O que é kanban?

Kanban é um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho através da utilização de colunas e cartões, facilitando a gestão de atividades.

Em um kanban, cada cartão representa uma atividade, e eles são posicionados em colunas que indicam seu status. Assim:

kanban fazer fazendo feito

Essa estrutura visual ajuda a ter um controle simples e efetivo sobre as atividades, pois a equipe pode verificar facilmente as atividades pendentes, etapas que geram atrasos (gargalos) e o andamento do projeto como um todo.

O kanban tem três principais funções:

  • Gerenciar o fluxo de trabalho e permitir que os gestores tenham uma dimensão do que está sendo produzido e em que ritmo está sendo produzido;
  • Equilibrar os processos que vêm antes e depois, para que uma atividade não seja interrompida pela falta de uma outra que deveria ter sido entregue anteriormente;
  • Limitar a quantidade de trabalho que deve ser realizada pela equipe, respeitando a capacidade produtiva.

Como funciona o kanban

Para entender o funcionamento do kanban é preciso conhecer suas três partes principais:

Cartão

O cartão é a menor parte do kanban. Trata-se de uma tarefa ou ação que precisa ser tomada para que o resultado final seja entregue. Por exemplo: em um projeto para construção de um site, um cartão poderia ser “produzir imagem para a página inicial”.
Os cartões geralmente são diferenciados por um sistema de cores que podem indicar quem é o responsável pela tarefa, qual nível de prioridade ou o tipo de tarefa, dependendo do que a equipe acordar. Cada vez que uma atividade muda de status, basta mover o cartão para a outra coluna que indica o estado atual.

Colunas

As colunas representam os status dos cartões. Um kanban geralmente possui três colunas: A Fazer, Em Execução e Feito, mas essas colunas podem mudar de acordo com a necessidade da equipe de trabalho.
Os cartões devem ser movidos entre as colunas conforme seu status for mudando, dando um panorama do que está pendente e do que já foi concluído.

Quadro

O quadro nada mais é do que o kanban como um todo, organizado em colunas e cartões. Cada quadro é um kanban e uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.

Como fazer um kanban

Podemos dividir a implementação do Kanban em quatro etapas:

  1. Preparar a equipe
  2. Mapear os processos
  3. Definir esquema de cores e priorização
  4. Avaliar para melhorar

Vamos entender melhor esse passo a passo em seguida:

  1. Preparar a equipe
  2. Esse é o momento de reunir os colaboradores da sua equipe e explicar o novo sistema de trabalho. Por mais simples que o kanban pareça ser, muitas dúvidas podem surgir sobre sua utilização, então nesse momento é importante alinhar com toda a equipe como funcionará o novo sistema de trabalho e solucionar possíveis incertezas.

  3. Mapear processos
  4. A próxima etapa para implementar o kanban na sua empresa é fazer o mapeamento de processos. Nesse momento é preciso mapear todos os processos executados pela sua equipe de trabalho, para aí ver quais colunas são necessárias para dar conta de traduzir todos os status pelos quais uma tarefa passa.

  5. Definir esquema de cores e priorização
  6. Para alinhar a comunicação entre todos é preciso definir um esquema de priorização, ou seja, como sinalizar que uma tarefa precisa ser entregue urgentemente. Esse esquema pode ser por cores ou com uma coluna específica para isso. De qualquer forma, é importante alinhar qual será o papel das cores no seu sistema de gestão, o que elas representarão (prioridade, tipo de tarefa, responsável, etc.)

  7. Avaliar para melhorar
  8. Como toda nova adaptação, o kanban pode trazer desafios e dificuldades à equipe, por isso é importante avaliar a opinião da equipe para melhorar o que não estiver 100% ok.

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Exemplos práticos de uso do kanban

Desenvolvimento de software

Exemplo simplificado de uso do kanban para desenvolvimento de um software de controle de empréstimos de uma biblioteca, utilizando Scrum.

Desenvolvimento de produto

Exemplo de uso de kanban para desenvolvimento de um novo produto.

Prestação de serviço

Exemplo de uso do kanban em uma empresa de decoração de ambiente, em um projeto de decoração de uma loja de roupas.

Campanha de marketing

Exemplo de utilização de kanban para desenvolvimento de uma campanha de marketing digital.

Gestão de processos industriais

Exemplo de utilização de kanban para gerenciar um processo de produção industrial de portas.

Separamos 7 modelos de quadro kanban ilustrados para você se inspirar e montar o seu! No Artia modalidade free você pode gerenciar suas atividades com um kanban interativo e customizável.

5 vantagens de utilizar o Kanban

  1. Autonomia
  2. O gerenciador kanban funciona através da gestão visual, ou seja, é fácil olhar para o quadro e entender o status das entregas e também o que precisa ser feito, isso estimula a autonomia da equipe de trabalho já que eles podem verificar sozinhos o andamento das entregas. Além disso, graças ao sistema de “puxar” tarefas entre as colunas, eles não precisam que outras pessoas passem tarefas para eles, os próprios colaboradores fazem esse movimento.

  3. Priorização de tarefas
  4. As tarefas no kanban podem ser priorizadas de acordo com um sistema de cores ou o próprio gestor da equipe pode lançar no kanban apenas cartões importantes, garantindo foco à equipe, para que ela entregue tarefas que realmente são importantes.

  5. Aumento da produtividade
  6. Como mencionamos anteriormente, a priorização de tarefas é uma grande vantagem do kanban, e esse benefício desencadeia outro: o aumento da produtividade. Quando o foco aumenta e a equipe passa a ter mais certeza sobre o que precisa ser entregue e quando precisa ser entregue tudo fica mais fácil.

  7. Redução de custos
  8. Com um quadro kanban é mais fácil gerenciar o tempo que a equipe despende em cada tarefa, assim, ao entender como o tempo (e, consequentemente, o dinheiro) está sendo gasto é possível direcionar a equipe para solucionar problemas de produtividade com alternativas como delegar tarefas.

  9. Colaboração
  10. O kanban é responsável por centralizar todo o trabalho de uma equipe. Todos terão que olhar para o quadro para executar suas tarefas. Esse tipo de sistema de trabalho permite a colaboração, e é responsável também por desenvolver a empatia – já que todos podem ver o que todos estão fazendo – causando uma melhora no clima organizacional.

Além de todas as vantagens que listamos acima, o kanban também é fundamental para trazer agilidade ao time e é por isso que o kanban de produção combina tanto com os métodos ágeis de gestão de projetos, como o Scrum. Entenda melhor sobre isso no próximo tópico:

O Kanban e o Scrum

É muito comum confundir o kanban com o Scrum, ou achar que o Scrum necessariamente precisa do kanban para funcionar, mas não é bem assim.

O Scrum é um método ágil para gestão de projetos. Ele é muito utilizado em equipes de desenvolvimento de software porque reúne um conjunto de boas práticas que facilitam o trabalho em equipes dessa natureza, como reuniões periódicas, lista de requisitos a serem atendidos, feedbacks constantes sobre o produto, entre outros.

O Scrum é extremamente prescritivo, ou seja, para que um projeto dê certo dentro desse método é preciso seguir suas principais recomendações à risca, já que o Scrum define desde os papéis dentro da equipe de trabalho até a duração ideal das reuniões.

Já o kanban é um sistema, ou seja, uma ferramenta para auxiliar no trabalho da equipe, como uma linguagem de programação, por exemplo. Ele não é prescritivo ou impõe regras para que o trabalho seja feito corretamente, apenas possibilita que o time de trabalho execute suas tarefas com mais clareza e colaboração. E é por isso que, obviamente, o kanban não funciona como um substituto para o Scrum, no entanto, se utilizados juntos podem formar um casamento perfeito.

O Scrum exige que seja identificada uma lista de funcionalidades que precisam ser desenvolvidas para que o produto chegue ao objetivo esperado, o chamado Product Backlog. Essa lista é traduzida em Sprints: ciclos de tempo onde pequenas partes do produto são planejadas, executadas e entregues, e é justamente aí que o kanban pode entrar como um facilitador.

O kanban pode incorporar as Sprints e traduzir todo o trabalho que precisa ser executado em cartões, facilitando a gestão das tarefas para agilizar as entregas e garantir autonomia ao time de desenvolvimento, que pode “puxar” as próprias tarefas, princípios tão importantes para que o Scrum funcione da melhor maneira. Além disso, o kanban garante outras vantagens ao Scrum Team:

  • Facilita a visualização dos riscos do projeto;
  • Permite que o Product Owner e o Time de Desenvolvimento visualizem possíveis gargalos que estão atrasando entregas;
  • Indica produtividade individual de cada membro, já que cada cartão entregue pode ter um responsável definido.

Como gerenciar vários Kanbans ao mesmo tempo

O profissional que estiver coordenando a equipe com o gerenciador kanban, pode enfrentar a situação de ter que gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo, afinal, é comum que uma equipe esteja envolvida em vários projetos ao mesmo tempo, por isso vamos solucionar a questão:

Como gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo?

O modelo de kanban físico, feito na parede com a utilização de papel e cartões autoadesivos, pode dificultar o gerenciamento simultâneo de um ou mais quadros envolvidos, afinal, demanda espaço físico e uma grande capacidade de organização.

Por isso a melhor solução para conseguir gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo é utilizando o sistema kanban no modo online.

Através de um kanban online é possível criar vários quadros ao mesmo tempo e assim gerenciá-los a um clique de distância, sem precisar de mais espaço físico.

kanban-artia

Exemplo de utilização do kanban no Artia, software com kanban online

Vamos entender melhor como o kanban online pode ser vantajoso:

5 vantagens do Kanban on-line (ou e-Kanban)

1. Evita perda de informações

Em um kanban com quadro físico, o risco de perda de informações é muito grande. Afinal, um post-it pode cair e se perder, entre outras complicações. No gerenciador kanban online nenhuma informação será perdida, apenas as pessoas com determinadas permissões poderão arquivar ou excluir os cartões, evitando a perda de informações, já que estão na nuvem.

2. Facilita a comunicação

Utilizando um software para e-kanban (eletronic kanban) é possível fazer comentários nos cartões, mencionar os membros que serão afetados por eles etc., fazendo do cartão não apenas um quadrado com informação, mas sim um local para discussão da tarefa.

3. Possibilita a atribuição de responsáveis

Problemas como “não fiz porque não sabia que era eu quem deveria fazer” não acontecem no aplicativo kanban online. Isso é possível porque cada usuário terá uma conta no sistema, e essas contas serão atribuídas aos cartões para indicar quem é o incumbido de entregar a tarefa.

4. Atribui datas de entrega

A urgência para a entrega das tarefas pode ser ressaltada em um kanban online, onde é possível atribuir a data de entrega de cada cartão e, conforme a data for se aproximando, ele pode alertar para possíveis atrasos.

5. Apontamento de horas

Um sistema de kanban online pode ser uma ferramenta de apontamento de horas também, assim é possível computar quantas horas estão sendo gastas em cada tarefa e fazer a distribuição de gastos entre os clientes, por exemplo.

Diante dessas vantagens você certamente gostará de começar a utilizar o gerenciador kanban online, não é? Então confira abaixo quais os principais critérios para levar em conta na hora de escolher o melhor software de e-kanban.

Você também pode se beneficiar com um Gerenciador Kanban Online que permite acessar e conferir as tarefas de toda equipe a qualquer momento e lugar. Conheça como funciona o Software Kanban do Artia, e teste gratuitamente por 10 dias.

Como escolher a melhor opção de Kanban on-line

É claro que não existe uma regra sobre qual a melhor ferramenta para utilizar, mas quando se trata de gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo, algumas se mostram mais eficazes que outras. Por isso antes de contratar para a sua equipe uma ferramenta de atividades que contenha um online, faça as perguntas abaixo e certifique-se de ter um “sim” como resposta.

Comporta o tamanho da sua equipe?

Contratar um software complexo demais para o tamanho da sua equipe ou até simples demais pode ser um tiro no pé, afinal, não vai atender as necessidades da equipe do seu tamanho e o que seria para facilitar o trabalho pode na verdade complicar.

É fácil de utilizar?

É preciso se questionar: a usabilidade é boa? O software possui uma interface intuitiva e facilitará a vida do usuário? Se sim, esse é um grande começo. Muitos softwares pecam por ser muito complexos e demandar muito tempo apenas para aprender a utilizar a ferramenta.

A empresa fornecedora do produto possui boas avaliações?

Pesquise sobre a empresa fornecedora do software e verifique se os usuários fizeram boas avaliações para a empresa. Leia depoimentos de usuários que utilizem o software pelo mesmo fim que o seu, para entender se o programa kanban atendeu a necessidade do contratante.

É possível testar antes de contratar?

Um software para sua empresa é um grande investimento e exige muito trabalho de adaptação, por isso, é muito importante testar o produto gratuitamente antes de contratá-lo para ver se ele efetivamente responde a todas essas questões anteriormente.

Para facilitar o trabalho de gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo – cenário muito comum em equipes com muitas demandas – é altamente indicado a contratação de um bom software de kanban online, como o Artia.

Com kanban online do Artia é possível:

  • Apontar as horas gastas em cada cartão;
  • Comentar em cada cartão, facilitando a comunicação com a equipe;
  • Personalizar as colunas com de acordo com a necessidade de cada equipe;
  • Utilizar marcadores que indicam o status do cartão, facilitando a gestão visual;
  • Atribuir responsáveis e participantes para cada cartão;
  • E muito mais.

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