Gestão de equipes externas: 6 dicas fundamentais para tornar essa gestão mais eficiente na sua empresa

Gestão de equipes externas: 6 dicas fundamentais para tornar essa gestão mais eficiente na sua empresa

Escrito por Roberto Gil Espinha

25 nov 2020

6 min de leitura

O sucesso do seu modelo de negócio está diretamente relacionado à maneira com que é feito o gerenciamento dos seus colaboradores e do trabalho que eles desempenham.

No entanto, essa tarefa se torna um pouco mais desafiadora quando esses profissionais não trabalham in loco; ou seja, passam a maior parte do tempo fora do ambiente físico da organização.

Aliás, o “novo normal” depois da pandemia de Covid fez com que diversas empresas aumentassem o número de colaboradores trabalhando remotamente.

Se esse é o caso da sua empresa, então você precisa continuar a leitura deste conteúdo.

Nas próximas linhas, vamos explicar o que é, qual a importância e como fazer uma eficiente gestão de equipes externas, seguindo algumas dicas:

  1. Estabeleça uma política de conduta para as equipes externas;
  2. Crie um roteiro para os processos;
  3. Promova uma comunicação clara e eficiente;
  4. Monitore o deslocamento dos colaboradores;
  5. Invista em treinamentos;
  6. Conte com a tecnologia.

O que é gestão de equipes externas?

A gestão de equipes externas consiste em um conjunto de ações que têm como seu objetivo manter sob controle, dar apoio, orientar e avaliar o trabalho dos colaboradores que não desempenham suas funções dentro da empresa, mas em trânsito prestando serviços a clientes ou fazendo vendas.

Assim, geralmente, esse tipo de gestão se aplica a vendedores externos e representantes comerciais, que passam a maior parte do tempo em visitas presenciais aos clientes e prospects.

O objetivo da gestão de equipes externas é supervisionar a performance desses times e traçar estratégias que favoreçam sua produtividade.

Mas a gestão de equipes externas não se restringe a vendas, ele pode incluir instaladores de equipamentos, consultores técnicos e até supervisores de filiais ou de franquias.

Já que força de vendas costuma contar com uma equipe que faz visitas externas, veja algumas dicas de como gerenciar seu time comercial:

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Por que se preocupar com a gestão de equipes externas?

Internamente, é muito mais fácil para que a empresa consiga manter o controle sobre as ações de seus colaboradores e sobre o que eles precisam fazer para alcançar resultados mais satisfatórios.

Porém, quando falamos em gestão de equipes externas, as coisas mudam um pouco de figura. Isso porque a distância é um fator que dificulta o acompanhamento por parte dos gestores.

Nesse sentido, preocupar-se com a gestão de equipes externas é importante para que se possa saber onde cada colaborador se encontra, quais clientes ele já visitou e os que ainda faltam visitar, qual o status da negociação (ou do atendimento prestado), qual a disponibilidade de agenda dos colaboradores etc.

Além disso, esse tipo de gestão permite também ter maior controle sobre os custos de deslocamento, sobre o cronograma de atividades externas e sobre o roteiro a ser cumprido.

Com uma gestão eficiente das equipes externas, é possível manter os colaboradores focados em suas funções e devidamente alinhados aos objetivos e valores da organização.

6 dicas para uma eficiente gestão de equipes externas

Quando as equipes trabalham fora do ambiente físico da organização, a gestão desses profissionais requer alguns cuidados especiais.

Confira a seguir 5 dicas valiosas para fazer um gerenciamento de equipes externas mais eficiente.

1 – Estabeleça uma política de conduta para as equipes externas

É de extrema importância contar com uma política bem definida para orientar a conduta dos colaboradores em ambiente externo à empresa. 

Essa é uma forma de garantir que o comportamento desses profissionais estejam de acordo com os valores da organização.

2 – Crie um roteiro para os processos

É importante que as equipes que trabalham externamente possam contar com um roteiro para direcionar suas ações fora da organização. 

A intenção é detalhar tudo o que precisará ser feito nas visitas aos clientes, evitando improvisos que podem ocasionar em falhas e retrabalhos.

3 – Promova uma comunicação clara e eficiente

Em se tratando de equipes externas, a comunicação possui um valor estratégico. É fundamental que os gestores consigam se comunicar com os colaboradores que estão na rua.

Sem uma comunicação interna clara e eficiente, fica bem mais difícil acompanhar a performance desses profissionais e auxiliá-los caso eles apresentem alguma dificuldade em campo.

4 – Monitore o deslocamento dos colaboradores

Também é importante que o gestor seja capaz de monitorar onde cada colaborador se encontra geograficamente. 

Essa é uma forma de garantir que os profissionais cumpram suas funções e o roteiro de visitas, além de favorecer o controle de custos com deslocamento.

Para isso, a melhor opção é contar com softwares de gestão de frotas. Esses sistemas permitem monitorar os veículos da empresa e organizar a roteirização de serviços e entregas. Assim, evitam gastos desnecessários. Por exemplo: você sabia que rotas mal planejadas fazem o veículo rodar até 14% a mais, em média?

5 – Invista em treinamentos

Investir em treinamento e capacitação é uma prática indispensável para melhorar a performance dos colaboradores.

Por meio de um programa de treinamento, é possível melhorar a motivação dos colaboradores e aprimorar os conhecimentos técnicos que envolvem suas funções. Tudo isso se reflete em maior produtividade e ganhos financeiros para a empresa.

6 – Conte com a tecnologia

Lembre-se de que a tecnologia pode ser uma grande aliada. Com um software de CRM, por exemplo, é possível fazer um acompanhamento mais eficaz dos colaboradores que trabalham fora da empresa, fazendo vendas.

Além disso, um sistema de CRM conta com diversas funcionalidades que vão ajudar a equipe a vender mais, pois contarão com acesso às informações que necessitam em tempo real, diretamente de um app em seus celulares, caso o CRM ofereça essa funcionalidade.

Essas foram as nossas 6 dicas fundamentais para gestão de equipes externas. O que você achou?

Veja quais delas se encaixam melhor nas características de seu negócio e passe a usá-las o quanto antes.

Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CRO do Agendor, uma plataforma de CRM que atua como um assistente pessoal para equipes de vendas, dando visibilidade e controle na gestão desde o primeiro dia de uso.

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
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