Organizador de tarefas: quais as 11 melhores ferramentas para os projetos

Organizador de tarefas: quais as 11 melhores ferramentas para os projetos

Escrito por Roberto Gil Espinha

03 jun 2024

11 min de leitura

Um organizador de tarefas é uma ferramenta, física ou online, para gerenciar as atividades realizadas em um projeto. Ela seve para listar as atividades, atribuir prazos, definir prioridades e acompanhar o progresso conforme a execução avança. 

Utilizar uma ferramenta dessas é muito útil, tanto para o gestor de projetos quanto para a equipe, porque ela promove a colaboração, aumenta a produtividade, facilita o alcance de prazos e melhora a tomada de decisões.  

Se interessou? Então confira a lista com as 11 melhores ferramentas para organizar as tarefas nos projetos!  

11 melhores organizadores de tarefas para projetos  

01. Artia 

O Artia é uma plataforma completa para a gestão de projetos, tarefas e equipes, tendo destaque por sua capacidade de centralizar todas as informações em um só lugar. Dessa forma, é possível acompanhar tarefas, prazos, responsáveis, arquivos e discussões em tempo real.  

Especificamente para tarefas, o artia oferece recursos como a atribuição de tarefas a membros específicos da equipe, a criação de listas de verificação e a possibilidade de definir dependências entre as tarefas para garantir uma sequência lógica de execução. 

Funcionalidades destaque:  

  • Gantt e Kanban: visualize o fluxo de trabalho do projeto facilmente, identifique dependências entre as tarefas e monitore os prazos de entrega. 
  • Checklist: crie subtarefas em cada atividade para reduzir os erros e aumentar a produtividade. 
  • Apontamento de horas: saiba quanto tempo e gasto em cada tarefa para fazer uma análise de custos mais eficiente e identificar gargalos nos processos.  
  • Inteligência Artificial: crie todas as atividades do seu projeto em um único clique com a IA.  
Gif geral artia (compact)

| Recentemente o Artia lançou uma nova interface, mais moderna e intuitiva. Conheça o novo Artia 

02. Microsoft OneNote 

O Microsoft OneNote é um organizador de tarefas online multifuncional. Parecido com um bloco de anotações digital, essa ferramenta permite criar listas de tarefas, acompanhar o progresso dos projetos, reunir informações importantes e compartilhar notas com toda a equipe.  

Com uma interface intuitiva e recursos poderosos, o OneNote oferece uma abordagem flexível para organizar ideias, capturar informações e colaborar em equipe. 

Funcionalidades destaque: 

  • Cadernos virtuais: crie cadernos para diferentes projetos e organize o conteúdo em blocos de anotações, seções e páginas. 
  • Marcações personalizadas: destaque as informações mais importantes e identifique tarefas pendentes ao utilizar diferentes cores de caneta, realçadores e marcadores de texto.  
  • Anotações à tinta: facilite o brainstorm ao desenhar suas ideias e fazer anotações manuscritas em suas notas.  
  • Tarefas multimídia: grave observações em áudio sobre as tarefas a serem realizadas, adicione vídeos online e outros formatos de arquivos relevantes ao projeto.  

03. Notion 

O Notion é um robusto organizador de tarefas, porque funciona no estilo workspace, trazendo muitas funcionalidades em um único sistema. Assim, esta é uma ferramenta completa e personalizável para a gestão de projetos, com recursos de organização, colaboração, automatização e integração. 

Funcionalidades destaque: 

  • Quadros Kanban: organize as tarefas por prioridade, defina prazos e acompanhe o progresso visualmente.  
  • Histórico de versões: acompanhe o histórico de alterações feitas em qualquer página e defina permissões de acesso para editar as informações. 
  • Automações: utilize automatizações e bots para realizar tarefas repetitivas. 
  • Planejamento colaborativo: utilize páginas em branco para capturar ideias, realizar brainstorming e planejar as etapas do projeto em tempo real com a equipe. 

04. Todoist 

O Todoist é um aplicativo de gerenciamento de tarefas e projetos bastante popular. Com uma interface minimalista, ele permite organizar as atividades de forma hierárquica, definir metas, gerenciar o tempo e acompanhar o progresso dos projetos de forma eficaz.  

Funcionalidades destaque: 

  • Organização hierárquica: tenha uma visão ampla do fluxo de trabalho ao criar projetos, subprojetos e tarefas de forma hierárquica. 
  • “Vista Hoje”: visualize apenas as tarefas programadas para o dia em uma lista clara e priorizada.  
  • Metas: defina metas diárias ou semanais para manter a produtividade da equipe e monitore esses indicadores para tomar decisões mais assertivas.  
  • Kanban: gerencie o fluxo de trabalho das tarefas de forma visual e acompanhe o cumprimento dos prazos. 

05. Google Keep  

O Google Keep é uma ferramenta simples para fazer anotações, criar listas de atividade e organizar ideias em equipe. Mas, apesar de sua simplicidade, ele traz alguns recursos que o tornam uma escolha popular, principalmente por ser gratuito e ter integração com o Google Workspace.  

Assim, esta é uma ferramenta ideal para quem busca uma solução simples e gratuita para gerenciar projetos pessoais ou pequenos projetos colaborativos.  

Funcionalidades destaque: 

  • Quadro do projeto: crie um quadro específico para cada projeto, adicionando notas, objetivos, tarefas e comentários. 
  • Lembretes de prazos: defina lembretes às tarefas com base em hora ou localização para não perder prazos importantes. 
  • Listas de verificação com subtarefas: dívida tarefas complexas em subtarefas para gerenciá-las de forma mais fácil e sem erros. 
  • Categorização por etiquetas: organize as tarefas por meio de etiquetas personalizadas, facilitando a localização de informações específicas sobre os projetos. 

06. Evernote 

O Evernote é um organizador de tarefas criado com o ituito de unir vários recursos de organização pessoal. Ele pode ser considerado uma ferramenta de lista de tarefas, agenda, caderno virtual e bloco de notas. Assim, o Evernote é uma opção para quem deseja centralizar informações, anotações, arquivos e tarefas relacionadas ao projeto. 

Funcionalidades destaque: 

  • Repositório de arquivos: armazene e organize conteúdos de todos os tipos – textos, imagens, PDFs, recortes da web, áudio e arquivos.  
  • Cadernos e notas individuais: crie cadernos específicos para cada projeto e organize as informações em notas individuais.  
  • Pesquisa avançada: localize rapidamente informações específicas dentro de suas notas ao pesquisar palavras-chave, filtros de data e outros critérios para encontrar o que precisa. 
  • Notas de reuniões: grave áudio de reuniões e mantenha anotações sincronizadas para registrar decisões e próximos passos. 

07. Habitica 

O Habitica é um organizador de tarefas único, porque transforma a gestão de projetos e tarefas em um game interativo. Dessa forma, a equipe é incentivada a concluir as atividades e alcançar seus objetivos através de um jogo divertido. 

Funcionalidades destaque: 

  • Gamificação: crie um personagem, ganhe pontos de experiência e moedas virtuais ao completar tarefas e desenvolver hábitos saudáveis.  
  • Lista de tarefas e hábitos personalizados: crie listas de tarefas personalizadas e estabeleçam hábitos específicos que cada usuário deseja desenvolver. 
  • Comunidade e desafios: junte-se a grupos e guildas com interesses semelhantes, participe de desafios temáticos e colabore em projetos comunitários. 
  • Ranking: complete as tarefas e suba de nível no jogo. 

08. Any.do 

O Any.do é um organizador de tarefas projetado para ser uma lista de tarefas que você realmente usa no dia a dia. A proposta da ferramenta é permitir um controle tanto pessoal quando profissional, separando as tarefas por listas de projetos e categorias.  

Funcionalidades destaque: 

  • Lembretes inteligentes: adicione lembretes únicos, recorrentes ou por localização, garantindo que você seja lembrado de suas tarefas no momento e local adequados.  
  • Integração com lista de compras: facilite a obtenção de recursos para os projetos ao adicionar itens diretamente a lista de compras ao planejar as ações. 
  • Modelos predefinidos: utilize modelos predefinidos para tarefas comuns, como “reunião de equipe” ou “brainstorming”, economizando tempo ao iniciar novos projetos. 
  • Modo “Foco”: aumente a produtividade ao trabalhar no modo “Foco”, recurso que bloqueia as distrações até você concluir as tarefas importantes. 

09. Superlist 

O Superlist é um organizador de tarefas robusto que se destaca pela sua flexibilidade. A proposta do aplicativo é oferecer uma experiência completa, mas sem perder o foco das listas de tarefas.  

Dessa forma, ele permite criar listas, atribuir tarefas, definir prazos, acompanhar o progresso e colaborar com equipes de forma eficiente. 

Funcionalidades destaque: 

  • Conversas integradas: mantenha bate-papos diretamente nas tarefas, facilitando a comunicação e a colaboração em tempo real entre os membros da equipe. 
  • Visualizações personalizáveis: visualize as tarefas em diferentes formatos – lista, quadro Kanban ou calendário. 
  • “Sprints”: planeje as sprints através da aba “sprints”, criando ciclos de trabalho com duração definida e metas específicas.  
  • Notas privadas: deixe tarefas anônimas, disponibilizando-as quando estiverem prontas para serem executadas.  

10. Slack 

O Slack não é exatamente um organizador de tarefas, porque seu foco é ser uma ferramenta de colaboração. Porém, ele traz recursos muito eficientes para organizar o trabalho das equipes, o que ajuda bastante a organizar as atividades e controlar os fluxos de trabalhos.  

Assim, ao centralizar discussões, arquivos e atualizações em canais dedicados, o Slack permite uma gestão de projetos mais dinâmica e colaborativa. 

Funcionalidades destaque: 

  • Canais temáticos: crie canais temáticos para discutir projetos específicos ou tópicos de interesse. Os canais podem ser públicos, para facilitar a colaboração aberta, ou privados, para discussões mais sensíveis ou restritas a membros específicos. 
  • Automação de Tarefas: utilize bots para enviar lembretes, realizar pesquisas, programar reuniões e simplificar tarefas repetitivas.  
  • Canvas: colete informações importantes dos projetos em andamento e as incorpore em um Canvas específico, com imagens, vídeos e arquivos importantes.  
  • Connect: utilize o Slack Connect para trabalhar com parceiros, fornecedores ou clientes, transferindo conversas isoladas em e-mails para um único lugar. 

11. Klist 

O Klist é um organizador de tarefas que centraliza e organiza as atividades dos projetos, mas seu grande diferencial é ser um aplicativo voltado para o controle de compromissos também. Com isso, ele é ideal para melhorar a gestão das rotinas e acompanhar prazos.  

Funcionalidades destaque: 

  • Visão atual das tarefas: oculte atividades e compromissos que ainda vão demorar para acontecer, tendo uma lista limpa dos afazeres de agora. 
  • Lista de tarefas vencidas: consulte todas as tarefas que passaram do prazo em visão separadas. 
  • Agenda + calendário: integre as visões de agenda e calendário para facilitar a visualização de tarefas e compromissos! 
  • “Estrela”: utilize a função “estrela” para marcar tarefas e compromissos especiais da agenda.   

Agora que você viu quais os 11 melhores gerenciadores de tarefa online do mercado, é importante saber como escolher um deles.  

Compare e escolha o melhor organizador de tarefas para os seus projetos   

Cada empresa tem suas especificidades e, ao escolher um gerenciador de tarefas, é preciso considerá-las para garantir que a plataforma atenda às suas necessidades.  

Com a ampla variedade de opções disponíveis no mercado, é importante considerar cuidadosamente as características e funcionalidades oferecidas por cada delas. Por isso, trouxemos uma tabela comparativa das 11 ferramentas apresentadas neste artigo, para facilitar a sua escolha! Confira:  

Conclusão 

Ao considera um organizador de tarefas é crucial encontrar uma solução que se alinhe com as necessidades específicas de seus projetos e equipes. Neste contexto, o artia se destaca a melhor opção, por ser uma plataforma que atende a diferentes tamanhos de negócios e não se restringe apenas a gestão de tarefas, mas sim proporciona uma gestão completa em um único lugar. 

Dê o primeiro passo rumo a projetos, tarefas e equipes mais organizadas com o artia. Faça um teste gratuito na plataforma e confira na prática como é ter um trabalho mais organizado e produtivo!  


Banner-trial-gratuito-cta

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.