Gestão de Riscos em Projetos

Na realização de projetos importantes, é necessário planejar com antecedência a resolução de eventuais problemas que possam surgir em seu andamento. Por isso, no gerenciamento de projetos, uma área de extrema importância é a de gerenciamento de riscos. Se quiser saber tudo sobre o gerenciamento de riscos em projetos e como aplicar no seu negócio, siga a leitura!

O que é gerenciamento de riscos em projetos?

Gerenciamento de riscos é o processo de identificar todas as probabilidades de riscos em um projeto e estabelecer planos de ação para contornar possíveis problemas. Segundo a sexta edição do Guia PMBOK®, o gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de condução do planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, implementação das respostas e monitoramento dos riscos em um projeto.

Por exemplo: se o seu projeto é a construção de um edifício, um dos riscos identificados e analisados poderia ser um acidente na obra, como uma queda. Uma ação planejada para contornar esse possível problema poderia ser uma inspeção diária que garantiria que os trabalhadores estariam utilizando devidamente os equipamentos de segurança. Outro exemplo seria um possível atraso na conclusão da obra, que poderia ocorrer por diversos motivos.

Quando tratamos de projetos complexos ou estratégicos, esse gerenciamento se faz muito importante, pois é necessário estar preparado para qualquer empecilho que possa vir a prejudicar o andamento do seu projeto. Mas, antes de continuar: você entende o que são riscos em projetos?

O que são riscos

Um risco em um projeto é um acontecimento que tem algum nível de probabilidade de acontecer e que pode impactar o andamento do projeto.

Apesar de o nome sugerir eles são coisas ruins, isso não é necessariamente verdade. Na realidade, um risco pode impactar negativamente (ameaça) ou positivamente (oportunidade) o seu projeto.

Além disso, eles podem ser conhecidos ou desconhecidos. Os riscos conhecidos são aqueles que já haviam sido identificados previamente no planejamento do projeto. Já os desconhecidos são aqueles que não foram identificados previamente e não eram esperados pelos responsáveis pelo andamento do projeto. Mas, afinal, como gerenciá-los?

Como fazer gerenciamento de riscos em projetos?

Passo-a-passo para o gerenciamento de riscos

De acordo com o PMBOK, existem sete processos que devem fazer parte do gerenciamento de riscos. São os seguintes:

1.      Planejamento do gerenciamento dos riscos

O planejamento do gerenciamento de riscos, como o próprio título diz, consiste em planejar como o gerenciamento será executado, monitorado e controlado. Isso inclui a definição de uma metodologia e a delegação de funções e responsabilidades para os envolvidos, que ficarão encarregados de tarefas relacionadas a esse gerenciamento.

Além disso, o planejamento deve conter informações relacionadas ao orçamento, previsão de tempo que será gasto, etc.

2.      Identificação dos riscos

A etapa de identificação dos riscos consiste justamente no mapeamento de todos os riscos aos quais o seu projeto está exposto. Devem ser incluídos nesse mapeamento os detalhes sobre cada um deles, como suas causas e efeitos, as atividades afetadas, seus gatilhos, etc.

3.      Realização da análise qualitativa dos riscos

A análise qualitativa diz respeito a uma priorização dos riscos identificados, seja devido a sua probabilidade de ocorrência ou ao impacto que podem gerar no projeto. A classificação pode ser feita em uma escala onde a probabilidade pode ir de muito alta a quase nula, e o impacto pode ir de gravíssimo a insignificante.

É possível, ainda, cruzar essas informações em uma matriz de probabilidade e impacto, de modo a priorizar os riscos que possuem ao mesmo tempo muita probabilidade de ocorrer, e representam um grande impacto ao projeto. Assim:

Matriz de Probabilidade e impacto

Utilizando uma matriz de probabilidade e impacto para gerenciar riscos negativos, tende-se a elaborar estratégias específicas para cada tipo de risco da seguinte forma:

  • Se um risco for trivial, tendo probabilidade rara, e consequências desprezíveis, costuma-se aceita-lo e agir apenas se o problema de fato ocorrer, de modo a evitar perda de tempo com riscos improváveis e que quase não geram impacto ao projeto.
  • Se um risco for moderado, o ideal é mitigar, agindo para reduzir a probabilidade e o impacto do risco.
  • Se o risco for intolerável, o ideal é fazer todo o possível para prevenir ou eliminar a probabilidade de sua ocorrência e impacto.

4.      Realização da análise quantitativa dos riscos

Aqui, realiza-se uma avaliação quantitativa do impacto que os riscos priorizados causarão no projeto caso venham a se tornar um problema real. Essa avaliação deve ser expressa em números, que podem ser desde um dinheiro que pode ser perdido, até um atraso para a conclusão do projeto.

5.      Planejamento das respostas aos riscos

Aqui, finalmente, começamos a desenvolver estratégias e planos de ação para tratar dos riscos identificados. Essa etapa pode consistir em uma prevenção de problemas, para que eles não se tornem uma realidade, investindo na eliminação de suas causas e no conserto de falhas, ou em planos para gerenciar os problemas caso eles aconteçam.

Além disso, também atribui-se um responsável para a gerência de cada risco, que ficará encarregado de contornar o problema caso esse venha a acontecer.

6.      Implementação das respostas aos riscos

A implementação das respostas aos riscos nada mais é do que colocar em prática o que foi planejado para contornar os problemas. Para que isso seja feito da melhor forma possível, é importante que as etapas de planejamento tenham sido muito bem pensadas.

7.      Monitoramento dos riscos.

Essa etapa consiste em acompanhar o projeto ao longo de sua realização, observando quando ele está sendo exposto aos riscos e identificando o momento certo de implementar a resposta planejada.

Aqui também devem ser levados em conta os novos riscos que podem estar surgindo ao longo do progresso do projeto, de modo que o gerenciamento de riscos torne-se um processo contínuo e cíclico.

Ferramentas de gerência de riscos

O guia PMBOK cita diversas ferramentas que podem ser utilizadas para gerenciamento de riscos. A análise de listas de verificação, por exemplo, identifica os riscos baseando-se em projetos similares anteriores. Além disso, os riscos podem ser identificados através de reuniões de brainstorm. Mas uma das ferramentas mais importantes, completas e utilizadas na gestão de riscos é a matriz SWOT.

Matriz SWOT

A matriz SWOT foi criada pelo professor Albert Humphrey, de Stanford, na década de 60. Ela consiste na elaboração de uma análise que mapeia 4 categorias de atributos do seu projeto, sendo elas as seguintes:

  • Strenghts (Forças);
  • Weaknesses (Fraquezas);
  • Opportunities (Oportunidades);
  • Threats (Ameaças).

Sua principal finalidade é avaliar os fatores internos e externos que vão de encontro ao seu projeto de modo a identificar os seus pontos fortes e fracos (fatores internos), assim como suas oportunidades e ameaças (fatores externos).
O que são forças?
No caso do projeto do edifício, poderíamos citar a utilização de equipamentos e materiais de ponta na construção, por exemplo.
O que são fraquezas?
Entre as fraquezas, poderíamos citar um número de profissionais que pode não ser suficiente para finalizar a obra dentro do prazo estabelecido.
O que são oportunidades?
Uma oportunidade, nesse caso, poderia ser aproveitar uma baixa nos preços dos materiais de construção para comprar o necessário para a obra, por exemplo.
O que são ameaças?
Uma ameaça, em choque com a oportunidade, poderia ser uma alta nos preços dos materiais devido a uma crise econômica ou a alta demanda, por exemplo.

Depois de reunir essas informações, o ideal é fazer uma análise completa de todo o cenário que o seu projeto enfrenta e, em seguida, planejar o gerenciamento de riscos.

Documentando

Depois de planejar o gerenciamento de riscos, é necessário um registro formal do material obtido. Na verdade, o ideal é que esse planejamento faça parte do escopo do projeto.

Vale lembrar, também, que um bom plano de gerenciamento de riscos deve conter informações sobre todos os riscos, detalhes sobre cada um deles, seu nível de gravidade, os responsáveis pela prevenção de cada risco e pelo contorno dos problemas, etc.

Webinar: Como gerenciar Riscos em Projetos

Entenda os desafios relacionados ao gerenciamento de Riscos em Projetos

Prometemos não utilizar suas informações de contato para enviar qualquer tipo de SPAM.

Neste webinar você verá:

O conceito de gerenciamento de riscos e seus benefícios;

Como preparar a equipe para imprevistos;

Gerenciamento de Riscos na prática, como fazer com Passo-a-passo usando o Artia para prevenir riscos em seus projetos.

Você pode controlar essas informações por meio de uma planilha mas, no fim das contas, gerenciar projetos demanda capacidade de administrar um grande volume de tarefas e pessoas, sendo muito mais benéfica a utilização  de um software de gestão de projetos. Não está familiarizado com esse assunto? Saiba como e onde um software de gestão de projetos pode ser útil.