas realizado na Atividade.
  • Esforço Real: Armazena o total de horas apontadas na Atividade.
  • % Completo: Armazena o percentual de conclusão da Atividade, esse campo é calculado automaticamente através do apontamento de horas mas também poderá ser informado manualmente.
  • Atividades vinculadas: Você poderá definir outras Atividades como Predecessoras ou Sucessoras da sua Atividade. Com a dependência definida a opção Cálculo de Atividades poderá ser utilizada para que suas Atividades sejam calculadas automaticamente caso ocorra algum atraso no seu Projeto.
  • Tags: São etiquetas pessoais utilizadas para classificação de suas Atividades. Essa classificação é visível apenas para o seu usuário, desta forma outros usuários não tem acesso a sua classificação.

 

A Tag My day já vem criada automaticamente e ela tem a função de adicionar as Atividades com ela marcadas na área Meu Dia. Através dessa área você poderá executar suas Atividades com o auxílio de duas técnicas de produtividade: To-Do e Pomodoro.

  • Comentar: Opção disponível para realização de comentários nas Atividades.
  • Apontar: Opção muito importante para realizar a gestão das Atividades e do Projeto como um todo. Utilizada para indicar a quantidade de horas realizadas por você na Atividade, essa opção complementa o preenchimento dos campos Início Real, Término Real e Esforço Real da Atividade.
  • Situação: Opção para alterar a situação da Atividade.

 

O Artia possuí também um sistema de notificações o qual envia e-mails para qualquer ação que seja realizada por outra pessoa em itens os quais você estiver associado (Atividades, Arquivos, Riscos, Marcos e Fórum).

Após finalizar o cadastro das Atividades do Projeto o próximo passo é a interação com as mesmas através de comentários, apontamento de horas e encerramento das Atividades.

 

Controle e Acompanhe o Andamento do Projeto

 

O prazo para execução é um fator que deverá ser acompanhado de perto para que as Atividades sejam executadas de forma correta e no tempo previsto. O Artia possui diversas formas para realizar esse acompanhamento:

As Visões auxiliarão na visualização das Atividades do seu Projeto. Você poderá visualizar Atividades atrasadas, pendentes agrupado por responsável, Atividades sob sua responsabilidade, entre outras.

Você também poderá criar uma nova visão de acordo com a sua necessidade.

Visões

 

O Vídeo abaixo te ensinará como usar essa funcionalidade de forma simples e prática.

O gráfico de Gantt possibilitará acompanhar o andamento das Atividades ao longo do tempo.

O progresso de cada Atividade é demonstrado através do apontamento de horas e do % Completo da Atividade.

Você também poderá alterar o prazo das Atividades exibidas bastando arrastá-las para o período desejado.

Gráfico de Gantt Básico:

 

Imagem sem título

 

Gráfico de Gantt Avançado:

 

novo gantt

 

A Alocação de Equipe proporciona a você uma visão geral sobre a agenda de cada recurso do Projeto, para isso basta selecionar o período desejado e os recursos os quais você gostaria de visualizar a agenda:

alocação

 

O Resumo exibe graficamente um status real do seu Projeto, dessa forma você conseguirá visualizar as Atividades pendentes, concluídas ou atrasadas e identificar os responsáveis por cada uma dessas Atividades de forma rápida.

 

resumo

A qualquer momento você poderá extrair relatórios de Atividades e Apontamentos de acordo com a visão selecionada:

relatórios