Status do projeto: entenda como fazer o relatório e acompanhar o progresso

status de projeto

Você já teve a sensação de que problemas aparecem de repente nos seus projetos e soluções rápidas precisam ser pensadas para evitar uma paralização no andamento?

Esse pensamento é bastante comum, mas, na verdade, a maioria desses problemas não surge de modo repentino. Quando o projeto é monitorado e acompanhado de modo eficiente, muitos riscos podem ser evitados.

Se você ainda não sabe muito bem como acompanhar o progresso das atividades, entender como medir o status do projeto definitivamente vai te ajudar. Vem saber mais!

O que é o status do projeto?

O status do projeto é um índice da situação atual do projeto. Ou seja, é saber se ele está: atrasado ou adiantado, dentro do limite de gastos, com algum problema etc.

Sabe quando você vai fazer uma longa viagem e fica acompanhando o GPS e o medidor de combustível para se certificar de que está na direção correta e que o carro não vai parar no meio da estrada?

No projeto a ideia é a mesma. Parte da boa gestão é acompanhar o andamento deste projeto e o status é a ferramenta que sinalizará se tudo está ocorrendo conforme o planejado e, caso não esteja, indicará um alerta de que medidas precisam ser tomadas.

Assim, o principal objetivo dele é alertar os stakeholders sobre possíveis riscos e desvios, auxiliando a garantir que nada comprometa a entrega final.

Como identificar o status do projeto?

No exemplo que demos da viagem, identificar o status é relativamente simples, porque é apenas visualizar alguns painéis. Porém, no projeto, existem muitas informações e atividades que nem sempre serão tão perceptíveis.

Assim, a maneira mais prática de identificar o status do projeto é por meio de um status report, ou relatório de situação em português.

O status report é um documento que sintetiza o estado do projeto, trazendo informações resumidas sobre o progresso do projeto. Para isso, ele geralmente:

  • Contém os acontecimentos mais recentes, os pontos de atenção e os próximos passos já definidos;
  • São gerados com uma frequência estabelecida;
  • Trazem recursos visuais para expor as informações.

A ideia por trás do status report é realmente simplificar a análise do projeto. Então, ele vai trazer um resumo e montar gráficos para que os stakeholders possam ter uma rápida noção do que está acontecendo, tais como se tem no exemplo.

Leia também: Dashboard de projetos

Como fazer um Status Report

O status report é um importante facilitador do acompanhamento, análise e tomada de decisões no projeto e, para isso, é necessário escrever um relatório eficiente.

Pensando nisso, separamos alguns fatores para você considerar na hora de realizá-lo:

1. Documente as informações das etapas anteriores

Por ser uma ferramenta de monitoramento, é necessário que algumas outras fases do projeto já tenham sido concluídas ou estejam acontecendo, porque os dados dessas etapas servirão de base para criar o relatório.

É fundamental que o plano do projeto, os objetivos, os prazos e metas estejam definidos antes de começar a escrevê-lo.

Além disso, o status report sempre trará o progresso do projeto. Isto é, em qual situação o projeto estava, quais as principais atitudes que foram tomadas e qual a situação atual. Por isso, se o ponto de partida não for documentado ficará extremamente difícil fazer esse comparativo.

Linha do tempo do status do projeto

2. Defina as informações mais relevantes

Ninguém quer ter que ler páginas e páginas na hora de averiguar se o andamento está de acordo com o ideal, não é? Definir corretamente quais serão as informações do relatório possibilita criar um documento que seja breve e eficiente ao mesmo tempo.

Apesar de haver uma variação de dados que podem compor o status report, os dados que têm alto impacto na entrega, como o escopo, o cronograma e o orçamento frequentemente são abordados, porque ter um problema em um destes elementos indica uma alta possibilidade de não entrega do projeto.

3. Escolha modelos e formatos adequados

Além de definir as informações mais relevantes, é importante pensar em como organizá-las. Ter um modelo definido auxilia na atualização dos relatórios, porque a estrutura já está pronta, sendo necessário apenas inserir as novas alterações.

Aqui os padrões também variam, mas é comum que os relatórios tragam:

  • O nome do projeto;
  • Resumo do objetivo e equipe;
  • Marcos alcançados, indicando o progresso do projeto;
  • Riscos identificados.

4. Estabeleça a periodicidade

O status report é um documento que leva em consideração o progresso, ou seja, é preciso que passe certo tempo para ser gerado novamente. Definir o intervalo mais adequado para realizá-lo é essencial para sua eficácia.

Para isso, geralmente leva-se em consideração dois fatores:

  1. O público: se o relatório for destinado ao alinhamento da equipe, por exemplo, talvez seja interessante um período mais curto de análise, porque são as pessoas que estão atuando no dia a dia do projeto. Mas, se for algo apresentado para o sponsor, talvez seja interessante uma frequência menor.
  2. O perfil do projeto: é preciso pensar no quanto de atenção o projeto demanda. Algumas perguntas auxiliam a definir esse intervalo de análise, como: “é um projeto de urgência?”, “apresenta muitos riscos aparentes?”, o andamento está sendo adequado?”.

5. Utilize softwares de gestão de projetos

O status report é uma ferramenta de controle e monitoramento do status de projeto, sendo algo que deve ser atualizado frequentemente de acordo com o andamento.

Fazer essa atualização e síntese de modo manual pode ser muito trabalhoso, porque os dados que devem compor o relatório são muitos.

A melhor opção para realizar este report são os softwares de gestão de projetos, que agrupam todos os dados do projeto e geram estes relatórios de modo automático.

Assim, conforme as atividades vão progredindo, os dados do relatório são alterados imediatamente, podendo ser consultados fora da periodicidade estabelecida e com personalizações que facilitam a identificação de pontos mais específicos.

criar relatório de status do projeto no Artia

Exemplo de como medir o status do projeto no relatório

O status report pode parecer um documento bastante complexo quando você vê todas essas informações que o compõe. Mas, o objetivo é que ele seja o mais simples possível. Veja um exemplo:

Nome do projeto: webinar de gestão de projetos

Status do projeto: adiantado

Resumo do período:

Toda a parte de conteúdo e design foi finalizada antes do prazo estimado. Agora, aguardamos a aprovação dos materiais desenvolvidos para finalizar a entrega ou realizar alterações necessárias.

Marcos importantes:

  • A equipe de redação entregou o roteiro do webinar e o conteúdo escrito da apresentação;
  • A equipe de design fez as artes para a apresentação, que já estão aprovadas;
  • As artes de divulgação do webinar que ficaram prontas na semana passada foram publicadas pela equipe do marketing.

Riscos identificados:

Não houve nenhum novo problema identificado.

Observações:

As atividades foram realizadas antes do prazo estimado porque alguns membros do time fizeram algumas horas a mais para ajustar o banco de horas. Apesar disso, se não tivessem trabalhado a mais, o projeto ainda estaria em dia.

Como utilizar o relatório de status no dia a dia do projeto?

Os relatórios de status são excelentes aliados dos gerentes, porque trazem uma visão integrada do projeto e facilitam muito a tomada de decisões.

Assim, implementar esse monitoramento constante, enfatizando à equipe que atualize as ações conforme forem executadas e acompanhem o plano, representa chances muito maiores de sucesso para o projeto.

Porém, ter apenas palavras e números em um documento não auxiliarão em nada, não é?

O status report identifica o status de projeto, mas, para que os riscos realmente sejam evitados, é preciso que análises do relatório sejam feitas e medidas de controle sejam tomadas.

Então, agora que você já sabe como acompanhar o progresso e o status do projeto, é importante entender que ele é apenas uma das ferramentas que ajuda a evitar riscos e desvios, sendo interessante combiná-lo com outros elementos do gerenciamento de riscos.
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