A realização de um projeto envolve a participação de várias partes interessadas, os stakeholders, que serão pessoas com diferentes papéis e funções no projeto. O sponsor do projeto é uma das figuras mais importantes nesse contexto, porque ele é quem irá patrocinar e fornecer condições para que o projeto seja executado e concluído.
Por ser traduzido para patrocinador, muitas vezes, o termo é associado apenas a questão financeira. Mas a participação do sponsor vai muito além disso. Então, neste post, você vai saber:
- O que é sponsor do projeto?
- As principais responsabilidades do sponsor do projeto
- Diferença de papéis – Sponsor, Gerente e Cliente
O que é sponsor do projeto?
O sponsor é quem irá fornecer os recursos financeiros e organizacionais necessários para a execução do projeto. Isto é, ele fornece o capital, equipamentos, equipe, especialistas, treinamentos e qualquer outro elemento que seja essencial para realizar as entregas.
Pela definição do PMBOK®, é:
“Uma pessoa ou grupo que fornece os recursos e suporte para o projeto, programa ou portfólio, sendo responsável pelo sucesso do mesmo.”
O principal objetivo do sponsor é assegurar a finalização do projeto, afinal, é a pessoa que mais se beneficia da entrega final e tem interesse que esta seja bem sucedida.
Para isso, ele tem um importante papel de governança e articulação no projeto, sendo responsável por aprovar as entregas e ajudar o gerente quando necessário.
Portanto, ele é alguém com:
- Mais experiência, geralmente da alta administração;
- Muito interesse, financeiro e ideológico, pelo projeto;
- Autoridade e influência.
Atenção! O sponsor acompanha periodicamente o projeto, mas não é ele quem irá gerenciá-lo, porque isto é função do gerente.
Saber a diferença entre os papéis é fundamental para garantir que cada parte cumpra seu propósito. Continue a leitura que logo mais te explicaremos as diferenças entre o gerente e o sponsor!
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As principais responsabilidades do sponsor do projeto
O patrocinador é responsável por disponibilizar os recursos organizacionais e supervisionar as entregas.
Ele é a autoridade máxima do projeto, alguém com disponibilidade, poder e influência suficiente para defender os objetivos e garantir os resultados.
Para isso, ele:
Alinha o projeto à visão do negócio
Todo projeto possui um objetivo, que é aquilo que deve ser alcançado ao fim. Esta finalidade deve sempre estar alinhada aos objetivos do negócio, para que a realização do projeto tenha sentido para a organização.
É responsabilidade do sponsor garantir este alinhamento, porque ele é quem tem maior interesse no sucesso do projeto e é quem irá aprová-lo.
Destina os recursos e auxilia nas informações principais
Antes de iniciar a execução do projeto, existem algumas informações básicas que devem ser estruturadas, como: viabilidade, riscos, custos, prazos e recursos.
Cada um destes elementos é descrito no TAP (termo de abertura do projeto), que é um documento formal assinado pelo sponsor. Assim, por ter mais conhecimento da proposta e do que é esperado, ele auxilia o gerente a compreender premissas, restrições, custos e prazos estimados.
Além disso, uma das principais funções dele é fornecer os recursos do projeto, indicando ao gerente o que ele terá à disposição para fazer o planejamento e a execução.
Define o sucesso
Muitas vezes a definição de sucesso é relacionada a conclusão do projeto dentro do prazo e custo delimitados. Mas, ter entregas de acordo com o que foi estimado é o mínimo esperado.
O patrocinador geralmente é alguém com mais experiência na área beneficiada pelo projeto. Por isso, o que é esperado por ele é a definição do sucesso, pois ele é o maior interessado no projeto e definirá a expectativa a ser alcançada.
Aprova as ações
O sponsor não participa e acompanha o dia a dia do projeto, porque ele tem um papel de suporte e liderança, sendo apenas informado do que está acontecendo.
Por isso, é comum que o gerente apresente relatórios periódicos da execução, para alinhar as decisões com o patrocinador e garantir que as atividades estejam de acordo com o esperado.
Assim, ao longo de todo o desenvolvimento do projeto, ele deve ser consultado e aprovar as ações, a fim de evitar possíveis desvios e riscos no projeto.
Este processo nem sempre será sistematizado, mas é interessante ter alguns momentos de avaliação formal da situação, com análise de indicadores e apresentação das entregas, para que haja mais fidelidade nos dados avaliados.
Toma decisões
O sponsor discute as ações com o gerente e comunica decisões para o futuro do projeto.
Porém, quando o projeto tem um alto grau de influência na área ou há possíveis desvios ocorrendo, o sponsor pode atuar diretamente no andamento do projeto, fazendo intervenções e indicando novos caminhos a serem seguidos.
Isso ocorre em situações específicas, sendo algo excepcional e não ideal. Mas é importante ter em mente que o patrocinador tem poder e autoridade para decidir sobre todos os aspectos do projeto.
Aconselha e dá suporte
O sponsor é alguém que está ali para garantir que tudo dê certo. A troca de ideias entre o gerente e o patrocinador deve ser algo frequente, porque o sponsor tem uma visão mais madura e com experiência em projetos semelhantes, o que pode facilitar a atuação do gerente.
Assim, ele deve estar sempre aberto a auxiliar o gerente nos pontos de dificuldade, além de fornecer o suporte necessário para qualquer problema identificado.
Diferença entre sponsor, gerente e cliente
Frequentemente, sponsor, gerente e cliente são confundidos, pois ambos são importantes partes interessadas do projeto e controlam de algum modo os recursos. O que os diferencia é a finalidade e grau de envolvimento com o projeto.
O sponsor é quem escolhe o gerente e presta suporte a ele nas ações mais importantes, não participando do cotidiano de ações do projeto.
Assim, o gerente é o real responsável pelo planejamento, execução e entrega, sendo um líder mediador entre o sponsor e a equipe.
Além desta confusão, a figura do sponsor também se confunde com a do cliente, porque os dois interferem nos recursos financeiros do projeto.
A diferença é que o cliente não necessariamente estará envolvido no projeto, o foco dele é apenas a entrega final. Enquanto, para o sponsor, o interesse é justamente o sucesso de toda a produção do projeto.
Sponsor:
É a figura de maior autoridade no projeto.
- Indica restrições e premissas;
- Assina o TAP;
- Autoriza recursos, sejam eles físicos ou de equipe;
- É informado acerca do andamento do projeto;
- Toma as decisões que tem maior grau de interferência no projeto;
- Dá suporte ao gerente;
- Aprova as ações.
Gerente:
É o responsável pelas entregas e resultados do projeto.
- Alinha escopo, orçamento e cronograma;
- Gerencia as atividades para garantir que elas ocorram como esperado;
- Toma decisões dentro do autorizado pelo sponsor;
- Produz relatórios sobre o andamento do projeto;
- Apresenta dados recorrentemente ao sponsor;
- Entrega o projeto.
Cliente:
É quem recebe o produto/serviço.
- Adiciona recursos financeiros;
- Não necessariamente acompanha a execução do projeto;
- Pode ser interno ou externo ao projeto;
- Relaciona-se com a entrega final.
Em alguns casos, principalmente em projetos internos, estes três papéis podem ser realizados pela mesma pessoa, mas serão funções diferentes que estarão atribuídas a um indivíduo naquele contexto.
Isso tudo pode parecer bastante complexo, que tal ver um exemplo de como estes papéis se conciliam na prática?
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