Atualizado em 09/09/2024
O Gráfico de Gantt é um importante aliado da gestão de projetos para aumentar a produtividade da equipe e conseguir controlar as atividades de modo mais eficiente. Por isso, neste artigo, você descobrirá tudo sobre essa ferramenta completa e como ela pode impactar positivamente sua gestão. Confira!
O que você vai aprender:
O que é gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual utilizada para controlar o fluxo de trabalho de um projeto.
Ele funciona praticamente como uma linha do tempo, que apresenta:
- A sequência de atividades a ser seguida;
- As datas de início e fim de cada atividade;
- O status das tarefas;
- O tempo gasto em cada ação executada;
Aí você pode se perguntar: mas, se o gráfico de Gantt controla as atividades e prazos do projeto, qual a diferença dele para o cronograma? Veja a seguir:
Qual a diferença entre cronograma e gráfico de Gantt?
O cronograma é a ferramenta que descreve todas as atividades do projeto e o prazo em que devem ser cumpridas. Já o gráfico de Gantt é a ferramenta que irá controlar o progresso dessas atividades.
Isso significa que ele é uma versão mais completa do cronograma, que permite compreender melhor a relação entre as tarefas e informações. Assim, ele permite uma análise mais detalhada e interativa do cronograma, facilitando o monitoramento do progresso real em relação ao planejado.
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Por ser uma ferramenta mais avançada e completa, o gráfico de Gantt oferece muitas vantagens para a gestão de projetos, veja as principais a seguir!
Quais as vantagens de usar o gráfico de Gantt?
Com o gráfico de Gantt o gerente de projetos tem muito mais controle sobre todos os processos, porque esta ferramenta:
Facilita o entendimento das tarefas
Como qualquer gráfico, o diagrama Gantt é dividido em dois eixos, o vertical e o horizontal. O eixo vertical é referente às atividades que precisam ser feitas, enquanto o eixo horizontal representa os prazos de cada atividade.
Apesar de parecer simples, é preciso ter atenção! Ao relacionar essas duas informações, outras irão aparecer. Por isso, consideramos que o gráfico de Gantt seja composto por cinco elementos fundamentais:
O Gantt permite ter um maior controle sobre as tarefas, porque, além de visualizar os pacotes de trabalho como um todo, ele traz detalhes sobre as atividades, como:
- Qual a ordem das tarefas;
- Quem é responsável por realizar as atividades;
- Quais os recursos necessários para cada ação;
- Quais as datas estimadas para a execução;
- Qual o status atual das atividades.
Além disso, também é possível visualizar as dependências do projeto. Isto é, quais atividades estão vinculadas e dependem uma da outra para ocorrer.
Fornece mais clareza sobre os prazos
Além de apresentar as datas definidas no cronograma, o gráfico de Gantt informa também qual o status, em tempo real, de cada atividade. Com isso, o gerente pode acompanhar o projeto de forma mais precisa e controlá-lo para que fique dentro do prazo estimado.
Otimiza a utilização dos recursos
No gráfico de Gantt, são atribuídos responsáveis à todas as atividades. Assim, o gerente consegue:
- Identificar o momento exato que precisará alocar a equipe e os equipamentos na atividade;
- Saber se os recursos estarão disponíveis quando serão necessários;
- Saber se os recursos serão faltantes;
- Analisar se há a necessidade de novas aquisições;
- Planejar o que é mais viável para o projeto a partir da situação atual.
Evita riscos e desvios
Ao mostrar claramente todo o fluxo produtivo, o Gantt torna os gargalos e riscos mais evidentes, o que permite tomar ações com antecedência e evita que ações negativas afetem o projeto.
Eleva a produtividade
Se os prazos são cumpridos mais facilmente, os riscos mitigados e as informações mais claras, o resultado só pode ser o aumento da produtividade e entregas melhores!
Vários benefícios, não é? Então, veja a seguir como o gráfico de Gantt funciona e como fazê-lo na prática!
Como funciona o Gráfico de Gantt?
Como qualquer gráfico, o diagrama Gantt é dividido em dois eixos, o vertical e o horizontal. O eixo vertical é referente às atividades que precisam ser feitas, enquanto o eixo horizontal representa os prazos de cada atividade.
Apesar de parecer simples, é preciso ter atenção! Ao relacionar essas duas informações, outras irão aparecer. Por isso, consideramos que o gráfico de Gantt seja composto por cinco elementos fundamentais:
5 principais elementos do gráfico de Gantt
1. Prazos
Cada entrega possui datas e prazos específicos. Por isso, é essencial identificar o tempo, que pode ser representado em horas, dias ou meses, de acordo com as necessidades do projeto.
2. Atividades
Além do tempo, o outro eixo do gráfico se refere as atividades. Então, liste e nomeie cada uma delas.
3. Barras
As barras representam a duração de cada tarefa, ou seja, relaciona os dois elementos acima descritos. Elas são o elemento visual mais importante do diagrama de Gantt, pois são a principal fonte de acompanhamento do progresso do projeto.
4. Setas
As setas demarcam as relações de interdependência entre as tarefas. Assim, elas indicam quais atividades dependem da finalização de outras e quais estão diretamente relacionadas entre si.
5. Marcos
Os marcos são pontos importantes do projeto. Geralmente, eles indicam que alguma etapa importante chegou ao fim ou até mesmo indicam o fim do projeto.
Como fazer um Gráfico de Gantt?
1. Liste as atividades do projeto
O primeiro passo para construir o gráfico de Gantt é saber quais são as atividades dele. Uma dica que facilita essa etapa é analisar a estrutura analítica do projeto, porque ela contém todas as tarefas necessárias para que o projeto seja entregue e facilita a montagem da lista.
2. Defina os prazos das tarefas
O segundo ponto é definir as datas de início e término de cada atividade. Aqui, você pode conferir o cronograma do projeto e fazer ajustes caso seja necessário.
3. Indique as interdependências
Uma das principais vantagens do gráfico de Gantt é indicar as relações de interdependência de modo mais visual, porque isso ajuda muito os gestores a controlar as entregas e evitar atrasos.
Por isso, após identificar quais as tarefas e prazos do projeto, é importante compreender qual a relação entre estes elementos.
4. Estabeleça os responsáveis
Saber quando cada etapa do projeto deve ser entregue é muito importante. Mas, isso não adianta de nada se o gerente não souber quem é responsável por realizá-las, não é?
Então, como quarto passo para fazer um bom gráfico de Gantt, temos a definição dos responsáveis, que darão um maior direcionamento gestor e garantirão o fluxo das execuções.
5. Monte o gráfico
Com todas as informações já definidas, é o momento de realmente construir o gráfico. E aí, basta inserir as informações, o que pode ser feito de três formas: manualmente, no Excel ou online.
O modo manual era muito utilizado quando a ferramenta foi inventada. Porém, hoje, com as tecnologias existentes, ele é uma maneira menos eficiente de gerenciar os projetos.
Por isso, nossa sugestão, é que você opte pelas versões digitais, utilizando o Excel ou o Gantt online.
Gráfico de Gantt no Excel
O Excel é uma plataforma muita utilizada na gestão de projetos, o que pode tornar a criação e a manutenção de gráficos de Gantt mais acessíveis e com uma interface mais familiar.
Aqui, os usuários podem organizar e estruturar os dados do projeto conforme suas necessidades específicas, adicionando detalhes, ajustando cores e formatos, e incluindo informações adicionais para uma compreensão mais abrangente. Para fazer um gráfico de Gantt no Excel, siga os 5 passos a seguir:
1. Monte uma base de dados
Para que o cronograma seja gerado, é preciso definir informações como:
- Data de término
- Nome da atividade
- Data de início
- Duração
2. Insira um gráfico
O segundo passo é adicionar o recurso gráfico que relacionará os dados acima descritos. Para isso, você deve ir na aba “Inserir”, clicar no ícone de gráficos 2D e selecionar o gráfico desejado.
3. Altere as informações conforme a base de dados
Para que o gráfico de Gantt Excel seja realizado, você deve selecionar as células com as informações a serem utilizadas. Clique com o botão direito em cima do gráfico criado, selecione a opção “Selecionar Dados” e vá em “Adicionar”.
Ao fazer isso, abrirá uma caixa de texto para que você insira o nome e valores das células desejadas.
4. Edite os nomes do eixo vertical
Após realizar os passos anteriores, o eixo horizontal estará com as datas corretas. Mas, o eixo vertical é nomeado automaticamente com números. Por isso, é necessário substituí-los pelo nome das tarefas.
Então, vá em “Editar” e faça os ajustes.
5. Formate o gráfico conforme a necessidade
Após seguir os 4 passos acima, o gráfico de Gantt estará pronto para o uso. Agora, se você quiser visualizar algo específico ou alterar informações, é possível formatá-lo de diferentes maneiras.
Gráfico de Gantt online
Já o Gráfico de Gantt online oferece uma abordagem ainda mais moderna e eficiente para o gerenciamento de projetos. Por ser uma ferramenta online, ela permite gerenciar projetos de forma colaborativa, em tempo real e de forma simultânea.
Assim, o Gráfico de Gantt online se destaca por sua flexibilidade e acessibilidade, permitindo que equipes trabalhem de forma coordenada, independentemente da localização. Essas plataformas trazem mais rapidez para a atribuição de tarefas, monitoramento do progresso e comunicação entre os membros da equipe de maneira integrada.
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