Você sabe como está o andamento do seu projeto? Sabe como está o desempenho da equipe e se o objetivo desejado será alcançado no prazo?
Essa é uma dificuldade bastante comum nas empresas, e o problema muitas vezes está no controle do projeto.
Por isso, se você quer saber como monitorar seus projetos de maneira mais eficiente e aprender a colocar o controle de projetos na prática, este texto definitivamente irá te ajudar. Venha conferir!
O que é o controle de projetos?
O controle de projeto é um conjunto de processos empreendidos para assegurar que as ações e o desempenho do time estejam de acordo com o que foi definido no planejamento.
Sabe quando vamos fazer uma viajem e utilizamos um GPS para não nos perdermos?
Na gestão de projetos também precisamos de um mecanismo que nos dê esse direcionamento!
Por mais que saibamos em qual lugar queremos chegar, conforme as atividades vão sendo feitas, as ações ideais podem mudar. Por isso, controlar o projeto constantemente é fundamental para garantir que os objetivos sejam alcançados e evitar que desvios ocorram.
Práticas e ações do controle de projetos
Se o objetivo do controle de projeto é garantir que o andamento do projeto seja eficiente, as ações que o compõem vão analisar a execução, acompanhar as tarefas e replanejar o necessário.
Para isso, as principais práticas do controle de projeto são:
- Acompanhar a execução do projeto;
- Comparar o desempenho real com os dados estimados nos planos do projeto;
- Identificar novos riscos e monitorar os riscos já existentes;
- Propor ações corretivas ou preventivas;
- Fornecer previsões quanto aos custos e cronograma;
- Atualizar as documentações e planos do projeto;
- Monitorar a execução das mudanças solicitadas;
- Elaborar relatórios de situação;
- Controlar o progresso do projeto.
Tá, mas como isso funciona na prática?
Para que o controle de projeto realmente seja realizado são necessários dois elementos: os documentos do projeto, que trarão a base para as análises e decisões; e as ferramentas e técnicas, que viabilizam todas as ações acima descritas.
Documentos do projeto
Todo o controle do projeto é baseado nos planos que foram criados, porque a execução ideal deveria ser igual ao que está nestes documentos.
Porém, nós sabemos que um projeto raramente ocorre como o planejado, o que faz necessário acompanhar e refazer estes planos periodicamente.
Assim, além do termo de abertura do projeto, que traz todas as informações iniciais do projeto, outros documentos importantes são:
- Plano de gerenciamento do escopo;
- Plano de gerenciamento dos requisitos;
- Plano de gerenciamento do cronograma;
- Plano de gerenciamento dos custos;
- Plano de gerenciamento da qualidade;
- Plano de gerenciamento dos recursos humanos;
- Plano de gerenciamento das comunicações;
- Plano de gerenciamento dos riscos;
- Plano de gerenciamento das aquisições;
- Plano de gerenciamento das partes interessadas;
Como fazer o controle do projeto: técnicas e ferramentas
De acordo com o PMBOK®, o controle do projeto é realizado a partir de 4 técnicas e ferramentas. Confira cada uma delas a seguir:
1. Opinião especializada
A opinião especializada nada mais é que a análise das informações, documentos e planos por parte de um especialista.
O processo de controle de um projeto é um momento em que muitas decisões são tomadas. Então, validar as estratégias com quem entende muito do assunto antes de colocá-las em prática traz muito mais segurança e assertividade à execução.
2. Técnicas analíticas
Boa parte do controle de projeto consiste apenas em analisar o contexto para mapear riscos e oportunidades. As técnicas analíticas são imprescindíveis para isto, porque elas auxiliam a prever resultados e calcular benefícios que possíveis mudanças trariam.
Existem inúmeras técnicas, mas, as mais utilizadas são:
- Análise de tendências;
- Análise de reservas;
- Análise causal;
- Métodos de previsão (recursos históricos, criação de cenários, simulação).
3. Sistema de informação de gerenciamento de projetos
Assim como no GPS, em que o local atual precisa ser mapeado constantemente, no projeto, algumas informações também precisam ser acompanhadas.
Pensando nisso, o guia traz o acesso aos sistemas, sejam eles softwares de gestão de projetos, planilhas ou outro meio de gestão, como uma das ferramentas do controle do projeto.
O objetivo, aqui, é obter dados referentes a custos, escopo, prazo, recursos, indicadores de desempenho, relatórios de progresso, atividades etc.
| Leia também: Como montar uma planilha para controle de horas trabalhadas
4. Reuniões
Um projeto pode impactar muita gente, por isso, fazer reuniões periódicas é importante para alinhar as expectativas de todas as partes interessadas. Assim, elas garantem que o rumo do projeto alcance os objetivos da maioria.
Além disso, as reuniões também contribuem para revisar as ações, o que permite identificar novos gargalos e incentiva o surgimento de insights.
Dica! Utilize um software de gestão de projetos
Fazer o controle de projeto parece bem trabalhoso, né?
Realmente analisar e monitorar cada um desses elementos pode ser um trabalho bastante demorado e cansativo. Mas, a boa notícia, é que existem ferramentas que dão conta de todas essas informações e trazem muito mais rapidez para o controle de projeto.
Estamos falando dos softwares de gestão de projetos!
E sabe por que utilizá-los faz toda a diferença? Porque eles automatizam muitos processos mecânicos. Assim, a organização tem todos os dados organizados de forma clara e fica com mais tempo para tomar as decisões corretas.
Como o Artia pode te ajudar?
O Artia é o nosso software de gestão de projeto. Ele é uma das ferramentas mais completas do mercado e pode te ajudar muito a ter controle sobre os projetos da sua empresa. Com ele, você conseguirá:
Ter precisão sobre as horas trabalhadas
O Artia traz vários recursos para controlar as horas dos projetos, como apontamento de horas, cronograma Gantt e estimativas de esforço.
Assim, ele permite ter desde uma visão macro dos prazos do projeto até saber as horas específicas gastas por colaborador em cada atividade.
Gerir todo o fluxo do trabalho em um único lugar
A partir da ferramenta de Kanban, nosso software permite ter todas as atividades dispostas de maneira visual em um único quadro. Assim, fica muito mais fácil acompanhar o progresso do projeto e identificar possíveis falhas da execução.
Além disso, o Artia conta com diversos painéis de projeto, que permitem ter uma visão rápida sobre o andamento, identificando se há atrasos ou não, por exemplo.
Medir o desempenho de modo automatizado
Ao anotar dados sobre as atividades realizadas, o sistema consegue medir índices de desempenho, sendo possível filtrar o trabalho por colaborador, atividade ou até do projeto como um todo.
Ter esses relatórios de situação automáticos são fundamentais na hora de analisar os controles de projeto e, com o Artia, eles podem ser gerados em segundos.
Várias funcionalidades legais, não é?
E esses são só alguns exemplos de recursos que o sistema traz para tornar o controle de projeto mais fácil. No nosso site, tem diversas outras funcionalidades que podem otimizar ainda mais a sua gestão de projetos. Vale a pena conferir!
Além disso, se você tiver interesse, faça um teste grátis no Artia, para que você veja na prática todas as vantagens que só um software de gestão de projetos completo pode trazer.
