Cronograma de projetos: como montar em 5 passos

Última atualização em: 22/05/2023

Atrasos nas entregas, má distribuição de recursos e gastos extras são uma realidade na sua empresa?  

O problema pode estar no cronograma de projetos!  

Confira, neste texto, como esta ferramenta de gestão pode melhorar o fluxo de seus projetos e aprenda o passo a passo para montá-la do jeito certo.

O que é um cronograma de projetos?

O cronograma de projetos é uma ferramenta que descreve todas as tarefas que devem ser cumpridas para que o projeto seja entregue dentro do prazo determinado.  

Ela funciona basicamente como uma linha do tempo, que indica quando cada tarefa deve ser iniciada e concluída. Assim, é uma ferramenta indispensável para gerenciar o tempo dos projetos e garantir que tudo seja feito sem atrasos.

Qual a função de um cronograma de projetos?

O principal objetivo do cronograma de projetos é definir exatamente quais entregas precisam ser feitas em cada momento para alcançar os resultados esperados.  

Mas, atenção! É aqui que muitos erros acontecem.  

Alguns gerentes acreditam que montar o cronograma seja apenas isso: estabelecer datas de entrega. Aí, quando erros e atrasos aparecem, não entendem por que a ferramenta não funciona.  

Para que ela realmente ajude a cumprir os prazos, é preciso que vários fatores sejam considerados, de forma que ela contenha todas as informações necessárias para o gestor escolher as melhores ações.  

Então, um cronograma de projetos eficiente deve apresentar:  

• Data de início e término para cada atividade;
• Sequência das tarefas a ser seguida;
• Relação de dependência entre as atividades;  
• Recursos necessários para executar a tarefa dentro do prazo.  

Mais difícil do que você pensou que fosse? Calma! Logo mais a gente vai contar tudo o que você precisa considerar para montar um cronograma de projetos que gera resultado. Mas antes, veja como a gestão de projetos pode melhorar com o uso correto do cronograma de projetos: 

Benefícios de utilizar um cronograma de projetos

O cronograma de projetos apresenta o que precisa ser feito e até quando. Com essas informações, a equipe e o gerente têm a base para detalhar o resto do projeto com mais assertividade e tomar decisões melhores.   

Por isso, ter um cronograma de projetos bem estruturado traz diversos benefícios para uma empresa, porque ele permite:  

• Acompanhar o desempenho da equipe; 
• Aumentar a produtividade;
• Visualizar riscos com antecedência e tomar medidas corretivas;  
• Distribuir os recursos de forma adequada;  
• Garantir entregas no prazo;  
• Identificar gargalos nos processos;  
• Otimizar o fluxo de atividades;
• Ter entregas com maior qualidade.  

Muita coisa legal, não é? Então confira a seguir o passo a passo para ter esses benefícios na prática:

5 passos para montar um cronograma de projetos completo

Montar um cronograma vai além de apenas distribuir as atividades em uma linha do tempo. É necessário que ele seja executável, tenha uma visualização simples e esteja alinhado com outras áreas da gestão. 

Por isso, existem 5 passos para fazer um cronograma de projetos da maneira certa:

1. Defina o escopo do projeto

O escopo define tudo o que é necessário para alcançar os objetivos do projeto. Assim, saber o que será feito, quais os recursos utilizados, o orçamento disponível e a estimativa de tempo para a conclusão são essenciais para identificar as atividades e prazos do cronograma.

Sem a definição do escopo, o gerente não tem o direcionamento necessário e há grandes chances de as datas estimadas serem irreais. Por isso, esta deve ser a primeira etapa.

2. Faça uma EAP

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta que decompõe o projeto em entregas menores e mais gerenciáveis, o que possibilita enxergar todas as tarefas de uma vez e qual a hierarquia de cada uma.

Com isso, é muito comum os gerentes de projeto desenvolverem uma EAP antes do cronograma, porque ela ajuda a compreender quais etapas serão detalhadas mais adiante.

Quer aprender a montar uma EAP? Assista ao nosso webinar:

Faça a priorização das tarefas

Após saber quais são as atividades do projeto, é importante estabelecer uma ordem de execução. O objetivo da priorização é entender quais tarefas são mais importante e devem ser executadas primeiro, para evitar que atrasos vitais prejudiquem o projeto.

DICA! Utilize uma matriz de priorização

A matriz de priorização é uma ferramenta que auxilia na hora de organizar e ordenar projetos, porque ela permite identificar de forma mais clara quais tarefas são mais importantes e urgentes.

Essa ferramenta pode ser elaborada em forma de tabela, gráfico ou quadrantes, não existe muito uma regra.

| Leia o conteúdo completo: Matriz de priorização – como priorizar seus projetos e processos

4. Defina o tempo para finalização de tarefas

O quarto passo é definir um tempo para a finalização das tarefas. Aqui, é importante levar em conta o nível de dificuldade de cada atividade e avaliar a capacidade da equipe, pois não adianta estimar prazos que não serão alcançados.

Para garantir que a projeção seja correta, é interessante considerar projetos semelhantes executados anteriormente e consultar a equipe, determinando quanto tempo cada profissional necessita para realizar a tarefa que está sob a sua responsabilidade.

5. Construa o cronograma

Finalmente, depois de atribuir as tarefas e responsáveis, é hora de construir o cronograma. Existem várias maneiras de fazê-lo, como usar post-its, planilhas ou aplicativos de gerenciamento de projetos.

A melhor maneira de realizar o cronograma é aquela que o time melhor se adapta. Apesar disso, é notável que os softwares de gestão acabam trazendo algumas vantagens a mais, porque são plataformas preparadas para isso e acabam otimizando bastante tempo dos gerentes.

| Leia também: 7 Benefícios de implementar um software de gerenciamento de atividades

Ficou mais fácil entender como o cronograma de projetos deve ser elaborado? Se você quiser ver esse passo a passo mais detalhado, nós temos um webinar completo sobre o tema:

Não deixe de assistir! Mas, antes, confira a dica final que trouxemos para você:

DICA!  Potencialize o cronograma do projeto com o gráfico de Gantt

Como você viu, o cronograma de projetos é uma poderosa ferramenta para ter sucesso nos negócios. Mas, e se te dissermos que os benefícios dela podem ser ainda maiores se combinados com o gráfico de Gantt?  

Pois é, podem!  

O cronograma do projeto é uma ferramenta usada para definir as tarefas, seus prazos e responsáveis, enquanto o gráfico de Gantt é uma visualização gráfica dessas informações. 

Assim, a combinação dessas duas ferramentas permite que o gestor de projetos tenha uma visão ainda mais completa das atividades. Além disso, com o Gantt, é possível visualizar o progresso do projeto em tempo real e identificar de forma visual os atrasos que podem acontecer no projeto. 

Quer aprender como montar um gráfico de Gantt? Leia nosso texto com o passo a passo completo: 5 passos para fazer um gráfico de Gantt no Excel!