Gestão de Projetos: seu guia completo para gerenciar projetos do início ao fim

Gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto.

É comum que algumas pessoas confundam “projeto”, com a sua gestão. A gestão de projetos está diretamente ligada a execução e controle do projeto, o gerenciamento de mudanças, alterações no escopo etc., portanto, tem o papel de garantir a finalização do projeto dentro dos recursos estimados ou o mais similar do que foi planejado inicialmente.

De forma resumida: Gestão de Projetos nada mais é que o conjunto de conhecimento, técnicas, metodologias e habilidades para garantir o sucesso de um objetivo ou meta.

Por isso, quando falamos em “gerenciar”, não falamos apenas sobre chefiar e distribuir atividades aos membros da equipe de projeto. É sobre liderar um projeto para entregar o melhor resultado possível para as partes interessadas.
Para compreender melhor o que essa disciplina gerencial faz, entenda qual o seu papel em uma organização.

Mas, antes de nos aprofundarmos no tema, é importante alinharmos nossa definição de o que é um projeto, para que não hajam confusões. Vamos conferir no tópico a seguir:

 

O gerenciamento serve para que o projeto seja concluído com sucesso. Esse resultado é alcançado quando o projeto é finalizado e atende aos requisitos estabelecidos na etapa de planejamento do projeto. Isso quer dizer que, quando concluído, o resultado deve ser satisfatório em relação ao prazo e aos custos estabelecidos.

Vale lembrar que o conceito de sucesso de um projeto transcende o atendimento a restrições de escopo, tempo e custo, ele também reflete a satisfação do cliente com o resultado entregue. Assim, é fácil entender que um projeto concluído com êxito não é uma tarefa tão simples — e é isso que justifica a necessidade do gerenciamento.

Cada vez mais as empresas vêm observando que não é possível viver de apostas e fundamentar sua gestão em práticas intuitivas. Por isso, o gerenciamento de projetos surge como solução ao permitir que cada decisão de gerenciamento seja embasada em práticas recomendadas por especialistas e estratégias eficazes.

1. Maior controle dos processos

O acompanhamento de todos os processos de um projeto é uma tarefa complexa, então, que tal simplificar e otimizar essa gestão?

Esse é justamente um dos benefícios da gestão de projetos. Com ela, você consegue centralizar todas as etapas, recursos, prazos e envolvidos no projeto, desde o planejamento até a conclusão e entrega do trabalho.

Torna-se mais fácil realizar o acompanhamento e o controle de cada um dos processos, contribuindo para o aumento da produtividade. Melhor ainda é quando você tem, à disposição, um software de gestão de projetos.

Essa ferramenta é extremamente eficiente no gerenciamento de todas as informações relacionadas. A boa notícia é que, graças à sua versatilidade, o software de gestão pode ser utilizado nos mais diferentes tipos de processos, então, certamente você vai encontrar a ferramenta na medida certa para você.

2. Cumprimento do cronograma

Todo gerente sabe que não existe nenhuma garantia do cumprimento dos prazos de um projeto, já que imprevistos sempre podem acontecer.

E é por isso que a gestão de projetos é tão importante, pois, com o acompanhamento e a verificação de todas as informações disponíveis, é possível prever, minimizar e, até mesmo, evitar atrasos. Se for o caso, é possível ainda informar o cliente com uma maior antecedência sobre alterações no prazo e nos custos do projeto.

3. Monitoramento da lucratividade

Quando o gerente de projetos está ciente dos custos envolvidos em cada uma das etapas do trabalho, é possível ter um maior controle do retorno sobre os investimentos realizados.

Esse gerenciamento de custos é útil para o controle de despesas e das negociações com fornecedores ou clientes e faz com que você fique cada vez mais ciente dos lucros obtidos.

4. Riscos minimizados

Todo projeto está exposto a riscos, mas a boa gestão contribui para a redução de possíveis prejuízos, já que o gestor está preparado para identificá-los e minimizá-los.

Quanto maior a quantidade de informações sobre o projeto, mais fácil será antecipar as soluções preventivas e corretivas para que esses riscos não se transformem em problemas reais.

Você também pode utilizar sua experiência de projetos anteriores, afinal, as lições aprendidas no passado estão entre as questões que não podem ser desconsideradas na gestão de projetos atuais.

5. Agilidade na tomada de decisões

Tempo é dinheiro e, se for mal administrado, pode resultar em mais trabalho. A prática da gestão de projetos tem, entre seus benefícios, a possibilidade de uma maior agilidade nos processos decisórios.

Com todas as informações estruturadas e o levantamento daquilo que pode sair errado no projeto, é mais fácil pensar em ações imediatas e eficazes.

Outro impacto positivo da agilidade na tomada de decisões é a maior eficiência de gestão, o que permite que você se envolva em uma maior quantidade de ações, sem perder a qualidade do serviço apresentado.

6. Maior engajamento do time

O gerenciamento eficiente permite que você deixe claro para a equipe qual será o trabalho de cada membro e o prazo que eles têm para a entrega das atividades.

Quer resultados ainda melhores? Aproveite a gestão de projetos para melhorar sua relação com a equipe e melhorar o engajamento desses profissionais em cada um dos processos.

Nunca se esqueça de que são eles que colocam o planejamento em prática e é necessário que eles entendam a lógica de cada um dos processos.

Comunique-se abertamente com eles, compartilhe informações do projeto e tente explicar o motivo de cada uma das decisões tomadas. Aproveite a oportunidade para também otimizar as reuniões com a equipe.

Esse alinhamento das informações e a comunicação de cada passo do planejamento ajuda a equipe a se envolver mais no projeto, apresentando um resultado alinhado àquilo que foi proposto no planejamento inicial.

Isso sem falar no resultado prático no ambiente de trabalho, que se torna cada vez mais amigável e colaborativo.

Além disso, quando as responsabilidades são definidas logo no início do planejamento do projeto, fica mais fácil eliminar as chances de fracasso, porque você consegue acompanhar cada uma das tarefas enquanto a equipe também fica ciente do direcionamento de foco para o cumprimento dessas ações.

7. Maior satisfação do cliente

Um projeto entregue dentro do cronograma e sem custos adicionais é garantia de um cliente satisfeito e feliz!
E cliente feliz é aquele que voltará a fazer negócios e que recomendará o seu trabalho para outras pessoas, o que mostra que uma gestão de projetos eficiente também resulta em maiores lucros para o negócio.

Para alcançar esse resultado, é preciso que você seja capaz de gerenciar as expectativas dos seus clientes. Converse com eles, avalie as sugestões e comunique-os sobre o andamento do projeto. Ofereça a eles o mesmo tratamento que você gostaria de receber ao procurar um produto ou serviço.

O trabalho no gerenciamento de projetos está presente nos mais diversos segmentos dos setores público e privado.

Independentemente da área de atuação, uma coisa é certa: o gerente de projetos desempenha um papel estratégico em qualquer negócio.

O que um gerente de projetos faz?

O gerente de projetos é o profissional responsável por manter os projetos em ordem, ou seja, é ele quem planeja, executa e supervisiona todas as etapas de um projeto para que ele se desenvolva sem problemas.
 

Vale lembrar que as tarefas variam entre as diferentes áreas de atuação do gerenciamento de projetos.

 
Por exemplo: um gerente de projetos de TI pode também ser responsável por fornecer não apenas o produto, mas também a assistência técnica aos clientes quando necessário.

Quais são as habilidades necessárias para o gerente de projetos?

O gerente de projetos trabalha sob constante pressão. Os prazos e orçamentos para o desenvolvimento de um projeto nem sempre são ideais, isso sem falar nas cobranças constantes dos clientes e da chefia. Para deixar o ambiente ainda mais desafiador, existem os imprevistos, é claro.

Calma, esse cenário não é para desanimá-lo! Esses desafios fazem parte do dia a dia do gerente de projetos, e vão exigir de você algumas habilidades imprescindíveis. Veja, resumidamente, quais são as aptidões de um gerente de projetos e acompanhe mais a seguir:

• capacidade de trabalhar sob pressão;
• gestão de tempo e de tarefas;
• conhecimento de todas as funções e etapas associadas ao projeto;
• flexibilidade;
• boa comunicação interpessoal;
• capacidade de trabalhar em equipe;
• liderança;
• ser capaz de identificar e administrar todas as pessoas que participam do projeto.

Organização

Para se tornar um gerente de projetos, uma habilidade essencial é a organização.

A gestão de tempo, além da disciplina, da objetividade e do controle de cada uma das etapas do projeto são essenciais! Sem elas você certamente se verá perdido em meio a diferentes processos que estão acontecendo ao mesmo tempo.

Flexibilidade

O famoso jogo de cintura também é fundamental para um profissional que atua em um ambiente como o do gerenciamento de projetos.
A flexibilidade será útil no momento de gerir crises com objetividade e fornecerá a persistência necessária para encontrar uma rápida solução.

Boa comunicação

A comunicação é outra habilidade indispensável para quem segue essa carreira, uma vez que os gerentes de projetos são responsáveis por fornecer detalhes para as equipes que vão executá-los.
 

Isso sem mencionar que é preciso ser um bom comunicador para ter um relacionamento saudável com os clientes e os superiores.

Liderança

Você precisa também ser um bom líder. Um bom gerente de projetos sabe ouvir e respeitar seus colegas de trabalho.
 

Essa empatia faz toda a diferença no ambiente laboral, fazendo com que sua liderança gere resultados concretos.

Ter um gerente de projetos com todas essas aptidões é fundamental. Além disso, conheça outros fatores importantes para fazer uma gestão de projetos eficiente a seguir.

1. Defina metas

Não é incomum ouvir gerentes de projeto ou de departamentos dizendo que sua equipe se dedica muito, mas os diretores cobram outros resultados ao invés de olharem as entregas feitas.

O objetivo final de um projeto é seu verdadeiro critério de sucesso e as entregas são os meios para atingi-lo. Ou seja, sua equipe pode ser ótima em tudo, mas se a expectativa inicial dos stakeholders não for alcançada, então as entregas terão pouco ou nenhum valor.

Por isso, antes de iniciar um projeto, faça uma reunião kick-off e defina muito bem as metas intermediárias e objetivo principal a ser alcançado. Avalie se os prazos e recursos disponíveis serão suficientes para obter o resultado desejado e alinhe os possíveis riscos e mudanças que podem ocorrer.

Quanto mais nítido for o alinhamento de expectativas entre sua equipe e os stakeholders, melhor será a avaliação do trabalho e das entregas.

O gerenciamento de projetos é uma atividade que exige a aplicação de conhecimentos provenientes de diferentes áreas. Felizmente, para contornar esse desafio e atingir os objetivos propostos, é possível contar com o auxílio das metodologias de gestão de projetos, que tornam esse processo mais prático, organizado e eficiente.

A metodologia de gestão de projetos se caracteriza como um padrão que está relacionado à implantação, desenvolvimento e uso dos projetos para atingir as metas de uma organização. Esse conceito se baseia em três pilares:

• os processos, que são os passos da tarefa a ser efetuada;
• as ferramentas de suporte, como os softwares;
• os padrõesque são compostos por relatórios, formulários e controles.

A partir da integração dos elementos citados acima, os trabalhos em um projeto são distribuídos em fases e são marcados com entregas específicas, além de receberem o suporte da documentação correta.

Há dois tipos de metodologias: as tradicionais e as ágeis. As metodologias ágeis surgiram a partir da necessidade de suprir as carências das tradicionais, que são consideradas ultrapassadas devido ao fato de serem extremamente rígidas e não atenderem por completo às necessidades dos clientes, além de prolongarem a entrega das propostas.

Sobre as metodologias tradicionais, a maior parte do planejamento de projetos é feita com muita antecedência, bem como todas as etapas são preconcebidas. Aqui, as especificações são mais importantes que o custo e prazo — no final eles são uma consequência.

Enquanto as metodologias ágeis planejam-se de maneira iterativa e incremental, de acordo com as descobertas que são feitas ao longo do caminho, tendo como finalidade solucionar um problema com prazo e orçamento fixos.

Quer saber mais? Confira abaixo algumas das principais metodologias de gestão de projetos!

Metodologias tradicionais

PRINCE 2

O PRINCE 2 (Project in Controlled Enviroment) — Projeto em Ambiente Controlado, em português — foi lançado no ano de 1996, concebido por meio de estudos feitos com o gerenciador de projetos PROMPTS II. Alguns dos seus princípios básicos são:

• justificativa para desenvolver o projeto;
• aprendizado com acertos e erros passados;
• distribuição bem definida de papéis;
• divisão do projeto em etapas;
• compreensão com adversidades;
• foco no alcance dos resultados;
• grau de flexibilidade, de modo a adaptar o método ao projeto.

Pode-se dizer que o PRINCE 2 possibilita o acompanhamento integral do projeto, planejando desde o início — quando é feita a idealização e busca da sua viabilidade—, até o encerramento, além de passar pelas etapas de controle, revisão e monitoramento.

Esse método é bastante popular entre as organizações, mas tem poucas técnicas e, no geral, a sua biografia está em inglês. Além disso, é uma metodologia que não comporta mudanças de ideia, sendo mais indicada para projetos específicos e de prazos curtos.

PMBOK

Nesse conjunto de boas práticas, o gerente de projetos encontra cinco grupos de processo: iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento. As suas áreas de conhecimentos são:

• escopo;
• cronograma;
• custo;
• qualidade;
• recursos;
• comunicação;
• riscos;
• aquisições;
• partes interessadas.
• integração;

O PMBOK pode ser aplicado em qualquer projeto, contudo, é mais adequado para as propostas que tenham um escopo bem demarcado, com predominância do uso da tecnologia durante o desenvolvimento do produto.

Ao utilizar esse padrão, você tem como vantagem o fato de melhorar o fluxo de comunicação, otimizar a utilização dos recursos que estão disponíveis, controlar efetivamente o desenvolvimento da iniciativa, gerenciar as oportunidades e os riscos, potencializando a possibilidade de ser bem-sucedido.

Metodologias ágeis

Scrum

Considerado um framework ágil para gerenciar projeto, a metodologia Scrum é iniciada a partir da criação de um ‘’backlog’’ — uma lista com tudo que o projeto tem que desenvolver, ou seja, o que o produto precisa conter para ficar pronto para a entrega.

A lista é enxergada como prioridade e dividida em ciclos que, por sua vez, são chamados de sprints, cuja validade é de duas a quatro semanas. Em cada sprint há um conjunto de tarefas determinado que deve ser colocado em prática e entregue ao usuário final. Com isso, o cliente não vai esperar a conclusão do projeto para testar o produto.

O uso do Scrum é mais recomendado para projetos de inovação, onde o produto não é conhecido por completo no início da proposta e nos casos em que não se domina a tecnologia com a qual o projeto será feito.

FDD

Desenvolvido em Cingapura no final da década de 90, o Feature Driven Development (FDD) foca em funcionalidade, possibilitando que a equipe faça um planejamento por etapas. Antes de qualquer coisa, obtém-se um panorama do negócio, uma vez que a programação do FDD atribui maior relevância ao total do projeto do que às etapas visualizadas separadamente.

Assim, o FDD passa pelo detalhamento do produto, que é subdividido por áreas a serem modeladas, resultando na descrição minuciosa de cada uma das suas funcionalidades. As práticas dessa metodologia são as seguintes:

• é desenvolvido por funcionalidade;
• tem apenas um programador responsável pela criação de cada funcionalidade;
• faz o controle de qualidade em todas as etapas do projeto;
• gerencia as configurações;
• integra as funcionalidades continuamente;
• utiliza planejamento incremental;
• testa o software.

Essa metodologia é mais apropriada para projetos trabalhados em ambientes de muita incerteza, e que já se sabe que as alterações serão inevitáveis.

XP

O eXtreme Programming (XP) é uma metodologia ágil criada em meados da década de 1990, focada no desenvolvimento de softwares e se sustenta em três pontos primordiais: agilidade para desenvolver a solução, promoção da economia de recursos e o aumento da qualidade do produto final.

Para atingir as metas com nível de excelência, a equipe se orienta a partir de valores, ou seja, um conjunto de comportamentos e atitudes que facilitam o sucesso das tarefas. Desse modo, os colaboradores sabem exatamente o que cumprir em cada atividade, assegurando a integração e a sinergia necessárias para o seu bom andamento. Seus pilares são:

• simplicidade;
• comunicação;
• feedback;
• respeito;
• coragem.

Além dessas premissas, o método XP também considera as melhores práticas de trabalho, que objetiva garantir a eficiência das ações da equipe, buscando a satisfação do cliente do início ao fim do desenvolvimento do projeto. São elas:

• uso de metáforas;
• cliente sempre à disposição;
• planning game (reuniões de planejamento);
• stand up meeting (reuniões diárias, com duração de 15 minutos, visando alinhar os processos);
• integração contínua de cada módulo desenvolvido;
• alterações incrementais;
• design funcional e simples;
• restes de aceitação;
• refactoring (melhoria contínua).

Essa metodologia é mais indicada para as empresas de pequeno e médio portes, que mudam os seus projetos constantemente.

Como pudemos ver, há diversas metodologias de gestão de projetos que podem ser aplicadas na sua organização, a fim de melhorar os seus resultados ao iniciar o desenvolvimento de uma nova proposta.

As áreas de conhecimento em projetos foram definidas pelo Project Management Institute (PMI) no guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) para facilitar o agrupamento de processos, ferramentas e técnicas comprovadamente eficientes quando utilizadas na gestão de projetos.

A função dessas áreas é aumentar a probabilidade de sucesso do projeto como um todo e orientar as melhores práticas em 10 áreas distintas:

• Gerenciamento de Escopo;
• Gerenciamento do Cronograma;
• Gerenciamento de Custos;
• Gerenciamento de Qualidade;
• Gerenciamento dos Recursos;
• Gerenciamento das Comunicações;
• Gerenciamento de Riscos;
• Gerenciamento das Aquisições;
• Gerenciamento das Partes Interessadas;
• Gerenciamento da Integração.

Gerenciamento de escopo do projeto

A definição da palavra escopo segundo o dicionário Aurélio é: “Objetivo que se pretende atingir; e limite ou abrangência de uma operação”.

A função do gerenciamento do escopo é exatamente a expressa pelo significado da frase: garantir que todas as entregas, os requisitos e objetivos do projeto sejam plenamente atendidos por meio da organização das atividades necessárias.

Existem 6 processos nessa área de conhecimento:

• Planejar o gerenciamento do escopo: determina como o escopo será definido, por quem será validado e como será controlado;
• Coletar os requisitos: quais entregas e objetivos o projeto precisa atender?
• Detalhar o escopo: é uma descrição de cada parte do projeto e de suas entregas;
• Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP): cria um diagrama hierarquizando e detalhando todos os agrupamentos de atividades que precisam ser realizadas em cada parte do projeto. É o detalhamento em cascata das atividades a serem realizadas;
• Validar o escopo: realiza o alinhamento entre as partes interessadas e documenta a aceitação do planejamento;
• Monitorar o escopo: controla as alterações para evitar distorções no escopo.

O risco de não executar os processos do gerenciamento do escopo é não atender aos requisitos do projeto ou trabalhar muito mais que o necessário para atingir os objetivos inicialmente definidos.

Gerenciamento do cronograma do projeto

Essa é a área de gerenciamento do cronograma. Sua função é assegurar que o prazo previsto não seja extrapolado. Ela inclui 7 processos a serem realizados:

• Planeja o gerenciamento do cronograma: indica procedimentos e ferramentas para definir, gerenciar e controlar os tempos de execução das atividades;
• Define as tarefas: estabelece as atividades necessárias para atingir os objetivos definidos pelo escopo;
• Sequencia as atividades: documenta as dependências e relações entre as atividades para organizar o encadeamento delas;
• Estima os recursos: determina quando, quanto e quais tipos de recursos serão empregados na atividade;
• Estima os prazos: estipula quantas horas de trabalho são necessárias para a conclusão de cada atividade;
• Cria o cronograma: é a elaboração do cronograma, propriamente dito, com todas as informações anteriores;
• Controla o cronograma: avaliando como as mudanças impactam nos prazos e altera as datas das atividades.

Ao não utilizar essa área de conhecimento, os projetos tendem a se perpetuar por causa de solicitações fora do escopo, pela não execução das atividades em uma ordem correta, gerando retrabalhos, ou pelo uso de mais horas que as necessárias em cada grupo de atividades.

Gerenciamento de custos do projeto

Aqui são somadas todas as despesas necessárias para executar e finalizar o projeto. Também é possível avaliar quais serão os ganhos financeiros com o alcance do objetivo inicial e determinar a viabilidade do projeto. Existem 4 processos dessa área:

• Planejar o gerenciamento de custos: indica a política a ser seguida na hora de estimar custos, realizar orçamentos e controlá-los;
• Estimar os custos: prever a quantidade de recursos financeiros necessários para a execução das atividades. Vale destacar que, na estimativa, as horas de trabalho podem ser transformadas em valor monetário e somadas aos custos;
• Estabelecer um orçamento: estabelece uma linha base para os custos de cada atividade;
• Controlar o orçamento: realiza a apuração do realizado e avalia se ele está dentro do previsto. Também replaneja o orçamento para mantê-lo dentro das estimativas iniciais, caso seja necessário.

O gerenciamento dos custos tem por objetivo fazer com que a execução de um projeto não gere gastos superiores aos seus ganhos potenciais.

Gerenciamento de qualidade do projeto

A função dessa área é determinar critérios objetivos para avaliar as entregas e a qualidade dos projetos. Os três processos da gestão de qualidade são:

• Identificar os padrões, requisitos e objetivos que o projeto precisa atender para garantir sua conformidade com as expectativas dos envolvidos, bem como indicar quais ferramentas e técnicas serão usadas para auditar a qualidade das entregas em cada fase;
• Auditar por meio das ferramentas planejadas se o projeto atende aos padrões, medidas e métricas definidos;
• Documentar os resultados obtidos, sinalizando mudanças que propiciem a melhoria contínua do projeto em execução ou no futuro.

Muitos projetos não utilizam nenhum processo de gerenciamento da qualidade. O resultado é que cada parte envolvida avalia de maneira diferente as entregas e os objetivos atingidos. Por se tratar de uma percepção subjetiva de cada pessoa, o único jeito de alinhar as diferentes análises é estabelecer inicialmente quais serão os critérios de qualidade que o projeto deve atender.

Um exemplo de ferramenta da qualidade é a documentação das “Lições Aprendidas”.

Gerenciamento dos recursos do projeto

Tudo o que se relaciona à gestão e organização dos recursos necessários para a construção do projeto é responsabilidade da área de gerenciamento de recursos. Essa gestão envolve 6 processos:

• Planejar o gerenciamento dos recursos: documentação e definição de como os recursos serão gerenciados no projeto;
• Estimar os recursos das atividades: estimativa de quais recursos serão necessários para executar cada atividade do projeto. Desde materiais até recursos humanos;
• Adquirir recursos: obter os recursos necessários;
• Desenvolver a equipe: promover práticas de treinamento e desenvolvimento para capacitar a equipe para o trabalho;
• Gerenciar a equipe: dar feedbacks, fazer reuniões de alinhamento, procurar soluções coletivas para os problemas para melhorar o desempenho e produtividade da equipe durante a execução do projeto;
• Controlar os recursos: acompanhar a utilização dos recursos para cada atividade, comparando o que foi planejado com o que foi executado.

Uma boa gestão de recursos promove o aperfeiçoamento da equipe de trabalho, mesmo em projetos de curta duração.

Gerenciamento das comunicações do projeto

Ao contrário do que muita gente pensa, a função do gerenciamento das comunicações não é apenas definir o fluxo das informações. Sua principal atribuição é integrar as diversas partes envolvidas, eliminando dificuldades culturais e alinhando o interesse de cada uma com o objetivo final do projeto.

Muitos gerentes de projeto chegam a afirmar que 90% do sucesso de um projeto depende de uma boa gestão da comunicação, com estratégias bem definidas para gerar, coletar, organizar, armazenar, recuperar e distribuir as informações de maneira adequada.

O PMBOK define 3 processos básicos para viabilizar a gestão da comunicação:

• Planejar a comunicação com base na relevância e criticidade da informação, definindo seus canais de veiculação e possíveis locais de armazenamento para consultas futuras. No planejamento é possível detalhar quando um comunicado precisa ser escrito e quando meios verbais são admitidos. Por exemplo, os termos de abertura e encerramento do projeto precisam ser escritos, já os feedbacks para os membros da equipe podem ser apenas verbais;
• Gerenciar a comunicação para que as informações adequadas estejam disponíveis para as partes interessadas quando elas precisarem;
• Controlar as informações para assegurar que as partes interessadas estejam alinhadas sobre as necessidades e os objetivos do projeto.

Sem a correta compreensão das informações e dos elementos-chave para o sucesso do projeto, corre-se o risco de que as partes interessadas tenham expectativas irreais ou executem trabalhos que não eram adequados para aquele momento do projeto. O fruto disso seria o uso de tempo e recursos que impactariam no gerenciamento de custos, recursos humanos, cronograma e escopo do projeto.

Gerenciamento de riscos do projeto

Fazer o gerenciamento de riscos é prevenir os acontecimentos negativos que possam impactar o projeto de alguma forma. Basicamente, esse planejamento busca antecipar possíveis respostas para pontos de vulnerabilidade do projeto. Sua gestão inclui 6 processos:

• Indicar como serão conduzidas as atividades de gerenciamento de riscos;
• Identificar todos os riscos que podem impactar o projeto e documentar suas caraterísticas;
• Analisar qualitativamente os riscos para indicar a prioridade de sua resolução em ações corretivas;
• Fazer a análise quantitativa apresentando os números que um risco pode gerar em outras áreas, como a da gestão de custos, recursos humanos ou cronograma;
• Planejar as respostas para reduzir as ameaças e aumentar as oportunidades relacionadas ao objetivo do projeto;
• Monitorar os riscos durante o ciclo de vida do projeto para responder rapidamente caso alguma ameaça comece a se concretizar.

Quase sempre a falta de uma gestão de riscos leva os projetos a serem descontinuados ou a frustrar as partes interessadas sobre custos e prazos estimados.

Gerenciamento de aquisições do projeto

Terceirizações, compras de produtos, requisições de serviços especializados e qualquer outra tarefa que envolva tratativas comerciais com uma parte não relacionada ao projeto faz parte do gerenciamento de aquisições.

Os 4 processos de aquisição são voltados para a pessoa que exercerá o papel de comprador e visa facilitar suas tarefas.

• Determinar o que será adquirido, especificando os requisitos técnicos que o produto ou serviço deve cumprir, estabelecendo os critérios de avaliação dos fornecedores e realizando as solicitações de propostas;
• Conduzir as aquisições por meio da comparação das propostas, seleção de fornecedores e assinatura de contratos;
• Gerenciar a relação com fornecedores e parceiros, realizando mudanças e correções contratuais sempre que o desempenho deles estiver abaixo do acordo em contrato;
• Encerrar a relação com vendedores quando não houver mais a necessidade de seus produtos ou serviços para o projeto.

Quando não é bem planejada e executada, uma aquisição pode impactar no prazo e gerar ociosidade para a equipe de projetos. Também pode elevar os custos em caso de negociações mal-feitas ou aquisições pouco adequadas ao momento do projeto.

Gerenciamento das partes interessadas do projeto

O gerenciamento das partes interessadas, ou stakeholders, é uma novidade da 5ª edição do PMBOK. Ao longo dos anos, o PMI identificou que, para o sucesso dos projetos, não bastava gerenciar a comunicação com os stakeholders. Era preciso criar estratégias para aumentar o engajamento e diminuir as possíveis resistências das partes.

Os stakeholders podem ser os patrocinadores, os usuários-chave, clientes ou parceiros do solicitante do projeto. O envolvimento deles pode ser voluntário, obrigatório ou involuntário.

Algumas vezes, é difícil perceber como uma parte pouco dependente e envolvida involuntariamente possui forte poder de interferência quando seus interesses são contrariados durante a execução do projeto.

As tarefas da gestão dos stakeholders visam mitigar esse risco. São elas:

• Identificar quem são as partes interessadas, quais são seus interesses e qual o impacto de seu envolvimento para o projeto;
• Definir as estratégias para ampliar o engajamento e diminuir as resistências dos stakeholders;
• Atender às necessidades dos interessados por meio de interações e comunicação;
• Controlar o relacionamento dos stakeholders com o projeto para evitar riscos e maximizar as oportunidades.

Gerenciamento da integração do projeto

Tradicionalmente — e no próprio PMBOK —, a área de gerenciamento da integração do projeto é apresentada como a primeira. Aqui decidimos inverter a ordem por uma boa razão: ela agrega, sintetiza e alinha todas as demais áreas.

Sua função é garantir que os problemas sejam tratados antes de se tornarem críticos, que as mudanças ocorram conforme as definições iniciais do projeto e que os envolvidos estejam cientes de implicações, replanejamentos ou alterações necessárias para garantir o alcance das metas e do objetivo.

Suas tarefas são:

• Criar o termo de abertura do projeto, autorizando sua execução e documentando seus requisitos iniciais;
• Elaborar o plano de gerenciamento do projeto, indicando as ações necessárias para sua execução;
• Orientar o trabalho do projeto, realizando as tarefas e norteando as etapas definidas inicialmente;
• Monitorar o trabalho, servindo para acompanhamento e revisão de todos os itens definidos no plano;
• Controlar as mudanças, apontando os impactos que cada uma possui para o projeto como um todo, aprovando ou solicitando uma reavaliação delas;
• Desenvolver o termo de encerramento, documentando o que foi realizado no projeto ou em alguma de suas fases e obtendo a anuência dos envolvidos de que aquele projeto está finalizado com sucesso.

A área de integração permite uma visão geral do projeto. Não a utilizar pode significar ceder a mudanças de escopo, aumento de custos, prejuízo da qualidade ou outros desgastes causados pelo fato de não se ter avaliado como um simples problema ou alteração impactaria todo o projeto.

E para fazer uma boa gestão de projetos é preciso sempre manter-se atualizado, fazendo cursos e adquirindo certificações. Saiba mais:

Cursos livres são aqueles que não possuem nenhuma exigência para que o aluno comece a assistir suas aulas. Eles possuem um papel importante na carreira do gerente de projetos e são a porta de entrada nessa área do conhecimento.

Afinal, quase todas as certificações do Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) exigem uma comprovação de horas de estudo sobre a teoria, horas de participação ou gestão de projetos e, em alguns casos, comprovação de anos de experiência na área.

A seguir, indico 3 cursos que podem ser feitos por qualquer interessado:

1. Gerenciamento de Projetos (Euax)

Nossa primeira indicação é o curso oferecido pela Euax, desenvolvido por uma equipe de especialistas com muita experiência em gestão de projetos. O seu diferencial é o caráter prático das aulas, fazendo com que o aluno utilize modelos de documentos para resolver problemas reais.

Ele trabalha, portanto, na capacitação teórica e prática dos alunos. Soma-se a isso a oferta de documentos digitais que depois podem ser utilizados no dia a dia da gestão de projetos.

2. ABC da Gestão de Projetos

O curso desenvolvido pela Fundação Instituto de Administração (FIA) e disponibilizado mundialmente pelo Coursera tem um caráter bastante introdutório. O programa do curso aborda tópicos sobre a gestão de escopo, definição e acompanhamento de cronograma e orçamento de projetos.

Sua principal vantagem é ser realizado totalmente online e fornecer uma certificação emitida pelo Coursera, mas validada pela FIA. O custo do curso é de 49 dólares e sua duração é de apenas 3 semanas.

3. Gestão de Projetos

Ministrado por professores da USP, o curso de 45 horas aborda o PMBOK e a gestão ágil de projetos. Sua metodologia de ensino também é a distância. Sua vantagem é ter uma versão paga que oferece certificação e outra gratuita para quem quer se aprofundar no tema, mas não precisa de um comprovante de horas.

Fazer um desses 3 cursos irá ajudá-lo a adotar uma linguagem comum na gestão de sua equipe, facilitará a compreensão dos objetivos dos patrocinadores dos projetos e servirá como um apoio para a realização das certificações.

Os cursos de gestão de projetos são necessários para comprovar os conhecimentos dos gerentes, exercem um papel importante na reciclagem dos profissionais, na atualização das melhores práticas adotadas pelo mercado e na padronização da linguagem utilizada na documentação e no gerenciamento dos projetos.

Além dos cursos, há certificações de gestão de projetos, importantes para o mercado de trabalho e para aprimorar o trabalho de um gerente de projetos.

Existem 8 certificações oferecidas pelo PMI. Contudo, 4 delas tratam de temas específicos, nos quais o gestor de projetos pode se aprofundar durante sua carreira.

Veja abaixo as 4 mais relevantes e comuns entre os gerentes de projetos:

1. Certified Associate in Project Management (CAPM)

A certificação de Técnico em Gerenciamento de Projetos é destinada a profissionais iniciantes e sem muita experiência em conduzir um projeto. Ela é mais voltada para os membros de uma equipe de projetos, não para o seu líder.

2. Project Management Professional (PMP)

Essa é a mais comum das certificações do PMI. Ser um Profissional de Gerenciamento de Projetos certificado comprova que a pessoa já liderou equipes multidisciplinares para entregar um resultado específico, conduziu todo o seu ciclo de vida do projeto e sabe aplicar o Guia PMBOK.

Além de conhecimento para realizar a prova, é necessário ter, no mínimo, 35 horas de estudos sobre gerenciamento de projetos (os cursos livres podem ser usados para cumprir esse requisito), 3 anos de experiência na área e 4500 horas de liderança de equipes.

3. PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACPSM)

O Profissional Certificado em Métodos Ágeis demonstra conhecimentos mais específicos em conceitos e práticas ágeis. Mais que uma certificação, trata-se de um treinamento feito pelo PMI, e seu teste é a aplicação da teoria aprendida no curso.

Aqui também existem requisitos específicos, como ter 1500 horas de experiência na participação de projetos com metodologia ágil e, no mínimo, 2000 horas de participação em algum tipo de projeto. No entanto, os requisitos são menos rígidos que os exigidos para a obtenção do título de PMP.

4. Program Management Professional (PgMP)

Essa é uma das certificações mais complexas e com exigências difíceis de serem atendidas. O Profissional de Gerenciamento de Programas comprova que consegue gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo.

Aqui, os requisitos são: ser graduado e ter, no mínimo, 4 anos gerenciando programas de projetos mais complexos.

Outro fator muito importante para a gestão de projetos é o uso da tecnologia. Afinal, gerir projetos não precisa mais ser sinônimo de papéis e arquivos enormes. Acompanhe mais para saber:

Antes da evolução tecnológica, muitas empresas faziam gestão de projetos sem realmente saber que era isso que estavam fazendo. A tecnologia trouxe uma nova visão para as empresas e possibilitou um trabalho mais ágil e eficiente, afinal, utilizar somente o e-mail para a comunicação no ambiente corporativo e manusear muitos documentos impressos e planilhas, já se tornou coisa do passado.

Um dos benefícios que a tecnologia trouxe para a gestão de projetos foi a implementação de softwares. Isso possibilitou maior visibilidade aos projetos, resolvendo problemas na comunicação e na qualidade de produção, permitindo informações mais transparentes e deixando os usuários mais satisfeitos.

Confira abaixo 5 efeitos que a tecnologia trouxe para o gerenciamento de projetos!

Segurança de dados

Com o crescimento das empresas, gerenciar dados em planilhas para fazer a gestão de projetos começou a se tornar inviável. O volume de informações aumentou, os projetos se multiplicaram e os dados começaram a ficar vulneráveis. Utilizar o armazenamento na nuvem aumenta a eficiência do trabalho, oferece maior segurança para os dados e permite que as pessoas possam acessa-los simultaneamente.

Ganho de produtividade

Ter acesso a dados e informações em qualquer lugar aumenta a produtividade. Poder contar com a tecnologia para realizar projetos fora do escritório resulta em alguns ganhos, como a otimização do tempo e um escopo ainda mais claro e, com isso, as pessoas que estão trabalhando no projeto ficam mais focadas e a entrega do projeto é feita com sucesso.

Melhor comunicação

Com o uso de softwares para o gerenciamento de projetos, a comunicação entre os envolvidos no projeto passa a ser mais fácil. Utilizar um software melhora desde a divisão do projeto em etapas até a possibilidade de ser feito um comentário online, dentro da própria plataforma, notificando todos os membros envolvidos.

Padronização

Com plataformas de gestão de projetos cada vez mais sofisticadas, hoje você pode encontrar todos os dados dos projetos em um só lugar. O próprio software padroniza todas as informações sobre o projeto a ser desenvolvido e, sem esse avanço tecnológico, cada colaborador envolvido faria o gerenciamento de um jeito diferente. Loucura, né?

Benefícios para os envolvidos do projeto

Com a implementação de softwares ficou muito fácil resolver problemas dentro das empresas. A tecnologia permite que o usuário do software acompanhe todo o andamento do projeto. Ele tem acesso ao que já foi feito: porcentagem do que evoluiu, tarefas realizadas dentro do projeto e prazos de entrega, tudo isso em tempo real. Com isso, a entrega do projeto final se torna mais rápida e eficiente.

De fato, a tecnologia transformou a gestão de projetos. Se você ainda está sofrendo por falta de tecnologia no seu negócio, te aconselhamos a ler esse E-book sobre os desafios de implementar tecnologia na gestão de projetos! Nele você aprende a instalar novos métodos tecnológicos no gerenciamento de projetos e a como treinar sua equipe para receber essas mudanças.

A tecnologia deve ser vista como uma aliada para facilitar a gestão de projetos de seu departamento ou empresa. Afinal, usar planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e/ou enviar informações críticas por e-mails, são formas antiquadas e extremamente exaustivas de fazer o gerenciamento de projetos.

Com o uso de um bom software de gestão de projetos você obterá 5 importantes vantagens para seu gerenciamento!

1. Ganhe transparência

Ao usar um software de gestão de projetos para centralizar, documentar e rastrear todas as tarefas planejadas, executadas e entregues, você permitirá que as pessoas tenham acesso às informações relacionadas às suas atividades de forma clara e precisa.

Outra vantagem é identificar rapidamente quais são as tarefas em atraso, possíveis ameaças para o andamento do projeto ou simplesmente saber o que está sendo feito no momento de sua análise. Isso agiliza o processo decisório e permite uma revisão da estratégia para manter o projeto dentro do esperado.