Gerenciar projetos envolve administrar muitas coisas, desde a própria equipe até o tempo e as entregas realizadas. Por isso, é quase impossível fazer tudo apenas através de planilhas e documentos impressos, certo? Desta forma, o melhor caminho é contratar um sistema de gerenciamento de projetos. No entanto, esses softwares só conseguem atender as necessidades de um gerente de projetos quando apresentam as principais funcionalidades de um sistema de gestão de projetos deve ter.

Quer descobrir quais são essas funcionalidades? Acompanhe esse texto!

Principais funcionalidades de um software de Gestão de Projetos

Gestão de tarefas

Não importa qual a metodologia ou o tipo de projeto que você precisa entregar: ele certamente será executado através de tarefas, isto é, trabalhos que precisam ser realizados para que a entrega seja feita dentro do escopo e tempo esperados. Por isso é que a gestão de tarefas é uma das – se não a mais – importante funcionalidade de um software de gestão de projetos.

Mas não se engane, quando falamos em gerenciamento de tarefas não estamos falando apenas em organizar tudo em uma tela bonitinha, mas sim em acompanhar as entregas que a sua equipe deve fazer, delegar quem serão os responsáveis por essas tarefas, além de registrar e acompanhar a execução de todas as atividades.

Kanban

Nós falamos no tópico acima sobre a gestão das tarefas, certo? E atualmente uma das técnicas mais utilizadas para fazer essa gestão dentro de softwares de gestão de projetos é o kanban.

O kanban é um sistema para gerenciamento de tarefas e fluxos de trabalho. Apesar de ser comumente utilizado por projetos ágeis, ele também pode ser muito útil para os projetos gerenciados de forma tradicional, porque ele auxilia de forma geral na organização do trabalho do projeto, fazendo tudo que comentamos no primeiro tópico – nomear os responsáveis pelas tarefas, inserir os prazos, e acompanhar os status das tarefas, mas de forma rápida e visual.

Hoje em dia a maioria dos sistema de gestão de projetos possuem kanban, justamente porque é uma funcionalidade muito requisitada por gerentes que fazem o gerenciamento de vários empreendimentos ao mesmo tempo e possuem vários membros na equipe.

Comunicação

Proporcionar a comunicação entre todas as partes interessadas é imprescindível para o projeto. No entanto, quando falamos de comunicação não estamos falando apenas de estabelecer um diálogo entre essas partes, mas sim de centralizar e organizar todas as informações e documentos importantes para o projeto, como por exemplo o termo de abertura do projeto e os contratos de aquisição.

Há alguns sistemas de gestão de projetos que têm na comunicação o seu principal foco. Há outros, no entanto, que trazem isso apenas como um bônus. Por isso, na hora de escolher veja o que melhor se encaixa com a sua realidade.

Cronograma

O cronograma, uma das principais áreas da gestão de projetos, não poderia ficar de fora dessa lista, não é? Ele é importante para várias coisas dentro do projeto, desde a estipulação da sequência das atividades até a previsão da relação de dependência que há entre elas.

Todo bom gerente de projetos sabe que o cronograma não deve ficar trancado em uma gaveta à sete chaves, mas sim bem exposto e visível para todos os membros do projeto, afinal, são eles que precisarão executar todo projeto e se atentar aos prazos para que tudo saia dentro do tempo previsto. Por isso, é essencial que um software de gerenciamento de projetos tenha cronograma.

Modelos de projetos

Para que gastar tempo na execução e elaboração de um projeto se você já fez um parecido antes? Com um modelo de projeto pronto você pode otimizar os esforços de planejamento e estruturação ao elaborar novos projetos. Basta inserir os dados históricos de projetos antigos e você terá uma base a um clique de distância de ser utilizada.

Assim, sistemas de gerenciamento de projetos também podem facilitar o planejamento de novos projetos.

Emissão de relatórios

Um dos principais objetivos de gerenciar um projeto em um software é a facilidade do acesso às informações, certo? Por isso, a emissão de relatórios sobre as situações dos projetos é tão importante. Imagine ter que fazer análise manual de todos os dados gerados no seu projeto. Bastante trabalhoso, não é?

Além disso, a funcionalidade de emissão de relatórios auxilia na documentação do projeto, afinal, nesses relatórios as informações referentes ao projeto já aparecerão de forma organizada e pronta para armazenamento.

Painel de indicadores

Por fim, temos o painel de indicadores. Um painel de indicadores nada mais é do que uma tela com todos os dados importantes sobre o projeto, como: data de início, data de término, status atual do projeto, se está dentro do esperado ou não, etc.

O painel de indicadores pode ser um ótimo aliado para detectar se alguma coisa está indo mal e tomar ações para reverter o cenário e arrumar a tempo o que não está indo tão bem. Nos softwares, o painel de indicadores se destaca por ser um recurso visual e que facilita tanto no acompanhamento dos projetos.


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[Bônus] Algumas funcionalidades avançadas que podem fazer a diferença no seu projeto

Todas as funcionalidades que listamos acima são básicas, ou seja, na hora de procurar por um sistema de gestão de projetos todas essas funcionalidades devem ser encontradas. No entanto, há algumas funcionalidades avançadas que podem fazer a diferença e melhorar o desempenho do seu projeto. São elas:

  • Gestão de demanda e capacidade
  • Alocação de equipe
  • Timesheet
  • Gestão dos riscos do projeto
  • Gestão dos custos

Agora que você já entendeu quais as principais funcionalidades de um sistema de gestão de projetos, já pode partir para o momento de escolher aquele que mais se encaixa com a sua necessidade. Leia nosso texto Sistema de Gestão de Projetos: como escolher a ferramenta na medida certa para controlar projetos para saber ainda mais sobre qual software de gestão de projetos você deve escolher.

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