Dashboard de Gestão de Projetos: o que é e como utilizar essa ferramenta

Dashboard de projetos

O dashboard de projetos é uma ferramenta utilizada para ampliar a visão dos gestores e equipes sobre o status de determinado projeto. Com ele, é possível acompanhar em tempo real o andamento do projeto, facilitando a tomada de decisão.

Mais do que um painel de informações, o dashboard de projetos é uma ferramenta estratégica para aqueles que buscam melhorar a performance de um projeto com praticidade e eficiência.

Para saber mais sobre o que é um dashboard de projetos e como utilizar essa ferramenta, siga com a leitura!

O que é dashboard de gestão de projetos?

Em tradução literal, os dashboards são “painéis de informações” que entregam em tempo real os status de diferentes aspectos do projeto que está sendo executado.

A partir do cruzamento de informações, a ferramenta gera gráficos e relatórios sobre os dados mais relevantes para o gerenciamento de projetos. Também é possível configurar filtros de visualização que entreguem uma informação específica. Abaixo, um exemplo de dashboard de atividades:

Dashboard de projetos

Dashboard de projetos do Artia

Os dashboards de projetos costumam ter um design simples e intuitivo, o que facilita a compressão das informações. O objetivo é entregar um relatório visual que viabilize uma análise rápida, contribuindo para escolhas ágeis e assertivas.

Mas, os dashboards não se restringem apenas ao controle de projetos. Na verdade, ele pode ser utilizado como uma ferramenta de inteligência de negócio, analisando informações qualitativas e quantitativas que podem trazer uma melhoria nos processos de uma organização.

Vantagens de usar um dashboard de projetos

Agilidade para a tomada de decisão

Por ser uma ferramenta que centraliza todas as informações em um mesmo ambiente, o dashboard entrega uma visão global sobre o projeto. Com isso, fica mais fácil de identificar onde estão os riscos e oportunidades daquele projeto.

Desse modo, a gestão se torna ágil pois dispõe das informações mais importantes para a tomada de decisão.

Facilidade para o mapeamento de oportunidades e riscos

Dado que o dashboard de projetos entrega as informações mais importantes para as decisões estratégicas, ele auxilia no mapeamento de oportunidades e riscos que envolvem o projeto.

É possível, através do dashboard, antecipar as necessidades futuras daquele projeto, pois os relatórios irão denunciar onde estão os gargalos, antecipando a busca por uma solução.

Gestão colaborativa

A construção do dashboard de projetos demanda a participação de todos os envolvidos no projeto, pois ele será uma ferramenta de apoio para toda a equipe.

Por isso, ele incentiva os gestores a consultarem os colaboradores sobre as suas preocupações e necessidades acerca do projeto. Assim, é possível construir um dashboard que integre informações relevantes a operação e a liderança.

Como criar um dashboard de gestão de projetos?

O dashboard de projetos deve entregar as informações que são decisivas para o mapeamento de estratégias e alcance dos objetivos da organização.

Isso não significa criar um painel robusto e cheio de elementos, mas sim eliminar informações redundantes e destacar os pontos mais importantes. Abaixo separamos três dicas de como criar um dashboard de projetos:

1. Defina as informações mais relevantes junto à equipe

Antes de começar a utilizar o dashboard na gestão de projetos, é preciso definir quais informações ele irá entregar. Para isso, elabore perguntas que as informações no painel devem responder. Por exemplo:

  • Quem está executando tal atividade?
  • Qual o status do processo X?
  • Quais informações são fundamentais para a tomada de decisão?
  • E assim por diante.

Assim, com base na resposta a essas perguntas, você irá identificar quais são os dados mais relevantes a serem mapeados e quais impactos essas informações trazem para a tomada de decisão.

Além do mais, dependendo de quais forem os objetivos da gestão, algumas informações precisam ser mais monitoradas do que outras.

Uma boa prática é definir e responder as perguntas junto com a equipe que opera no projeto. Afinal, para o dashboard ser funcional, ele precisa ter utilidade para todos que estão presentes naquela operação.

2. Garanta que as informações estejam integradas

Para assegurar que o dashboard entregue informações precisas e em tempo real, o ideal é optar por utilizar um software de gestão de projetos que unifique todas as informações automaticamente.

É possível preencher os dados que compõem o dashboard manualmente, mas isso demanda muito tempo e eventualmente pode requerer alocar um colaborador nessa função, desperdiçando recursos humanos.

Desse modo, na medida em que as informações são inseridas no sistema, o dashboard é atualizado imediatamente, facilitando a análise do projeto. Veja como o dashboard abaixo integra todas as informações do setor financeiro de uma empresa, com base em dados monitorados em tempo real:

Dashboard financeiro de projetos

3. Defina quais indicadores farão parte do dashboard

É possível fazer uma comparação entre os dashboards de projetos e os paneis dos veículos. Nos veículos, os painéis entregam informações precisas sobre os status da máquina. Mostram se o tanque está sem combustível, se há algum problema no motor e outros elementos fundamentais para que ele funcione.

Isso quer dizer que os painéis dos veículos mostram ao condutor as informações mais relevantes para ele. Isso só acontece porque, no momento de criação do veículo, foram definidas quais informações precisariam estar à vista que seriam cruciais para o seu funcionamento.

Com os dashboards isso não é diferente. As informações escolhidas para compor o painel precisam ser aquelas que são de extrema relevância e que causam impactos significativos sobre o projeto.

Para isso, é preciso definir quais indicadores-chave (KPIs) o dashboard irá refletir. Os indicadores são definidos com base nas respostas às perguntas elaboradas anteriormente.

No momento em que você identificou quais são as informações mais relevantes, irá buscar por um indicador para mensurar esse dado.

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KPIs na gestão de projetos