O que é gestão de projetos

É comum que algumas pessoas confundam “projeto” com a sua gestão.

A gestão de projetos está diretamente ligada à execução e controle do projeto, o gerenciamento de mudanças, alterações no escopo etc., portanto, tem o papel de garantir a finalização do projeto dentro dos recursos estimados ou o mais similar do que foi planejado inicialmente.

Dessa forma, a gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto.

Mas, antes de nos aprofundarmos no tema, é importante alinharmos nossa definição de o que é um projeto, para não haver confusões. Vamos conferir no tópico a seguir:

O que é um projeto?

A definição de projeto mais adotada no mundo é aquela oferecida pelo PMI:

 

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

 

Em síntese, projetos são únicos. Afinal, eles precisam atingir um objetivo claro, dentro de um prazo determinado, contando com um conjunto limitado de recursos (humanos, financeiros e materiais) que devem ser otimizados para alcançar as metas estipuladas, sem frustrar as expectativas iniciais de seus patrocinadores.

Exemplos de projetos incluem, mas não se limitam, a:

  • Desenvolver um novo produto, serviço ou resultado;
  • Efetuar uma mudança na estrutura, envolvendo pessoas e/ou processos;
  • Adquirir, modificar ou desenvolver um sistema;
  • Realizar uma pesquisa cujo resultado será registrado;
  • Construir um prédio, planta industrial ou infraestrutura;

 

Resumindo, um projeto:

O que é um projeto

Diferenças entre projeto e processo

Processo é um trabalho contínuo que produz resultados padronizados. Um bom exemplo seria o processo de vendas da sua empresa, que ocorre continuamente com uma forma de trabalhar pré-estabelecida.

Já um projeto é um esforço único, com determinado objetivo, que possui início e fim definidos. Nesse caso, um bom exemplo seria o projeto de construção de uma casa. No momento em que ela ficar pronta, o projeto acaba.

Diferenças entre projeto e processo

Diferentemente de uma tarefa, um projeto tem várias etapas, com vários envolvidos e diversas entregas. Também diferentemente de um processo, como você verá na continuação da leitura, um projeto não é contínuo – sempre tem começo, e sempre tem fim.

como planejar um projeto passo a passo completo

O papel do gerente de projetos

O gerente de projetos é o profissional responsável por manter os projetos em ordem, ou seja, é ele quem planeja, executa e supervisiona todas as etapas de um projeto para que ele se desenvolva sem problemas.

Vale lembrar que as tarefas variam entre as diferentes áreas de atuação do gerenciamento de projetos.

Por exemplo: um gerente de projetos de TI pode também ser responsável por fornecer não apenas o produto, mas também a assistência técnica aos clientes quando necessário.

Quais são as habilidades necessárias para o gerente de projetos?

Como fazer um bom gerenciamento de projetos

Gerenciamento de projetos como fazer

Os pontos que mais geram problemas em projetos são: escopo, cronograma e custos. Por isso, atente-se a esses 3 pontos na hora de gerenciar um projeto:

1. Defina metas e prazos

Antes de iniciar um projeto, faça uma reunião kick-off e defina muito bem as metas intermediárias, o objetivo principal a ser alcançado e o prazo. Crie cronogramas realistas e avalie se os recursos disponíveis serão suficientes para obter o resultado desejado e alinhe os possíveis riscos e mudanças que podem ocorrer.

2. Planeje e siga o escopo

Mudanças no escopo são os motivos mais comuns de projetos atrasarem, estourarem o orçamento ou serem completamente abandonados.

Reuniões de alinhamento, termos de aceite e revisões no escopo são alguns modos de evitar essa situação, antes mesmo de o projeto iniciar.

3. Cuide dos custos

Cuidar dos custos significa elaborar um orçamento detalhando com o quanto será gasto em cada atividade ou etapa do projeto e, durante sua execução, controlar se os gastos indicados no planejamento estão iguais ou menores. Caso estejam maiores, uma revisão do orçamento será necessária.

As 10 áreas do conhecimento em gestão de projetos

Existem 10 áreas de conhecimento em projetos que foram definidas pelo Project Management Institute (PMI) no guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

A função de gerenciar essas áreas é aumentar a probabilidade de sucesso do projeto como um todo e orientar as melhores práticas. As áreas são as seguintes:

Metodologias de gestão de projetos

Metodologias de gestão de projetos

Cursos de gestão de projetos

1. Gerenciamento de Projetos (Euax)

Nossa primeira indicação é o curso oferecido pela Euax, desenvolvido por uma equipe de especialistas com muita experiência em gestão de projetos. O seu diferencial é o caráter prático das aulas, fazendo com que o aluno utilize modelos de documentos para resolver problemas reais.

Ele trabalha, portanto, na capacitação teórica e prática dos alunos. Soma-se a isso a oferta de documentos digitais que depois podem ser utilizados no dia a dia da gestão de projetos.

2. ABC da Gestão de Projetos

O curso desenvolvido pela Fundação Instituto de Administração (FIA) e disponibilizado mundialmente pelo Coursera tem um caráter bastante introdutório. O programa do curso aborda tópicos sobre a gestão de escopo, definição e acompanhamento de cronograma e orçamento de projetos.

Sua principal vantagem é ser realizado totalmente online e fornecer uma certificação emitida pelo Coursera, mas validada pela FIA. O custo do curso é de 49 dólares e sua duração é de apenas 3 semanas.

3. Gestão de Projetos

Ministrado por professores da USP, o curso de 45 horas aborda o PMBOK e a gestão ágil de projetos. Sua metodologia de ensino também é a distância. Sua vantagem é ter uma versão paga que oferece certificação e outra gratuita para quem quer se aprofundar no tema, mas não precisa de um comprovante de horas.

Fazer um desses 3 cursos irá ajudá-lo a adotar uma linguagem comum na gestão de sua equipe, facilitará a compreensão dos objetivos dos patrocinadores dos projetos e servirá como um apoio para a realização das certificações.

Certificações mais importantes em gestão de projetos

Existem 8 certificações oferecidas pelo PMI. Contudo, 4 delas tratam de temas específicos, nos quais o gestor de projetos pode se aprofundar durante sua carreira.

Veja abaixo as 4 mais relevantes e comuns entre os gerentes de projetos:

1. Certified Associate in Project Management (CAPM)

A certificação de Técnico em Gerenciamento de Projetos é destinada a profissionais iniciantes e sem muita experiência em conduzir um projeto. Ela é mais voltada para os membros de uma equipe de projetos, não para o seu líder.

2. Project Management Professional (PMP)

Essa é a mais comum das certificações do PMI. Ser um Profissional de Gerenciamento de Projetos certificado comprova que a pessoa já liderou equipes multidisciplinares para entregar um resultado específico, conduziu todo o seu ciclo de vida do projeto e sabe aplicar o Guia PMBOK.

Além de conhecimento para realizar a prova, é necessário ter, no mínimo, 35 horas de estudos sobre gerenciamento de projetos (os cursos livres podem ser usados para cumprir esse requisito), 3 anos de experiência na área e 4500 horas de liderança de equipes.

3. PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACPSM)

O Profissional Certificado em Métodos Ágeis demonstra conhecimentos mais específicos em conceitos e práticas ágeis. Mais que uma certificação, trata-se de um treinamento feito pelo PMI, e seu teste é a aplicação da teoria aprendida no curso.

Aqui também existem requisitos específicos, como ter 1500 horas de experiência na participação de projetos com metodologia ágil e, no mínimo, 2000 horas de participação em algum tipo de projeto. No entanto, os requisitos são menos rígidos que os exigidos para a obtenção do título de PMP.

4. Program Management Professional (PgMP)

Essa é uma das certificações mais complexas e com exigências difíceis de serem atendidas. O Profissional de Gerenciamento de Programas comprova que consegue gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo.

Aqui, os requisitos são: ser graduado e ter, no mínimo, 4 anos gerenciando programas de projetos mais complexos.

Tecnologia na gestão de projetos

A tecnologia deve ser vista como uma aliada para facilitar a gestão de projetos de seu departamento ou empresa.

Afinal, usar planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e/ou enviar informações críticas por e-mails, são formas antiquadas e extremamente exaustivas de fazer o gerenciamento de projetos.

Com o uso de um software de gestão de projetos você obterá importantes vantagens para seu gerenciamento, como centralização de informações, melhoria na comunicação, fácil gestão da equipe e extração de indicadores de projetos.

Leia nosso texto completo sobre tecnologia na gestão de projetos para entender melhor porque ela é indispensável!