Gráfico de Gantt: descubra tudo sobre a ferramenta indispensável da gestão de projetos

 

O sonho de qualquer gerente de projetos é aumentar a produtividade da equipe e conseguir controlar as atividades de modo mais eficiente, não é? 

E se a gente de disser que existe uma ferramenta que pode ser a chave para alcançar isso? Pois é! Estamos falando do Gráfico de Gantt, um importante aliado da gestão de projetos.  

Se você quiser saber mais sobre o assunto, continue lendo e entenda por que isso é indispensável para o sucesso dos projetos! Neste post você vai ver: 

O que é gráfico de Gantt? 

O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual utilizada para controlar o fluxo de trabalho de um projeto.   

Ele funciona praticamente como uma linha do tempo, que apresenta:  

  • A sequência de atividades a ser seguida; 
  • As datas de início e fim de cada atividade; 
  • O status das tarefas; 
  • O tempo gasto em cada ação executada;  

Aí você se perguntar: mas, se o gráfico de Gantt controla as atividades e prazos do projeto, qual a diferença dele para o cronograma? Veja a seguir:  

Qual a diferença entre cronograma e gráfico de Gantt? 

O cronograma é a ferramenta que descreve todas as atividades do projeto e o prazo em que devem ser cumpridas. Já o gráfico de Gantt é a ferramenta que irá controlar o progresso dessas atividades.  

Isso significa que ele utiliza o cronograma, porque o gráfico só será construído a partir das informações e sequência nele definidas. 

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A partir disso, podemos dizer que esse tipo de método serve para organizar os dados do cronograma (atividades e prazos) de modo mais visual e monitorar o fluxo das tarefas.   

Por isso, ele é uma ferramenta importantíssima para a gestão de projetos, porque permite identificar mais elementos em apenas uma visão e otimiza a execução das atividades.   

Além disso, ele traz diversos outros benefícios. Confira:  

Quais os benefícios do gráfico de Gantt? 

Essa ferramenta que tem como objetivo acompanhar o andamento do projeto. Por isso, o principal benefício que ele traz é a otimização de tempo e recursos, porque ele auxilia o time a realizar as entregas conforme o plano do projeto.  Assim, com o gráfico de Gantt é possível:  

 Monitorar as tarefas 

O Gantt permite ter um maior controle sobre as tarefas, porque, além de visualizar os pacotes de trabalho como um todo, também é possível identificar detalhes das atividades, sabendo:  

  • Quem irá realizar as tarefas;  
  • Quais as datas estimadas para a execução;  
  • Qual o status atual das atividades.  

Identificar prazos 

As datas de início e término das tarefas são facilmente visualizadas no gráfico Gantt, o que proporciona ao gestor um maior controle sobre as entregas.  

Gerir os recursos 

No gráfico de Gantt, são atribuídos responsáveis à todas as atividades. Com isso, fica mais fácil identificar quando os recursos estarão disponíveis e qual a melhor forma de alocá-los.  

Evitar riscos e desvios 

Por ser bastante visual, o gráfico ajuda a ter uma visão mais clara dos pontos críticos do projeto. Assim, o gestor consegue estabelecer ordens de prioridade e dar uma atenção especial a essas etapas, o que identifica possíveis gargalos e evita a ocorrência de riscos.  

Agora que você já sabe o que é o gráfico de Gantt e todas as vantagens que ele traz, que tal descobrir como ele funciona? 

Quais as 5 partes principais do gráfico de Gantt? 

Para que o gráfico de Gantt possa ser construído, são necessários 5 elementos:  

1.Prazos

Cada entrega possui datas e prazos específicos. Por isso, um dos elementos fundamentais do gráfico de Gantt é o tempo, que pode ser representado em horas, dias ou meses, de acordo com as necessidades do projeto.

2. Nome das tarefas

O objetivo é gerenciar as atividades do projeto, certo? Então, o nome de cada tarefa é outro fator crucial para sua construção.   

3. Barras

As barras representam a duração de cada tarefa, ou seja, relaciona os dois elementos acima descritos. Elas são o elemento visual mais importante do esquema de Gantt, pois são a principal fonte de acompanhamento do progresso do projeto.

4. Setas

As setas demarcam as relações de interdependência entre as tarefas. Assim, elas indicam quais atividades dependem da finalização de outras e quais estão diretamente relacionadas entre si. 

5. Marcos

Os marcos são pontos importantes do projeto. Geralmente, eles indicam que alguma etapa importante chegou ao fim ou até mesmo indicam o fim do projeto. 

Além disso, há também o que chamamos de “caminho crítico”, que é a série de tarefas que interferem na data prevista para o término do projeto. Se uma única tarefa estiver atrasada no caminho crítico, a data de término do projeto inteiro também estará atrasada.  

Os elementos do diagrama de Gantt são relativamente simples. Porém, para que ele funcione, é preciso organizar essas partes do modo correto, veja só:    

Como funciona o gráfico de Gantt? 

Como qualquer gráfico, o diagrama Gantt é dividido em dois eixos, o vertical e o horizontal.  

O eixo vertical é referente às atividades que precisam ser feitas, enquanto o eixo horizontal representa o prazo de início e término de cada atividade.  

Relacionando os dois eixos, serão criadas as barras de tarefas, para que as demandas do projeto sejam visualizadas de modo mais claro.   

Ilustração de gráfico de gantt

Perceba, no entanto, que nem sempre uma barra deve acabar para que outra comece. Assim, o diagrama de Gantt permite identificar quais tarefas podem ser realizadas em paralelo e quais dependem de demandas anteriores para acontecer.     

Uma ferramenta bastante prática, não é? Agora, vamos aprender a fazê-la na prática? 

 Como fazer um Gráfico de Gantt?

1. Liste as atividades do projeto 

O primeiro passo para construir o gráfico de Gantt  é saber quais são as atividades dele. Uma dica que facilita essa etapa é analisar a estrutura analítica do projeto, porque ela contém todas as tarefas necessárias para que o projeto seja entregue e facilita a montagem da lista. 

2. Defina os prazos das tarefas 

O segundo ponto é definir as datas de início e término de cada atividade. Aqui, você pode conferir o cronograma do projeto e fazer ajustes caso seja necessário. 

3. Indique as interdependências

Uma das principais vantagens do gráfico de Gantt é indicar as relações de interdependência de modo mais visual, porque isso ajuda muito os gestores a controlar as entregas e evitar atrasos.  

Por isso, após identificar quais as tarefas e prazos do projeto, é importante compreender qual a relação entre estes elementos.

4. Estabeleça os responsáveis 

Saber quando cada etapa do projeto deve ser entregue é muito importante. Mas, isso não adianta de nada se o gerente não souber quem é responsável por realizá-las, não é?  

Então, como quarto passo para fazer um bom gráfico de Gantt, temos a definição dos responsáveis, que darão um maior direcionamento gestor e garantirão o fluxo das execuções. 

5. Monte o gráfico

Com todas as informações já definidas, é o momento de realmente construir o gráfico. Para montar o gráfico de Gantt, existem três principais formas: manualmente, no Excel ou online.  

O modo manual era muito utilizado quando a ferramenta foi inventada. Porém, hoje, com as tecnologias existentes, ele é uma maneira menos eficiente de gerir os projetos.  

Por isso, nossa sugestão, é que você opte pelas versões digitais, utilizando o Excel ou o Gantt online. Nesses formatos, o tempo gasto em manutenção e atualização de informações é muito pequeno, porque basta inserir as informações que a plataforma formata o gráfico automaticamente 

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Assim, elas são ótimas opções para os gestores, que conseguirão ter todos os benefícios do cronograma de Gantt sem ter um trabalho enorme para montá-lo.  

Se você quiser saber qual a diferença entre o gráfico de Gantt no Excel e o online, além de descobrir qual a melhor delas, nós temos um texto dedicado só para isso: Gráfico de Gantt online: aprenda a controlar o avanço dos projetos do modo mais prático. Vale a pena conferir!