Reunião de Kick-Off: Como iniciar um Projeto com o pé direito

Publicado em: 07|02|2020

Reunião de Kick-Off: Como iniciar um Projeto com o pé direito

Para que um projeto seja bem-sucedido, é necessário um planejamento assertivo desde o início. Nesse sentido, a reunião de kick-off serve como pontapé inicial do projeto. Ela ocorre logo após o planejamento, com o objetivo de botar os pingos nos is antes que o trabalho se inicie.

Se quiser saber mais sobre a reunião de kick-off e como fazê-la do jeito certo, siga lendo o post, pois vamos ensinar tudo!

O que é reunião de kick-off?

A reunião de kick-off é um encontro entre os envolvidos no projeto com o objetivo de apresentar e alinhar os detalhes importantes e relevantes para todos. Aqui, os participantes validam os objetivos, restrições, prazos, entregáveis, os documentos referentes ao projeto, as especificações, o cronograma, os recursos, e outras questões afins.

Para que a reunião de kick-off seja produtiva, é preciso que ela seja bem planejada e dinâmica. Começar com o pé direito faz toda a diferença para o projeto, pois é nesse momento que se pode esclarecer dúvidas, firmar as pontas soltas e chegar a consensos.

Qual a duração de uma reunião de kick-off?

A duração de uma reunião de kick-off depende do tamanho do projeto, da sua complexidade e do número de pessoas envolvidas. Um projeto simples, com poucas partes interessadas, pode resolver tudo em uma reunião de 30 minutos, por exemplo. Já o kick-off de um projeto mais complexo poderia levar 3 horas, apesar de não ser o ideal, já que isso pode torna-lo cansativo.

O que importa é que sejam esclarecidos todos os pontos relevantes e que não restem dúvidas ou mal-entendidos em relação ao projeto.

O que deve ser abordado em uma reunião de kick-off?

Um documento de grande importância para a reunião de kick-off é o Termo de Abertura do Projeto (TAP). O projeto não pode iniciar sem que esse termo seja assinado pelos patrocinadores e pela alta gerência, e o conteúdo dele ajuda a guiar os assuntos a serem tratados. Isso porque, além de formalizar o início do projeto, o termo de abertura especifica características importantes do mesmo, como:

  • Justificativa
  • Objetivos
  • Recursos
  • Stakeholders
  • Cronograma
  • Riscos
  • Entre outras

É necessário esclarecer e alinhar todas as especificações, o trabalho que será realizado, os objetivos, premissas, restrições, riscos, e outros detalhes relevantes.

Características como essas podem e devem pautar a reunião de kick-off, e falaremos com mais detalhes sobre elas:

Escopo

O escopo tem extrema importância, pois erros cometidos nele podem impactar todas as outras áreas do projeto.

O escopo do produto descreve os detalhes do produto, ou seja, o resultado final do projeto. O escopo do projeto, por sua vez, é o detalhamento do trabalho que será necessário para entregar esse produto.

Alinhar o escopo do projeto e do produto ajuda a garantir que as expectativas dos stakeholders serão atingidas e que apenas as atividades necessárias serão realizadas.

Cronograma

O cronograma faz parte do escopo, mas merece uma atenção especial. Esse documento é um dos pilares do projeto e os gestores precisam estar atentos ao seu planejamento e gerenciamento para que não ocorram problemas com os prazos.

É preciso alinhar as expectativas de entrega das atividades e da versão final do projeto com todos os envolvidos, para que os prazos sejam discutidos e, se for o caso, revisados na reunião.

Aqui também entra a apresentação da EAP, para que sejam discutidas as estratégias de sequenciamento das atividades e da entrega de pacotes de trabalho.

 

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Custos

Depois de estimados e documentados, é importante que os custos previstos para o projeto sejam apresentados na reunião de kick-off.

Os patrocinadores precisam saber onde o seu dinheiro está sendo investido, de que forma, e o modo como esse dinheiro será administrado. A equipe do projeto, por sua vez, precisa se conscientizar sobre os custos para não haver desperdícios.

Fazer um bom planejamento de custos e discuti-los na reunião de kick-off ajuda a garantir que não haverá alterações significativas nos gastos e que os patrocinadores não sairão prejudicados ao fim do projeto.

Metodologia

Todos os envolvidos no projeto precisam estar cientes da metodologia que será utilizada. Metodologias ágeis, por exemplo, têm um grande foco no prazo e na entrega incremental de pacotes de trabalho. Em metodologias tradicionais, o foco está mais nas especificações e no planejamento minucioso do projeto.

É importante que todos os envolvidos saibam qual metodologia será utilizada. Ela pode ser ágil, tradicional, pode até ser uma metodologia própria, e é necessário que a forma como o trabalho será realizado fique claro para a equipe do projeto e, também, para os patrocinadores e clientes.

 

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Apresentação da equipe

Uma reunião de kick-off pode incluir uma apresentação da equipe responsável pela execução do projeto. É importante deixar claro para todos quais são as funções e responsabilidades de cada um.

Assim, todos sempre saberão a quem procurar quando determinado problema ou dúvida surgir. Por isso, também é útil apresentar endereços de e-mail e outras formas de contato para que os stakeholders possam manter contato com a equipe de projeto.

Vale lembrar que apresentar uma equipe de projeto qualificada também pode ajudar a conquistar a confiança dos stakeholders.

Comunicação

Complementando o que falamos sobre endereços de e-mail, a reunião de kick off é um excelente momento para esclarecer como irá funcionar a comunicação no projeto.

A própria reunião de kick-off, por si só, já está relacionada à comunicação. Entretanto, apenas uma reunião inicial não basta. É preciso manter uma comunicação interna (entre a equipe) e também com os stakeholders.

Na reunião, deve ficar definido como será realizada essa comunicação, com qual frequência, por quais meios e quais serão os responsáveis. Assim, os stakeholders se mantém informados sobre o andamento do projeto, assim como a equipe.

Fazer um bom gerenciamento das comunicações é essencial para que um projeto seja bem-sucedido.

 

Fazer um bom gerenciamento das comunicações

Alinhamento de expectativas

Um ponto crucial para que um projeto obtenha sucesso é que todos os envolvidos tenham uma visão comum sobre o objetivo a ser atingido. Alinhar expectativas é uma das partes mais importantes da reunião de kick-off e é preciso prestar atenção nisso.

Se as expectativas não forem alinhadas, cada um dos envolvidos terá uma visão diferente sobre os resultados a serem alcançados e isso irá prejudicar o trabalho em equipe, a entrega dos requisitos e o sucesso do projeto como um todo.

Alinhar expectativas garante que o trabalho será por um objetivo comum e que os stakeholders irão aceitar as entregas.

Dependendo do projeto, ainda há outros documentos e detalhes a serem pautados na reunião. É importante pensar naquilo que é relevante e interessante a todos os envolvidos e, assim, identificar os temas a serem tratados.

Esperamos que essas dicas tenham sido úteis. Não esqueça de ler, também nosso post com 11 melhores práticas para uma gestão de projetos mais eficiente. Lembre-se: uma reunião de kick-off é apenas o primeiro passo.