EAP (estrutura analítica do projeto): Entenda na prática o que é e como fazer a sua

EAP - Estrutura Analítica do Projeto no Artia

No gerenciamento de projetos, alterações frequentes no escopo podem causar transtornos e desorganização. Nesse sentido, a criação de uma EAP (estrutura analítica do projeto) pode ajudar a gerenciar o projeto de forma mais acurada. Por isso decidimos criar esse guia que ensina tudo o que você precisa saber para elaborar uma EAP corretamente. Siga lendo para entender como!

O que é EAP?

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é um diagrama que organiza o escopo do projeto de forma visual, hierárquica e em partes menores, a fim de facilitar o gerenciamento das entregas.

Em outras palavras, é uma ferramenta que organiza o trabalho que será realizado no projeto representando graficamente e simplificadamente o escopo.

A estrutura analítica do projeto (EAP) serve também para diluir as tarefas e melhor apresentá-las. A natureza gráfica da EAP auxilia o gerente de projetos a fazer um planejamento com base em uma visão geral, assegurando melhores decisões.

Ao desenvolver uma EAP, o gerente do projeto estabelece as fases principais e, em seguida, mapeia as tarefas necessárias para atingir esses resultados. A EAP se apresenta como um diagrama em formato de árvore, tendo o “tronco” na parte superior e os “ramos” abaixo. Ou seja, o requisito primário é exibido na parte que fica acima, sendo que o desmembramento é mostrado abaixo.

O Guia PMBOK® traz uma série de exemplos de EAP. Confira alguns deles:

Amostra de EAP decomposta até o nível de pacotes de trabalho

Exemplo de EAP com Entregas Principais

Além da EAP, deve ser elaborado o seu respectivo dicionário (Dicionário da EAP), que enumera e descreve os elementos nela contidos.

Dicionário da EAP

A EAP não possui muitos detalhes sobre os pacotes de trabalho além de alguns fatores para identificação, como nome e código. Por isso, além da EAP, é necessário criar um documento que explique em detalhes cada elemento contido nela; o dicionário da EAP.

O dicionário da EAP inclui a descrição do pacote de trabalho, o responsável por ele, os participantes e os critérios de aceitação. Ele pode ser consultado quando houver dúvidas sobre os pacotes a serem entregues e para elaborar o cronograma do projeto.

Para facilitar a localização dos “verbetes” no dicionário, cada elemento da EAP pode conter um código identificador (1, 1.1, 1.1.1, 2, 2.1, 2.2, e assim sucessivamente). Assim, os elementos podem ser encontrados na EAP e no dicionário por meio dos códigos que os referenciam. Confira um exemplo simples de dicionário da EAP:

dicionário da eapM

Qual a diferença entre a EAP e o cronograma?

O cronograma serve para documentar as atividades do projeto, suas datas de início e término, os recursos que serão utilizados e os prazos. Esse documento é capaz de evidenciar atrasos ou adiamento de tarefas, facilitar a percepção visual de todas as etapas de um projeto e auxiliar no controle de tempo.

O cronograma contém:

  • Lista de atividades do projeto;
  • Data de início e término de cada atividade;
  • Responsável por cada atividade;
  • Relação de interdependência das tarefas;
  • Status de cada atividade.

Trata-se de um documento que detalha atividades e demostra todo o trabalho que precisa ser feito, além dos recursos que serão destinados às atividades, diferentemente da EAP. A EAP não comporta atividades, já que seu último nível de decomposição é o pacote de trabalho.

A EAP serve muito mais para mostrar como será realizado o projeto, enquanto que o cronograma detalha o que será feito.

É muito comum os gerentes de projeto desenvolverem uma EAP como precursora de um cronograma detalhado. De fato, o ideal é que o cronograma do projeto seja elaborado com base na EAP, feita previamente.

Webinard criando uma EAP- estrutura analítica de projeto

O processo de criação da EAP

Cabe ao próprio gerente de projetos escolher como será elaborada a EAP, juntamente com sua equipe. Ela pode ser orientada a produtos ou ao ciclo de vida do projeto, dependendo das necessidades gerenciais. Podemos dizer que existem quatro formas de montar uma EAP:

  1. Por fases do ciclo de vida do projeto
  2. Por entregas do projeto
  3. Por subprojetos que compõe o projeto
  4. Híbrida (considerando diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo)

O nível de detalhamento da EAP também é relativo, pois as características do projeto acabam ditando o número de níveis utilizados. Entretanto, alguns passos são padrão na hora de criar a Estrutura Analítica do Projeto. Vejamos eles a seguir:

1-      Mapeie os requisitos

O primeiro passo para montar a EAP é mapear os requisitos. Se eles não forem bem esclarecidos, fica difícil saber qual o trabalho a ser realizado e quais os pacotes de entregas necessários para o sucesso do projeto.

Em alguns casos, nem as partes interessadas sabem exatamente do que precisam. Para isso, existem ferramentas para coleta de requisitos, como entrevistas, grupos de discussão, oficinas facilitadas, questionários e pesquisas, etc.

2-      Monte o termo de abertura e o escopo

A criação e aprovação do termo de abertura do projeto deve ocorrer antes da elaboração da EAP. Isso porque o termo de abertura contém informações primárias sobre o projeto, como: justificativa, um resumo do escopo, objetivos, stakeholders, critérios de aceitação, restrições, riscos, etc.

É a partir dessas informações que o gerente de projetos irá aprofundar o detalhamento e criar o escopo. Ter essas informações em mãos é essencial para poder elaborar a EAP corretamente.

3-      Crie a EAP

Depois da elaboração dos documentos que a precedem, é hora de decompor o trabalho do projeto e criar a EAP. Para isso, é possível utilizar a técnica de decomposição, de modo a dividir e subdividir o escopo e suas entregas em partes menores, os chamados pacotes de trabalho. Cada pacote de trabalho é um conjunto de atividades que estão relacionadas.

Vale lembrar que a EAP deve ser simples e visual. Sendo assim, a descrição dos pacotes de trabalho não deve estar na EAP, mas sim no dicionário da EAP.

4-      Valide a EAP com as partes interessadas

É muito importante que a EAP seja validada com as partes interessadas do projeto. Os stakeholders precisam estar de acordo com a decomposição feita e, para isso, é necessário fazer uma reunião para apresentar, discutir, revisar e criar a versão final da estrutura analítica do projeto.

Depois de aprovada, a EAP estará pronta para ser utilizada!

Independentemente da estratégia de decomposição escolhida, existem algumas dicas e regras interessantes para levar em conta na hora de montar a EAP. Vamos conferir algumas das principais:

Regra dos 100%

Essa regra estabelece que os níveis “filhos” devem conter todo o trabalho necessário, apenas o necessário, para concluir o nível “pai”. Isto é, os desdobramentos de um elemento da EAP devem incluir 100% do trabalho necessário para que esse elemento seja entregue, não podendo haver trabalho a mais ou a menos.

Regra 8-80

Essa regra diz que cada pacote de trabalho deve possuir um mínimo de 8 horas de duração e no máximo 80 horas. Dependendo do tipo de projeto, esses números podem variar para 4-40.

O limite mínimo de 8 horas evita que a EAP fique detalhada em excesso, possuindo pacotes muito pequenos que poderiam simplesmente integrar um maior. Isso dificulta a gestão e o monitoramento, causando micro gerenciamento.

Por sua vez, o limite máximo de 80 horas evita que os elementos da EAP sejam mal detalhados e os pacotes de trabalho sejam grandes demais. Isso, por consequência, também causaria dificuldades no gerenciamento.

Gold Plating

Não é uma boa prática adicionar entregas que não foram solicitadas pelos stakeholders (gold plating), mesmo que, na sua visão, elas possam tornar o projeto melhor. Os impactos da adição de uma nova condição que não foi aprovada ao escopo podem ser grandes, como o aumento dos custos ou mesmo um produto diferente do esperado.

Modelo de EAP

Quando uma empresa trabalha frequentemente com o mesmo tipo de projeto, é interessante que certas informações sejam consolidadas em um modelo adaptável que será utilizado como padrão para os projetos de natureza semelhante.

Isso ajuda a tornar a elaboração da EAP de novos projetos algo muito mais rápido, economizando tempo, recursos e garantindo maior assertividade nos resultados, pois aquele modelo já foi testado e teve sua efetividade comprovada.

E então, conseguiu entender como fazer a estrutura analítica de projeto? Qualquer dúvida, basta deixar um comentário. Ainda, não deixe de checar nosso guia avançado de gestão de projetos para aprimorar ainda mais seus conhecimentos em gerenciamento de projetos!

A EAP e a subdivisão do trabalho

A EAP deve conter tudo aquilo que está discriminado na declaração do escopo do projeto e serve como um guia para a elaboração do cronograma e estimativa de custos.
É muito comum os gerentes de projeto desenvolverem uma EAP como precursora de um cronograma detalhado. Além da EAP, deve também ser elaborado o seu respectivo dicionário (Dicionário da EAP), que enumera e descreve os elementos.

Dentre os vários objetivos, o desenvolvimento de uma EAP e do Dicionário da EAP servem:

  • Para os gestores planejarem de forma holística o projeto, do início ao fim;
  • Para identificar as informações sobre aquilo que precisa ser feito, e;
  • Para dividir a entregas em tamanhos que podem ser melhor gerenciáveis.

A numeração da EAP

Em uma EAP, cada item tem um número exclusivo atribuído de modo que o trabalho possa ser identificado e acompanhado ao longo do projeto.
Abaixo a convenção geral de como as tarefas são decompostas:

  • Nível 1: Este é o nível mais alto da EAP, designado pelo 1.0. E, geralmente, corresponde ao nome do projeto. Todos os outros são subordinados a este nível.
  • Nível 2: Este é o nível de resumo e inicia pela numeração 1.X (por exemplo, 1.1, 1.2).
  • Nível 3: Começa pelo 1.X.X (por exemplo, 1.1.1, 1.1.2). Este terceiro nível diz respeito aos subcomponentes.

Este esforço de desmembramento continua até que os níveis subordinados apresentem todo o trabalho necessário para o que o projeto se desenvolva por completo.

As formas de construção da EAP

Ainda que existam diferentes formas de decomposição de trabalho do projeto e da elaboração de uma EAP, a melhor maneira é a utilização de algum tipo de exibição visual das entregas, fases ou atividades.
Para tanto, o ideal é promover uma reunião entre todos os membros da equipe para discutir todo o esforço necessário para concluir as entregas do projeto com sucesso. O envolvimento de todos aumenta a probabilidade de que a EAP elaborada se apresente abrangente e o mais completa possível.
É comum que se comece pela identificação dos resultados macros do projeto e, em seguida, se decomponha um a um em uma lista detalhada.

Os níveis da EAP

Basicamente, existem dois métodos para se determinar quantos níveis uma EAP deve ter:
O guia PMBOK®, tradicionalmente, estabelece um modelo de até seis níveis. Esses níveis predeterminados apresentam a vantagem de serem muito claros, por exemplo:
Nível 1: Programa;
Nível 2: Projeto;
Nível 3: Tarefa;
Nível 4: Subtarefa;
Nível 5: Produto de trabalho e;
Nível 6: Nível de esforço.

No entanto, a desvantagem deste modelo é requerer um nível de detalhe superior ao que pode ser necessário. Quer dizer, seguir modelos com níveis predeterminados pode fazer com que a gestão perca a flexibilidade e autonomia na definição de sua própria EAP.

Já a abordagem mais contemporânea propõe deixar que as características do projeto ditem os níveis utilizados. Entretanto, é importante atentar para o fato que o número de níveis precisa ser suficiente para viabilizar uma estimativa confiável de tempo e de custo por parte do gerente de projetos.

Os critérios de sucesso de uma EAP

Para que se desenvolva uma boa EAP e Dicionário da EAP, é essencial investir no envolvimento dos membros da equipe do projeto, movendo esforços em promover o engajamento e a participação ativa de todos os envolvidos. Com isso, torna-se possível identificar quais as necessidades do projeto de forma geral, bem como discutir as melhores estratégias para que as entregas sejam viabilizadas.

O gerente de projeto deve assegurar que todo o trabalho que deve ser realizado para o projeto esteja contemplado no Dicionário da EAP e, é claro, que as informações sejam de comum entendimento por todos os membros da equipe.

Antes que a EAP seja oficializada e compartilhada, o gerente de projeto deve receber um feedback dos membros da equipe para garantir que a EAP e o Dicionário da EAP sejam válidos e suficientemente abrangentes. Somente depois disso se deve elaborar o cronograma detalhado.

Finalmente, é importante deixar claro que todos os projetos devem contar com uma EAP, mas isso não significa decompor demasiadamente as entregas.
E agora? Já se sente preparado para desenvolver a EAP do seu projeto? Não se preocupe! Se ficou alguma dúvida, deixe um comentário!