Segundo o norte-americano Edwin C. Bliss, autor do livro “Como Conseguir que as Coisas Sejam Feitas – O ABC da administração do tempo”(Editora Record), as cinco categorias de utilização do tempo são:

1.Importante e Urgente:

Tarefas que devem ser executadas imediatamente ou com prazos reduzidos. São passadas à frente de qualquer outra tarefa, sem poder adiar a entrega com justificativas de estar ocupado com outras tarefas;

2.Importante mas não Urgente:

São as famosas idéias que nunca foram feitas, tem na agenda mas nunca se parou para fazê-la. Normalmente são tarefas ligadas a enriquecimento pessoal, saúde, família e por isso são trocadas por projetos profissionais urgentes;

3.Urgente mas não importante:

São normalmente atividades de terceiros, onde foram solicitadas e por não encontrar uma forma educada de recusar, você acabou aceitando. Sendo assim uma hora você vai ser obrigado a finalizar esta tarefa e para isso terá de abrir mão das tarefas importantes, mas não urgentes;

4.Trabalho Diligente:

São tarefas que não são tão urgentes e nem muito importante, mas tem como característica ser realizadas antes de todas. Proporcionam sensação de atividade e realização. O livro de Bliss conta o caso de um executivo da área aeroespacial, que foi ao escritório num sábado para dar andamento a um projeto urgente mas acabou ficando entretido durante todo o dia com a arrumação de sua mesa, depois as gavetas, armários e ao final do dia, sentia-se “vagamente desapontado por não ter realizado o que o fizera ir até lá, porém serviu-lhe de consolo o pensamento de que esteve muito ocupado fazendo coisas que valiam a pena”;

5.Tempo Perdido:

A definição vem da cada pessoa, já que para algumas pessoas certa atividade possa ser um tempo perdido, para a outra pode contar como um aprendizado, por exemplo: Se assistirmos televisão durante toda uma tarde com a “intenção de nos instruir e aprender” a sensação de tempo perdido será com certeza menor do que se pensarmos que poderíamos ter aproveitado o tempo para fazer algo útil pessoal ou profissionalmente.

Podemos então observar que as pessoas perdem tempo por executarem tarefas urgentes, mas não importantes e trabalhos diligentes do que tarefas importantes, mas não urgentes.

Fonte: http://carreiras.empregos.com.br/carreira/administracao/planejamento/utilizacao_tempo.shtm

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