Quando uma empresa de serviços cresce, gestores logo se veem enterrados em pilhas de contratos difíceis de gerenciar. É muito cliente para pouco gestor de contratos, não é mesmo?
Nesse caso, o que você precisa para se desenterrar é de um processo de gestão de contratos com automação.
Neste texto, vamos te ensinar como utilizar esses pontos para não ficar refém de montanhas de documentos. Confira:
O que é gestão de contratos?
Gestão de contratos é o processo de elaborar, monitorar e assegurar o sucesso dos contratos ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a criação até o encerramento.
Isso é importante em empresas de serviços porque precisam gerenciar múltiplos projetos para diversos clientes.
Quando o negócio ainda está começando, a gestão de contratos é algo mais manual e que faz parte do dia a dia dos próprios administradores.
Conforme a empresa ganha corpo, passa a ser necessária uma gestão estruturada, que conte com tecnologia e, em empresas muito grandes, profissionais dedicados (gestor de contratos) ou um setor especialmente para isso.
Qual é o papel do gestor de contratos?
Vale lembrar que este é um papel que pode ser desempenhado por outros cargos (como o gerente de contas ou o time de CS, por exemplo) em algumas empresas. Além disso, as atribuições do gestor de contratos podem variar.
Mas, em geral, cabe ao gestor de contratos:
- Elaborar documentação de contratos;
- Armazenar e arquivar documentos corretamente;
- Identificar falhas e riscos em contratos;
- Garantir boas práticas de negociação de contratos;
- Assegurar a conformidade dos termos com a legislação e políticas internas;
- Assegurar o cumprimento das cláusulas dos contratos;
- Anexar novas regras aos contratos conforme alterações na legislação;
- Controlar prazos;
- Gerenciar o ciclo de vida do contrato, desde a criação até o encerramento;
- Solucionar problemas que podem ocorrer durante a vigência de um contrato;
- Etc.
Estágios da gestão do ciclo de vida do contrato
Falamos no início do texto que a gestão de contratos trabalha todo o ciclo de vida do contrato para garantir seu sucesso. Caso você não conheça o ciclo, segue um resumo abaixo:
Antes da assinatura:
1. Iniciação: inicia-se a relação entre as partes e é identificada a necessidade de um contrato para definir termos.
2. Escrita: redação e documentação do contrato.
3. Negociação: as partes envolvidas analisam o contrato e negociam cláusulas e possíveis mudanças.
4. Edição: alterações no documento conforme aquilo que foi decidido na negociação.
5. Aprovação/assinatura: as partes aprovam e assinam o documento.
Depois da assinatura:
6. Execução: uma vez que o contrato foi assinado, começa a execução do acordo.
7. Acompanhamento: esse processo visa garantir a conformidade da execução com aquilo que foi acordado no contrato.
8. Geração de relatórios: verificação de dados e KPIs que auxiliam na gestão do contrato.
9. Finalização ou renovação: quando o ciclo de vida chega ao fim, o contrato pode ser renovado, renegociado ou rescindido.
O gestor de contratos está envolvido em todas essas etapas. Dito isso, listamos os 4 passos fundamentais para fazer a gestão da melhor forma. Confira a seguir:
Como fazer gestão de contratos em 4 passos
1) Escolha um software de gestão de contratos
Fica difícil fazer gestão de contratos sem automação. Para empresas de serviços, recomendamos o uso de um software de gestão de projetos.
Essa plataforma não apenas ajuda a gerenciar contratos, mas permite fazer a gestão de todos os projetos/serviços através de cronogramas, listas de atividades, apontamento de horas, controle financeiro etc.
De modo geral, a tecnologia ajuda a:
- Organizar e gerenciar múltiplos contratos;
- Extrair indicadores facilmente;
- Agilizar atividades de gestão de contratos;
- Vincular contratos a projetos;
- Receber notificações relacionadas ao contrato;
- Controlar projetos em clientes;
- Etc.
2) Registre os contratos no software
O segundo passo é registrar os contratos no software, com todas as regras do documento. As regras nada mais são do que os termos acordados.
O software vai te ajudar a monitorar esses termos através de notificações, dados estruturados etc.
Exemplos de regras que podem ser cadastradas na plataforma:
- Início e término do contrato;
- Horas estimadas (projeto/serviço);
- Horas reais gastas;
- Projetos vinculados;
- Cláusulas;
- Dados financeiros;
- Etc.
3) Vincule o contrato a um projeto
Depois de criar o contrato, basta vinculá-lo a um projeto no software. A partir disso, você pode monitorar se o projeto está indo de acordo com o contrato em termos de:
- Apontamentos de horas;
- Cronograma;
- Porcentagem de esforço atingida;
- Atividades executadas;
- Aquisições;
- Gestão financeira;
- Etc.
4) Monitore
Por fim, extraia relatórios e gere painéis de indicadores sobre os projetos. Lembre-se de utilizar KPIs para acompanhar o andamento das atividades e configurar notificações para não perder nada.
Não é tão difícil quanto parecia, não é mesmo? Para atingir o máximo de performance na sua empresa, leia também nosso guia de gerenciamento de múltiplos projetos.
Muito mais do que uma leitura complementar, este guia ensina como desenvolver a capacidade de gerenciar múltiplos projetos. Clique no botão abaixo para conferir:
