Definir prioridades na gestao de projetos em ti

A EAP consiste em uma decomposição do escopo total do trabalho a ser realizado pela equipe, a fim de alcançar os objetivos do projeto e entregar os resultados requeridos. Basicamente, é uma ferramenta que organiza aquilo para o que se dispõe o projeto, representando visualmente a declaração do escopo aprovada.

Para facilitar o gerenciamento, o trabalho planejado é contemplado dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, e recebe o nome de pacotes de trabalho. Esses são usados para agrupar as atividades e agendá-las, tendo o seu custo e tempo melhor estimados, monitorados e controlados.
Acompanhe, nos tópicos seguintes, o nosso guia e saiba como fazer uma EAP para uma gestão de projetos de sucesso!

O processo de criação da EAP

A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma representação dos elementos de trabalho mais importantes, servindo também para diluir as tarefas e melhor apresentá-las. A natureza gráfica da EAP auxilia o gerente de projeto a melhor planejar o projeto com base em uma visão geral, assegurando melhores decisões.

Ao desenvolver uma EAP, o gerente do projeto estabelece as fases principais e, em seguida, mapeia as tarefas necessárias para atingir esses resultados. A EAP se apresenta como um diagrama em formato de árvore, tendo o “tronco” na parte superior e os “ramos” abaixo. Ou seja, o requisito primário é exibido na parte que fica acima, sendo que o desmembramento é mostrado abaixo.

Quando finalizada, uma EAP bem elaborada é muito similar a um organograma em que todos os elementos são representados, servindo para uma visão macro do projeto.
Uma EAP bem organizada e dotada do nível de detalhe adequado, auxilia os gestores na alocação assertiva dos recursos, no maior controle do orçamento e em uma melhor gestão de tempo. Enfim, é uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos.

A EAP e a subdivisão do trabalho

A EAP deve conter tudo aquilo que está discriminado na declaração do escopo do projeto e serve como um guia para a elaboração do cronograma e estimativa de custos.
É muito comum os gerentes de projeto desenvolverem uma EAP como precursora de um cronograma detalhado. Além da EAP, deve também ser elaborado o seu respectivo dicionário (Dicionário da EAP), que enumera e descreve os elementos.

Dentre os vários objetivos, o desenvolvimento de uma EAP e do Dicionário da EAP servem:

  • Para os gestores planejarem de forma holística o projeto, do início ao fim;
  • Para identificar as informações sobre aquilo que precisa ser feito, e;
  • Para dividir a entregas em tamanhos que podem ser melhor gerenciáveis.

A numeração da EAP

Em uma EAP, cada item tem um número exclusivo atribuído de modo que o trabalho possa ser identificado e acompanhado ao longo do projeto.
Abaixo a convenção geral de como as tarefas são decompostas:

  • Nível 1: Este é o nível mais alto da EAP, designado pelo 1.0. E, geralmente, corresponde ao nome do projeto. Todos os outros são subordinados a este nível.
  • Nível 2: Este é o nível de resumo e inicia pela numeração 1.X (por exemplo, 1.1, 1.2).
  • Nível 3: Começa pelo 1.X.X (por exemplo, 1.1.1, 1.1.2). Este terceiro nível diz respeito aos subcomponentes.

Este esforço de desmembramento continua até que os níveis subordinados apresentem todo o trabalho necessário para o que o projeto se desenvolva por completo.

As formas de construção da EAP

Ainda que existam diferentes formas de decomposição de trabalho do projeto e da elaboração de uma EAP, a melhor maneira é a utilização de algum tipo de exibição visual das entregas, fases ou atividades.
Para tanto, o ideal é promover uma reunião entre todos os membros da equipe para discutir todo o esforço necessário para concluir as entregas do projeto com sucesso. O envolvimento de todos aumenta a probabilidade de que a EAP elaborada se apresente abrangente e o mais completa possível.
É comum que se comece pela identificação dos resultados macros do projeto e, em seguida, se decomponha um a um em uma lista detalhada.

Os níveis da EAP

Basicamente, existem dois métodos para se determinar quantos níveis uma EAP deve ter:
O guia PMBOK®, tradicionalmente, estabelece um modelo de até seis níveis. Esses níveis predeterminados apresentam a vantagem de serem muito claros, por exemplo:
Nível 1: Programa;
Nível 2: Projeto;
Nível 3: Tarefa;
Nível 4: Subtarefa;
Nível 5: Produto de trabalho e;
Nível 6: Nível de esforço.

No entanto, a desvantagem deste modelo é requerer um nível de detalhe superior ao que pode ser necessário. Quer dizer, seguir modelos com níveis predeterminados pode fazer com que a gestão perca a flexibilidade e autonomia na definição de sua própria EAP.

Já a abordagem mais contemporânea propõe deixar que as características do projeto ditem os níveis utilizados. Entretanto, é importante atentar para o fato que o número de níveis precisa ser suficiente para viabilizar uma estimativa confiável de tempo e de custo por parte do gerente de projetos.

Os critérios de sucesso de uma EAP

Para que se desenvolva uma boa EAP e Dicionário da EAP, é essencial investir no envolvimento dos membros da equipe do projeto, movendo esforços em promover o engajamento e a participação ativa de todos os envolvidos. Com isso, torna-se possível identificar quais as necessidades do projeto de forma geral, bem como discutir as melhores estratégias para que as entregas sejam viabilizadas.

O gerente de projeto deve assegurar que todo o trabalho que deve ser realizado para o projeto esteja contemplado no Dicionário da EAP e, é claro, que as informações sejam de comum entendimento por todos os membros da equipe.

Antes que a EAP seja oficializada e compartilhada, o gerente de projeto deve receber um feedback dos membros da equipe para garantir que a EAP e o Dicionário da EAP sejam válidos e suficientemente abrangentes. Somente depois disso se deve elaborar o cronograma detalhado.

Finalmente, é importante deixar claro que todos os projetos devem contar com uma EAP, mas isso não significa decompor demasiadamente as entregas.
E agora? Já se sente preparado para desenvolver a EAP do seu projeto? Não se preocupe! Se ficou alguma dúvida, deixe um comentário!

Como criar uma Estrutura Analítica de Projeto

Saiba como determinar as entregas com uma EAP para seus projetos.

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Neste nosso webinar você conhecerá melhor o conceito de EAP, como poderá aplicá-la de forma simples e prática e dicas essenciais para a implantação em seus projetos.