Você realmente sabe o que é um projeto? Descubra o conceito, os principais tipos e as fases de um projeto

Ultima atualização em: 17|11|2020

Você realmente sabe o que é um projeto? Descubra o conceito, os principais tipos e as fases de um projeto

Você realmente sabe o que é um projeto?

Sabemos que projeto vem da palavra latina projectum, que significa “antes de uma ação”. Ao longo do tempo, o sentido de “projeto” foi sendo modificado e ampliado, e hoje há vários tipos de projetos diferentes, envolvendo desde planos pessoais até projetos arquitetônicos.

A verdade é que fazer um plano antes de colocar algo em prática tornou-se prioridade em muitas organizações, e hoje há uma disciplina gerencial que se encarrega especialmente disso: a gestão de projetos.

Se você se identifica com essa área e quer aprender um pouco mais sobre projetos, quais são os principais tipos e quais são as fases que os compõem, esse post é pra você!

Leia o texto na íntegra ou navegue pelo menu abaixo:

 

O que é um projeto?

Um projeto é um esforço único, temporário e progressivo empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Isso significa que um projeto é uma ação especial que tem início e fim determinados (é, portanto, temporária), e um objetivo claro a ser atingido dentro dos recursos que são destinados a ele (humanos, financeiros e materiais). Geralmente, os projetos são divididos em etapas, as quais vão sendo executadas para gerar entregas.

Logo, os projetos não devem ter uma duração indefinida e nem recursos ilimitados — ambos devem ser planejados previamente para estabelecer uma linha de base a ser seguida.

Segundo o Guia PMBOK®, o sucesso de um projeto é medido pela qualidade do produto e do projeto, pela pontualidade, pelo cumprimento do orçamento e pelo grau de satisfação do cliente.

A seguir, vamos te explicar detalhadamente as principais características de um projeto:

Principais características de um projeto

É único: isso significa que um projeto não pode ser repetido continuamente, ele é um evento único e planejado. Por exemplo: se um engenheiro receber demandas de dois clientes diferentes para desenvolver empreendimentos com as mesmas características, não poderá oferecer o mesmo projeto para os dois.

Isso porque cada projeto terá membros, especificidades técnicas, locais de aplicação, disponibilidade de recursos e provavelmente datas de início e término diferentes.

Tem início e fim definidos: quando dizemos que um projeto é temporário, isso não quer dizer que ele terá curto prazo, mas que há um início e um fim definidos, um prazo a ser respeitado.

É progressivo: considerando o prazo de conclusão que tem que ser atingido, o projeto deve ser dividido em etapas, e não entregue de uma vez só. Geralmente, as entregas são compostas por tarefas que interagem entre si e dependem umas das outras.

Por exemplo, para construir uma casa, é preciso construir as fundações antes de levantar as paredes. São tarefas ou atividades progressivas que vão dando forma à entrega final.

Tem delimitação de recursos: os insumos para executar um projeto são limitados conforme o que consta no escopo do projeto. Para definir as linhas de base dos recursos (sejam eles humanos, financeiros ou materiais), é comum que se faça um levantamento de custos antes da execução, para garantir que a falta de algum recurso inviabilize a entrega do projeto.

Saiba como garantir o entendimento do escopo do projeto

 

Tem objetivo claro e viável: mais uma característica dos projetos é que eles são feitos com um objetivo claro e viável, isto é, possível de ser alcançado. É necessário esclarecer, porém, que um projeto não é uma meta, um desejo ou mesmo a visão de futuro de uma empresa: ele pode ser um caminho para alcançá-los.

Confira alguns exemplos para entender melhor o que é um projeto:

  • Desenvolver um novo produto, serviço ou resultado;
  • Efetuar uma mudança na estrutura, envolvendo pessoas e/ou processos;
  • Adquirir, modificar ou desenvolver um sistema;
  • Realizar uma pesquisa cujo resultado será divulgado;
  • Construir um prédio, planta industrial ou infraestrutura.

Ficou mais fácil de entender o que é um projeto? Então agora vamos te ajudar a identificar as diferenças entre projetos e processos organizacionais.

Qual é a diferença entre um projeto e um processo?

De forma resumida, a principal diferença entre projetos e processos é que, enquanto um processo é contínuo e repetido inúmeras vezes, os projetos são temporários e realizados uma única vez. Mesmo que alguns procedimentos sejam repetidos no projeto, a repetição não muda o fato de que as suas entregas sejam únicas.

Por exemplo, uma equipe de construção pode repetir os mesmos processos de trabalho para construir um prédio, mas cada prédio será um projeto diferente.

Além disso, os processos geram resultados padronizados e são fortemente definidos, enquanto os projetos geram resultados únicos e podem ser definidos progressivamente, em ondas de planejamento. E, por fim, os processos têm objetivos mutáveis, que podem ser atualizados conforme a empresa desejar, mas os objetivos dos projetos são únicos e imutáveis.

O quadro a seguir resume as informações que acabamos de apresentar:

Diferença entre processos e projetos

Agora, você já sabe o que é um projeto e conhece a diferença entre um projeto e um processo. Acompanhe o próximo tópico e conheça os principais tipos de projeto.

 

Quais são os tipos de projeto?

Projeto de pesquisa

Os projetos de pesquisa, comuns no ambiente acadêmico, são feitos com o objetivo de investigar sobre um tema pré-estabelecido e gerar conhecimento. Como exemplos, podemos citar pesquisas científicas que buscam desenvolver medicamentos e tratamentos para doenças ou investigar problemas da atualidade.

Esses projetos são escritos e apresentados oralmente, e contam com uma estrutura que deve ter tema, justificativa, problema, hipótese, objetivos, metodologia, cronograma e referências.

Projeto de lei

Projetos de lei (PL) são propostas que buscam melhorar algum aspecto da vida dos cidadãos de um país. Eles são escritos e apresentados à Câmara e ao Senado, e podem se tornar leis mediante aprovação do Congresso Nacional e do presidente da República. Podem apresentar projetos de lei:

  • Deputados federais;
  • Senadores;
  • Tribunais superiores;
  • Comissões da Câmara e do Senado;
  • Supremo Tribunal Federal;
  • Procurador-geral da República;
  • Presidente da República;
  • Cidadãos e cidadãs (desde que a proposta colha assinaturas de pelo menos 1% da população eleitoral do Brasil).
Referência: https://plenarinho.leg.br/index.php/2018/07/o-que-e-projeto-de-lei/

Projeto social

Um projeto social é uma iniciativa realizada de maneira temporária e em grupo com o objetivo de dar respostas a problemas sociais e transformar a realidade de alguma comunidade, social ou intelectual. Geralmente, os projetos sociais contam com recursos limitados, muitos riscos e condições instáveis para realizar seus trabalhos, muitas vezes sendo mantidos por meio de parcerias.

As campanhas realizadas por ONGs e instituições filantrópicas podem ser consideradas projetos sociais.

Projeto arquitetônico

Um projeto arquitetônico (ou projeto de arquitetura) é a materialização de uma ideia para a criação de uma obra arquitetônica, como uma casa, um escritório, uma loja etc. Para desenvolvê-lo, o arquiteto leva em consideração as necessidades do cliente e busca atendê-las da melhor forma possível, e tem várias etapas a serem executadas — inclusive em relação à aprovação legal.

Projeto de sistemas (softwares)

Um projeto de sistemas traduz para o papel como serão atendidas as requisições dos clientes que precisam de uma solução tecnológica. Seu objetivo é definir e detalhar um modelo de software que seja viável e capaz de solucionar as necessidades do cliente.

Quando uma empresa cresce e precisa de um software mais robusto para poder gerenciar melhor as áreas do negócio, pode recorrer a uma empresa de desenvolvimento para criar o projeto do sistema e desenvolver uma solução sob medida.

Projeto empresarial

Um projeto empresarial tem como objetivo principal criar uma oportunidade de crescimento para a organização, melhorar soluções ou mesmo dar forma a um novo negócio. Nesses casos, geralmente a organização que investe nos recursos é a mesma que executa o projeto.

Quando uma empresa decide começar a investir em marketing digital, por exemplo, é recomendável que o faça por meio de um projeto. Assim, é possível fazer uma análise da situação, controlar as ações e os resultados.

 

Quais são as fases de um projeto?

Entre a data de início e de conclusão de um projeto, há várias fases que organizam a sua execução. Segundo o Guia PMBOK, há 5 etapas no ciclo de vida de um projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Vamos falar mais sobre elas a seguir.

1.      Iniciação

Na fase de iniciação, o gerente de projetos irá começar a identificar as necessidades que o projeto poderá suprir, os objetivos do projeto, os riscos, as premissas, restrições e principalmente a viabilidade do que se planeja executar.

É também nessa fase que se busca autorização dos stakeholders e de legislações (caso se apliquem) para que o projeto possa seguir em frente. Se for dado o aval, o próximo passo é construir o termo de abertura do projeto, que dá início a ele oficialmente.

2.      Planejamento

A fase de planejamento do projeto envolve vários elementos, começando com o refinamento dos objetivos e se entendendo até a criação do cronograma do projeto. Cria-se a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), o escopo do projeto, o sequenciamento das atividades, o calendário dos recursos e planeja-se o tempo de duração, os custos, os riscos e os stakeholders envolvidos.

Para organizar esse planejamento, é interessante utilizar uma ferramenta visual, como o Canvas de Projeto. Com ele, você pode planejar os principais aspectos do seu projeto de uma forma simples e intuitiva, facilitando a comunicação com os outros envolvidos no projeto. Veja um exemplo simples de Canvas:

Canvas de Projeto, como funciona

Quando tudo isso estiver definido, é comum realizar uma reunião de kick off para apresentar o projeto para os outros envolvidos e marcar início da fase de execução.

3.      Execução

A execução do projeto é quando tudo que foi planejado entra em ação. Segundo o PMBOK, essa etapa ocorre paralelamente com a de monitoramento e controle.

4.      Monitoramento e controle

Mesmo que se planeje atividades e recursos e se preveja os riscos, ainda há a possibilidade de acontecerem imprevistos que ameacem a saúde do projeto. Por isso, monitorar e controlar a execução é essencial.

Hoje, tem se popularizado o uso de softwares de gestão de projetos como apoio para o monitoramento, já que eles permitem acompanhar o cumprimento das atividades e o uso dos recursos, bem como facilitam a visualização das tarefas do fluxo de trabalho e tornam a comunicação entre os envolvidos muito mais fluida.

Além disso, nessa fase é importante reunir as equipes do projeto periodicamente para alinhar o andamento das atividades, reportar possíveis problemas, dar e receber feedbacks. Acompanhando o projeto de perto, é possível identificar desvios de antemão e contorna-los antes que se tornem grandes problemas.

5.      Encerramento

A etapa de encerramento é quando as entregas finais do projeto devem ser concluídas e aprovadas pelos stakeholders, e os objetivos estabelecidos lá no início devem ter sido alcançados.

O gerente de projetos deve reunir-se com a equipe, avaliar as lições aprendidas no projeto e registrá-las em uma base de conhecimento, para que as experiências positivas e negativas ajudem a equipe nas fases do próximo projeto.

Por fim, a equipe pode ser desmobilizada, recursos materiais podem ser devolvidos (se for o caso) e contratos devem ser encerrados.

Esperamos que tenha entendido tudo sobre o que é um projeto. Se quiser aprender ainda mais sobre o assunto, aproveite para fazer o download do nosso guia básico de gestão de projetos e aprenda a gerenciar projetos como um profissional!

Como montar um projeto?

Montar um projeto é uma missão que varia de acordo com a metodologia, os objetivos e o tipo de produto a ser entregue. Porém, há algumas etapas comuns na hora de montar projetos, como:

  • Justificativa;
  • Identificação de requisitos;
  • Definição do escopo;
  • Identificação de stakeholders;
  • Mapeamento dos recursos;
  • Criação de cronograma;
  • Definição de etapas.

A forma como cada um desses pontos é realizado muda conforme o contexto do seu projeto. Algumas ferramentas, como o canvas de projeto, podem ajudar no processo de idealização. Também pode haver o desenvolvimento de um plano de projeto para documentar e organizar o planejamento.

Plano de projeto

A sexta edição do PMBOK® cita o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto como um processo da área de gerenciamento da integração do projeto. Ou seja, o plano é uma visão geral do projeto, e descreve entradas (inputs), saídas (outputs), ferramentas, técnicas, etapas etc.

Não há um único modelo ideal de plano de projeto, pois ele pode variar de acordo com o contexto. Porém, alguns dos pontos comuns em planos de projeto são:

  1. Título do projeto
  2. Nome do gerente
  3. Nome do patrocinador e/ou cliente
  4. Justificativas
  5. Objetivos
  6. Aspectos gerais do gerenciamento do projeto
  7. Ciclo de vida do projeto
  8. Gerenciamento do escopo
  9. Gerenciamento do cronograma
  10. Gerenciamento dos custos
  11. Gerenciamento da qualidade
  12. Gerenciamento das aquisições
  13. Gerenciamento das comunicações
  14. Gerenciamento de risco
  15. Gerenciamento das partes interessadas
  16. Gerenciamento dos recursos
  17. Gerenciamento da integração
  18. Referências
  19. Anexos

Perceba como o plano formaliza tudo o que está planejado em cada área do projeto. Ele servirá não apenas como uma formalização, mas também como um guia para a execução.

Outra excelente forma de agilizar a criação de novos projetos é possuir um modelo de projeto. O modelo funciona como um “molde” para que você não precise desenhar cada novo projeto do zero. Vamos ver um pouco melhor como isso funciona?

Modelo de projeto

Um modelo de projeto é uma estrutura que serve como base para a construção de uma iniciativa. Veja bem: muitas empresas criam grandes quantidades de projetos em curtos períodos. Esses projetos, geralmente, possuem certo grau de semelhança entre si. Portanto, não é necessário criar tudo do zero, mas ter um modelo de projeto pré-existente.

Um projeto bem-sucedido da construção de uma casa, por exemplo, pode ser usado como modelo para um projeto semelhante. A ideia é coletar informações relevantes e adaptar fatores-chave como o cronograma, os responsáveis e os recursos.

Temos um post completo sobre a elaboração de um modelo de projeto, não deixe de conferir! Para que o projeto saia como planejado, também é fundamental uma boa gestão. Confira um pouco mais sobre isso:

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, técnicas e ferramentas para planejar, executar e monitorar um projeto. É essa gestão que permite que o projeto seja executado de forma organizada e impede que tudo vire um caos. É a gestão de projetos que vai liderar o projeto para garantir o melhor resultado possível para os stakeholders.

Cabe à gestão coordenar a equipe, delegar funções, gerenciar o planejamento e a execução e gerenciar KPIs.

Há algumas habilidades indispensáveis para gerentes de projetos. Em geral, esse profissional:

  • Mantem-se em constante aprendizagem;
  • Tem um lado negociador;
  • Abraça as mudanças como algo natural;
  • É um excelente gestor de processos;
  • Sabe avaliar riscos;
  • Mantem o foco nos resultados;
  • Sabe se comunicar muito bem;
  • O gerente de projetos é, acima de tudo, um líder.

É justamente por causa desse nível de responsabilidade que o gerente de projetos precisa ser alguém qualificado. Há uma série de certificações conhecidas para gerentes de projetos, como PMP, PMI, CAPM, entre outras. Essas certificações são obtidas por meio de testes que comprovam as habilidades do profissional em gerenciamento de projetos.

E como fazer uma boa gestão de projetos? Há uma série de materiais que reúnem boas práticas em gerenciamento de projetos, como o PMBOK ou os princípios Agile. Tudo depende da metodologia que você pretende utilizar e do tipo de projeto com o qual trabalha. Também temos um post completamente dedicado às boas práticas em gestão de projetos, não deixe de conferir nossas 6 dicas para fazer uma boa gestão de projetos.

Ciclo de vida do projeto

Para facilitar a gestão, podemos dividir um projeto em etapas que compreendem desde o planejamento até a finalização. Chamamos esse conjunto de etapas de ciclo de vida do projeto. Confira essa imagem ilustrativa para entender melhor:

ciclo de vida do projeto

Levar em conta o ciclo de vida do projeto facilita a gestão, afinal, a divisão em etapas ajuda a organizar o trabalho desenvolvido. Conforme a complexidade do escopo, também é possível dividir cada fase em sub fases para melhor visualização das atividades, desde que com devido cuidado para não fazer micro gerenciamento.

Essas fases são definidas pela organização ou pelo gerente de projetos, e seu início e fim se dá a partir do início ou fim de determinadas atividades. Entre as fases comuns a quase todos os ciclos, podemos citar:

  • Início do projeto
  • Organização e preparação
  • Execução
  • Encerramento

As 10 áreas do conhecimento em gestão de projetos

O guia PMBOK® define 10 áreas do conhecimento em gestão de projetos. Elas compreendem processos, ferramentas e técnicas para gerenciar cada área de um projeto. As 10 áreas são:

Gerenciamento de escopo

A função do gerenciamento de escopo é garantir que todas as entregas, requisitos e objetivos do projeto sejam plenamente atendidos.

Gerenciamento do cronograma

A função dessa área é assegurar que os prazos sejam cumpridos. Ela ajuda a otimizar o trabalho, evitar o retrabalho e garantir que não serão utilizadas mais horas do que o necessário para executar certas atividades e o projeto como um todo.

Gerenciamento de custos

Essa área serve para controlar todas as despesas necessárias para a execução do projeto. O objetivo é garantir que os gastos não serão maiores do que o planejado.

Gerenciamento de qualidade

Aqui, o objetivo é estabelecer critérios para avaliar a qualidade das entregas no projeto, conforme os requisitos, padrões e objetivos. Esse gerenciamento envolve auditar a execução das atividades e documentar os resultados obtidos.

Gerenciamento de recursos

Essa área envolve a gestão de todos os recursos necessários para a execução do projeto, desde materiais até recursos humanos. Também cabe à essa área adquirir os recursos e controlá-los, assim como aperfeiçoar a equipe de trabalho.

Gerenciamento das comunicações

Cabe ao gerenciamento das comunicações garantir o fluxo de informações e integrar todas as diversas partes envolvidas no projeto, de modo a alinhar todos os interesses e expectativas. Além disso, essa área também deve eliminar dificuldades culturais e garantir que todas as partes envolvidas possuam expectativas adequadas e executem o trabalho com alinhamento geral.

Gerenciamento de riscos

O gerenciamento de riscos busca monitorar possíveis acontecimentos que impactariam o projeto. Cabe a essa área identificar riscos, monitorá-los e planejar respostas a eles.

Gerenciamento de aquisições

Cabe à essa área gerenciar tratativas comerciais com uma parte não relacionada ao projeto, como compras de produtos, terceirizações, requisições de serviços etc. Essa área ajuda a organizar aquisições, evitar erros e reduzir custos.

Gerenciamento das partes interessadas (stakeholders)

O gerenciamento de stakeholders busca engajar as partes interessadas e eliminar possíveis resistências. Cabe a essa área identificar stakeholders e desenvolver estratégias de engajamento, assim como atender às necessidades dos interessados.

Gerenciamento da integração

Cabe ao gerenciamento da integração agregar, sintetizar e alinhar todas as demais áreas do projeto. É essa área que permite uma visão geral do projeto, para identificar quando uma alteração em uma área impacta outra, por exemplo. Ela também garante que problemas sejam tratados antes de ficarem críticos.