GTD Parte 2

Nos últimos 2 posts sobre GTD vimos como funciona a coleta de dados e que quem mantém em funcionamento a produtividade pessoal pelo GTD é o processamento. Agora vamos continuar vendo os detalhes sobre o conceito de próxima ação.

O que interessa é a próxima ação

Como vimos no ultimo post, o processamento nada mais é do que uma triagem, mas ele também precisa identificar qual será a próxima ação que aquele item pendente terá. A próxima ação precisa ser muito concreta já que será ela que determinará o resultado do processamento, portanto concentre-se em decidir a próxima ação de cada item da sua “Caixa de Entrada”.

A descrição das ações deve ser bem clara, para que não fique abstrata ou na verdade tenha demanda de várias ações encadeadas.
Durante a descrição das ações, será possível notar que uma grande parte dos seus itens você delegará a alguém, mas lembre-se, delegar uma ação para outro responsável não significa livrar-se dela, você continuara sendo responsável por ela, devendo cobrar retorno caso não ocorra por parte do responsável.

As 3 regras de um processamento bem feito

Percebemos então que “Processar” no GTD nada mais é do que “Classificar” os itens da “Caixa de Entrada”, a partir desse conceito podemos então conhecer as 3 leis universais do processamento dela:
1. Comece sempre pelo item inicial;
2. Processe um item de cada vez, pela ordem;
3. Nunca devolva nada para “Caixa de Entrada”.

As caixas de entradas que são bem administradas sempre estão vazias. Não existe uma vantagem para escolher por onde começar, sempre comece pelo primeiro item, o topo da pilha. Se for para ter um critério de escolha, comece pelos itens mais recentes.

Processe um item após o outro, nunca dois ao mesmo tempo, e na hora do processamento, de toda a atenção ao item que você está processando no momento.

Fazer à devolução de um item a “Caixa de Entrada” é um erro, já que o objetivo é esvazia-la e não acumular pendências.

Lave, enxague, repita

Este é o funcionamento da fase de processamento do GTD que precisa ser executada após a coleta de dados que você faz. Sendo uma rotina simples, você definirá os momentos do seu dia para interromper as demais tarefas e esvaziar sua “Caixa de Entrada”, dedicando 2 minutos a cada item e separando:
– os que exigem ação;
– e os que não exigem ação.

Com isso você mantém sua “Caixa de Entrada” vazia, e sabe que todos os itens já foram processados. Dessa forma você pode se dedicar melhor ao que interessa: cumprir compromissos e resolver as pendências.

Fonte: http://www.efetividade.net/2011/06/23/gtd-produtividade-pessoal-e-o-processamento-da-caixa-de-entrada-parte-2/