Cronograma online: como escolher o melhor + dicas para criar e gerenciar cronogramas de projetos

Cronograma online: como escolher o melhor + dicas para criar e gerenciar cronogramas de projetos

O cronograma é uma das ferramentas mais importantes no gerenciamento de projetos. É ele que ajuda o time a entregar tudo dentro do prazo, por meio da organização das atividades e das datas. Como estamos na era digital, é claro que um cronograma online é sempre a melhor opção.

Cronogramas online são facilmente acessados por qualquer membro do time e possuem recursos únicos que facilitam o gerenciamento. Se você quer começar a criar e gerenciar cronogramas online, está no lugar certo. Nesse post, vamos ensinar tudo sobre cronogramas online: desde os tipos, até formas de gerenciá-los e, é claro, como escolher a melhor plataforma de cronograma online.

Se preferir, navegue pelo índice para ir à parte que mais lhe interessa:

Vamos começar?

Como fazer um cronograma online

O Guia PMBOK®, referência internacional em gestão de projetos, aponta algumas das melhores práticas para a criação de cronogramas de projetos. São as seguintes:

1.      Planeje o gerenciamento de cronograma

Essa etapa serve para formalizar a forma como o cronograma será gerenciado. Para isso, é feita a criação do plano de gerenciamento de cronograma, onde ficam registradas as diretrizes do gerenciamento do cronograma. Isso inclui as metodologias que serão utilizadas, as regras para monitoramento e controle do projeto etc.

2.      Defina as atividades

Após a elaboração do plano de gerenciamento do cronograma, é hora de identificar quais são as atividades que compõe o projeto. Essas atividades podem ser encontradas na estrutura analítica do projeto (EAP), que detalha o escopo em pacotes de trabalho. Esses pacotes de trabalho, por sua vez, podem ser decompostos em atividades.

Recomenda-se envolver a equipe do projeto nessa etapa, uma vez que os profissionais podem ajudar a entender melhor o que precisa ser feito.

No caso de projetos complexos, também é ideal estruturar os atributos das atividades. Isso inclui; nome da atividade, código identificador, descrição da atividade, atividade predecessora e sucessora, responsáveis, indicadores e outros atributos relevantes para o gerenciamento do cronograma.

3.      Sequencie as atividades

É só a partir daqui que começaremos a pensar na ordem da execução das atividades, com base nas relações entre elas.

O auxílio da equipe nessa etapa também é importante, para que o sequenciamento não seja feito de forma precipitada. Para facilitar o sequenciamento, você pode se fazer as seguintes perguntas:

  • Essa atividade afeta outras? Quais? De que forma?
  • Essa atividade é afetada por outras? Quais? De que forma?
  • Essa atividade pode ser realizada paralelamente a outras? Quais?

Não deixe de considerar que alguns recursos podem ser utilizados em mais de uma atividade! Isso pode influenciar no sequenciamento.

4.      Estime a duração de cada atividade

Nesta etapa, você deve estimar o tempo necessário para a conclusão de cada atividade. Essa estimativa, no entanto, não é um chute. Há técnicas que podem te ajudar a estimar prazos com maior precisão. São as seguintes:

Estimativa análoga: toma como base os dados de projetos semelhantes realizados anteriormente. Trata-se de uma técnica mais rápida, porém mais imprecisa do que as demais.

Estimativa paramétrica: essa técnica leva em conta informações estatísticas também baseadas em projetos anteriores, mas em conjunto com outras variáveis (como m² de uma construção ou linhas de código em desenvolvimento de software) para fazer uma estimativa mais precisa. Por exemplo, se for verificado que um pintor demora 1h para pintar uma parede de 20m, a pintura de uma parede de 40m levará 2h para ficar pronta.

Estimativa de três pontos: considera-se três cenários: otimista, realista e pessimista. Deve-se somar os cenários e dividir por 3, obtendo assim a estimativa de 3 pontos. Pode ser utilizada como uma forma de refinamento de outros tipos de estimativas.

Estimativa bottom-up: a estimativa é feita a partir da divisão de cada atividade em tarefas menores. A soma da duração das tarefas equivale à duração da atividade.

5.      Desenvolva o cronograma

Depois de listar as atividades e estimar a duração, é hora de revisar tudo e consolidar o cronograma. Nesse momento, você pode adotar um método de elaboração de cronograma (método do caminho crítico, por exemplo) e utilizar o software de cronograma online escolhido por você.

6.      Controle o cronograma

Por fim, o cronograma precisa ser gerenciado para que tudo seja entregue dentro do prazo e sem grandes complicações. É importante gerar indicadores de desempenho que permitam tomar decisões baseadas em dados, assim como fazer possíveis revisões no cronograma. Por isso, não deixe de escolher um cronograma online que gere indicadores.

Ao fim do projeto, devem ser registrados os erros, para que eles não sejam cometidos novamente em projetos futuros.

Agora que você entendeu como montar um cronograma, vamos nos aprofundar nos diversos tipos de cronograma online que você pode utilizar. Veja:

Tipos de cronograma online

Gráfico de Gantt

Gráfico de Gantt é um tipo de cronograma criado pelo engenheiro Henry Gantt em 1917. O diferencial desse modelo é que ele permite trabalhar com paralelismo de atividades (também chamado de fast tracking).

O paralelismo é uma forma de otimizar o tempo, pois a equipe não precisa esperar que as tarefas predecessoras sejam finalizadas para começar a executar as sucessoras, já que é possível executar tarefas simultâneas que não dependem uma da outra. As barras horizontais do Gráfico de Gantt permitem essa visualização.

Veja o paralelismo no cronograma online do gráfico de gantt

Cronograma Gantt

Cronograma de marcos

O Cronograma de marcos (Milestone, em inglês) é um tipo de cronograma que demonstra os marcos do projeto, ou seja, momentos importantes e significativos no andamento do projeto e que servem como pontos de divisão, fragmentando o cronograma. Geralmente, esses pontos representam conclusão de fases ou entregas-chave.

Milestones - marcos em cronogramas não possuem início e fim

Diagrama de rede

O diferencial do diagrama de rede é a capacidade de demonstrar as relações entre as atividades, deixando claro como elas se conectam e podem afetar uma à outra. Visualmente, esse modelo de cronograma mostra as atividades em pequenas caixas de texto conectadas por setas. A estrutura é semelhante à da EAP, mas os objetivos são diferentes.

O diagrama de rede também trabalha com o conceito de paralelismo, facilitando a visualização de tarefas que podem ser adiantadas.

O diagrama de rede também trabalha com o conceito de paralelismo, facilitando a visualização de tarefas que podem ser adiantadas.

O tipo de cronograma certo para você é aquele que mais se adequa ao contexto do seu projeto. Para facilitar ainda mais o seu entendimento, separamos alguns exemplos de cronogramas em projetos comuns. Confira:

Exemplos de cronograma

Cronograma de desenvolvimento de software

exemplo Cronograma de desenvolvimento de software

Cronograma de construção de obra civil

exemplo Cronograma de construção de obra civil

Cronograma de consultoria empresarial

exemplo Cronograma de consultoria empresarial

Cronograma de projeto de modelo industrial

exemplo Cronograma de projeto de modelo industrial

Cronograma de campanha de marketing

exemplo Cronograma de campanha de marketing

Dicas para fazer um bom gerenciamento de cronograma

Não deixe de atualizar o progresso

Um cronograma desatualizado é quase inútil. Portanto, busque mantê-lo atualizado conforme o avanço do projeto. Assim, é possível observar a tendência de progresso e, a partir disso, criar ações de controle para contornar possíveis empecilhos.

Leve em consideração o calendário

Não esqueça de levar em consideração apenas os dias que realmente serão trabalhados. Feriados, finais de semana, folgas e férias podem alterar a data de conclusão das atividades.

Garanta um sequenciamento adequado

Preste muita atenção na hora de fazer o sequenciamento das atividades, pois dependências erradas podem gerar “buracos” no andamento do projeto que podem comprometer todo o cronograma.

Cuidado com o tamanho das atividades

Atividades maiores do que 40 horas são mais difíceis de gerenciar, e pode ser mais interessante dividi-las em atividades menores. Tarefas entre 8 e 40 horas facilitam o gerenciamento.

Dito tudo isso, agora só falta escolher a melhor plataforma de cronograma online para você. Separamos 8 dicas para que você não erre na hora da escolha. Quer saber quais são? Então siga a leitura!

8 dicas para escolher a melhor plataforma de cronograma online

1.      Comunicação

Um bom software de cronograma online precisa ter ferramentas de comunicação, para que a equipe sempre esteja alinhada quanto ao andamento das atividades. Envio de notificações quando uma atividade é concluída, possibilidade de fazer comentários em tarefas e fácil acesso ao status da atividade são alguns dos recursos indispensáveis.

2.      Atribuição de participantes em atividades

Toda atividade deve possuir um responsável e participantes que trabalham em sua realização. A possibilidade de atribuir responsáveis e participantes é indispensável para o controle do cronograma, para que você sempre saiba quem está cuidando de cada tarefa e com quem você deve tratar caso um imprevisto aconteça.

3.      Fácil visualização

Um bom cronograma online precisa garantir uma fácil visualização do cronograma e das atividades, permitindo uma gestão visual e descomplicada. Isso inclui desde datas estimadas (que devem ficar claramente visíveis para a equipe saber se está cumprindo o combinado dentro do prazo), até uma visão clara da situação de cada tarefa.

4.      Apontamento de horas

Apontamento de horas é um recurso que ajuda a verificar o tempo real que foi gasto em cada atividade. Isso não só ajuda a gerenciar o cronograma, como permite encontrar inconsistências e ter um embasamento para a criação de cronogramas futuros.

5.      Indicadores

A possibilidade de verificar indicadores é indispensável para uma gestão baseada em dados. É a partir dos indicadores que você poderá mensurar a performance da equipe e tomar decisões mais bem embasadas.

6.      Ferramentas complementares

Também é interessante que um cronograma online possua ferramentas complementares que ajudam na gestão do projeto, como Kanban, agenda, geração de relatórios e listas de atividades.

7.      Se adequa à complexidade dos seus projetos

Lembre-se que o software ideal varia conforme aquilo que você está buscando. Na hora de escolher, garanta que a plataforma possua recursos suficientes para atender às suas demandas. Observe fatores como a quantidade de usuários, a complexidade dos projetos, o preço etc.

8.      Possui tipos de cronogramas reconhecidos

É importante que a plataforma escolhida permita criar cronogramas em modelos reconhecidos no mundo do gerenciamento de projetos, como o Gráfico de Gantt e o Cronograma de Marcos, citados anteriormente.

Artia

O Artia é um software de gerenciamento de projetos com todos os recursos necessários para a criação e gestão descomplicada de cronogramas. Ele permite criar os mais diversos tipos de cronogramas de forma simples, e ainda os integra a funcionalidades como Kanban, apontamento de horas e geração de relatórios. Teste o Artia gratuitamente e veja tudo o que ele pode fazer pelos seus projetos!