Gestão de custos em projetos: aprenda como fazer na prática

Administrar os custos de um projeto costuma ser um grande dilema nas organizações: como aliar o que o patrocinador do projeto está disposto a pagar com o valor monetário que o projeto precisa para ser executado? Como controlar esses custos? Bem, essas questões podem ser facilmente respondidas com uma correta Gestão de Custos em Projetos.

Acompanhe nosso post para entender:

• O que é Gestão de Custos em Projetos?
• A Importância da Gestão de Custos
• Como fazer a Gestão de Custos em Projetos
• Planejar o gerenciamento de custos
• Estimar custos
• Determinar o orçamento
• Controlar custos
• Ferramentas para Gestão de Custos em Projetos

Vamos começar entendendo o que é essa gestão!

O que é Gestão de Custos em Projetos ?

Gestão de Custos em Projetos é a arte de administrar os valores monetários do projeto, através do levantamento das necessidades financeiras e do controle desses gastos para alinhar o que foi estipulado com o que realmente foi gasto, sempre observando as melhores escolhas para o que o projeto precisa.

Dentro das áreas do conhecimento da gestão de projetos, a gestão de custos é uma das mais importantes! Junto com ela, dez áreas precisam ser compreendidas para uma eficaz gestão do projeto:

• Gerenciamento de escopo;
• Gerenciamento de custos;
• Gerenciamento de tempo;
• Gerenciamento de recursos humanos;
• Gerenciamento das comunicações;
• Gerenciamento de qualidade;
• Gerenciamento de riscos;
• Gerenciamento de aquisições;
• Gerenciamento das partes interessadas;
• Gerenciamento de integração.

Para saber mais a respeito dessas conhecimentos, confira nosso post sobre gestão de projetos e fique por dentro do assunto!

Agora que você já sabe o conceito de gestão de custos em projetos, vamos entender:

A Importância da Gestão de Custos

Em tempos de economia abalada e investimentos tão incertos, não é muito interessante gastar valores financeiros com coisas que poderiam ser substituídas por alternativas mais econômicas, certo? Por isso é tão importante fazer uma boa gestão do custo em projetos!

Essa gestão garante que o patrocinador do projeto só tenha que gastar com aquilo que realmente for necessário, pois possibilita o mapeamento de todos os custos e a busca por soluções para diminuir esses custos. Isso garante uma maior visibilidade para o patrocinador do projeto, que poderá analisar todos os valores envolvidos.

Além disso, a gestão de custos auxilia no controle do projeto, que terá mais dados e parâmetros para fazer um controle de custos eficaz e, se feita do jeito certo, pode economizar o tempo dos recursos humanos envolvidos no projeto, pois eles não precisarão rever os valores monetários constantemente.

Mas você deve estar se perguntando: qual é esse jeito certo de fazer gestão de custos em projetos?

Como fazer a Gestão de Custos em Projetos

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge ou Corpo de conhecimento para o Gerenciamento de Projetos) recomenda quatro processos fundamentais para a gestão de custos em projetos: planejar o gerenciamento de custos, estimar custos, determinar orçamento e controlar custos. Cada um desses processos exerce uma função essencial dentro da gestão de custos. Por isso pegue papel e caneta, acompanhe o nosso texto e certifique-se de entender tudo sobre cada um deles!

1. Planejar o gerenciamento de custos

Planejar o gerenciamento de custos é a etapa de consultar os especialistas e gestores e, através de reuniões, construir um plano de gerenciamento de custos: um documento que detalha sobre como os custos devem ser gerenciados ao longo de todo o projeto, ou seja, uma regulamentação para os processos seguintes: estimar, orçamentar e controlar custos.

Esse plano de gerenciamento de custos também deve definir:

• Metodologia para criação do orçamento;
• Divisão das responsabilidades de custo;
• Como serão feitos os relatórios de monitoramento de custos;
• O grau de arredondamento dos valores monetários;
• E como serão os processos para medir e controlar o orçamento.

Depois de terminado o planejamento de gestão de custos, a sua equipe já estará apta para estimar os custos do projeto:

2. Estimar custos

Estimar custos consiste em mapear os recursos financeiros que serão necessários para realizar o projeto.

Para fazer esse mapeamento, algumas questões precisam ser resolvidas, como: verificar o custo da qualidade do projeto e solicitar propostas de fornecedores par analisar o que é financeiramente mais viável.

É nessa etapa que o gestor do projeto, junto com a equipe envolvida, deverão pensar em possíveis alternativas para economizar com certos custos.

Para fazer essa estimativa é preciso que o cronograma e escopo do projeto já estejam bem definidos (assim como o plano de gerenciamento de custos).

Os custos que serão estimados podem ser divididos entre:

• Custos com materiais: ferramentas que precisarão ser utilizadas no projeto, como softwares, materiais de papelaria e despesas com serviços.
• Custos com capital humano: horas trabalhadas dos colaboradores no projeto, gasto com terceirização de recursos humanos e etc.

O objetivo dessa etapa será atingido quando você conseguir atualizar os documentos do projeto com as estimativas de custo.

Não existe nenhum segredo mágico para fazer uma estimativa correta, mas é importante se certificar que ela consiga abranger todos os detalhes de custo do projeto para não haver surpresas na hora de fazer o orçamento de projeto.

3. Determinar o orçamento

O objetivo de determinar o orçamento é verificar os custos estimados e, através de reuniões de alinhamento e consultas com especialistas, autorizar um custo X para a realização do projeto. Esse custo deverá servir de base para o monitoramento na etapa de controle de custos (que veremos em seguida).

Também é parte da determinação do orçamento verificar os riscos do projeto e fazer reservas para esses riscos:

• Reservas de contingência são reservas que podem ser utilizadas para cobrir os riscos mapeados do projeto. São mais imediatos e devem observar o levantamento de riscos do projeto.
• Reservas gerenciais é um orçamento extra definido para cobrir outros riscos que podem surgir e que não foram mapeados.

Essa etapa é fundamental para chegar ao custo total do projeto e para a organização verificar o que precisa ser feito para custear esse projeto.

Assim que o orçamento for definido, você já terá uma base para o controle de custos.

4. Controlar custos

A última etapa da gestão de custos, o controle de custos (também chamado de controle de orçamento), monitora a utilização do orçamento durante o andamento do projeto, comparando o que está sendo gasto com o que foi planejado, observando se há um alinhamento com a base de custos.

É parte essencial do controle de custos observar solicitações de mudança do orçamento e analisar se são viáveis, verificando se essas alterações cabem dentro do orçamento.

Além disso, o controle de custos deve comparar os custos por etapa, ou seja: deve observar o planejamento de tempo e o orçamento e ver o que foi estipulado para cada etapa do cronograma.

Se o gerente de projeto observar que os custos estão descontrolados é responsabilidade dele promover ações para colocar o planejamento de volta aos eixos.

Como podemos ver, a gestão de custos em projetos envolve quatro processos que precisam ser executados para que o custo do projeto esteja dentro do que o patrocinador pode arcar. Esses processos devem ser supervisionados por um gerente de projetos proativo e todas as decisões de custos devem ser tomadas levando em consideração o planejamento do gerenciamento de custos.
Resumindo…

Toda parte de gestão de custos em projetos pode ser bem trabalhosa, principalmente se levarmos em conta os cálculos que precisam ser feitos e a documentação que precisa ser levantada. Mas e se a gente te contar que há ferramentas que podem automatizar boa parte desses processos?

Ferramentas para Gestão de Custos em Projetos

Há várias ferramentas que podem ajudar um gerente a fazer a gestão de custos de seus projetos como: calculadoras, planilhas e documentos impressos.

No entanto, essas ferramentas exigem que o gerente fragmente o gerenciamento dos custos, fazendo cada parte em um lugar diferente. Mas agora há softwares que integram todas essas funções (inclusive as de gestão de tempo e escopo) em um só lugar.

Veja algumas dessas funcionalidades que podem auxiliar na automação do gerenciamento de custos:

• Custo estimado x custo real: essa função permite que o gerente de projeto coloque o custo estimado e faça lançamentos durante a execução do projeto, gerando gráficos de porcentagem e uma comparação para saber se o valor estipulado está sendo respeitado (e dentro dos prazos estimados).
• Cálculo de custo de mão de obra: calcula automaticamente qual o custo que cada colaborador vai ter durante a execução do projeto, basta inserir o valor da sua hora trabalhada. Assim você pode simular esses gastos e incluir valores mais exatos na etapa de estipular custos.
• Documentação do projeto: como te falamos anteriormente, todos os processos da gestão de custos em projetos exigem que muitos documentos sejam consultados, como o plano de gerenciamento de custos, o termo de abertura do projeto e os documentos gerados no final de cada processo. Com um software de gestão de projetos é possível armazenar todos esses documentos em um só lugar, assim todos os envolvidos no projeto têm facilidade em acessar esses materiais.

O Artia, nosso software de gestão de projetos, possui todas essas funções e muitas outras para te ajudar a fazer um ótimo gerenciamento de todas as partes do seu projeto de forma centralizada. Assista uma de nossas demonstrações e descubra outras vantagens de utilizar a nossa ferramenta!