O que são stakeholders e 5 passos para gerenciá-los

O que são stakeholders

Mesmo tendo uma boa comunicação entre a equipe e a alta gestão, você sente que ainda há dificuldade em alinhar as expectativas e ações no dia a dia do projeto?

A causa disso pode estar na má gestão dos stakeholders. Muitas empresas, quando pensam em estratégias de comunicação, focam apenas no público-alvo e na equipe, deixando de lado outras partes interessadas que também interferem nos produtos e serviços entregues.

Se você quer saber mais sobre todas as pessoas que estão envolvidas em um projeto e qual a importância de gerenciá-las, esse post vai te ajudar!

O que são stakeholders?

Stakeholders, ou partes interessadas, em português, são pessoas, grupos ou organizações que impactam ou são impactadas por um projeto. Ou seja, stakeholders são todas as pessoas cuja participação é indispensável para a realização de um projeto. Elas são peça-chave para o sucesso do negócio, pois têm o poder de influenciá-lo, seja em maior ou menor grau.

Assim, o objetivo de identificar os stakeholders é estabelecer uma comunicação eficiente, alinhar expectativas e garantir um bom relacionamento entre todas as pessoas que estão envolvidas no projeto, porque quando há ruídos entre as partes as chances de riscos aumentam.

Quais os tipos de stakeholders?

As partes interessadas são classificados em dois tipos: primárias ou secundárias. Veja exemplos de quem são os stakeholders:

Stakeholders primários

Os stakeholders primários são aqueles que têm alto grau de envolvimento com projeto. São as pessoas que o acompanham de perto e que têm influência sobre a tomada de decisões, como:

Stakeholders secundários

Os stakeholders secundários são aqueles que também impactam o projeto, mas em menor escala. Aqui, consideramos principalmente:

  • Governo;
  • Comunidade.

Apesar de estarem em constante relação com as organizações, as ações dessas partes secundárias representam menos riscos ao projeto. Por exemplo, quando o governo altera alguma lei, dificilmente o projeto será paralisado, porque esse processo é lento e gradual.

Exemplos de stakeholders

Como os stakeholders influenciam na organização?

Os objetivos de uma organização são pensados por pessoas e para pessoas. Assim, a atitude de todos os públicos que se relacionam com os projetos tem consequências, sejam elas positivas ou negativas.

Por exemplo, quando um prédio vai ser construído, a presença do engenheiro, do arquiteto e dos pedreiros é indiscutível. Mas, se a obra atrapalhar a rotina dos moradores da região, processos jurídicos e abaixo-assinados podem interromper o andamento da obra.

Por isso, é importante ter uma visão acerca de todos os stakeholders, de modo a evitar ações que gerem desvios e garantir a entrega do projeto como o planejado.

Qual a importância de gerenciar as partes interessadas?

Lembra da lista de chamada que tinha na época de escola? Concorda que saber quem são as pessoas de determinada classe, mas não controlar a presença, torna a lista irrelevante?

A ideia aqui é a mesma. Conhecer os stakeholders é importante, mas não basta apenas saber quem eles são, é preciso entendê-los e monitorá-los.

Por isso, na quinta edição do PMBOK®, foi adicionada uma nova seção destinada ao gerenciamento de stakeholders, sendo esse um dos pontos fundamentais da gestão de projetos.

Como os stakeholders influenciam e são influenciados pelos projetos, é preciso que estes estejam alinhados e atuem em conjunto para atingir os resultados.

Então, a gestão de stakeholders é responsável por informar, engajar e traçar estratégias direcionadas para cada uma destas partes, de modo que estas atuem em prol do projeto e não contra ele.

Quando um líder deixa de identificar ou contribuir com algum interessado, ele expõe o projeto a riscos, porque a parte interessada pode influenciar opiniões ou forçar mudanças nos planos e prejudicar o progresso.

Por isso, é importante que o gerente do projeto se dedique a gerenciar os stakeholders para garantir o sucesso dos projetos.

DICA: Já existem muitas ferramentas no mercado que podem melhorar a colaboração das partes interessadas, como softwares de gestão de projetos.

5 passos para gerenciar os stakeholders do projeto

1. Faça uma lista de quem são os stakeholders

O primeiro passo para gerenciar os stakeholders é entender quem são eles. Para isso, é importante listar todas as pessoas que se relacionam com o projeto.

Para realizar esta lista, existem algumas ferramentas que auxiliam a identificá-los, como:

  • Brainstorm;
  • Análise de documentações de projeto similares;
  • Análise histórica do projeto;
  • Opinião especializada.

Além disso, algumas perguntas podem ajudar a certificar que realmente aquelas pessoas ou organizações são partes interessadas:

  • O resultado obtido no projeto irá afetá-lo de alguma maneira?
  • Eles agregam valor ao o projeto?
  • O trabalho exercido por eles tem algum impacto?
  • As decisões tomadas por eles podem alterar o escopo do projeto?
  • Eles impactam o orçamento?
  • Eles afetam o resultado alcançado pelo projeto?
  • Eles influenciam o alcance de metas significativas dentro do projeto?

2. Entenda os interesses e expectativas dos stakeholders

Após identificar os stakeholders, é preciso compreender quais são os desejos e expectativas dessas pessoas a fim de identificar possíveis oportunidades e riscos.

Mas como descobrir as expectativas de cada stakeholder? A melhor forma de obter essa resposta é por meio da comunicação direta.

Manter contato com as partes interessadas, compreender as motivações e impactos de suas ações é imprescindível para a tomada de decisões e estratégias mais coerentes. Além disso, é importante que todas as informações obtidas sejam documentadas, porque isso facilita a gestão de projetos semelhantes e a melhoria contínua.

3. Classifique os stakeholders por ordem de influência

Agora que você já sabe quem são os stakeholders e o que eles esperam, é o momento de organizar e entender o nível de influência de cada um.

Essa etapa é essencial para entender qual a ordem de prioridade e grau de atenção que cada parte interessada demanda.

A ferramenta mais utilizada para isso é o mapa de stakeholders, que divide a lista obtida em quatro quadrantes, avaliando a influência e o interesse de cada público:

Mapa dos stakeholders

Outra dica para facilitar esse gerenciamento é construir uma estrutura analítica dos stakeholders, que agrupe perfis semelhantes. Ter essa divisão otimiza tempo na construção do mapa de stakeholders e auxilia na hora de construir estratégias mais gerais.

4. Elabore um plano de ação

Após agrupar os stakeholders por perfil de interesse, é necessário criar um plano individual para cada um dos interessados.

O planejamento deve incluir as estratégias de forma detalhada, como:

  • As maneiras de interagir com cada grupo;
  • O tipo de comunicação a ser empregado;
  • A melhor forma de obter o seu apoio;
  • Os riscos que eles podem gerar;
  • Ações que podem incentivar os stakeholders a dar mais apoio ao projeto.

5. Alinhe o plano de ação aos papéis do projeto

Apesar dos stakeholders serem mapeados de modo individual e terem planos de ação específicos, pessoas com papéis semelhantes podem ter estratégias parecidas.

Assim, no momento de planejar a estratégia mais adequada para os stakeholders, além de considerar as características da pessoa, grupo ou organização, é importante pensar no papel que estes stakeholders exercem no projeto.

No próprio PMBOK® existem diversos métodos e ferramentas que compõe o gerenciamento de equipe e o papel do gerente, por exemplo, sendo elementos que podem ser explorados na gestão de stakeholders também.

Se você quiser aprender um pouco mais sobre a diferença de alguns desses papéis e como essas partes interessadas se relacionam, confira nosso webinar: o papel do Patrocinador, Cliente e Gerente nos Projetos da sua empresa!

Bastante coisa para memorizar, não é? Por isso, nós criamos um e-book completo sobre como gerenciar os stakeholders de um projeto para você consultar quando precisar. Baixe gratuitamente:

E-book para gerenciamento de stakeholders