escopo-do-projeto-o-que-é

O escopo do projeto descreve o trabalho necessário para entregar um produto, um serviço ou um resultado tangível. No escopo, há alguns aspectos que devem estar presentes, como a justificativa do projeto, os objetivos, as restrições, os recursos disponíveis e as partes interessadas (stakeholders).

Quando você vai viajar, certamente se prepara para que nada dê errado durante o passeio. Planeja um roteiro com as coisas mais interessantes para fazer, lugares para visitar, e assim por diante. A mesma coisa acontece quando uma empresa vai começar um novo projeto: precisa planejar em detalhes o que, porque e como ele vai acontecer. Isso é o que chamamos de escopo do projeto. Se você quer saber exatamente o que é o escopo do projeto e como fazer um, é só ler o texto até o final!

O que é o escopo do projeto

escopo do projeto não pode ser confundido com o escopo do produto! O escopo do produto descreve as características e funções que o produto, serviço ou resultado deve ter para satisfazer as necessidades dos stakeholders.

O Guia PMBOK®, principal referência no meio da gestão de projetos, explica que o escopo do projeto faz parte de uma área chamada Gerenciamento de Escopo. Nessa área, são definidos todos os processos necessários para o planejamento do projeto, que são os seguintes:

  • Planejamento do gerenciamento do escopo
  • Coleta dos requisitos
  • Definição do escopo
  • Criação da EAP
  • Validação do escopo
  • Controle do escopo

Aqui, vamos falar um pouquinho de cada um e nos aprofundar na etapa de definição do escopo do projeto. Continue lendo e aprenda de uma vez por todas como fazer o escopo do seu projeto!

Como fazer o escopo do projeto em 6 passos

1.      Planejamento do gerenciamento do escopo

Na primeira etapa, você precisa escolher qual vai ser a metodologia que guiará a construção do escopo, como ele será validado e como será controlado. Isso pode ser feito por meio de reuniões e opiniões de especialistas.

2.      Coleta dos requisitos

Os requisitos são as características que os produtos do projeto devem conter. Para coletá-los, você pode promover entrevistas com os clientes e stakeholders, grupos de discussão etc.

3.      Definição do escopo do projeto

Depois de planejar como vai acontecer a definição do escopo e coletar os requisitos que o produto do projeto deve atender, você pode começar a fazer, de fato, o escopo. Isso acontece a partir de dois documentos: o termo de abertura do projeto e a declaração do escopo.

a.      Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é o documento que estabelece vários elementos relacionados ao projeto antes de ele começar. No termo de abertura geralmente encontram-se:

Justificativa do Projeto

A justificativa do projeto deve explicar de maneira clara e racional porque o projeto é importante e porque deve ser executado. Isso vai nortear todos os outros aspectos do escopo.

Finalidade do Projeto

A finalidade do projeto mostra o propósito esperado do projeto, e geralmente está relacionada à solução de algum requisito. Por exemplo: se a justificativa de um projeto de reforma é uma infiltração na parede, a finalidade vai ser acabar com a infiltração.

Objetivo(s) do Projeto

Você pode definir um ou mais objetivos para o seu projeto. O importante é que os objetivos sejam claros e mensuráveis, já que vão funcionar como critérios de sucesso do projeto.

Descrição do Produto

A descrição do produto deve detalhar todas as características do produto, serviço ou resultado que o projeto vai gerar. No exemplo que demos da obra de reforma, a descrição do produto deve apresentar exatamente como a casa deve “ser entregue” depois da obra: limpa, com as tubulações devidamente conectadas, paredes seladas, assim por diante.

Stakeholders do Projeto

Os stakeholders são as partes interessadas no projeto, podendo ser os clientes, os colaboradores envolvidos na execução do projeto (patrocinadores, gerentes de projeto, equipe de projeto…) e até mesmo terceiros, dependendo do caso.

Em projetos como a reforma de uma casa, não são só os clientes e os colaboradores que constituem a parte interessada: a vizinhança também entra como stakeholder no projeto, afinal, obras geram transtorno, podem mudar a forma que a luz solar incide no terreno, alterar a dinâmica do trânsito na rua, aumentar a quantidade de barulho em decorrência dos equipamentos de obra etc.

Entregas do Projeto

Aqui, deve ser listado o conjunto de produtos, capacidades e/ou resultados que precisam ser entregues no decorrer do projeto.

Estimativas de Tempo e Custo

É importante estimar quanto tempo o projeto vai precisar para ser concluído e também os recursos financeiros que ele vai demandar. Depois, essas estimativas servirão de referência para que a organização defina seu orçamento de maneira realista e também irão justificar as cobranças e os prazos que o cliente receberá.

Exclusões do Projeto

Tão importante quanto detalhar o que faz parte do projeto é declarar de forma explícita tudo o que não faz parte do projeto. Isso é fundamental para que não surjam dúvidas no meio da execução e também para que ninguém resolva fazer mais do esperado, até porque as estimativas de tempo e custo levam em conta apenas o que está dentro do escopo.

Critérios de Aceitação

Os critérios de aceitação do projeto ditam em quais condições as entregas devem estar para que sejam aceitas, ou seja, são os padrões que as entregas do projeto precisam seguir.

Premissas

Premissas são os pressupostos feitos a respeito do projeto. Exemplos de premissa numa obra de reforma seriam:

  • Não irá chover em nenhum dia da obra
  • Nenhum colaborador irá faltar ou precisar se ausentar durante a execução
  • Todos os fornecedores irão entregar os materiais da obra na data combinada

Essas premissas são tomadas como verdade no momento do planejamento do escopo e justificam as estimativas de custo e prazo. Se alguma premissa não se confirmar, provavelmente haverá divergências entre o estimado e o realizado.

Restrições

É preciso determinar, também, no termo de abertura do projeto, quais são os fatores que limitam a execução. Limites de tempo, de recursos humanos e de custo geralmente são as principais restrições.

Riscos

Além das premissas e das restrições, é necessário mapear os riscos que o projeto está sujeito. Claro que você não irá conseguir prever tudo que pode “dar errado” no andamento do projeto, já que isso é praticamente impossível, mas foque em identificar as coisas mais prováveis de acontecer para estar prevenido se os riscos se confirmarem.

Quando todos estes itens estiverem preenchidos, o termo de abertura do seu projeto estará pronto. Porém, como as informações do termo de abertura são superficiais, surge a necessidade de aprofundar as mais importantes em um documento complementar, a declaração do escopo.

b.      Declaração do escopo do projeto

Identificação

Antes de tudo, dê um título para o seu projeto, coloque o(s) nome(s) do(s) aprovador(es) e a data de aprovação.

Descrição do Escopo do Projeto

A descrição do escopo traz mais detalhes sobre o que vai acontecer em cada etapa do projeto. Geralmente, os aspectos principais da descrição trazem:

  • A data de início e de término
  • A equipe necessária para a execução
  • O passo a passo para entrega dos produtos, serviços ou resultados esperados.

Entregas do Projeto

No termo de abertura, as entregas do projeto devem ser apenas citadas. Já na declaração do escopo, cada entrega deve ser descrita minuciosamente, explicando o objetivo de cada uma, por quem será desenvolvida, quais benefícios cada entrega pode trazer ou quais problemas pode solucionar, as características que devem apresentar etc.

Critérios de Aceitação

Nessa etapa da definição do escopo do projeto, é necessária uma maior especificação dos padrões esperados de cada entrega.

Exclusões do Projeto

Se houverem limites adicionais aos descritos no termo de abertura, aqui é o lugar para mencioná-los.

E isso é tudo que deve estar no escopo do seu projeto. Pode parecer difícil no início, mas agora que tem a orientação certa você só vai gastar energia nos pontos certos.

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Ficou alguma dúvida sobre como montar o escopo do projeto? Confira nesse post completo um exemplo de escopo do projeto de implantação de Universidade Corporativa em uma organização, feito por uma consultoria especializada em gestão de projetos.

4.      Criação da EAP

Seguindo em frente, o próximo passo do gerenciamento do escopo é montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que organiza de forma visual todo o trabalho que tem que ser feito no projeto, hierarquizando-o em pacotes de trabalho que dependem uns dos outros. Temos um post com dicas para criar a EAP e também um guia prático para te ajudar a montar a EAP do seu projeto do zero.

5.      Validação do escopo do projeto

Tendo o escopo definido, só falta um detalhe para colocá-lo em prática: a validação. Se for identificado que o escopo precisa ser alterado, isso acontecerá no processo de validação. Se não, já pode passar para a ação.

6.      Controle do escopo

Uma vez que o projeto está rodando, você deve controlar o andamento, ver se o escopo está sendo seguido e analisar, principalmente, se as estimativas definidas estão condizendo com o realizado.

Conclusão

Resumidamente, podemos dizer que escopo do projeto é a descrição detalhada do trabalho que deve ser feito nele, envolvendo desde data de início, responsáveis, o que se espera do projeto até as coisas que podem dar errado, estimativas, exclusões etc.

Para montar um escopo do projeto, é preciso passar pelos 6 passos do Gerenciamento de Escopo (escolha do método de definição do escopo, coleta dos requisitos, definição do escopo, criação da EAP, validação e acompanhamento). No processo de definição do escopo, é preciso responder aos itens do termo de abertura e da declaração de escopo.

Esperamos ter esclarecido suas dúvidas sobre escopo do projeto. Não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito e veja como garantir o entendimento do escopo do projeto.

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