Entenda a importância do plano de comunicação em projetos

A falha na transmissão das informações pode induzir a sua equipe a cometer diversos erros e, consequentemente, levar uma boa proposta ao fracasso. Nesse contexto, ter um plano de comunicação em projetos é imprescindível para aumentar as chances de uma iniciativa bem-sucedida.

Durante muito tempo na profissionalização do gerenciamento de projetos acreditou-se que o sucesso da execução de um projeto se devia à habilidade de processar as atividades e entregá-lo dentro do prazo, do custo e da qualidade planejados. No entanto, diante das mudanças sociais, econômicas e políticas, outros temas passaram a ter um significado maior para determinar o fracasso ou o êxito de um projeto. Assim, o gerenciamento das comunicações ganhou força na condução estratégica de qualquer proposta.

O plano de comunicação em projetos tem como função identificar quais são as necessidades comunicativas dos interessados e definir a maneira mais apropriada para que a sua distribuição ocorra. Esses requisitos precisam ser documentados e trabalhados corretamente com os seus colaboradores.

Quando a comunicação é feita da forma adequada, a informação correta chega ao profissional certo. Com isso, é possível diminuir os ruídos, ou seja, as falhas na transmissão das mensagens, reduzindo também os erros na realização do projeto e, por conseguinte, elevando a produtividade em cada tarefa.

Quer alcançar melhores resultados ao desenvolver uma proposta? Confira abaixo como elaborar um plano de comunicação eficiente!

Como organizar o plano de comunicação

Geralmente a comunicação nos projetos é impactada por fatores ambientais e aspectos organizacionais. No primeiro caso, podemos ressaltar a estrutura e a cultura organizacional, normas e padrões governamentais ou da indústria que devem ser seguidos, a infraestrutura e os recursos humanos fornecidos para o projeto, entre outras questões internas e externas que o influenciam de alguma forma no que diz respeito ao local em que é realizado.

As políticas, os procedimentos e os processos organizacionais também devem ser levados em conta para a construção do plano de comunicação — em especial os requisitos para se comunicar ditados pela empresa, as tecnologias disponibilizadas, as normas para qualidade e de segurança da informação, além dos procedimentos específicos para lidar com os dados financeiros.

Além disso, também é indispensável considerar os processos e as tecnologias utilizadas para armazenar e recuperar as informações corporativas. Aqui podemos incluir os sistemas de arquivos dos projetos (em papel ou eletrônicos), bancos de dados, lições aprendidas e referências sobre os projetos anteriores.

Os processos para a construção do plano de comunicação são os seguintes:

Defina quem deve receber as informações do projeto

Todas as pessoas interessadas no projeto devem receber as informações que lhes cabem. Por isso, o primeiro passo do plano de comunicação é a definição de quem precisa ser informado sobre o andamento das atividades. Faça um levantamento de todas as pessoas envolvidas na iniciativa, como a equipe de trabalho, os gestores e os diretores. Caso haja partes de fora da organização que precisem ser comunicadas, você também tem que incluí-las nessa etapa.

Ao determinar quem será informado, o gerente do projeto assegura que todos os participantes serão conscientizados desde o objetivo da proposta e suas responsabilidades até possíveis mudanças que exigem alterações no serviço prestado.

Estipule as decisões que devem ser reportadas a cada interessado

Se há colaboradores que preferem receber informações diretas e objetivas, outros querem e-mails completos e com várias planilhas anexas. Diante desse cenário, é preciso avaliar as necessidades de informação dos interessados no projeto.

Nem todas as informações são úteis para todos os participantes do trabalho a ser desenvolvido. Um alto executivo pode não carecer de detalhes técnicos, por exemplo. Sendo assim, é necessário identificar o valor dos dados para estipular sobre o que cada pessoa será comunicada.

O gerente do projeto deve estudar o que é interessante comunicar para a sua equipe e para os envolvidos no processo em cada etapa de realização, e a partir daí separar os comunicados. Deixar de fazer essa avaliação pode causar a transmissão desnecessária de dados, além de gerar custos extras devido ao desperdício de recursos ou métodos utilizados para comunicar.

Determine a frequência com que as informações serão distribuídas

Nesse ponto, estamos falando de uma questão crítica e que merece cautela. Recomenda-se fazer uma reunião com os interessados para estudar de que forma e com qual frequência eles devem ser informados.

A frequência de comunicação tem que ser traçada de acordo com as expectativas do projeto. Assim sendo, uma proposta com prazo curto terá comunicação frequente, visto que sua entrega é urgente. É preciso abastecer os interessados com as informações de que precisam em cada tarefa que executam. Se a cada dia entra-se em uma nova etapa do trabalho, logo a comunicação deve ser feita diariamente.

Estabeleça em qual formato a comunicação será realizada

Na atualidade, há diversos métodos de comunicação disponíveis, como telefone, e-mail, conferências eletrônicas, aplicativos de mensagens e reuniões presenciais. É possível escolher meios diferentes para cada etapa e grupos de interessados na proposta.

Primeiramente, determine quem tem que trocar informações com quem no projeto para impedir que ocorram transmissões desnecessárias. Em seguida, o gerente deve escolher o método de comunicação mais apropriado para cada situação, tais como:

• métodos presenciais (conferências, reuniões, aulas e palestras);
• métodos de distribuição eletrônica (aplicativos de mensagem, e-mail, videoconferência ou voz sobre IP);
• métodos para armazenar e compartilhar as informações (arquivos manuais, banco de dados, intranets corporativas, documentos impressos e softwares específicos para gerenciar projeto).

Para escolher o melhor formato de comunicação, analise a urgência das informações, pois há coisas que perdem a utilidade se forem compartilhadas tardiamente. Portanto, se algo tem que ser transmitido rapidamente, vale mais a pena enviar um e-mail do que marcar uma reunião pessoalmente.

É importante estudar a disponibilidade da tecnologia para se comunicar, ou seja, o que está pronto para ser usado imediatamente e o que ainda tem que ser adquirido e implantado, aumentando os custos da iniciativa. Também considere a familiaridade da sua equipe com a tecnologia selecionada. Se você optar por adotar um novo sistema eletrônico para troca de mensagens, os colaboradores e demais envolvidos no trabalho devem ser treinados para interagir com a plataforma.

Como pudemos ver, montar um bom plano de comunicação em projetos pode ser crucial para que uma ideia seja bem-sucedida em todas as suas etapas de desenvolvimento. Não basta apenas elaborar o planejamento, é preciso certificar-se de que realmente será colocado em prática e de que vai atender às necessidades da proposta.