Escopo do Projeto: o que é e como fazer em 6 passos

Ultima atualização em: 16|03|2020

Escopo do Projeto: o que é e como fazer em 6 passos

Quando você vai viajar, certamente se prepara para que nada dê errado durante o passeio. Planeja um roteiro com as coisas mais interessantes para fazer, lugares para visitar, e assim por diante. A mesma coisa acontece quando uma empresa vai começar um novo projeto: precisa planejar em detalhes o que, porque e como ele vai acontecer. Isso é o que chamamos de escopo do projeto. Se você quer saber exatamente o que é o escopo do projeto e como fazer um, confira:

O que é o escopo do projeto

O escopo do projeto descreve o trabalho necessário para entregar um produto, um serviço ou um resultado tangível, é o mapeamento de todo o trabalho que será necessário para a conclusão do projeto.

No escopo, há alguns aspectos que devem estar presentes, como a justificativa do projeto, os objetivos, as restrições, os recursos disponíveis e as partes interessadas (stakeholders).

É comum que escopo do projeto seja confundido com um conceito semelhante, o escopo do produto. Continue lendo, pois vamos te explicar o que ele é:

O que é escopo o do produto

O escopo de produto reúne as características do produto final em uma descrição que reúne o detalhamento do cliente e as possíveis alterações feitas pelas partes interessadas.

Dentre as definições do escopo do produto estão medidas, número de componentes, preferências de estilo, entre outras. O escopo de produto de um bolo, por exemplo, vai especificar o sabor, formato, quantidade de andares, os tipos de decoração, quantas velas serão colocadas, etc.

Um produto só deve ser considerado completo quando todas as definições e alterações definidas no escopo do produto, na medida do possível. Caso contrário, o cliente não recebe o que pediu e acaba insatisfeito.

Entenda as principais diferenças entre escopo do projeto e escopo do produto:

A diferença entre escopo do projeto e escopo do produto

Quando falamos da criação de escopo, podemos dividir esse trabalho em duas partes: o escopo do projeto e o escopo do produto.

O escopo do produto contém todos os detalhes e especificações que o produto precisa ter, inclusive para que atenda às necessidades e expectativas das partes interessadas. Ele é uma definição do resultado final que o projeto deve ter.

Já o escopo do projeto contém o trabalho que será necessário para a realização desse projeto, com detalhes sobre as atividades que serão desempenhadas ao longo do mesmo.

Também é importante lembrar que ele contém apenas o trabalho necessário. Sendo assim, o gerente de projetos deve garantir que não sejam realizados trabalhos além do que foi estabelecido no escopo, pois esses trabalhos não foram aprovados pelo patrocinador

Como fazer o escopo do projeto em 6 passos

1.      Planejamento do gerenciamento do escopo

O processo de planejamento e gerenciamento do escopo consiste em planejar e documentar a forma como os escopos do projeto e o do produto serão definidos, controlados e validados.

As ferramentas para o planejamento do gerenciamento do escopo são:

  • Opinião especializada de indivíduos com conhecimento ou treinamento em projetos similares anteriores
  • Análise de dados, ou seja, de diversas formas alternativas de elaborar, validar e controlar o escopo.
  • Reuniões para desenvolvimento do plano de gerenciamento do escopo.

2.      Coleta dos requisitos

O processo de coleta de requisitos consiste na documentação e gerenciamento das necessidades e requisitos das partes interessadas para cumprir os objetivos do projeto. Isso inclui definir as características que o produto e o projeto devem ter para resolver o problema do cliente e atender às expectativas dos patrocinadores.

Os requisitos devem ser documentados com detalhes suficientes para que sejam mensuráveis e possam ser incluídos na linha de base do escopo.

3.      Definição do escopo do projeto

O processo de definição do escopo consiste na efetiva elaboração de um escopo, ou seja, do detalhamento de todo o trabalho necessário para a realização do projeto.

É necessário desenvolver uma descrição do projeto e do produto e, para isso, uma das ferramentas utilizadas é a análise de produto. A análise de produto consiste na obtenção de respostas sobre todas as características do produto.

Outras ferramentas para a definição do escopo são: opinião especializada, geração de alternativas, análise de dados, habilidades interpessoais e de equipe e tomada de decisão.

a.      Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é o documento que estabelece vários elementos relacionados ao projeto antes de ele começar. No termo de abertura geralmente encontram-se:

Justificativa do Projeto

A justificativa do projeto deve explicar de maneira clara e racional porque o projeto é importante e porque deve ser executado. Isso vai nortear todos os outros aspectos do escopo.

Finalidade do Projeto

A finalidade do projeto mostra o propósito esperado do projeto, e geralmente está relacionada à solução de algum requisito. Por exemplo: se a justificativa de um projeto de reforma é uma infiltração na parede, a finalidade vai ser acabar com a infiltração.

Objetivo(s) do Projeto

Você pode definir um ou mais objetivos para o seu projeto. O importante é que os objetivos sejam claros e mensuráveis, já que vão funcionar como critérios de sucesso do projeto.

Descrição do Produto

A descrição do produto deve detalhar todas as características do produto, serviço ou resultado que o projeto vai gerar. No exemplo que demos da obra de reforma, a descrição do produto deve apresentar exatamente como a casa deve “ser entregue” depois da obra: limpa, com as tubulações devidamente conectadas, paredes seladas, assim por diante.

Stakeholders do Projeto

Os stakeholders são as partes interessadas no projeto, podendo ser os clientes, os colaboradores envolvidos na execução do projeto (patrocinadores, gerentes de projeto, equipe de projeto…) e até mesmo terceiros, dependendo do caso.

Em projetos como a reforma de uma casa, não são só os clientes e os colaboradores que constituem a parte interessada: a vizinhança também entra como stakeholder no projeto, afinal, obras geram transtorno, podem mudar a forma que a luz solar incide no terreno, alterar a dinâmica do trânsito na rua, aumentar a quantidade de barulho em decorrência dos equipamentos de obra etc.

Entregas do Projeto

Aqui, deve ser listado o conjunto de produtos, capacidades e/ou resultados que precisam ser entregues no decorrer do projeto.

Estimativas de Tempo e Custo

É importante estimar quanto tempo o projeto vai precisar para ser concluído e também os recursos financeiros que ele vai demandar. Depois, essas estimativas servirão de referência para que a organização defina seu orçamento de maneira realista e também irão justificar as cobranças e os prazos que o cliente receberá.

Exclusões do Projeto

Tão importante quanto detalhar o que faz parte do projeto é declarar de forma explícita tudo o que não faz parte do projeto. Isso é fundamental para que não surjam dúvidas no meio da execução e também para que ninguém resolva fazer mais do esperado, até porque as estimativas de tempo e custo levam em conta apenas o que está dentro do escopo.

Critérios de Aceitação

Os critérios de aceitação do projeto ditam em quais condições as entregas devem estar para que sejam aceitas, ou seja, são os padrões que as entregas do projeto precisam seguir.

Premissas

Premissas são os pressupostos feitos a respeito do projeto. Exemplos de premissa numa obra de reforma seriam:

  • Não irá chover em nenhum dia da obra
  • Nenhum colaborador irá faltar ou precisar se ausentar durante a execução
  • Todos os fornecedores irão entregar os materiais da obra na data combinada

Essas premissas são tomadas como verdade no momento do planejamento do escopo e justificam as estimativas de custo e prazo. Se alguma premissa não se confirmar, provavelmente haverá divergências entre o estimado e o realizado.

Restrições

É preciso determinar, também, no termo de abertura do projeto, quais são os fatores que limitam a execução. Limites de tempo, de recursos humanos e de custo geralmente são as principais restrições.

Riscos

Além das premissas e das restrições, é necessário mapear os riscos que o projeto está sujeito. Claro que você não irá conseguir prever tudo que pode “dar errado” no andamento do projeto, já que isso é praticamente impossível, mas foque em identificar as coisas mais prováveis de acontecer para estar prevenido se os riscos se confirmarem.

Quando todos estes itens estiverem preenchidos, o termo de abertura do seu projeto estará pronto. Porém, como as informações do termo de abertura são superficiais, surge a necessidade de aprofundar as mais importantes em um documento complementar, a declaração do escopo.

b.      Declaração do escopo do projeto

Identificação

Antes de tudo, dê um título para o seu projeto, coloque o(s) nome(s) do(s) aprovador(es) e a data de aprovação.

Descrição do Escopo do Projeto

A descrição do escopo traz mais detalhes sobre o que vai acontecer em cada etapa do projeto. Geralmente, os aspectos principais da descrição trazem:

  • A data de início e de término
  • A equipe necessária para a execução
  • O passo a passo para entrega dos produtos, serviços ou resultados esperados.

Entregas do Projeto

No termo de abertura, as entregas do projeto devem ser apenas citadas. Já na declaração do escopo, cada entrega deve ser descrita minuciosamente, explicando o objetivo de cada uma, por quem será desenvolvida, quais benefícios cada entrega pode trazer ou quais problemas pode solucionar, as características que devem apresentar etc.

Critérios de Aceitação

Nessa etapa da definição do escopo do projeto, é necessária uma maior especificação dos padrões esperados de cada entrega.

Exclusões do Projeto

Se houverem limites adicionais aos descritos no termo de abertura, aqui é o lugar para mencioná-los.

E isso é tudo que deve estar no escopo do seu projeto. Pode parecer difícil no início, mas agora que tem a orientação certa você só vai gastar energia nos pontos certos.

Ficou alguma dúvida sobre como montar o escopo do projeto? Confira nesse post completo um exemplo de escopo do projeto de implantação de Universidade Corporativa em uma organização, feito por uma consultoria especializada em gestão de projetos.

4.      Criação da EAP

Seguindo em frente, o próximo passo do gerenciamento do escopo é montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que organiza de forma visual todo o trabalho que tem que ser feito no projeto.

A EAP (estrutura analítica do projeto) é uma subdivisão do trabalho do projeto em partes menores, para que ele seja gerenciado mais facilmente.

Essa subdivisão é feita de forma hierárquica, com o objetivo de organizar o que deve ser feito. Cada subdivisão é um pacote de trabalho e tem seu tempo e custos estimados, monitorados e controlados.

Além da própria EAP, é criado um dicionário que descreve cada um dos elementos contidos nela.

A criação de uma EAP é muito importante, então, não deixe de ler nosso guia prático de como fazer a EAP na gestão de projetos, post dedicado exclusivamente a esse assunto.

Webinar: Como criar uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP)

A AEP é encontrada com mais frequência em escopos da gestão tradicional, já que facilita a produção do produto em partes. Em métodos de gestão ágil ela não é usada; ao invés disso é criado um backlog com as tarefas que devem ser executadas em ordem de prioridade. Constantemente o backlog passa por uma revisão de prioridade, para que o processo produtivo continue de acordo com o planejado.

5.      Validação do escopo do projeto

Tendo o escopo definido, só falta um detalhe para colocá-lo em prática: a validação. Se for identificado que o escopo precisa ser alterado, isso acontecerá no processo de validação. Se não, já pode passar para a ação.

O processo de validação do escopo consiste em formalizar a aceitação das entregas do projeto. Isso ocorre sempre que uma entrega é concluída e, caso alguma delas não for aceita, é realizada uma solicitação de mudança para que sejam feitos os devidos reparos.

Ao validar cada entrega, é mais fácil garantir que o projeto como um todo seja aceito na sua conclusão.

Como garantir o entendimento do Escopo do Projeto

6.      Controle do escopo

Uma vez que o projeto está rodando, você deve controlar o andamento, ver se o escopo está sendo seguido e analisar, principalmente, se as estimativas definidas estão condizendo com o realizado.

O processo de controle do escopo consiste em monitorar o status do escopo e gerenciar alterações na linha de base do mesmo. Isso ajuda a controlar o desempenho do trabalho, as solicitações de alteração no projeto e permite que a linha de base do escopo seja mantida ao longo de todo o projeto.

E então, conseguiu entender como funciona a declaração e o gerenciamento do escopo?

É sempre bom lembrar que, para fazer um bom gerenciamento de projetos, é necessário manter um alto nível de organização durante todos os processos que o compõe. Nesse sentido, um sistema de gestão de projetos pode ajudar a melhorar ainda mais o desempenho dos projetos. Não deixe de ler nosso post sobre o assunto para descobrir quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão de projetos e saber como elas podem te ajudar.

Benefícios de fazer uma declaração de escopo do projeto

Evita que erros sejam cometidos

Fazer uma declaração de escopo ajuda a gerenciar melhor o trabalho que será desempenhado no projeto e evita que erros sejam cometidos.

Problemas na área de gerenciamento de escopo podem e vão impactar todas as outras áreas do projeto, pois é ali que constarão as especificações sobre as atividades do mesmo.

Traz melhor visão aos stakeholders

Fazer uma declaração de escopo garante uma visão melhor dos stakeholders sobre o projeto. Os patrocinadores podem saber exatamente por qual trabalho estão pagando, e podem cobrar por esse resultado.

O gerente de projetos também sai beneficiado, pois a declaração do escopo ajuda a gerenciar as atividades e impede que ele seja cobrado por requisitos que não estavam no escopo.

Orienta o rumo das atividades

Uma declaração de escopo é um documento padronizado e acessível. Ele garante que todos os envolvidos estejam cientes dos principais aspectos do projeto, proporcionando uma visão comum.

Como todo o trabalho que será necessário está contido no escopo, fica mais difícil se perder em atividades desnecessárias.

A declaração não é o único componente do escopo. Na verdade, há uma série de processos que têm como objetivo garantir que o trabalho necessário ao projeto seja realizado. Vamos entender melhor esse assunto no tópico seguinte.

Porém, assim como traz benefícios, existem riscos na hora de declarar o escopo do projeto, aos quais os responsáveis precisam estar atentos. Confira:

Desafios e erros comuns na hora de declarar o escopo do projeto

Por ser um processo complexo, pode acontecer de certos critérios importantes serem deixados de fora da declaração do escopo de projeto, o que pode afetar todo a produção. Abaixo estão alguns dos principais desafios encontrados e erros que devem ser evitados ao declarar um escopo:

Não definir as responsabilidades

Ao declarar o escopo do projeto é arriscado deixar as responsabilidades em aberto. Quando não há certeza sobre quem é responsável por cada processo pode haver conflitos de interesse, negligência e queda na qualidade do produto final. Agora, quando cada participante tem suas responsabilidades bem definidas, é possível saber quem responde por algum problema em certo processo ou com quem falar em caso de alguma alteração.

Manter a declaração direta

Como já foi mencionado, o escopo do projeto deve conter apenas o trabalho necessário. Sendo assim, é importante que a declaração não seja preenchida com processos desnecessários ou que se afastam do proposto pelo cliente. Se detalhado demais, a produção do produto pode durar mais do que o planejado e os materiais disponíveis podem não ser suficientes.

Exemplo de escopo do projeto pelo Artia

Usando o software de gestão de projetos do Artia, declarar um novo projeto é simples.

As primeiras informações são as mais básicas: nome do projeto, cliente (que é escolhido entre todos os clientes cadastrados pela empresa), tipo de projeto, categorias, entre outros. Então é definido o prazo de início e entrega e quantas horas estimadas sua execução deve durar. Além disso, é feita a descrição do projeto, englobando todas as características do produto, profissionais envolvidos, responsabilidades e mais detalhes. A justificativa vai definir porque tal projeto é prioridade e quais serão os benefícios trazidos com a sua execução.

Escopo do Projeto dentro do artia

O Artia também destina um espaço para que os responsáveis pelo projeto registrem o orçamento disponível e uma aproximação dos gastos. Desse modo é possível monitorar quais tarefas são prioridade de acordo com sua importância para o projeto e seu valor de execução. Depois disso, são registradas as limitações do projeto, ou seja, limites de tempo, materiais, entre outros.

escopo do projeto part 2 Artia

conclusao

Resumidamente, podemos dizer que escopo do projeto é a descrição detalhada do trabalho que deve ser feito nele, envolvendo desde data de início, responsáveis, o que se espera do projeto até as coisas que podem dar errado, estimativas, exclusões etc.

Para montar um escopo do projeto, é preciso passar pelos 6 passos do Gerenciamento de Escopo (escolha do método de definição do escopo, coleta dos requisitos, definição do escopo, criação da EAP, validação e acompanhamento). No processo de definição do escopo, é preciso responder aos itens do termo de abertura e da declaração de escopo.

Esperamos ter esclarecido suas dúvidas sobre escopo do projeto. Não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito e veja como garantir o entendimento do escopo do projeto.

Um software de gestão de projetos pode te ajudar a organizar e formalizar o escopo do projeto, criar a EAP e muito mais, tudo num só lugar. Conheça o Artia e descubra como a gestão de projetos pode ser simples quando você tem a ferramenta certa!