Saiba como e onde um software de gestão de projetos pode ser útil

Um software de gestão de projetos pode ser um grande parceiro para o gerente responsável pela área, desde o TAP (termo de abertura do projeto) até o encerramento dele. Gerenciar um projeto é uma tarefa que envolve a convergência de diversas áreas de conhecimento e muita organização.

E apesar de ser teoricamente possível fazer tudo recomendado pelo Guia PMBOK no papel ou em planilhas no computador, é inegável que centralizar todo planejamento, execução e controle em uma ferramenta poderosa capaz de integrar o projeto de forma holística deixará o trabalho do gestor mais eficaz e rápido.

Neste artigo, falaremos mais da importância de um software de gestão de projetos e como esse tipo de ferramenta pode maximizar a geração de valor dos projetos na sua empresa; confira!

Por que adotar um software de gestão de projetos?

Um bom software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que pode maximizar o potencial de qualquer gerente da área, desde quem está começando até PMPs (Project Management Professional) certificados com anos de experiência.

A principal vantagem da utilização desse tipo de software é a centralização da informação. Ter os dados sobre o projeto espalhados em planilhas, gráficos, pastas e até pedaços de papel soltos pelo escritório aumenta as chances de falhas de desorganização afetarem o resultado final.

Com tudo centralizado em um único local, a referência para todos os envolvidos fica mais clara, e é mais simples integrar as informações de todas as etapas do projeto.

E uma outra grande vantagem desse tipo de software está relacionada a uma capacidade bem simples, que é a possibilidade de criação de listas de tarefas organizadas por prioridade, que podem ser compartilhadas com os colaboradores da área.

Esse tipo de lista é algo básico, mas dá para os envolvidos uma visão objetiva do que eles devem realizar.

As ferramentas disponíveis para a parte de planejamento dos projetos nesses softwares também são excelentes, pois proporcionam a criação facilitada de gráficos de gantt para estabelecer uma linha do tempo visual do projeto e uma organização maior de toda a estrutura de tarefas e responsabilidades.

Também vale destacar que, além de simplificar a criação de uma Estrutura Analítica de Projetos, ou EAP, os softwares fazem com que elas sejam interativas e de fácil apresentação para o time.

Por fim, softwares de projetos são muito eficientes no gerenciamento de dados e mensuração de performance dos times. Eles permitem o acompanhamento da produtividade durante a fase de execução e visualização de métricas compostas, como cronograma planejado x cronograma executado ou utilização de recursos humanos x valor gerado, por exemplo.

Como escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos?

Para identificar qual é a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos para a sua empresa, a dica é: antes de tudo, converse com os gerentes de projeto e entenda as suas reais demandas.

Uma vez que seja identificada a necessidade, é hora de encontrar no mercado opções que atendam a ela. Para auxiliar na seleção, procure referências de outras empresas e verifique se as soluções que elas adotaram funcionariam para a realidade da sua organização.

Em quais áreas um software de gerenciamento de projetos pode ser utilizado?

Na prática, um bom software de gestão de projetos é versátil o bastante para ser utilizado em projetos de qualquer área.

Assim como a técnica de gerenciamento de projetos em si, que é feita de forma a se adaptar para qualquer mercado, os softwares são facilitadores que funcionam bem em quase todos os segmentos.

Vale a pena conhecer alguns exemplos de empresas de ramos diferentes que tiveram sucesso com esse tipo de solução:

• a Consiliu é uma empresa de projetos e consultoria em meio ambiente. Adotou uma ferramenta prática para a gestão dos seus projetos e hoje a utiliza para acompanhar o trabalho realizado com seus 39 clientes;
• o Neodent é um empreendimento da área de próteses dentárias e passou a adotar uma ferramenta de projetos para aumentar o seu sucesso, com um controle maior das tarefas e recursos humanos investidos nelas;
• a Priory Comunicação é uma agência multidisciplinar que age em um mercado extremamente dinâmico e competitivo. Eles adotaram uma ferramenta de projetos e conseguiram aumentar a agilidade dos seus processos, reduzindo o uso de e-mails;
• a Arquitetura Gui Mattos é um escritório de arquitetura com mais de 25 anos de operação. Com uma ferramenta de projetos, conseguiram organizar o trabalho de uma equipe de quase 30 pessoas envolvida em mais de 60 projetos simultâneos.

Como calcular o ROI do uso de um software de gestão de projetos?

O custo da implementação de um software de gestão de projetos é algo que será rapidamente abatido pelos resultados aprimorados pela sua utilização. Mas para conseguir calcular o retorno desse investimento (ROI) com precisão, é necessário entender melhor o que foi gasto e quais foram os resultados da ferramenta.

Para visualizar melhor o investimento no software, a recomendação é considerar o custo total de aquisição, que será uma soma de tudo que foi gasto com ele em um período pré-determinado — um ano, por exemplo.

Logo, para determinar o investimento, some todos os gastos com licenças, configuração, equipamentos, consultorias e treinamentos que envolveram ou envolverão o software por um ano.

Já o retorno, será feito com o cálculo dos resultados que a tecnologia trouxe para o negócio. A quantidade de horas investidas em planejamento e monitoramento será reduzida, o que permite que o gerente de projetos tenha mais disponibilidade para realizar outras tarefas que vão gerar mais valor ao negócio. Além disso, o retorno também será indireto com a potencialização da execução do próprio projeto, que será melhor organizada pelo software.

Para quem ainda não está utilizando um software de projetos e quer projetar o ROI da nova tecnologia, é possível se valer de dados do mercado sobre o retorno do uso dessa tecnologia. Vale a pena conhecer as soluções disponíveis no mercado e conversar com outras empresas que já utilizam softwares de projetos para aprender mais sobre a eficiência deles.