Os indicadores de gerenciamento de projetos são as ferramentas de controle certas para que o gestor, ou os encarregados do projeto, acompanhem com precisão o alcance de metas que foram previamente estabelecidas.
Neste post, vamos disponibilizar o conteúdo que vai te ajudar a entender e calcular os 5 principais indicadores de projetos. Assim, você saberá como ter os maiores potenciais do gerenciamento em mãos!
- O que são indicadores de projetos?
- A importância dos indicadores de projetos
- Tipos de indicadores de projetos
- Principais indicadores de gerenciamento de projetos
- Como calcular os 5 principais indicadores de projetos
O que são indicadores de projetos?
Os indicadores de projetos (ou KPIs) são ferramentas utilizadas no gerenciamento para medir a performance de projetos. Estes indicadores permitem acompanhar, avaliar e controlar métricas precisas de desempenho.
Em outras palavras, os indicadores servem para entender se um projeto está caminhando bem ou mal.
Hoje em dia, os projetos já iniciam com um prazo determinado, quantidade de recursos estimada e certo número de entregáveis. Esta racionalização vem exigindo uma responsabilidade considerável do gestor.
A função dos indicadores de projetos é auxiliar neste desafio, pois oferece resultados, medições e análises de forma organizada. Por isso, são meios de controle eficientes para acompanhar com precisão as metas.
Assim, é mais fácil para o gestor visualizar e saber quando intervir no desenvolvimento do projeto, garantindo prazos e resultados desejados.
A importância dos indicadores de projetos
O ponto principal de usar os indicadores de projetos nas organizações é a grande visibilidade de resultados facilmente disponível para análises. Os indicadores tornam possível otimizar ao máximo o raciocínio de conclusão usado para as tomadas de decisões.
Isso acontece porque esses indicadores dispõe em frente ao gestor várias informações factuais e em tempo real de todos os resultados desenvolvidos nos projetos. Com estas informações facilmente manuseáveis em mãos, as ações estratégicas se tornam mais eficazes e as decisões quase 100% assertivas.
Além disso, é possível ver com clarezaonde os recursos disponibilizados para cada projeto podem ser usados da melhor maneira. Pois o monitoramento dos projetos através do indicadores deixa claro onde há desvios e como contorná-los.
E o melhor, os indicadores mostram exatamente onde acontecem as falhas dos projetos. Este fator enriquece o poder decisivo de um gestor, já que esse é o ponto de partida para evitar futuras falhas.
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Tipos de indicadores de projetos
Indicadores operacionais
Os indicadores operacionais funcionam ao longo do ciclo de vida inteiro de um projeto. Este indicador dá informações relacionadas ao cronograma de atividades e orçamento/recurso utilizados.
Portanto, é o ideal para dar base na gestão diária do projeto. Assim, o gerente de projetos pode consultá-lo todos os dias a fim de averiguar se o caminho do projeto anda como o esperado.
Além disso, o indicador operacional sinaliza qual é a tendência do projeto enquanto mudanças de percurso não estão nos planos.
Existem indicadores operacionais de: desvio de prazo, desvio de custo, desvio de esforço e índice de produtividade.
Indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho funcionam durante um determinado período. Pois mostram as conclusões finais do que foi planejado e o que foi de fato realizado na linha de tempo específica que o gestor precisa saber.
Desta forma, indica se as informações estipuladas no planejamento do projeto estão sendo cumpridas ou não.
Os principais indicadores de desempenho são: ROI (Retorno sobre Investimento), IDP (Índice de Desempenho de Prazo) e IDC (índice de Desempenho de Custo).
Indicadores de efetividade
Os indicadores de efetividade funcionam a médio prazo, após a conclusão do projeto. Esse tipo de indicador mede se as metas específicas do projeto foram atingidas ou não. Portando, mede o período que o projeto durou, sejam semanas ou meses.
O indicador de efetividade é ideal para apontar o resultado sentido na perspectiva dos clientes do projeto. Além de ser ideal para compreender como o resultado do projeto contribuiu para o crescimento da organização.
Imagine que há um projeto para acelerar a locomoção de caixas até uma transportadora em 50%. Após o término das propostas que prometem essa otimização, o indicador de efetividade entra em cena para mostrar em quantos porcentos realmente houve aceleramento e todos os detalhes dos resultados gerados. Isso torna possível ver onde houve gaps e os melhores desempenhos.
Ao final do processo, é necessário olhar o resultado do indicador e se perguntar: o projeto ajudou no aumento do faturamento? Ajudou a fidelizar o cliente? A minimizar desperdícios? A reduzir o absenteísmo?
Se no final de todos os projetos essas perguntas forem respondias, será possível observar quais projetos aumentaram a lucratividade. Isso pode ajudar em planejamentos estratégicos.
Indicadores de impacto
Os indicadores de impacto funcionam para medir resultados a longo prazo, após a conclusão do projeto. Esse tipo de indicador mede resultados em um longo prazo e mostra se o objetivo central do projeto foi atingido ou não. Além disso, deixa visível a contribuição para a organização.
Os indicadores de impacto podem ser qualitativos e quantitativos.
Os qualitativos podem avaliar questões relacionadas a qualidade do resultado do projeto. Como por exemplo: o nível de satisfação do cliente.
Os quantitativos podem avaliar questões relacionadas a quantidades. Como por exemplo: a quantidade de novos clientes que um estabelecimento recebeu.
Para funcionar, é necessário definir um período após a conclusão do projeto para avaliar se a meta de redução foi realmente atingida.
Principais indicadores de gerenciamento de projetos
- Valor agregado (VA)
- Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
- Índice de Desempenho de Custo (IDC)
- Taxa de tarefas realizadas
- Desvios de esforço
Como calcular os 5 principais indicadores de projetos
Valor agregado (VA)
O valor agregado é um referencial de alta consideração no gerenciamento de projetos, porque mensura o escopo efetivo do projeto agregado até aquele instante. Por exemplo: uma estrada com 100 quilômetros onde ocorre a entrega de 20 quilômetros tem um VA de 20%. O custo e o prazo para essa entrega podem ter sido maiores ou menores, e por isso o IDP e o IDC têm relação direta com o VA.
Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
Este apontador mostra como está o andamento do projeto em relação ao cronograma preestabelecido. É comum que os projetos apresentem prazos bem estreitos, que precisam ser cumpridos para o máximo aproveitamento, e por isso a avaliação do IDP precisa ser feita.
Nesse caso, o cálculo de IDP é dado por uma divisão do valor agregado (VA) das entregas, em valor monetário, sobre o valor planejado (VP) das entregas. Ou seja: VA/VP. Caso o valor seja igual a 1, significa que o projeto ocorre como foi planejado. Valores acima de 1 demonstram adiantamento, e valores abaixo de 1 indicam atraso na execução.
Índice de Desempenho de Custo (IDC)
O IDC traz dados sobre o curso do projeto em relação ao orçamento previsto e disponível: o VA (em valor monetário) das entregas / custo planejado das entregas. Esse indicador ajuda a identificar situações em que o projeto pode estar consumindo recursos, sem que isso denote um legítimo progresso.
Com o IDC, é possível mensurar quanto de retorno existe para cada valor que é investido.
Se o resultado da relação for igual a 1, é sinal de que o projeto está correndo como o previsto;
Se o resultado for maior do que 1, presume-se que há economia;
Se o resultado for menor do que 1, indica estouro do orçamento.
Taxa de tarefas realizadas
Ao falar sobre cronograma, inclusive, é benéfico identificar e monitorar a taxa de tarefas realizadas, já que isso influenciará diretamente no cumprimento do prazo. A taxa é dada pelo número total de tarefas realizadas dividido pelo número de tarefas do cronograma.
Desvios de esforço
Outro indicador que merece atenção é o que trata sobre os desvios de esforço. Essa referência trata de calcular a diferença entre os esforços estimados e os empenhos reais feitos no projeto. Isso inclui diversas comparações, como a contagem de horas previstas e o que foi realmente trabalhado, por exemplo.
Se os desvios forem muito grandes, há indícios de que as estimativas iniciais estavam incorretas. Isso significa que ocorreu o consumo de mais recursos do que verdadeiramente deveria ter acontecido.
É o caso, por exemplo, de um projeto que tem um orçamento e uma quantidade de horas a serem trabalhadas. Ao chegar à metade do projeto, todas as horas previstas já foram trabalhadas e 75% do orçamento já foram consumidos, quando faltam 50% de realização do projeto. Isso indica uma necessidade de reavaliação para identificar o que está consumindo tempo e dinheiro sem que signifique progresso.
Utilizar os indicadores de gerenciamento de projetos proporciona uma gestão mais eficiente e traz grande oportunidade para ter resultados mais satisfatórios. Quer ver na prática como usar indicadores indispensáveis para o seu projeto? Baixe gratuitamente o e-book abaixo. Ele é uma guia completo para monitorar os KPIs de projetos.
Tenho uma dúvida se o IDP é o indice de desempenho de tempo, se temos IDP = Valor agregado/Valor Planejado, então se IDP >1 quer dizer que o tempo gasto para realizar uma tarefa o Valor Agregado foi maior do que o planejado e a obra está em atraso se IDP <1 quer dizer que O valor Agregado ou tempo gasto foi menor que o Planejado e a Obra está adiantada ou estou errado?
Olá, Wadson.
É importante separar algumas coisas aqui.
O IDP mede se a obra está em dia e não se o tempo gasto para realizar as tarefas está adequado.
Vamos usar um exemplo didático:
Você planejou a construção de uma estrada. Pelo seu planejamento, era para ter entregue até hoje 20km de estrada pronta (Valor Planejado), mas você entregou 30km (Valor Agregado). Neste caso o IDP seria 30/20 = 1,5 ou seja, como o IDP é maior que 1 você está adiantado no seu projeto.
Mas é preciso fazer outra análise que é o custo de produzir estes 30km. Vamos imaginar que para você conseguir adiantar desta forma a obra teve que pagar horas extras. Neste caso é muito provável que seu custo seja maior e a produtividade da equipe é menor já que trabalham mais desgastador. Ou seja, o esforço para produzir estes 30km provavelmente é maior que se tivessem sido realizados dentro do ritmo normal de produção. Neste caso o IDC será abaixo de 1.
Ficou mais claro?
Vocês disponibilizam templates para análise de IDP?
Bom dia, Fernanda. Ainda não temos este tipo de conteúdo disponível.
Olá, onde dia!
Existe indicador de projetos que irão passar do prazo final? Existe uma forma de identificar isto?
Obrigado