Gestão de Tarefas e Equipes: delegando, priorizando e controlando

Gestão de Tarefas e Equipes: delegando, priorizando e controlando

 

Os colaborares são e continuam sendo a chave para o sucesso de uma empresa. No entanto, lidar com pessoas nunca foi uma tarefa fácil. Por isso, a gestão de equipe se tornou uma ferramenta valiosa dentro das organizações. Todos nós queremos que os funcionários ofereçam sempre os melhores resultados, mas sem uma gestão que realize um direcionamento correto, não será possível delegar, priorizar e controlar tarefas, efetuando a devida gestão do trabalho.

Os três pilares para manter uma empresa em funcionamento corretamente:

3 Pilares da gestão de tarefas e equipes

Acompanhamento de pendência no Excel

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Gestão de tarefas – Delegação

Saber delegar tarefas é uma característica fundamental para um bom líder. Um bom gestor consegue tirar o máximo de proveito de sua equipe e fazer com que a sua produtividade aumente. Para isso, defina as atividades da equipe e escolha as pessoas certas para se responsabilizarem por cada ofício.

Avalie seus colaboradores

Você ainda não sabe quais são os colaboradores mais preparados para receber novas tarefas? Antes de escolher qualquer pessoa, faça uma avaliação das principais habilidades de cada funcionário de acordo com a técnica e experiência.
Essa estratégia permite que você faça uma escolha certa e não comprometa a produtividade de toda equipe. Mas, não se esqueça de avaliar também os outros funcionários, atribuindo a eles responsabilidades como testes de preparação.

Comunicação

Nessa etapa a palavra chave para o sucesso é a comunicação! É fundamental comunicar as tarefas de forma clara, ou seja, o colaborador tem que entender: o quê, como e para quando deve ser feito.

Forma errada: “… Você tem que fazer a página Home do site da empresa…”
Forma certa: “A sua tarefa será fazer a página home, conforme a identidade visual da empresa e o briefing do pessoal de marketing. Você tem o prazo de 10 dias e poderá requisitar ajuda do assistente. Concorda com o prazo? Tem alguma dúvida?”

Além disso, o colaborador deve ter abertura para questionar, negociar prazos e até mesmo assumir falta de competência para a tarefa e pedir ajuda ou recusa-la, para não prejudicar o projeto ou as operações.
Atenção, escolher o colaborador errado pode lhe custar muito. É preciso ter a certeza de que o funcionário escolhido é capaz de concluir a tarefa e está de acordo com os requisitos.

Defina Indicadores de desempenho

É essencial que se defina indicadores de desempenho para validar a qualidade do trabalho realizado e se todas as etapas foram concluídas dentro dos prazos.
Por meio dos KPIs é possível observar possíveis erros ou pontos que podem ser aprimorados, além disso ele servirá de histórico para verificar a capacidade de execução de tarefas do colaborador.

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Gestão de tarefas – Priorização

“As coisas mais importantes nunca devem ficar à mercê das menos importantes”. GOETHE
Existem várias técnicas para a priorização de tarefas, uma delas é o método GTD – Getting Things Done. Devido à extensão do assunto nós abordamos essa técnica em outros posts no blog, mas uma das queixas comuns em relação ao GTD é que sua implementação é complexa.
Uma opção mas simples é o método criado por Stephen R. Covey, autor do livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes: A matriz da administração do tempo.
A ferramenta Matriz de gestão do tempo ajuda a organizar as atividades, dividindo as tarefas por importância e urgência, de forma bem visual e simples de entender.

Ilustração

Quadrante 1 – Se uma tarefa é urgente e importante, ele lida com os resultados significativos, que exigem atenção imediata.

Quadrante 2 – Está no centro da administração pessoal eficaz. Ele lida com as coisas que não são urgentes, mas que são importantes. Ele lida com coisas como planejamento a longo prazo, manutenção preventiva, preparação – todas estas coisas que sabemos que precisamos fazer, mas às quais raramente nos dedicamos, pois sabemos que não são urgentes.

Quadrante 3 – São tarefas urgentes e precisam ser feitas logo, mas não tem nenhuma importância. Sendo assim, delegue. Geralmente são mais fáceis de fazer e podem ser delgadas para alguém menos experiente no time.

Quadrante 4 – São tarefas triviais e secundárias, neste caso a solução é eliminá-las! Um exemplo disso podem ser reuniões constantes, que às vezes não são importantes e nem urgentes, logo podem ser eliminadas.

Para começar a priorizar as tarefas mais importantes, é indicado que você faça uma lista contendo todas as atividades que precisam ser executadas naquele momento. Liste também as tarefas que fazem parte da sua rotina de trabalho.

Antes de começar a priorizar as atividades, uma dica é conhecer quanto tempo será necessário para terminá-las. Claro que existem pendências que podem ser urgentes, porém demandam mais tempo para serem entregues. Sendo assim, é importante saber estimar o tempo de execução ou dividir a tarefa em blocos.

Em seguida, analise as responsabilidades que são mais urgentes, levando em consideração todas as consequências do seu não cumprimento. Verifique o tempo que foi realizado o pedido, a data de entrega acordada e os recursos necessários para sua execução. Imprima a matriz disponível no post e anote diretamente nela ou use post-its para priorizar as tarefas. Também é possível replicar os quadrantes em um arquivo digital e acompanhar tudo pelo computador ou por outros dispositivos.

Gestão de tarefas – Controle

Uma boa gestão certamente deve acompanhar de perto todas as evoluções que fazem parte da sua empresa. Contudo, para fazer um bom controle de tarefas, você pode contar com a ajuda dos relatórios de gerenciamento. Assim você será capaz de monitorar todas as atividades da equipe e sugerir os devidos ajustes necessários.

Além disso, um relatório é capaz de mostrar quem está mais sobrecarregado, livre ou atrasado, permitindo que você verifique o nível de produtividade da empresa e as mudanças que precisam ser realizadas.

Com a ajuda de um software de gestão de atividades é possível ter uma visualização completa de todas as tarefas, o que auxilia na tomada de decisões.

Agora que você sabe o que uma gestão de equipe precisa para fazer um bom gerenciamento de tarefas, que tal consultar outros conteúdos interessantes para a sua empresa? Basta assinar nossa newsletter e ficar por dentro das últimas tendências do mercado! Também nos acompanhe no Facebook, Twitter, Instagram e Linkedin.

Se além de um sistema de controle das atividades, você precisa de mensurar quanto tempo cada colaborador dedica em cada atividade, um sistema de Apontamento de Horas pode ser o que procura.

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