Imagine o seguinte cenário: a sua cozinha está pegando fogo, o seu cachorro precisa ser alimentado e a pia está cheia de louça. Do que adiantaria lavar a louça com a cozinha pegando fogo? Deu para perceber que ordem com que que lidamos com as tarefas é essencial para otimizar o fluxo de trabalho e evitar uma bola de neve de problemas. A mesma coisa acontece quando se trata da gestão de projetos! Com uma matriz de priorização de projetos, é possível identificar de forma mais clara quais tarefas são mais importantes e urgentes.
Ficou curioso? Continue lendo para descobrir como essa ferramenta pode transformar sua empresa e economizar tempo!
O que é uma matriz de priorização de projetos?
Uma matriz de priorização de projetos é uma ferramenta que auxilia na hora de organizar e ordenar projetos, processos e qualquer outra coisa que você precise. Seu objetivo é dar prioridade às iniciativas certas.
Essa ferramenta normalmente se apresenta em forma de tabela, gráfico ou quadrante, mas não é uma regra. Uma das vantagens da utilização da matriz de priorização de projetos é justamente a sua personalização de acordo com a forma que você prefere visualizar informações.
No próximo tópico vamos entender um pouco mais quais as vantagens da sua utilização!
Benefícios de utilizar uma matriz de priorização de projetos
Identificar com clareza e de forma ordenada quais tarefas devem ser executadas e quais funcionários estão disponíveis pode apresentar inúmeros benefícios para a sua empresa. Dentre eles, podemos citar:
- Melhora a agilidade para tomar decisões;
- Dá clareza em quais são as prioridades;
- Aumenta o foco em projetos estratégicos, tirando o foco de projetos que não valem a pena;
- Auxilia a alocação da equipe;
- Melhora os resultados da empresa e a experiência dos clientes.
Ficou claro que a matriz de priorização pode melhorar o desempenho dos coladores e os resultados, certo? Então agora é hora de aprender como utilizar essa ferramenta!
Como elaborar uma matriz de priorização de projetos
1 – Faça uma lista das prioridades
O primeiro passo para utilizar uma matriz de priorização é definir o que você quer priorizar. Com a lista feita, você já elaborou uma pré-seleção do trabalho. Aqui é legal separar as demandas por categoria, sem misturar projetos e processos, por exemplo.
2 – Defina os critérios de seleção
O segundo passo é estabelecer quais serão as condições levadas em consideração para selecionar as demandas. As mais comuns são:
- Gravidade;
- Urgência;
- Tendência;
- Benefício;
- Abrangência;
- Satisfação do cliente;
- Operacionalidade;
- Investimento;
- Obrigatoriedade legal;
- Probabilidade de sucesso.
3 – Atribua uma pontuação para cada critério
Agora com uma lista de demandas e critérios listados, é hora de atribuir pontuações para cada critério de seleção escolhido de acordo com cada demanda.
4 – Elabore uma tabela com as informações
Agora é hora de organizar de forma visual tudo que você fez anteriormente, para facilitar os próximos passos. Aqui, recomendamos que você faça uma tabela:
5 – Faça a associação das pontuações de cada demanda
Essa etapa depende muito do método que você irá utilizar. Na matriz GUT, por exemplo, você deve multiplicar os números, já na matriz BASICO, você deve somar.
Mas, de forma geral, essa etapa é uma forma de associar as notas que cada demanda recebeu com base nos critérios para obter um único número atribuído a demanda.
6 – Monte o ranking das demandas
Essa é a última etapa, onde você deve ordenar a lista de demandas conforme as pontuações obtidas em ordem crescente.
Aqui existem dois tipos de ranking que podem ser levados em consideração:
- Ranking calculado: nota gerada a partir do cálculo;
- Ranking forçado: revisão da nota calculada para ajustar a sequência dos itens.
É importante destacar que o ranking forçado deve ser justificado em consenso com os colaboradores envolvidos e a justificativa deve ficar registrada na matriz.
Principais ferramentas para priorização de projetos
Matriz 4×4
Nesta matriz, são considerados dois critérios na priorização de projetos que devem receber uma pontuação de 1 a 4. Cada quadrante possui uma ação diferente:
- Fazer agora: projetos que devem ser executados imediatamente;
- Programar para fazer: projetos que são importantes, mas precisam de um pouco mais de planejamento para serem realizados.
- Delegar ou fazer quando der: projetos que valem a pena ser feitos, mas ainda não existe um grande compromisso com o prazo.
- Ignorar: projetos que não vale a pena gastar energia com eles.
Matriz GUT
Essa é uma ferramenta que considera os critérios de gravidade, urgência e tendência na seleção dos projetos.
Para o cálculo do GUT, deve-se atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um dos critérios e multiplicar esses números para obter o score, que é utilizado para ranquear os projetos.
GUT = Gravidade * Urgência * Tendência
Matriz BASICO
A matriz BASICO considera seis critérios para selecionar as iniciativas:
- Benefício para a organização: quais as vantagens de realizar o projeto?
- Abrangência dos resultados: quantas pessoas/áreas serão afetadas com a realização do projeto?
- Satisfação do cliente interno: o projeto afetará positivamente na experiência dos colaboradores?
- Investimento requerido: qual o orçamento necessário para realizar o projeto?
- Cliente externo satisfeito: o projeto afetará positivamente na experiência do consumidor?
- Operacionalidade simples: o projeto é fácil de ser executado?
Deve ser atribuída uma nota de 1 a 5 para cada um dos critérios de cada iniciativa e somar essas notas para obter o score do projeto, que serve se base para determinar o ranking.
BASICO = Benefício para a organização + Abrangência dos resultados + Satisfação do cliente interno + Investimento requerido + Cliente externo satisfeito + Operacionalidade simples
Matriz RICE
A Matriz RICE, uma das mais complexas, leva em conta quatro critérios:
- Reach: número de pessoas que serão atingidas pelo projeto;
- Impact: grau de impacto do projeto na vida das pessoas. Ele se divide em massivo (3x), grande (2x), médio (1x), baixo (0,5x) e mínimo (0,25x).
- Confidence: nível de confiança no resultado. Ele se divide em alto (100%), médio (80%), baixo (50%) e mínimo (20%).
- Effort: o tempo necessário para realizar o projeto.
Para calcular a matriz RICE é aplicada a seguinte fórmula:
RICE = (Reach * Impact * Confidence) / Effort
Após o cálculo, basta montar o ranking de iniciativas com base nos resultados e gerar a lista de projetos priorizados!
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