Gráfico de Gantt: o que é, como funciona e benefícios

Atualizado em 09/09/2024

O Gráfico de Gantt é um importante aliado da gestão de projetos para aumentar a produtividade da equipe e conseguir controlar as atividades de modo mais eficiente. Por isso, neste artigo, você descobrirá tudo sobre essa ferramenta completa e como ela pode impactar positivamente sua gestão. Confira!

O que é gráfico de Gantt? 

O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual utilizada para controlar o fluxo de trabalho de um projeto.   

Ele funciona praticamente como uma linha do tempo, que apresenta:  

• A sequência de atividades a ser seguida; 
• As datas de início e fim de cada atividade; 
• O status das tarefas; 
• O tempo gasto em cada ação executada;  

Aí você pode se perguntar: mas, se o gráfico de Gantt controla as atividades e prazos do projeto, qual a diferença dele para o cronograma? Veja a seguir:  

Qual a diferença entre cronograma e gráfico de Gantt? 

O cronograma é a ferramenta que descreve todas as atividades do projeto e o prazo em que devem ser cumpridas. Já o gráfico de Gantt é a ferramenta que irá controlar o progresso dessas atividades. 

Isso significa que ele é uma versão mais completa do cronograma, que permite compreender melhor a relação entre as tarefas e informações. Assim, ele permite uma análise mais detalhada e interativa do cronograma, facilitando o monitoramento do progresso real em relação ao planejado.

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Por ser uma ferramenta mais avançada e completa, o gráfico de Gantt oferece muitas vantagens para a gestão de projetos, veja as principais a seguir!

Quais as vantagens de usar o gráfico de Gantt? 

Com o gráfico de Gantt o gerente de projetos tem muito mais controle sobre todos os processos, porque esta ferramenta:

Facilita o entendimento das tarefas 

Como qualquer gráfico, o diagrama Gantt é dividido em dois eixos, o vertical e o horizontal. O eixo vertical é referente às atividades que precisam ser feitas, enquanto o eixo horizontal representa os prazos de cada atividade.  

Apesar de parecer simples, é preciso ter atenção! Ao relacionar essas duas informações, outras irão aparecer. Por isso, consideramos que o gráfico de Gantt seja composto por cinco elementos fundamentais:

O Gantt permite ter um maior controle sobre as tarefas, porque, além de visualizar os pacotes de trabalho como um todo, ele traz detalhes sobre as atividades, como:   

• Qual a ordem das tarefas;
• Quem é responsável por realizar as atividades; 
• Quais os recursos necessários para cada ação; 
• Quais as datas estimadas para a execução; 
• Qual o status atual das atividades. 

Além disso, também é possível visualizar as dependências do projeto. Isto é, quais atividades estão vinculadas e dependem uma da outra para ocorrer. 

Fornece mais clareza sobre os prazos

Além de apresentar as datas definidas no cronograma, o gráfico de Gantt informa também qual o status, em tempo real, de cada atividade. Com isso, o gerente pode acompanhar o projeto de forma mais precisa e controlá-lo para que fique dentro do prazo estimado. 

Otimiza a utilização dos recursos

No gráfico de Gantt, são atribuídos responsáveis à todas as atividades. Assim, o gerente consegue:   

• Identificar o momento exato que precisará alocar a equipe e os equipamentos na atividade; 
• Saber se os recursos estarão disponíveis quando serão necessários; 
• Saber se os recursos serão faltantes; 
• Analisar se há a necessidade de novas aquisições; 
• Planejar o que é mais viável para o projeto a partir da situação atual. 

Evita riscos e desvios

Ao mostrar claramente todo o fluxo produtivo, o Gantt torna os gargalos e riscos mais evidentes, o que permite tomar ações com antecedência e evita que ações negativas afetem o projeto.  

Eleva a produtividade

Se os prazos são cumpridos mais facilmente, os riscos mitigados e as informações mais claras, o resultado só pode ser o aumento da produtividade e entregas melhores! 

Vários benefícios, não é? Então, veja a seguir como o gráfico de Gantt funciona e como fazê-lo na prática! 

Como funciona o Gráfico de Gantt?

Como qualquer gráfico, o diagrama Gantt é dividido em dois eixos, o vertical e o horizontal. O eixo vertical é referente às atividades que precisam ser feitas, enquanto o eixo horizontal representa os prazos de cada atividade.  

Apesar de parecer simples, é preciso ter atenção! Ao relacionar essas duas informações, outras irão aparecer. Por isso, consideramos que o gráfico de Gantt seja composto por cinco elementos fundamentais: 

5 principais elementos do gráfico de Gantt

1. Prazos

Cada entrega possui datas e prazos específicos. Por isso, é essencial identificar o tempo, que pode ser representado em horas, dias ou meses, de acordo com as necessidades do projeto.

2. Atividades

Além do tempo, o outro eixo do gráfico se refere as atividades. Então, liste e nomeie cada uma delas.   

3. Barras

As barras representam a duração de cada tarefa, ou seja, relaciona os dois elementos acima descritos. Elas são o elemento visual mais importante do diagrama de Gantt, pois são a principal fonte de acompanhamento do progresso do projeto.

4. Setas

As setas demarcam as relações de interdependência entre as tarefas. Assim, elas indicam quais atividades dependem da finalização de outras e quais estão diretamente relacionadas entre si. 

5. Marcos

Os marcos são pontos importantes do projeto. Geralmente, eles indicam que alguma etapa importante chegou ao fim ou até mesmo indicam o fim do projeto.

Como fazer um Gráfico de Gantt?

1. Liste as atividades do projeto

O primeiro passo para construir o gráfico de Gantt  é saber quais são as atividades dele. Uma dica que facilita essa etapa é analisar a estrutura analítica do projeto, porque ela contém todas as tarefas necessárias para que o projeto seja entregue e facilita a montagem da lista.

2. Defina os prazos das tarefas

O segundo ponto é definir as datas de início e término de cada atividade. Aqui, você pode conferir o cronograma do projeto e fazer ajustes caso seja necessário.

3. Indique as interdependências

Uma das principais vantagens do gráfico de Gantt é indicar as relações de interdependência de modo mais visual, porque isso ajuda muito os gestores a controlar as entregas e evitar atrasos. 

Por isso, após identificar quais as tarefas e prazos do projeto, é importante compreender qual a relação entre estes elementos.

4. Estabeleça os responsáveis

Saber quando cada etapa do projeto deve ser entregue é muito importante. Mas, isso não adianta de nada se o gerente não souber quem é responsável por realizá-las, não é? 

Então, como quarto passo para fazer um bom gráfico de Gantt, temos a definição dos responsáveis, que darão um maior direcionamento gestor e garantirão o fluxo das execuções.

5. Monte o gráfico

Com todas as informações já definidas, é o momento de realmente construir o gráfico. E aí, basta inserir as informações, o que pode ser feito de três formas: manualmente, no Excel ou online.  

O modo manual era muito utilizado quando a ferramenta foi inventada. Porém, hoje, com as tecnologias existentes, ele é uma maneira menos eficiente de gerenciar os projetos.  

Por isso, nossa sugestão, é que você opte pelas versões digitais, utilizando o Excel ou o Gantt online.

Gráfico de Gantt no Excel

O Excel é uma plataforma muita utilizada na gestão de projetos, o que pode tornar a criação e a manutenção de gráficos de Gantt mais acessíveis e com uma interface mais familiar. 

Aqui, os usuários podem organizar e estruturar os dados do projeto conforme suas necessidades específicas, adicionando detalhes, ajustando cores e formatos, e incluindo informações adicionais para uma compreensão mais abrangente. Para fazer um gráfico de Gantt no Excel, siga os 5 passos a seguir:

1. Monte uma base de dados

Para que o cronograma seja gerado, é preciso definir informações como:

• Data de término
• Nome da atividade
• Data de início
• Duração

2. Insira um gráfico

O segundo passo é adicionar o recurso gráfico que relacionará os dados acima descritos. Para isso, você deve ir na aba “Inserir”, clicar no ícone de gráficos 2D e selecionar o gráfico desejado.

3. Altere as informações conforme a base de dados

Para que o gráfico de Gantt Excel seja realizado, você deve selecionar as células com as informações a serem utilizadas. Clique com o botão direito em cima do gráfico criado, selecione a opção “Selecionar Dados” e vá em “Adicionar”.

Ao fazer isso, abrirá uma caixa de texto para que você insira o nome e valores das células desejadas.

4. Edite os nomes do eixo vertical

Após realizar os passos anteriores, o eixo horizontal estará com as datas corretas. Mas, o eixo vertical é nomeado automaticamente com números.  Por isso, é necessário substituí-los pelo nome das tarefas.

Então, vá em “Editar” e faça os ajustes.

5. Formate o gráfico conforme a necessidade

Após seguir os 4 passos acima, o gráfico de Gantt estará pronto para o uso. Agora, se você quiser visualizar algo específico ou alterar informações, é possível formatá-lo de diferentes maneiras. 

Gráfico de Gantt online

Já o Gráfico de Gantt online oferece uma abordagem ainda mais moderna e eficiente para o gerenciamento de projetos. Por ser uma ferramenta online, ela permite gerenciar projetos de forma colaborativa, em tempo real e de forma simultânea.

Assim, o Gráfico de Gantt online se destaca por sua flexibilidade e acessibilidade, permitindo que equipes trabalhem de forma coordenada, independentemente da localização. Essas plataformas trazem mais rapidez para a atribuição de tarefas, monitoramento do progresso e comunicação entre os membros da equipe de maneira integrada.

| Quer saber tudo sobre esse tipo de gráfico de Gantt? Leia o artigo completo e veja por que o Gráfico de Gantt Online é a melhor opção! 

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