Aprenda a montar um cronograma de projetos para sua empresa em 5 passos


Cronograma de projetos id

Para planejar um projeto, é essencial que as atividades estejam bem organizadas, distribuídas e executadas dentro dos prazos determinados. Para isso, você pode contar com a ajuda de uma grande ferramenta: o cronograma de projetos.

O cronograma de projetos é um artefato visual que possibilita a organização de tarefas, de recursos e dos prazos referentes a um determinado projeto.

Se você deseja saber mais sobre o que é um cronograma de projetos, para que ele serve e como fazer um na sua empresa, siga a leitura!

O que é um cronograma de projetos?

O cronograma de projetos é uma ferramenta que descreve todas as tarefas/atividades que devem ser cumpridas dentro de um determinado prazo. Ele é utilizado como instrumento de organização e planejamento e pode ser feito de diversas maneiras.

O termo “cronograma” vem do grego, no qual Khronos significa tempo e gramma quer dizer “certa coisa escrita ou desenhada”.

No cronograma de projetos é muito importante que as tarefas sejam sequenciadas, pois assim, a chance de as entregas serem feitas dentro dos prazos estipulados são maiores.

Para que serve um cronograma de projetos?

Um cronograma de projetos pode ter diversas utilidades. Além de ele auxiliar a equipe de projetos na organização das atividades diárias, ele também possibilita que o time confira se tudo está correndo dentro do que foi estipulado.

Ele também possui outras funcionalidades, como:

  • Define a sequência das atividades;
  • Estipula a duração de cada atividade;
  • Controla a realização das atividades em detrimento do tempo;
  • Possibilita a gestão de tarefas de cada participante.

Quais os benefícios de um cronograma de projetos?

Um cronograma de projetos pode trazer diversos benefícios para uma empresa. Ele ajuda a melhorar a comunicação entre todos da equipe do projeto e também possibilita que a visualização das tarefas fique mais clara para todos do time.

Além disso, o cronograma de projetos possui outras vantagens, como:

  • Aumenta o foco da equipe;
  • Aumenta a produtividade do time;
  • Antecipa falhas;
  • Auxilia a prever gastos.

Como fazer um cronograma de projetos na sua empresa

Fazer um cronograma vai além de apenas distribuir as atividades em uma linha do tempo. É necessário que ele seja possível de ser executado, tenha uma visualização simples e clara e esteja alinhado com outras áreas da gestão de projetos.

Confira a seguir 5 passos de como fazer um cronograma de projetos da melhor maneira:

Como fazer um cronograma de projetos

1. Defina o escopo do projeto

A primeira etapa é a definição do escopo do projeto. O escopo de projeto é o conjunto de todas as tarefas que serão necessárias para alcançar o resultado final do projeto.

Aqui você deverá escrever tudo que acha necessário para alcançar os objetivos do projeto e qual seria o tempo ideal para a entrega. Ele deve ser bem detalhado e ter todas as informações possíveis, pois ele irá permitir que o gerente de projetos saiba tudo que deve ser desenvolvido.

2. Faça uma EAP

A sigla EAP significa Estrutura Analítica do Projeto. Ela é uma representação visual (diagrama) que permite visualizar o escopo do projeto. A partir dela, você consegue enxergar todas as tarefas de uma vez e qual a hierarquia de cada uma.

A estrutura da EAP muitas vezes lembra um fluxograma. Ela ajuda na melhora da comunicação entre o time do projeto e todos envolvidos.

Para fazê-la você precisa criar uma lista de tarefas que necessitam ser desenvolvidas para cada entrega. Identificar as dependências entre as tarefas também é um passo importante para a construção da EAP.

3. Faça a priorização das tarefas

Nessa etapa é hora de fazer a priorização das tarefas. Para isso, basta você observar a hierarquia das atividades na EAP. Observe quais tarefas devem ser executadas primeiro e quais não possuem tanta urgência.

O objetivo da priorização das tarefas é preparar a equipe para entregar o projeto dentro do prazo estipulado e também evitar retrabalhos com correção de erros que poderiam ter sido evitados.

4. Defina o tempo para a finalização das tarefas

Definir um tempo para a finalização das tarefas é um dos passos mais importantes na hora da criação de um cronograma. É importante nunca subestimar o tempo necessário para cada atividade.

Na hora de estipular um tempo para cada tarefa é necessário levar em conta o nível de dificuldade de cada uma. Avalie também a capacidade da equipe, pois não adianta colocar prazos muito curtos se eles forem inalcançáveis.

5. Construa o cronograma

Após ter concluído as outras etapas e ter atribuído responsáveis para cada tarefa, chegou o momento de construir o cronograma. Você pode fazer isso criando uma linha do tempo.

Essa linha do tempo dividirá as tarefas pelo tempo estimado, ajudando no entendimento de todos da equipe sobre o que deverá ser feito. Para a criação da linha do tempo você pode usar post-it e papel.

Porém a melhor maneira de realizá-la é utilizando um programa de gestão de projetos, pois ele garante a visualização do cronograma para todos do time.

Como você pode perceber, um cronograma de projetos tem muitos benefícios e pode trazer grandes melhoras para a gestão dos projetos na sua empresa. Sendo assim, se você quer se aprofundar mais ainda nesse tema, não deixe de conferir nosso e-book sobre cronograma de projetos.

Nele você vai encontrar alguns outros temas como: tipos de cronograma, exemplos de cronograma de projetos, como gerenciar vários cronogramas simultâneos e passos para escolher o melhor software de cronograma. Esperamos você!

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