Gestão de tarefas nada mais é que um conjunto de ações para atingir um objetivo ou meta e está relacionada ao acompanhamento de atividades durante todas as fases do seu ciclo de vida.

Fazer gestão de tarefas é fundamental para que a equipe esteja alinhada com as demandas e as metas da empresa, afinal, em uma geração de colaboradores multitarefa que está cada vez mais ocupada e cada vez menos produtiva, é fundamental controlar todas as tarefas e atividades que precisam ser executadas.

Mas o que é uma tarefa? O que significa fazer gestão de tarefas? Como fazer uma gestão de tarefas que dê resultado? Vamos responder essas e outras perguntas nesse texto. Acompanhe!

O que é uma tarefa?

Na lógica da gestão de projetos, uma tarefa é uma atividade que deve ser colocada em prática por um responsável, em um prazo estipulado e com um objetivo específico.

Em geral, um projeto é formado por várias tarefas que, combinadas, alcançam o objetivo estipulado. No entanto, há vários tipos diferentes de tarefas e envolvimento de equipe.

Tipos de Tarefas

As tarefas podem ser classificadas de diferentes formas de acordo com o seu nível de urgência. É importante entender quais são esses níveis para organizar as tarefas da sua equipe de acordo com eles. Acompanhe para ver quais são:

GESTAO-DE-TAREFAS-EMERGENCIAIS
GESTAO-DE-TAREFAS-URGENTES
GESTAO-DE-TAREFAS-NO-PRAZO
GESTAO-DE-TAREFAS-PLANEJADAS

1. Emergenciais

Uma emergência é o tipo de coisa que não pode esperar por nada. É o mais alto grau de prioridade em qualquer tarefa. A famosa tarefa de “apagar incêndio”. Essa tarefa geralmente é fruto de uma falha de planejamento ou de algum incidente no andamento do projeto. Quando deixada de lado representa um impacto a muitos envolvidos.

Na prática: num caso de desenvolvimento de sistemas uma tarefa emergente seria um vazamento de dados por um erro de programação, por exemplo.

2. Urgente

É aquela tarefa que passa à frente do “planejado” porque deve ser feita o quanto antes para evitar que uma emergência aconteça. Geralmente demanda pressa dos envolvidos e também é fruto de algum desvio do cronograma inicial. Deve ser realizada com prioridade, mas é indispensável identificar porque virou urgência para que o problema seja solucionado na origem.

Na prática: seguindo nosso exemplo de desenvolvimento de sistemas, uma tarefa urgente pode ser a correção de um banco de dados corrompido cujas informações são indispensáveis para o andamento das equipes.

3. No prazo

Atividades feitas dentro do prazo são aquelas que atendem o cronograma – mas sem brechas para incidentes. São, sem dúvida, tarefas feitas com menos pressa do que as urgências e emergências. Por isso, geralmente recebem mais atenção e tendem a oferecer um melhor resultado final. Em geral são fruto de um cronograma planejado à risca.

Na prática: no nosso exemplo, uma tarefa feita no prazo pode ser aquela entrega da atualização do sistema na quinta-feira meio-dia, prazo estipulado para o fim da tarefa.

4. Planejadas

Tarefas planejadas são as mais desejadas por todo gestor. Por padrão, envolvem um cronograma detalhado e com cálculo que inclui histórico de desvios e atrasos, prevendo o que pode dar errado na execução da tarefa. Em geral, são as tarefas feitas com maior cuidado e que oferecem maior chance de resultado perfeito.

Cada tipo de tarefa, mesmo as planejadas, precisam ser gerenciadas.

Para que serve e quais as vantagens de fazer Gestão de Tarefas?

Todo negócio tem tarefas. Toda tarefa tem prazos. Todo prazo tem responsáveis. Entender para que serve a gestão de tarefas num empreendimento é fundamental para que as vantagens de praticá-la sejam tão perceptíveis quanto os seus desafios. Existem diversos benefícios e utilidades em gerir profissionalmente tarefas, e separamos 4 motivos para te encorajar a revolucionar hoje mesmo a gestão de tarefas na sua empresa. Acompanhe o texto e confira!

1. Otimização de produtividade e aumento de performance

Cada vez mais é comprovado que a ideia de profissionais multitarefas é um mito. Em meio a realidades de muitas tarefas, é comum que profissionais estejam muito ocupados e pouco produtivos. Quando, porém, o profissional se vê envolvido numa rotina com uma gestão de tarefas bem feita, a chance de otimizar sua produtividade aumenta.

A melhora na produtividade é consequência dos processos que envolvem a gestão de tarefas: alocação de horários, separação de blocos de atividades etc., que adequam as demandas do colaborador à sua capacidade de execução.

Na mesma lógica, quando a gestão de tarefas permite que o colaborador ajuste as atividades em função do tempo que ele tem disponível, há aumento de performance, porque ele passará a realizar atividades que realmente geram resultados.

2. Priorização e delegação de atividades

Há tarefas de diversas categorias (como você viu acima). Além de categorias de urgência, é importante considerar que há tarefas mais importantes e outras menos importantes. Uma vantagem direta da gestão de tarefas é a priorização de tarefas muito importantes e a delegação de tarefas menos importantes.

Quando não se faz gestão de tarefas é comum que profissionais acabem tentando resolver tarefas sem tanta importância (e que poderiam ser delegadas), e deixando para trás tarefas de alta relevância e que precisariam de mais atenção.

3. Conhecimento e cumprimento de prazos

Existem dois motivos principais para atrasos na entrega de atividades: a) falta de clareza sobre o os objetivos de prazo e b) desorganização na hora de executar as atividades. A gestão de tarefas traz a vantagem de tornar os prazos conhecidos e permitir que sejam organizados de forma realista e possível.

É comum, infelizmente, que cronogramas (prazos) sejam frustrados porque não estão claros para toda a equipe – e até mesmo porque o escopo de atuação não foi bem apresentado.

4. Melhora na comunicação e no clima organizacional

Quando todos da equipe sabem o que fazer – e o que não fazer – é automática a melhora na comunicação entre os envolvidos. Um clássico exemplo de problema que a gestão de tarefas evita é que o colaborador se incomode ao ter um pedido negado, porque com tarefas bem geridas a própria equipe entende o que é e o que não é incumbência dos colegas.

A comunicação entre a equipe é responsável direta pelo clima organizacional – a forma como o colaborador se sente na empresa e que perspectivas consegue dar ao seu trabalho. O clima organizacional, por sua vez, é responsável direto pelos resultados da empresa – que são apenas consequência do engajamento dos envolvidos.

O que é e como fazer gestão de tarefas?

O processo de gestão de tarefas consiste em usar métodos para que os aspectos principais da tarefa (prazo, esforço, objetivo) sejam bem gerenciados. Há vários passos possíveis (e necessários) para uma boa gestão que consiga conciliar os aspectos humanos, técnicos e organizacionais das tarefas dentro do projeto.

Montamos um passo a passo com 4 etapas para você otimizar a partir de hoje a gestão de tarefas de sua equipe. Acompanhe cada um dos passos, faça anotações e veja como colocar em prática agora mesmo:

1. Elenque e categorize todas as suas tarefas que precisam de atenção

O primeiro passo para uma gestão de tarefas eficiente é ter clareza de tudo que precisa ser feito. Comece fazendo uma lista (elencando) todas as tarefas pendentes de alguma ação. Quando você tiver clareza de todas as tarefas pendentes faça uma categorização entre tarefas emergentes, urgentes, no prazo e planejadas. A partir daí comece a delegar e executar o que for necessário.

2. Organize suas tarefas e estabeleça prazos

Tarefas se prazo podem acabar não fazendo sentido e não gerando todo o resultado esperado. Por isso, organize suas tarefas de acordo com prazos e quebre tarefas muito grandes em pequenas partes, para que seja possível sistematizar o andamento das etapas.

Ainda seguindo o exemplo de um desenvolvimento de software, essa separação de uma tarefa em partes menores pode deixa tudo mais claro, assim cada pessoa pode utilizar suas habilidades para executar uma determinada parte da tarefa.

3. Comunique a equipe

Uma gestão de tarefas só tem sentido quando todos os envolvidos entenderem como ela funcionará. Por isso, depois de elencar e categorizar as tarefas e organizá-las de acordo com prazos, comunique a equipe sobre as como a gestão será feita. Uma equipe de sucesso é aquela que entende bem a gestão de tarefas da empresa e trabalha de acordo com ela.

4. Escolha um sistema para fazer a gestão de suas tarefas

A gestão de tarefas sempre foi desafiadora. Atualmente, porém, a velocidade com que mudanças acontecem tornou a prática ainda mais intensa. Gestores e líderes têm cada vez mais deixado o uso de diversas planilhas para contar com sistemas de gestão de tarefas que incluam todos os processos envolvidos. Hoje já existem sistemas que integram toda a equipe, as tarefas e os diversos projetos. Escolher um sistema para sua gestão de tarefas é parte fundamental!

Metodologias e técnicas para fazer Gestão de Tarefas

Fazer a gestão de tarefas inclui utilizar metodologias e técnicas que auxiliem líderes e gestores a terem uma melhor visualização de suas atividades para oferecer uma gestão mais assertiva. Para te ajudar, separamos abaixo 2 metodologias, 3 técnicas e 5 ferramentas para fazer a gestão de tarefas.
GTD e Kanban: 2 metodologias para começar a usar hoje
Diferentes de técnicas, que se aplicam em situações pontuais, a metodologia é usada para a gestão global das tarefas – do seu início até o seu final. O GTD e o Kanban são metodologias de gestão de tarefas que você pode começar a usar hoje mesmo em suas tarefas:

1.GTD

Em inglês Getting Things Done, significa “concluindo coisas” em tradução livre.
A metodologia em geral promove a gestão de tarefas através da conclusão de atividades por meio de etapas (sendo as principais Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer). A metodologia consiste em enfrentar cada um dos passos e concluir cada um antes de passar para a próxima fase.

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2.Kanban

A metodologia do Kanban consiste em organizar tarefas através de quadros visuais considerando os fluxos de trabalho em andamento. Em geral é organizada em quadros e cartões separados por estágio (situação da atividade) no projeto, permitindo que as tarefas tenham responsáveis, quadros de tempo empenhado, acompanhamento de progresso etc. Para você se aprofundar melhor nessa técnica separamos um GUIA completo para gerenciar o fluxo de atividades com Kanban!

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3 técnicas de gestão de tarefas para aumentar sua produtividade

Separamos três técnicas que oferecem muito resultado em termos de produtividade, e vão te ajudar a fazer a sua gestão de tarefas.

1.Metodologia de Justin

Deve ser iniciada na noite anterior ao dia que as tarefas forem executadas. Consiste em dividir uma folha de papel em três partes iguais – de cima para baixo. Na primeira parte você escreve três objetivos de vida; na segunda, três metas da semana; na terceira, atividades que você precisa desempenhar ao longo do dia (no máximo 10). Tendo clareza de seus objetivos de vida (ou, no caso, de trabalho), metas próximas e atividades a serem desempenhadas no dia, fica mais fácil definir quais tarefas serão executadas ao longo do dia e assim é possível focar nelas.

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2.Tags de tempo

Consiste em organizar todas as tarefas do dia a partir de tags do tempo (como 15 minutos, meia hora, 1 hora, 3 horas e 6 horas). Antes de começar a produzir as tarefas do dia, você distribui as tags de acordo com sua previsão de duração de tempo. Assim, quando sobra algum tempo entre compromissos é possível apenas alocar uma tarefa já tagueada pelo tempo.

3.Mentalização de conquistas

Um grande problema do mundo agitado é não comemorar (e relembrar) as pequenas conquistas do dia a dia produtivo. A técnica de mentalização de conquistas consiste em listar suas conquistas ao longo de uma semana e organizá-las em três categorias: 1) UAU, para tarefas complexas concluídas ao longo da semana; 2) EU MAIOR, para metas futuras que trazem desenvolvimento pessoal 3) ETC, momentos aleatórios do seu dia a dia que merecem ser lembrados.

Aproveite e veja como o Artia pode te ajudar a fazer a gestão de suas tarefas e confira mais conteúdos sobre tarefas aqui no blog!
Boa leitura