Falta de tempo, apuros para controlar prazos das entregas e necessidade de revisar processos são apenas alguns dos problemas enfrentados pelos líderes. Não é mesmo? Se você se identifica com essas circunstâncias, saiba que não está sozinho. Esses são contratempos comuns na área de gestão de tarefas em projetos.
Para chegar mais perto da perfeição, é preciso competência estratégica ao aplicar as melhores ferramentas, ao distribuir as funções e ao supervisionar os resultados.
Com um número de incumbências cada vez maior, fica mesmo complicado manter-se em nível competitivo. Por isso, preparamos neste post dicas incríveis para alcançar um gerenciamento menos sobrecarregado e mais eficaz. Confira!
Estabeleça prioridades
Definir a ordem em que as entregas serão cumpridas é essencial para uma gestão de tarefas em projetos bem executada. A sequência das atividades pode gerar economia e até mesmo acelerar o andamento dos processos.
O primeiro passo para fazer o ranking das obrigações é escolher um método de supervisão. No setor de tecnologia, o framework Scrum faz bastante sucesso ao proporcionar feedbacks ininterruptos. Cada empresa deve escolher um sistema que lhe sirva melhor. O importante é implantá-lo com cuidado.
Em seguida, elabore um cronograma para um período razoável, como um mês, por exemplo, e compartilhe esse calendário antecipadamente com toda a equipe. Quando houver necessidades de ajustes ou atualizações, informe o grupo de trabalho sobre elas.
Dessa forma, você vai evitar aquela correria quando for refazer serviços. Não deixe para corrigir em cima da hora, pois isso favorece o surgimento de erros. Falando nisso, é bom também que os prazos sejam estipulados com uma certa folga.
Assim, em caso de modificações repentinas, os funcionários ainda terão espaço para ajustes tranquilos.
Conseguir estabelecer prioridades com sucesso exigirá conhecimento profundo de todas as etapas do serviço. Suponha, por exemplo, a situação de uma companhia provedora de internet. São várias fases envolvidas: prospecção de clientes, vendas, instalação e suporte técnico.
Por isso, é preciso saber o que acontece em cada ciclo e também identificar as conexões entre eles. Dessa forma, é possível reconhecer o que deve ser feito em cada estágio para que o resultado global melhore.
Em TI, as mudanças no escopo acontecem o tempo todo, exigindo dos profissionais a capacidade de trabalhar sob pressão em ambiente alvoroçado. Por esse motivo, a preparação para situações adversas fará toda a diferença.
Fomente a integração entre os setores
Tem sido cada vez mais comum trabalhar com equipes por home office. Em muitas situações, os membros desses grupos estão em cidades e até em estados distintos. A demanda por tarefas simultâneas e dependentes entre si é outra característica a crescer na área. Por essas razões, é imprescindível manter todos unidos.
É por isso que os softwares de gestão são tão úteis. Esses aplicativos oferecem, entre as ferramentas, a criação de listas de pendências que podem ser acessadas de qualquer lugar, em hardwares bastante variados, inclusive em smartphones de diversos sistemas operacionais.
Com esses dispositivos tecnológicos, a comunicação da equipe acontece em tempo real, sendo que ainda há a opção de compartilhar informações como gráficos, relatórios e planilhas.
Mais um incentivo para adotar um app especializado é que eles simplificam a criação de uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos) e permitem a interatividade entre ela e os integrantes do time. Assim, com todos os colaboradores alinhados, a supervisão fica mais simples e eficaz.
Dá, inclusive, para fazer a gestão remota de equipes com inspeções contínuas sobre o que cada trabalhador está desenvolvendo. Às vezes é difícil delegar tarefas e confiar o bom resultado a terceiros.
Isso, entretanto, é fundamental. Com o aplicativo correto, você aproveitará melhor a grande vantagem de transferir afazeres, que significa ter mais tempo para cuidar dos seus.
Como terá acesso permanente a tudo por meio da interface, não precisará ser tão rígido e intransigente na hora de cobrar. Afinal de contas, haverá mais tempo e calma para orientar sobre os ajustes necessários.
Monitore os resultados
Agora você já tem uma visão global e outra seccionada sobre as entregas e projetos. O passo seguinte é traçar um diagnóstico e definir os principais indicadores de monitoramento. Eles têm de ser bastante precisos e estratégicos, mas fáceis de serem mensurados.
Costumam ser taxas interessantes as que avaliam o nível de assertividade de prazo e esforço, os desvios de planejamento, as mudanças de escopo.
Outro ponto importante é encontrar um intervalo adequado entre uma verificação e a próxima. Essa frequência vai depender de empresa para empresa. A dica, porém, é que o espaço de tempo não seja muito longo nem demasiadamente curto.
Isso porque uma pausa muito desalinhada entre as medições costuma gerar distorções com a realidade. Por exemplo: os comerciantes registram grande aumento de vendas entre novembro e dezembro.
Essa ampliação, no entanto, está ligada ao 13º salário e às expectativas de Natal. Então, por causa do efeito sazonal, esses dois meses não são os ideais para medir a eficácia do desempenho desse setor. Em TI, a mesma lógica deve ser seguida.
Lembre-se que o acompanhamento de resultados serve para saber o que está indo bem e o que vai mal. Fazendo análises corretas, você potencializa o que é sucesso, corrige as falhas e reduz os riscos.
Use a tecnologia a seu favor
Até pouco tempo atrás, era comum que os líderes guardassem informações estratégicas na própria cabeça. Com a expansão da tecnologia, os pedidos aumentam e vai ficando cada vez mais difícil administrar tudo dessa forma.
Você, que disponibiliza soluções de informática a seus clientes, sabe muito bem como elas facilitam o trabalho. Por que não aproveitá-las em seu próprio benefício?
Aplicativos de gestão aceleram o diálogo entre a equipe, diminuem o uso de documentos impressos e demais burocracias e auxiliam no cumprimento dos prazos.
Além disso, programas específicos têm, entre os instrumentos, funcionalidades que medem a eficácia, a capacidade, a produtividade, a qualidade, a rentabilidade, o nível de competitividade, entre outros enquadramentos.
Esses indicadores podem ser ainda customizados à realidade da companhia contratante. Quando for escolher o fornecedor do software, procure empresas com know-how em segurança e em adequação do app às necessidades dos clientes.
A gestão de tarefas em projetos, portanto, fica mais simples e bem-sucedida com calma, organização e paciência. Seguindo essas regras, você vai conseguir demonstrar aos superiores o quanto está sempre à procura de aumentar a produtividade e de reduzir as chances de perdas.
Se tiver em mãos as ferramentas tecnológicas adequadas, acompanhar o andamento dos projetos e das entregas vai ser tranquilo e natural como respirar. E aí? Gostou do nosso post? Quer saber mais sobre tecnologia e gerenciamento? Então acesse nosso webinar sobre técnicas de trabalho em equipe!
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