software-de-gerenciamento-de-projetosA escolha de um software de gerenciamento de projetos para subsidiar os trabalhos de gestão é uma prioridade para muitas organizações. Justamente por ter toda essa importância dentro de um negócio, os gestores não devem se ater às propagandas ou usar a popularidade que determinado sistema tem no mercado como critério para tomar uma decisão. Se o gestor fizer isso, ele se arrisca, por exemplo, a assumir um grande prejuízo por comprar uma solução complexa que pouco tenha a colaborar com o negócio.

Mais do que se ater aos recursos do software e às etapas de implementação, a empresa deve estar plenamente ciente das suas próprias particularidades enquanto negócio. Ou seja, o gerente deve ter total conhecimento das características, das demandas e de todas as variáveis que afetam a sua organização.

Realizando esse diagnóstico interno, os gestores podem compreender como a tecnologia que está sendo oferecida integrará, na prática, com os processos correntes da empresa. Por isso é importante ter em mente que uma solução perfeita para uma empresa pode não ser a melhor alternativa para outra.

Quer saber como escolher um software de gerenciamento de projetos ideal para a sua empresa? Então leia o nosso post de hoje e confira algumas dicas para não errar no momento da escolha:

Os benefícios de um software de gerenciamento de projetos

Não seria exagero dizer que um dos melhores investimentos que uma empresa pode fazer em gestão de projetos é a implementação de um software para essa finalidade. É claro que o sistema por si só não faz nada, mas nem por isso ele deixa de ser um programa essencial para o gerente de projetos.

Por exemplo: um marceneiro não conseguirá fazer um bom trabalho sem os programas adequados – e, mesmo se o fizer, dependerá muito do tempo e do esforço para atingir o resultado que almeja.

No universo do gerenciamento de projetos não é diferente. Sem os recursos necessários, ocorre desperdício de mão de obra, e muito trabalho é empreendido para pouco resultado — o que compromete um tempo que poderia ser melhor aproveitado de outra forma. Isso justifica o porquê de usar esse Programa de Gestã ode Projetos.

Neste tópico, listamos alguns dos benefícios que podem ser destacados quando a empresa fez um bom trabalho na escolha do melhor software de gerenciamento de projetos:

Organização de projetos e gerenciamento de membros da equipe

Um software de gerenciamento permite que os diferentes projetos da empresa sejam administrados na mesma plataforma. Isso garante:

  • Padronização de indicadores;
  • Fácil consulta de informação;
  • Agilidade nos processos de gestão.

Afinal, não importa quem seja o gerente ou quais disciplinas estão envolvidas, a estrutura da gestão dos projetos se mantém uniforme.

Otimização do trabalho em equipe na execução e no planejamento

O software favorece um modelo colaborativo, no qual a equipe observa e se conscientiza do seu papel dentro do todo. Ao fazer a leitura das informações macro do painel do projeto, por exemplo, o time passa a melhor compreender as interações do início ao término do projeto.

Atualização dos membros da equipe

Poucas coisas comprometem tanto a moral da equipe quanto o “trabalho cego”, que emprega esforços sem saber se algum progresso está sendo alcançado. Quando os membros do time se mobilizam, mas não recebem um feedback minimamente preciso sobre os resultados que estão sendo atingidos, a curva de motivação tende a se tornar decrescente.

Melhora na comunicação com a equipe

Já é consenso que um dos aspectos mais importante em gerenciamento de projetos é a comunicação deficiente. O programa torna a tramitação de informação não só mais fluída, como também confiável. E uma consciência sobre a segurança das informações do projeto permite que desvios sejam evitados e que as oportunidades sejam exploradas com maior eficiência.

Precisão no acompanhamento de resultados

É muito comum o cenário em que os colaboradores estão envolvidos não só com os seus papéis e responsabilidades dentro do projeto, mas estão também lidando com a confecção de modelos, promovendo atualizações de controle de desempenho de forma manual e cuidando de outras atividades de gestão. Esse é um contexto problemático, pois favorece inconsistências, retrabalhos e atrasos.

Por isso a tecnologia tende a contribuir (e muito) com a velocidade e a consistência do projeto, tornando o objetivo de obter o sucesso muito mais fácil de ser alcançado. O software poupa os esforços de gestão, permitindo que ela tenha mais tempo para ser empregado na execução de tarefas. Isso, por si só, justifica todo investimento realizado, pois é quase uma garantia de que a empresa não sofrerá com baixa produtividade.

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Como planejar a escolha de um software

Faça um levantamento do que importa para o seu negócio
Como não poderia deixar de ser, é fundamental planejar a aquisição ou, a depender do caso, a substituição do software de gerenciamento de projetos. Para tanto, alguns levantamentos extremamente importantes devem estar às mãos do gestor antes que o novo sistema seja adquirido, como:

  • Definir previamente quais são as necessidades;
  • Estabelecer quais são os objetivos;
  • Elencar quais são as prioridades da empresa.

Converse com os usuários do software

Além disso, não é raro que a tomada de decisão deixe de considerar aquelas pessoas que atuarão diretamente com a ferramenta. E esse é um erro gravíssimo. O envolvimento dos membros do time é fundamental nessa etapa, pois sendo também usuários do sistema podem contribuir com requisitos que passariam desapercebidos.

Isso quer dizer que também é interessante reunir todas aquelas pessoas que interagirão com o programa para discutir quais são as necessidades de cada área e quais são as funcionalidades necessárias a partir do ponto de vista de cada um. Com isso, a pessoa responsável pela compra do software pode ponderar com maior assertividade sobre o que é realmente importante e indispensável.

Estabeleça alguns critérios

Para auxiliar no processo de escolha do melhor software de gerenciamento de projetos, a empresa pode estabelecer critérios que visam reduzir as alternativas e tornam o leque de opções cada vez menor. Com essa estratégia, a organização tende a optar pela tecnologia mais adequada dados os requisitos predeterminados pela gestão. Por exemplo:

  • Funcionalidades disponíveis
  • Software instalado em disco rígido/disponível na nuvem;
  • O limite de usuários;
  • O espaço de memória.

É importante insistir que a conclusão quanto à determinação da ferramenta deve ocorrer com o apoio e a participação dos departamentos e dos colaboradores relacionados. Com essa representatividade, as chances de fracasso são reduzidas, além de diminuir a resistência ao processo de implementação da tecnologia.

A importância da customização do software de gerenciamento de projetos

Mesmo que a análise sobre a possibilidade de customização esteja contida no planejamento — tendo em vista a relevância do tema — é conveniente abordar esse assunto em tópico específico.

A empresa deve estar ciente das restrições do software quanto à customização. Afinal, a depender das particularidades do negócio, pode existir a necessidade de modificações inviáveis de serem implementadas na ferramenta ou, mesmo que seja plausível, acarretam em custos elevados, frustrando a customização.

Por esse motivo, é essencial que a empresa se mantenha atenta quanto à flexibilidade do software que está prestes a adquirir. É importante ter ciência de que essa pode não ser a única plataforma que a empresa terá ao longo da sua existência. Um sistema ERP, por exemplo, deve ter fácil integração caso venha a ser implementado posteriormente.

As características de um Programa de Gestão de Projetos

Aqui, a ideia é ilustrar alguns requisitos mínimos que tendem a beneficiar, genericamente, a maior parte das organizações — não importando o porte, o segmento ou o grau de complexidade dos projetos. Acompanhe:

A plataforma on-line
As vantagens do uso de uma aplicação on-line são vastas. Por exemplo:

  • Facilidade de atualização de software;
  • Simplicidade para a correção de bugs;
  • Preservação do espaço interno de computadores;
  • Acesso ao produto por qualquer dispositivo conectado a internet.

Atualmente, as programas on-line têm conquistado cada vez mais popularidade por causa dos seus benefícios.

A navegação

A facilidade de navegação e compreensão do sistema é um aspecto fundamental. Ao fazer as primeiras operações, é interessante observar como funcionam as interações e a assimilação das funções. Caso a dinâmica do software não pareça de fácil entendimento para você, é simples deduzir que outros usuários terão a mesma ou maiores dificuldades para usar a ferramenta no dia a dia.

A versão demo ou o período de avaliação gratuito

Não importa o quanto tenha se ouvido falar da solução ou como ela pareça ser eficiente. A melhor forma de discernir sobre a melhor ferramenta é experimentá-la pela primeira vez. Sendo assim, um dos critérios a serem considerados é optar por aplicações que ofereçam uma versão gratuita ou que viabilizem um período de teste sem custo. Realizada essa avaliação, a possibilidade de escolher com maior propriedade aumenta muito.

A disponibilidade do suporte

Mesmo as melhores soluções podem passar por problemas ou mesmo o time do projeto pode sofrer com dúvidas técnicas a respeito e precisará contar com o apoio da equipe de suporte da empresa escolhida. Sendo assim, vale verificar se a empresa disponibiliza claramente os dados de contato, como números de telefone, e-mail de apoio e chat on-line.

A oferta de planos

É fundamental estudar bem as diversas opções de planos e de custos e pensar na sua visão de longo prazo. Vale a pena descobrir se o fornecedor dispõe de pacotes mais robustos do que aquele que se encaixa nas suas necessidades atuais, pois é necessário considerar a possibilidade de precisar de mais funcionalidades ou os recursos no futuro.

Atualização constantemente

Um software de gestão possui 2 vertentes que exigem um constante processo de atualização e melhorias: gestão e tecnologia. Essas 2 variáveis estão sempre mudando para auxiliar cada vez mais as carências dos negócios. Portanto, garantir que a empresa contratada investe em sua própria tecnologia e se atualiza para oferecer produtos compatíveis com as novidades do mercado é essencial. Afinal, ninguém quer adquirir uma solução obsoleta, certo?

Características básicas

O software de gerenciamento de projeto deve apresentar algumas características básicas, tais como:

  • Gerenciamento de múltiplos projetos;
  • Atribuição de atividades para a equipe de projetos;
  • Confecção de relatórios;
  • Calendário.

Características avançadas

A depender das rotinas diárias, pode ser que alguns recursos adicionais sejam necessários. Por exemplo:

  • Modelos;
  • Gráficos de Gantt;
  • Compartilhamento de arquivos;
  • Gerenciamento de despesas;
  • Exportação de dados para planilhas do Excel.

O contato com os clientes que já usam o software

Antes de assinar um contrato, faça contato com aquelas empresas que já fazem uso do sistema que você pretende adquirir. Essa é uma boa forma de ficar tranquilo em relação à escolha um software de gerenciamento de projetos. A própria desenvolvedora do sistema pode apresentar essas referências.

Buscar essas referências significa conhecer os clientes que já são usuários do software. Sendo assim, dê preferência para aquelas organizações que apresentam o mesmo porte ou que exercem atividades no mesmo mercado que o seu.

Saber quais foram as experiências no processo de implantação, se as necessidades foram atendidas e quais foram as dificuldades de configuração, por exemplo, são informações extremamente relevantes.

O software de gerenciamento de projetos

Esse artigo tem como objetivo esclarecer os principais fatores que devem ser levados em consideração na escolha do melhor software de gerenciamento de projetos para o seu negócio.

E, mesmo sabendo que essa tarefa não é tão simples quanto parece, esperamos que esse material auxilie nessa empreitada.

Conforme foi mencionado, cada empresa deve compreender exatamente se a ferramenta que está considerando atenderá as suas demandas.

Agora você se sente preparado para escolher um excelente software de gerenciamento de projetos? Conte para nós quais serão as suas estratégias para tomar essa grande decisão. Compartilhe as suas ideias conosco no campo de comentários! Aproveite a visita em nosso blog para ler o artigo “Como se tornar um gerente de projetos?”.

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