Como escolher o melhor software de gerenciamento de tarefas para sua empresa?

Escrito por Roberto Gil Espinha

30 mar 2021

8 min de leitura

Gerenciar tarefas é essencial para o andamento de qualquer empresa, afinal é preciso ter o controle das atividades para que sejam executadas corretamente e no tempo certo. No entanto, conforme a organização cresce, gerir essas atividades manualmente se torna desgastante e desperdiça muito tempo dos gestores. Nesse sentido, a tecnologia é uma aliada, na forma de um software de gerenciamento de tarefas.

Um software para gerenciar tarefas ajuda a empresa de diversas formas, e, por ser tão benéfico, a escolha da ferramenta deve ser feita com cautela.

No mercado, há diversas ferramentas que são ótimas e cumprem com sua função de gerenciamento, porém saber analisar qual software se adapta melhor às necessidades da sua empresa é o diferencial de uma organização competitiva. Nós sabemos que escolher um software de gestão de tarefas não é fácil e, por isso, vamos te dar algumas dicas do que considerar para tomar essa decisão.

Por que ter um software de gerenciamento de tarefas

Uma organização tem esse nome justamente porque os indivíduos se organizam em diferentes atividades que, juntas, chegam num resultado em comum. Nesse sentido, um software de gerenciamento de tarefas existe para otimizar esse trabalho colaborativo e organizado, de diversas formas.

Alguns exemplos de trabalho colaborativo são:

  • Planos de ação;
  • Responsabilidades delegadas por um líder;
  • Organização de pendências pelos membros de uma equipe;
  • Ações que precisam ter um prazo controlado.

Aqui abaixo, vamos listar as vantagens de um software de gerenciamento de tarefas no dia a dia da sua equipe:

Nada de tarefas repetitivas

É fato que, se existe uma tarefa manual que precisa ser repetida várias vezes, dizemos que ela se torna automática. Por isso, nada faz mais sentido que deixar essas atividades repetitivas por conta da automação e da tecnologia, não é mesmo?

Um software de gerenciamento de tarefas ajuda a eliminar todas essas atividades recorrentes e que podem ser automatizadas, como criação de relatórios e atualização de KPIs.

relatório de situação de projetos

Otimiza a comunicação

Um dos pilares dos softwares de gestão de tarefas é a colaboração, e para existir a colaboração é preciso que os integrantes se comuniquem. Portanto, ter maneiras rápidas de se comunicar com a equipe é um ponto essencial em uma ferramenta de gestão de tarefas.

artia-equipe-comunicacao-comentarios

Uma solução de gestão permite que os membros da equipe tirem dúvidas, deem feedbacks uns aos outros e deleguem atividades de forma fácil. Além disso, as conversas ficam todas armazenadas na plataforma, dispensando a perda de tempo de procurar as informações em diferentes canais.

Visualização de tarefas

Um software de gestão ajuda os gestores a visualizarem o quadro geral das atividades. Com a ferramenta, você tem a visão de quais tarefas estão sendo desenvolvidas, por quem, quanto tempo está sendo gasto, quais atividades serão realizadas e muito mais.

exemplo de kanban do Artia

Esse recurso facilita a gestão da equipe, pois mantêm o time atualizado sobre o que todos estão fazendo. Além disso, a ferramenta permite delegar as atividades para cada membro da equipe de forma prática.

Quadro de atividades em andamento Outro tipo de quadro que pode ser muito útil é o de visão das atividades em andamento em tempo real. Essa visão mostra o que cada membro do time está fazendo em tempo real

Priorização de atividades

Um dos aspectos mais importantes da gestão de tarefas é a priorização de certas atividades em detrimento de outras. Para que os colaboradores consigam ser eficientes no trabalho, o gestor precisa saber quais atividades são mais relevantes no momento, seja por questão de prazo ou impacto no negócio.

legenda grafico de alocação

Com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, tanto o gestor quanto o colaborador têm à mão as atividades que precisam ser realizadas e podem visualizar quais são as mais importantes de serem feitas no momento e executá-las.

Como escolher um software de gerenciamento de tarefas?

Agora que já considerou as vantagens de ter um software de gestão de tarefas, vamos listar algumas etapas que certamente vão ajudá-lo a escolher o melhor sistema para a sua empresa.

Coleta de requisitos

Antes de adquirir um novo software de gestão de tarefas, é essencial que se tenham claras quais as necessidades da empresa e como a ferramenta vai ajudar a solucioná-las. Para isso, é preciso considerar a visão de cada pessoa que vai utilizar a plataforma.

Então, conversar com os futuros usuários para entender quais os recursos de que realmente precisam e consideram vitais para o seu trabalho facilita o processo de escolha do software. Isso pode ser feito de forma colaborativa, numa reunião, ou por meio de conversas individuais e questionários. O importante é ter em mãos a lista de requisitos.

Avaliação das peculiaridades do seu negócio

Para facilitar a escolha da ferramenta, a organização deve analisar suas particularidades em relação a outras empresas. O objetivo é restringir mais as alternativas de ferramentas para que fique mais fácil se decidir entre menos soluções.

Assim, juntando as funcionalidades essenciais do tópico 1 às características específicas da sua organização, você terá uma lista de requisitos mais extensa e será menor o número de softwares que conseguem cumprir com todas elas.

Algumas dessas características a se pensar podem ser:

  • Tipo de implantação ideal para a empresa;
  • Limite de usuários;
  • Funcionalidades essenciais para a organização.

Você já tem os fatores principais para considerar antes de adquirir um software de gerenciamento de tarefas, porém é preciso analisar também os recursos indispensáveis na ferramenta. Ou seja, recursos que o software precisa ter para trazer todas as vantagens sobre as quais falamos. A seguir, vamos te mostrar quais são esses recursos. Continue lendo!

Recursos indispensáveis em um software de gerenciamento de tarefas

Facilidade de usar

Uma ferramenta de gestão de tarefas deve em primeiro lugar ser de fácil uso. Mas por quê? Bem, diferentes pessoas vão utilizar a ferramenta no dia a dia de trabalho, pessoas de diferentes faixas etárias e habilidades. Sendo assim, é muito provável que alguns tenham dificuldade de adaptação independentemente da ferramenta, e quanto mais complexa ela for, mais tempo de adaptação e mais atraso nas atividades.

Por isso, ter um software de gerenciamento de tarefas fácil de usar poupa tempo de habituação a ferramenta, evita erros, engaja os membros para utilizar a plataforma e, por isso, não atrasa a rotina de atividades dos colaboradores.

Flexibilidade

Partindo da ideia de pessoas diversas que vão fazer uso da ferramenta, as equipes também serão diversas assim como as necessidades específicas de cada uma. Nesse sentido, um software de gerenciamento de tarefas precisa ser flexível e conter várias opções de visualização das atividades e moldável a várias metodologias.

Essa possibilidade de customizar a plataforma de acordo com as especificidades de cada usuário e equipe atrai as pessoas para utilizar o software e possibilita que se organizem da forma mais confortável.

Alguns aspectos que podem ser customizáveis:

  • Fluxos de trabalho
  • Modelos de equipe
  • Visualização de atividades
  • Atualizações de status

Suporte

Um software de gerenciamento de tarefas, como você já percebeu, vai ajudar a sua equipe nas atividades da rotina de trabalho. No entanto, isso não significa que não vai haver dúvidas ou complicações na hora de utilizar a plataforma. E é por isso mesmo, que é preciso considerar a condição do suporte ao cliente.

Esse suporte deve ser confiável e rápido para evitar perda de produtividade das equipes.

Painel Kanban

Existem diversos meios de gerenciar os fluxos de trabalho, porém o sistema kanban é um método bem mais ágil e flexível. Ele é composto de cartões de atividades que podem ser  distribuídas entre “não iniciado, “em andamento” e “finalizado”, para facilitar a visualização do quadro de tarefas e ajudar a equipe a se organizar quanto ao tempo de realização delas.

Esse modelo oferece foco no fluxo de trabalho, fácil visualização das atividades, agilidade e distribuição de tarefas. Por esses motivos, o kanban se mostra essencial em um software de gerenciamento de tarefas.

Confecção de relatórios de situação

Um software de gerenciamento de tarefas busca automatizar e otimizar as atividades de um time, mas, para ser completo, ele também precisa mostrar como está sendo a execução dessas tarefas. Afinal, não existe sentido em produzir sem ter noção de quanto, quando e como essa produção foi feita.

Artia

Todas essas dicas são muito importantes de serem analisadas antes de adquirir um software de gerenciamento de tarefas. Agora você está preparado para analisar as diversas opções no mercado e escolher a que mais combina com o perfil da sua empresa.

Porém, se está procurando uma plataforma que facilite a gestão de tarefas, e que contém tanto funcionalidades básicas quanto avançadas para facilitar o trabalho da sua equipe, o Artia é uma ótima opção.

O Artia é uma ferramenta 100% online que conta com recursos como Kanban, geração automática de relatórios, atribuição de atividades, gráficos de Gantt, compartilhamento de arquivos, apontamento de horas e muito mais. Experimente o Artia agora mesmo de forma totalmente gratuita!

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
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