Gerenciamento de Projetos: o que é e qual a sua importância?

Gerenciamento de Projetos: o que é e qual a sua importância?

O gerenciamento de projetos é um conjunto de práticas utilizadas para fazer o planejamento, execução, monitoramento e controle dos projetos em uma organização.

Gerenciar projetos de forma eficiente facilita a comunicação e a coordenação da equipe, além de permitir um maior entendimento sobre os indicadores de desempenho.

Mas, afinal: para que serve o gerenciamento de projetos? Qual a diferença entre projeto e processo? Vamos te responder essas e outras perguntas!

O que é gerenciamento de projetos?

Na prática, o gerenciamento serve para auxiliar as atividades que foram estabelecidas, possibilitando um maior controle sobre a equipe envolvida no projeto. Ou seja, ter uma maior compreensão sobre o projeto que você tem encarregado ajuda na hora de colocá-lo em prática.

Portanto, é importante que tenhamos uma definição fixa sobre o que é um projeto. Então, nesse caso, podemos definir um projeto como um esforço temporário com o objetivo de estabelecer ou criar um produto ou serviço.

Então, basicamente, um projeto deve ter início, meio e fim pré-estabelecidos e com os custos e prazos delimitados.

Com isso em mente, vamos ver a principal diferença entre um projeto e um processo?

Projeto x Processo: qual a diferença?

É comum que as pessoas confundam os termos ou acreditem que, no fundo, possuem o mesmo significado.

Porém, existem diferenças bem evidentes entre esses dois termos. Vamos ver quais são:

Projeto

  • Caráter temporário
  • Tem início e fim definidos
  • É progressivo
  • Tem limitação de recursos
  • Objetivo claro e viável

Processo

  • Trabalho contínuo e repetitivo
  • Resultados padronizados
  • Objetivos atualizados periodicamente

Podemos afirmar que processo é uma sequência coordenada de atividades. Ou seja, o processo é repetitivo e gera o mesmo resultado várias vezes. Eles tendem a ser permanentes e correspondem de acordo com o processo organizacional de cada empresa.

Já os projetos acontecem em um tempo específico – que varia de acordo com o tamanho do projeto -, a fim de gerar algo novo ou diferente na empresa. Eles são conduzidos com um objetivo específico.

Agora que você já sabe a diferença entre processo e projeto, vamos entender o ciclo de vida de um projeto!

Ciclo de vida de um projeto

O ciclo de vida de um projeto consiste na divisão da gestão do projeto em fases menores, pelas quais ele deve passar durante toda sua execução.

Essas fases são definidas pela organização ou pelo gerente de projetos, de acordo com os aspectos organizacionais, setor ou tecnologia disponível.

É possível mapear 4 fases comuns a todos os ciclos de vida:

1.      Início do projeto

Como o próprio nome já diz, o início do projeto é quando ele começa a ser definido e traçado. É nesse momento em que os motivos e objetivos são determinados; as possibilidades e restrições analisadas. Além disso, é importante determinar os recursos que serão necessários ao longo do projeto.

2.      Organização e preparação

Aqui é necessário coletar as informações, estipular os custos, determinar os setores responsáveis por cada parte e elaborar o cronograma, tendo sempre os prazos bem definidos.

Essa fase necessita de muitos dados, como documentações, cálculos de custos, definição dos materiais etc. Ou seja, preparar e deixar tudo pronto para que o projeto possa ser iniciado.

3.      Execução

Ainda que todos os planos sobre o projeto estejam revisados e adequados ao intuito principal, imprevistos podem acontecer. Quando esses imprevistos surgem, é necessário efetuar uma análise mais precisa das causas e reestruturar o planejamento.

Além disso, a fase da execução é também a fase do monitoramento. Portanto, esteja sempre atento sobre os empecilhos e adversidades que podem surgir durante o andamento do projeto. 

Monitorar o projeto e mensurá-lo a partir de indicadores de desempenho é essencial para que, caso surja um imprevisto, você saiba modificar o rumo do projeto de maneira correta.

4.      Encerramento

Após realizar todas as etapas anteriores, o projeto é concluído. É aqui o momento de entregar ao cliente e fazer uma reunião para passar o feedback.

Ao fazer essa análise sobre tudo que foi realizado durante a execução, os integrantes da equipe terão maior noção sobre o envolvimento e estarão mais aptos para os próximos projetos.

Com essa estrutura definida, é possível mapear e gerenciar todas as atividades estabelecidas no início.

ciclo de vida do projeto

Dependendo da complexidade e do escopo do projeto, cada fase pode ter subdivisões com o intuito de apresentar uma melhor organização ao trabalho que deve ser desenvolvido. É um ponto importante para que as equipes tenham uma melhor visão sobre as etapas que se passam.

Leia o nosso texto com detalhes e exemplos sobre como funciona o ciclo de vida de projetos.

Além de conhecer o ciclo de vida, é importante entender também quais são as 10 áreas de gerenciamento de um projeto. Vamos conhecê-las?

As 10 áreas de gerenciamento de um projeto

As áreas de gerenciamento foram definidas pelo Project Management Institute (PMI) para facilitar o agrupamento de processos, ferramentas e técnicas comprovadamente eficientes quando utilizadas no gerenciamento de projetos.

A função dessas áreas é aumentar a probabilidade de sucesso do projeto e orientar as melhores práticas nas 10 áreas distintas. São elas:

1.      Gerenciamento de Escopo

A função do gerenciamento de escopo é garantir que todas as entregas, requisitos e objetivos do projeto sejam atendidos por meio da organização das atividades designadas.

2.      Gerenciamento do Cronograma

O gerenciamento do cronograma serve para assegurar que os prazos previstos não sejam ultrapassados. Afinal, o cronograma traz uma visão geral das atividades e das relações entre elas, além de mostrar os prazos das atividades e o prazo final.

3.      Gerenciamento de Custos

No gerenciamento de custos é feita a soma das despesas necessárias para executar e finalizar o projeto. É interessante avaliar as vantagens financeiras com o alcance do objetivo inicial e determinar a viabilidade do projeto.

4.      Gerenciamento de Qualidade

Aqui se tem o objetivo de determinar critérios objetivos para avaliar as entregas e a qualidade dos projetos. Por exemplo: identificar os padrões, requisitos e objetivos que o projeto precisa para garantir sua execução.

5.      Gerenciamento dos Recursos

O gerenciamento dos recursos necessários para a execução do projeto é responsável por:

  • Planejar o gerenciamento dos recursos: documentação e definição da gestão dos recursos;
  • Estimar os recursos das atividades: estimativa de quais recursos serão necessários, desde materiais até recursos humanos;
  • Adquirir recursos;
  • Desenvolver a equipe: promover treinamentos e desenvolvimentos para capacitar a equipe envolvida;
  • Gerenciar a equipe: dar feedbacks, realizar reuniões de alinhamentos e buscar soluções coletivas para os problemas;
  • Controlar os recursos: acompanhar a utilização e comparar com o que foi planejado.

6.      Gerenciamento de Comunicações

A principal atribuição do gerenciamento de comunicações é integrar as diversas partes envolvidas, superar as dificuldades culturais e alinhar os interesses de cada um com o objetivo do projeto.

Muito gerentes afirmam que boa parte do sucesso de um projeto depende de uma boa gestão de comunicação, com estratégias definidas para gerar, organizar, armazenar e distribuir as informações de maneira eficiente.

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7.      Gerenciamento de Riscos

O gerenciamento de riscos é a prevenção dos acontecimentos negativos que possam impactar o projeto de alguma maneira. Esse planejamento busca antecipar respostas para pontos vulneráveis do projeto.

8.      Gerenciamento de Aquisições

Terceirizar, comprar produtos, requisitar serviços especializados e qualquer outra tarefa que envolva as tratativas comerciais não relacionadas ao projeto tem responsabilidade do gerenciamento de aquisições. Determinar o que será adquirido, conduzir aquisições, gerenciar relações etc.

9.      Gerenciamento de Stakeholders

Para o projeto ser um sucesso, não basta apenas gerenciar a comunicação com os stakeholders. É preciso criar estratégias para engajar mais e diminuir as possíveis resistências. Os stakeholders podem ser os patrocinadores, os usuários-chave, clientes e parceiros. As tarefas dessa gerências são:

  • Identificar as partes interessadas, quais seus interesses e o impacto de seu envolvimento no projeto;
  • Definir estratégiaspara ampliar o engajamento e diminuir as resistências dos stakeholders;
  • Atender às necessidades dos interessadospor meio de interações;
  • Controlar o relacionamento dos stakeholderscom o projeto para evitar riscos.

10.  Gerenciamento da Integração

Por último, mas não menos importante, o gerenciamento da integração do projeto agrega, sintetiza e alinha todas as demais áreas citadas acima.

A função dessa área é assegurar que os problemas sejam solucionados antes de se tornarem críticos. Além disso, garantir que as mudanças ocorram conforme as decisões iniciais do projeto e que todos os envolvidos fiquem cientes das possíveis alterações para garantir o alcance dos objetivos.  

Agora que você já sabe quais são as áreas de gerenciamento de um projeto, vamos ver boas práticas para gerenciá-los!

Práticas eficientes para gerenciar projetos

Existem várias práticas disponíveis, divididas em práticas tradicionais e ágeis. Na tradicional, o PMKBOK é uma referência de boas práticas. Já nas metodologias ágeis, a maior referência é o SCRUM. Vamos ver as características de cada um:

PMBOK

O PMBOK, sigla para Project Management Body of Knowledge, pode ser utilizada em qualquer tipo de projeto. Porém, ele demonstra mais eficiência naqueles que tem um escopo bem definido.

O escopo consiste no trabalho que deve ser feito para que o objetivo do projeto seja devidamente entregue. Então, o escopo representa tudo que deve ser realizado para que se atinja o objetivo esperado, como entregas, prazos, requisitos, custos etc.

Na prática PMBOK, o gerente encontra cinco grupos de processo: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Todas as áreas de gerenciamento que citamos no tópico acima fazem parte do método PMBOK.

Afinal, as vantagens de utilizar o PMBOK são:

  • Melhora no fluxo de comunicação
  • Otimização da utilização de recursos disponíveis
  • Controle efetivo do desenvolvimento de iniciativa
  • Melhor gerenciamento de oportunidades e riscos

Leia: Por que vale a pena usar o PMBOK?

SCRUM

Já o SCRUM é excelente para projetos de características inovadoras, principalmente quando é sobre algum produto que seja inédito.

É considerada uma metodologia ágil para gerenciamento de projetos, pois é iniciada a partir de um backlog – uma lista que contém tudo que o projeto terá que desenvolver para ficar pronto para a entrega.

Na lista existem prioridades e divisões em ciclos, que são chamadas de sprints. Essas sprints contém um conjunto de tarefas determinadas que devem ser colocadas em práticas e entregues dentro de seu prazo.

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Um projeto bem desenvolvido pode ajudar a organização a tomar rumos diferentes e alçar voos maiores, mas isso irá depender da forma que implementam as metodologias disponíveis. Então, como escolher a metodologia certa para a sua empresa?

É necessário ter uma compreensão mais profunda sobre cada uma delas, entender a cultura organizacional da sua empresa e aí sim escolher a que melhor se encaixa. Esse é o primeiro passo para o sucesso.

Por isso, preparamos um teste para te ajudar a escolher a melhor metodologia de gestão de projetos para sua empresa! Faça já o teste e melhore o gerenciamento de projetos de uma vez por todas!