Sistema-Kanban-na-pratica

O Sistema Kanban foi criado nos anos 60 pela montadora Toyota, inspirado no sistema de organização dos supermercados americanos, que recolocavam mercadorias nas prateleiras assim que elas eram comercializadas. Assim, o modelo de gestão visa à praticidade e à agilidade na execução das atividades.

Quer aumentar a organização nos seus processos internos? Confira abaixo quais são as vantagens do Sistema Kanban!

O que é Sistema Kanban e para que serve

Em uma empresa, independentemente do seu porte, a todo tempo, novas atividades são iniciadas e finalizadas, sendo necessário gerir esses processos para manter a sua organização. Nesse sentido, visualizar as tarefas com as suas respectivas informações torna o seu controle mais fácil.

Foi dessa necessidade que surgiu o Sistema Kanban, uma técnica que propõe o uso de cartões em um quadro para acompanhar visualmente o desenvolvimento de um projeto, informando as suas etapas, andamentos e entregas.

Essa ferramenta pode ser aplicada em diferentes situações. Ao instalar um quadro na sua empresa, de um lado, é possível indicar quais tarefas devem ser realizadas e, no outro espaço, faz-se a indicação das etapas de execução e a sinalização do que já foi entregue.

A técnica tem como finalidade aumentar o controle e detalhamento de produção, o que é feito por meio de informações sobre quando, quanto e o que produzir. Por isso, o seu usuário ganha mais agilidade no desenvolvimento dos seus projetos.

Você também pode se beneficiar com um Kanban Online que permite acessar e conferir as tarefas de toda equipe a qualquer momento e lugar. Conheça como funciona a Plataforma SaaS Kanban do Artia.

Vantagens de utilizar o Sistema Kanban na sua empresa

Ao incluir esse recurso no dia a dia da sua empresa, você pode ter os seguintes benefícios:

Maior independência e produtividade da equipe

A utilização de estruturas ultrapassadas acaba por limitar o pensamento criativo dos colaboradores, o que tem como consequência um impacto negativo na sua produtividade.

A partir do uso de uma ferramenta ágil como o Kanban, pode-se otimizar o tempo, bem como a rentabilidade da gestão, pois não há a necessidade de preocupar-se com documentações extensas e complexas, ou até mesmo com ferramentas rígidas que não possibilitam uma resposta rápida diante de um imprevisto.

Com isso, a sua equipe se torna mais independente e passa a ter um melhor preparo para atuar na resolução de problemas. Sobretudo, se reduz a perda de tempo comumente enfrentada com o uso de métodos tradicionais, aumentando o alcance dos resultados projetados.

Comunicação mais eficiente

Uma das funções do Kanban é melhorar o relacionamento entre os clientes e desenvolvedores e gestores. O fornecimento e atualização das informações permite que todos os envolvidos em projeto possam identificar as fases e tarefas que estão sendo executadas, evitando possíveis erros por falha ou ausência de comunicação.

Além disso, a ferramenta também dispõe de uma boa prática de feedback. Nesse contexto, cada pessoa do projeto sempre poderá ficar a par das informações relacionadas ao trabalho dos outros membros, podendo se embasar em dados reais sempre que precisar dialogar com as partes interessadas no projeto.

Objetivos mais bem definidos

Como estamos falando de um conceito que viabiliza a colaboração do cliente e feedbacks constantes, há mais facilidade para definir o objetivo, haja vista que todas as questões ligadas à gestão de propostas ficam mais claras, o que se deve ao favorecimento da comunicação entre os interessados.

Assim, é possível fazer uma nova abordagem, que se adapta melhor às frequentes mudanças que acontecem no decorrer de um projeto. Portanto, a técnica permite que o planejamento das atividades seja mais eficaz, uma vez que elas necessitam de agilidade para conter riscos.

Melhora do atendimento ao cliente

O foco da ferramenta está voltado para as pessoas, pois elas são imprescindíveis para o desenvolvimento dos processos e conclusão dos projetos com qualidade. Com base nisso, o recurso é capaz de impulsionar os agentes que fazem parte das iniciativas, em especial, os clientes. O atendimento torna-se melhor porque a satisfação do consumidor é tratada como prioridade.

A maior proximidade entre o desenvolvedor e cliente também permite o desenvolvimento de propostas que estejam mais adequadas às necessidades do usuário final, o que reduz o índice de reclamações e de retrabalho.

Exemplos práticos de uso do Sistema Kanban

No início do seu surgimento, o Kanban destinava-se basicamente para a produção industrial. Nesse contexto, à medida que as etapas de um produto são finalizadas, é feita a reformulação do quadro de atividades, deixando o acompanhamento e gestão dos funcionários eficiente e rápida.

Porém, na atualidade, é considerado um método absolutamente democrático, visto que tem aplicações diferentes nos mais diversos segmentos do mercado.

Em meio ao grande volume de informações, como e-mails, mensagens, listas de tarefas, planilhas, e relatórios a serem checados e acompanhados frequentemente, reunir todos esses dados em uma única informação visual de fácil interpretação é algo que tem atraído a preferência de muitos gestores.

A aplicação da técnica se dá em três etapas: o que fazer, fazendo e feito. A partir daí, é efetuada a fixação de post-its conforme o desenvolvimento da tarefa. Assim, pode ser aplicada para qualquer estratégia e setor de uma organização.

Trabalha com marketing? Desenvolver uma campanha nessa área é uma atividade demorada e complexa. Para quem passa por isso diariamente, a metodologia em destaque é ideal para simplificar cada passo desse processo. O gerente de marketing pode direcionar e distribuir as responsabilidades das tarefas.

Como ele ajuda no desenvolvimento de softwares?

Tem sido cada vez mais frequente a aplicação do Kanban no desenvolvimento de softwares. Nesse cenário, a ferramenta ajuda na identificação e definição dos objetivos, além do detalhamento das etapas e as tarefas a serem desenvolvidas em cada uma delas.

Desse modo, o andamento do projeto pode ser acelerado. Há mais organização de tudo que precisa ser feito, a partir da descrição das fases abertas e emissão de alertas do que já foi entregue, informando a todos que estão envolvidos na proposta.

Isso sem falar que as rotinas secundárias passam a ser efetuadas somente quando os pontos mais relevantes forem finalizados. Essa condição deixa o ambiente de trabalho mais inteligente, proporciona uma comunicação melhor, e o conecta às reais necessidades dos clientes. Além do mais, também há uma comunicação maior e mais funcional entre os colaboradores, culminando no aperfeiçoamento dos resultados.

Os benefícios do Kanban na prática também compreendem a etapa de atualização e eventuais correções de bugs e falhas de segurança reconhecidas em um software.

Aqui, existe a responsabilidade de o grupo responsável pela manutenção do código-fonte trabalhar de forma efetiva, excluindo os projetos com muita rapidez e conforme o impacto que cada erro pode causar na experiência do usuário. Feito isso, quem utiliza a plataforma fica menos tempo suscetível a situações de risco.

Aplicar o Kanban na sua empresa impacta positivamente o desenvolvimento dos seus projetos, apresentando como principal resultado o aumento da agilidade e praticidade para o cumprimento das suas etapas, elevando a produtividade de um modo geral. A Artia também oferece essa metodologia como funcionalidade, e você pode conferi-la em detalhes neste link.

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Aumente ainda mais a produtividade do seu time com o Kanban

O Kanban trata-se de uma solução de gestão visual de processos, que auxilia equipes a visualizar os fluxos de atividades, o que torna o trabalho muito mais produtivo e eficiente.

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Neste nosso webinar, vamos explorar a importância de organizar as atividades do dia a dia para que você gerencie melhor seu tempo e, com isso, conquiste não só melhores resultados para a sua empresa. Conheça como gerenciar os quadros de suas atividades com o Kanban do Artia, Software de Gestão de Projetos SaaS.